La función de Restauración y servicios de deskbird te permite adjuntar solicitudes de bebidas, snacks, equipo u otros artículos a una reserva de sala de reuniones. Tu solicitud se envía al correo electrónico del proveedor designado para que todo esté listo cuando empiece tu reunión.
💡 Los servicios deben ser configurados por un Admin antes de que aparezcan en una sala. Si no ves la opción de servicios, contacta a tu Admin.
- Solicitar servicios durante la reserva
- Solicitar servicios para una reserva existente
- Editar o cancelar una solicitud de servicio
- Cuando tu solicitud de servicio requiere aprobación
- Preguntas frecuentes
1. Solicitar servicios durante la reserva
Al reservar una sala que tiene servicios habilitados, aparece la opción Solicitar servicios en el panel de reserva:
- Ve a Reservar > Salas de reuniones y selecciona tu franja horaria para abrir el panel de reserva.
- Haz clic en Solicitar servicios.
- En el panel Solicitar servicios, selecciona los artículos de servicio que necesitas (por ejemplo, bebidas, snacks, rotafolios).
- Elige las cantidades para cada artículo.
- Agrega cualquier Nota adicional para el proveedor (opcional) y haz clic en Agregar solicitud.
- Si aparece un campo de centro de costos, complétalo según sea necesario.
- Confirma la reserva. Tu solicitud de servicio se envía junto con la reserva de la sala.
Las reservas con una solicitud de servicio activa se muestran con un icono de taza en la vista Reservar > Salas de reuniones. También recibes una confirmación en tu confirmación de reserva.
2. Solicitar servicios para una reserva existente
Para agregar una solicitud de servicio a una reserva que ya hiciste:
- Ve a Reservas en el menú principal.
- Busca la reserva y haz clic en el icono de lápiz (editar).
- Haz clic en Restauración y servicios en el panel de edición.
- Selecciona tus artículos, cantidades y cualquier nota, luego guarda los cambios.
⚠️ Restauración y servicios no está disponible para eventos recurrentes por el momento.
3. Editar o cancelar una solicitud de servicio
Para cambiar o eliminar una solicitud de servicio de una reserva existente:
- Ve a Reservas en el menú principal.
- Busca la reserva y haz clic en el icono de lápiz (editar).
- Haz clic en Restauración y servicios para abrir el panel de servicios.
- Actualiza los artículos y cantidades, o elimina todos los artículos para cancelar la solicitud.
- Guarda los cambios.
El correo electrónico del proveedor recibe una notificación actualizada cuando cambias una solicitud.
4. Cuando tu solicitud de servicio requiere aprobación
Tu empresa puede requerir aprobación antes de que se proporcionen los servicios. En ese caso:
- Recibes un correo electrónico confirmando que tu solicitud de servicio fue enviada para aprobación.
- Un aprobador revisa cada categoría de tu solicitud (por ejemplo, restauración y equipo) por separado.
- Recibes un correo electrónico cuando tu solicitud es aprobada o rechazada.
⚠️ Importante: Si una categoría no es aprobada antes de que empiece tu reunión, se cancela automáticamente. Las categorías que ya fueron aprobadas se mantienen, y tu solicitud aparece como parcialmente aprobado.
💡 Consejo: La aprobación de servicios es independiente de la aprobación de la reserva de la sala. Si la sala en sí requiere aprobación, el panel de reserva muestra Esta sala requiere aprobación. Tu solicitud será revisada antes de que se confirme la reserva. En ese caso, primero se aprueba la reserva de la sala y tu solicitud de servicio pasa a aprobación solo después de eso.
5. Preguntas frecuentes
Cada categoría de servicio tiene un correo electrónico del proveedor designado configurado por tu Admin. Cuando envías una solicitud, se envía automáticamente una notificación por correo electrónico con todos los detalles de la solicitud (artículos, cantidades, hora de la reunión y notas) a esa dirección. El proveedor no necesita una cuenta de deskbird para recibir la notificación. Si tu empresa requiere aprobación para las solicitudes de servicio, el correo se envía una vez que tu solicitud es aprobada.
Si tu empresa requiere aprobación para las solicitudes de servicio, cada categoría debe ser aprobada antes de que empiece tu reunión. Las categorías que siguen pendientes de aprobación al inicio de la reunión se cancelan automáticamente, mientras que las categorías aprobadas se mantienen. Un aprobador también puede rechazar una categoría. Recibes un correo electrónico cuando tu solicitud es aprobada o rechazada.
Los tiempos libres configurados por tu Admin no definen una fecha límite. Bloquean la sala antes y después de tu reunión para que el proveedor tenga tiempo de preparar y recoger. Si tu empresa requiere aprobación para las solicitudes de servicio, tu solicitud debe ser aprobada antes de que empiece la reunión: las categorías que sigan pendientes en ese momento se cancelan automáticamente. Contacta a tu Admin o al correo electrónico del proveedor directamente si necesitas un cambio de último minuto.
El Complemento de Outlook de deskbird no puede agregar solicitudes de servicio. Solo te ayuda a encontrar salas con o sin restauración. Después de reservar la sala en Outlook, abre la reserva en la app web o móvil de deskbird y agrega tu solicitud ahí, como se describe en Solicitar servicios para una reserva existente. El proveedor es notificado una vez que envías tu solicitud, o cuando es aprobada si tu empresa requiere aprobación. No se pueden agregar servicios a eventos recurrentes.