Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Google Workspace

Las aprobaciones de reserva te permiten mantener el control sobre quién consigue una sala de reuniones, incluso cuando esa sala está sincronizada con Google Calendar. Una vez que las aprobaciones están activadas, cada solicitud para la sala espera una decisión en vez de confirmarse automáticamente. Los aprobadores pueden decidir en deskbird, los gestores de recursos pueden decidir directamente en Google Calendar, y ambos lados se mantienen sincronizados en segundos, así que nadie tiene que revisar dos sistemas.

1. Antes de empezar
2. Configura el calendario de la sala en Google
3. Activa las aprobaciones de reserva en deskbird
4. Cómo funcionan las aprobaciones en el día a día
5. Reuniones recurrentes y solicitudes superpuestas
6. Prueba tu configuración
7. Solución de problemas
8. Preguntas frecuentes

1. Antes de empezar

Asegúrate de tener lo siguiente antes de configurar las aprobaciones:

• Tu Google Workspace está conectado en deskbird en Admin > Integraciones > Sincronización del calendario de salas, y la sala de reuniones está vinculada a su calendario de recursos de Google. Si la sincronización aún no está configurada, conéctala primero.
• Tu empresa tiene el paquete Rooms Plus, que incluye aprobaciones de reserva.
• Sabes qué cuenta de Google se usó para conectar el Workspace (el admin que conectó). Necesitas esta cuenta en Configura el calendario de la sala en Google.
• Alguien con acceso de gestión al calendario de recursos de la sala en Google Calendar puede hacer los cambios que se describen abajo – normalmente un admin de Google Workspace.

💡 Las aprobaciones se configuran por sala. Las salas sin aprobaciones siguen funcionando exactamente igual que antes.

2. Configura el calendario de la sala en Google

Haz esto en Google Calendar para cada sala que deba requerir aprobación:

1. Abre la configuración del calendario de la sala: Google Calendar > la sala bajo tus calendarios > tres puntos > Configuración y uso compartido.
2. En Aceptar invitaciones automáticamente, selecciona Agregar automáticamente todas las invitaciones a este calendario. Esto evita que la sala responda por sí sola, así que cada solicitud espera una decisión.
3. En Compartir con personas o grupos específicos, añade la cuenta del admin que conectó con el permiso Hacer cambios y gestionar el uso compartido.
4. Opcional: si algunas personas también deben decidir directamente en Google Calendar, comparte el calendario de la sala con ellas de la misma forma (Hacer cambios y gestionar el uso compartido) y pídeles que activen las notificaciones de eventos para ese calendario para que vean las nuevas solicitudes.

⚠️ El paso 3 es el que más se suele olvidar. El valor predeterminado de Google da incluso a los admins acceso solo de lectura a los calendarios de salas. Sin acceso de escritura, las reservas se sincronizan, pero las decisiones de aprobar o rechazar no se pueden escribir en Google y parece que no tienen efecto.

💡 Si omites el paso 2, la sala sigue aceptando automáticamente todas las invitaciones, y deskbird refleja eso fielmente: cada reserva aparece como aprobada de inmediato.

3. Activa las aprobaciones de reserva en deskbird

Haz esto en la app web de deskbird como admin:

1. Ve a Admin > Pisos y espacios y abre la oficina y el piso al que pertenece la sala.
2. Abre la configuración de la sala de reuniones.
3. Activa Aprobaciones de reserva.
4. Selecciona al menos un aprobador. Cualquier usuario de la empresa puede ser aprobador.
5. Guarda.

Esa es toda la configuración en deskbird. Los aprobadores no necesitan ningún permiso en Google Calendar – deciden en deskbird, y deskbird escribe la decisión en el calendario de la sala en su nombre.

4. Cómo funcionan las aprobaciones en el día a día

deskbird y el calendario de Google de la sala se reflejan mutuamente en ambas direcciones. La respuesta de la sala en Google determina el estado de la reserva en deskbird:

Reservar desde cualquier lado

• Una sala reservada en deskbird se crea como pendiente, y el evento aparece en el calendario de Google de la sala sin respuesta de la sala.
• Un evento creado en Google Calendar con la sala añadida aparece en deskbird como una solicitud pendiente.
• Los aprobadores deciden en la página de Solicitudes en deskbird; los gestores de recursos pueden decidir en Google Calendar. Ambas decisiones cuentan igual y se reflejan en segundos. Cuando una decisión viene de Google, los detalles de la solicitud indican que Google Calendar fue quien decidió.

Qué pasa después de una decisión

• Una aprobación hace que la sala acepte la invitación en Google. Un rechazo hace que la sala la rechace, y el organizador recibe la notificación estándar de Google.
• Los eventos rechazados permanecen en el calendario de la sala como entradas rechazadas. deskbird nunca elimina entradas de un calendario de cliente.
• Google no permite comentarios en un rechazo, así que el organizador ve solo un rechazo sin motivo. El motivo siempre es visible en deskbird: rechazado por un aprobador, rechazado en Google Calendar, cancelado en Google Calendar o rechazado automáticamente.

Cambios hechos por el organizador

• Mover o cambiar el tamaño de la reunión reinicia la respuesta de la sala, así que la reserva vuelve a pendiente para el nuevo horario en ambos lados.
• Cancelar el evento mientras aún está pendiente cierra la solicitud como rechazada, con el motivo “Cancelado en Google Calendar”.
• Si nadie decide antes de que empiece la reunión, la solicitud se rechaza automáticamente.

Recuperar una reserva rechazada

• Cambiar la respuesta de la sala en Google de No a Sí convierte una reserva rechazada en aprobada. Cambiarla a Quizás la pone de nuevo en pendiente, y mover una reunión rechazada la reabre como pendiente en el nuevo horario.
• Esto solo funciona para reuniones que aún no han terminado, y solo para decisiones tomadas en Google Calendar. Un rechazo hecho en deskbird es definitivo, y una reserva rechazada por conflicto de tiempo de buffer solo se recupera si ese conflicto ya no existe.

💡 Si alguna vez se pierde una notificación de Google, una comprobación en segundo plano reconcilia el estado de la aprobación varias veces al día, así que ambos lados terminan con el mismo resultado sin que nadie tenga que hacer nada.

5. Reuniones recurrentes y solicitudes superpuestas

• Una decisión para toda la serie: aprobar una reunión recurrente cubre toda la serie. Las ocurrencias individuales aún se pueden decidir por separado en deskbird y en Google.
• Responder la serie en Google: si alguien responde al evento principal de la serie en Google, Google sobrescribe las respuestas de todas las ocurrencias individuales. deskbird vuelve a aplicar sus propias decisiones por ocurrencia después, así que ambos calendarios terminan coincidiendo con las decisiones tomadas en deskbird.
• Rechazar una ocurrencia en Google libera ese horario en deskbird de nuevo.
• “Esta y las siguientes” divide la serie en Google. deskbird recibe la segunda parte como una serie separada.
• Las solicitudes superpuestas no se rechazan automáticamente. Como la sala ya no responde por sí sola, varias solicitudes pueden estar pendientes para el mismo horario. Aprobar una de ellas deja las demás pendientes, así que el aprobador decide cuáles rechazar.

6. Prueba tu configuración

Una comprobación de cinco minutos confirma que todo está bien conectado:

1. Reserva la sala en deskbird. La reserva aparece como pendiente, y el evento aparece en el calendario de Google de la sala sin respuesta de la sala.
2. Aprueba la reserva en deskbird. La respuesta de la sala cambia a aceptada en Google en segundos.
3. Crea un evento en Google Calendar y añade la sala. Aparece una solicitud pendiente en deskbird. Recházala, y la sala rechaza la invitación en Google.

⚠️ Si el paso 2 no aparece en Google, o la reserva vuelve a pendiente, falta el uso compartido del calendario de Configura el calendario de la sala en Google. Esta es, con diferencia, la causa más común.

7. Solución de problemas

8. Preguntas frecuentes