Cuando el check-in es obligatorio en tu oficina, tienes que confirmar tu reserva de sala de reuniones cuando empiece la reunión. Si nadie hace check-in dentro del periodo establecido, deskbird libera automáticamente la sala para que otros puedan usarla.
- Haz check-in desde la app de deskbird
- Haz check-in con el código QR de la sala
- Haz check-in en el panel de la sala (quiosco)
- Qué pasa si no haces check-in
- Preguntas frecuentes
1. Haz check-in desde la app de deskbird
Para hacer check-in en una reserva de sala de reuniones desde la app web o móvil de deskbird:
- Ve a Reservas en el menú principal, o abre la vista Reservar > Salas de reuniones.
- Busca tu próxima reserva.
- Haz clic o toca el botón Check-in cuando esté disponible (normalmente poco antes o justo al empezar la reunión).
El estado de tu reserva cambiará a Confirmado y la sala quedará asegurada para tu reunión.
2. Haz check-in con el código QR de la sala
Si en tu oficina se usan códigos QR para las salas de reuniones, puedes hacer check-in escaneando el código QR en la sala con la app móvil de deskbird:
- Abre tu reserva en la app móvil de deskbird y toca Check-in. Se abrirá el escáner de códigos QR.
- Escanea el código QR en la sala de reuniones.
La app hará el check-in de tu reserva para esa sala. Si en tu oficina solo se permite el check-in con código QR, tienes que estar en la sala para hacer check-in.
⚠️ Solo reservas a tu nombre: Al escanear el código QR de la sala, se busca tu propia reserva en esa sala. Si un compañero reservó la sala para tu reunión, escanear el código no hará check-in en su reserva. En ese caso, usa el panel de la sala en la puerta, si hay uno, o consulta las preguntas frecuentes más abajo.
3. Haz check-in en el panel de la sala (quiosco)
Si tu oficina tiene un panel tipo tablet instalado fuera de la sala de reuniones, puedes hacer check-in directamente en la puerta:
- Acércate al panel de la sala. Si el panel muestra un indicador naranja, tu reserva está pendiente de check-in.
- Toca tu reserva en la pantalla.
- Toca Check-in para confirmar.
El panel se pondrá en verde para indicar que la sala ya está en uso. No necesitas app ni iniciar sesión en el panel.
💡 También puedes terminar tu reunión antes de tiempo desde el panel tocando Finalizar reunión. Así la sala queda disponible inmediatamente para que otros la reserven. Para ver todo lo que puede hacer el panel, incluyendo reservas espontáneas y ampliar una reunión, consulta Reservar o hacer check-in en una sala de reuniones desde el panel de la puerta.
4. Qué pasa si no haces check-in
Si el check-in es obligatorio en tu oficina y nadie lo realiza dentro del periodo configurado tras la hora de inicio de la reunión, deskbird libera automáticamente la sala. La reserva se cancela y la sala queda disponible para otras reservas.
⚠️ Si tu reunión empieza tarde y aún necesitas la sala, asegúrate de hacer check-in antes de que termine el periodo de check-in. El tiempo lo define tu admin y puede variar según la oficina.
5. Preguntas frecuentes
No necesariamente: depende de cómo tu admin haya configurado las salas. Algunas salas pueden requerir check-in y otras no. Si ves el botón Check-in en tu reserva, es obligatorio para esa sala. Si tienes dudas, contacta con tu admin o con el director de oficina.
Cualquier invitado a la reunión puede hacer check-in directamente en el panel de la sala. Desde la app de deskbird o con el código QR de la sala, solo la persona a nombre de la reserva puede hacer check-in. Los Admin y managers también pueden hacer check-in en la reserva de un compañero. Si necesitas hacer check-in en la reserva de otra persona, lo más fácil es usar el panel de la sala en la puerta.
No desde la app de deskbird ni con el código QR de la sala. Estos solo hacen check-in en reservas a tu nombre, así que escanear el código QR de la sala no hará check-in en una reserva hecha por un compañero. Puedes:
- Pedirle a la persona que reservó la sala que haga check-in desde su app de deskbird. Esto funciona salvo que en tu oficina solo se permita el check-in con código QR.
- Hacer check-in en el panel de la sala en la puerta, si la sala tiene uno. Cualquiera puede tocar Check-in ahí.
- Para futuras reuniones, pídele que reserve la sala a tu nombre, así podrás hacer check-in tú mismo.
Si esto ocurre a menudo en tu oficina, pregunta a tu admin qué configuración de check-in se adapta mejor a tus salas de reuniones.