Sincroniza las salas de reuniones con Google Workspace

Conecta deskbird con Google Workspace para sincronizar la disponibilidad y las reservas de salas de reuniones entre deskbird y tu Google Calendar. Una vez conectado, los usuarios pueden reservar salas directamente en deskbird mientras que todas las reservas se mantienen sincronizadas con los calendarios de salas de Google.

1. Requisitos previos
2. Permitir la app de deskbird en Google Admin
3. Configurar la delegación a nivel de dominio en Google Admin
4. Conectar Google en deskbird
5. Importar salas de reuniones
6. Reserva de salas de reuniones entre tenants
7. Preguntas frecuentes

1. Requisitos previos

• Derechos de Admin: necesitas una cuenta de Super Admin de Google Workspace.
• Usa un navegador: completa la configuración en un navegador web.
• El proveedor de calendario es la fuente de la verdad: las reservas de salas son finalmente aceptadas o rechazadas por el calendario de recursos de la sala en Google. Si Google rechaza una reserva, se eliminará de deskbird.

2. Permitir la app de deskbird en Google Admin

Si tu organización restringe el acceso de terceros a los servicios de Google, Google bloqueará el inicio de sesión de deskbird antes de que pueda solicitar cualquier dato del calendario. Para evitar esto, añade el cliente OAuth de deskbird en App access control y márcalo como Trusted.

1. Abre la Google Admin console y ve a Seguridad > Acceso y control de datos > Controles de la API. También puedes usar este enlace directo: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. En App access control, haz clic en Manage Third-Party App Access.
3. En la lista Configured apps, haz clic en Configure new app.
4. Selecciona OAuth App Name Or Client ID.
5. Pega el ID de cliente OAuth de deskbird y haz clic en Search:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Sitúa el cursor sobre la app deskbird en los resultados y haz clic en Select.
7. Marca la casilla del ID de cliente de deskbird y haz clic en Select.
8. Define el alcance de la configuración: aplícalo a toda tu organización o solo a las unidades organizativas cuyos usuarios usarán deskbird.
9. Selecciona Trusted y haz clic en Configure.

Después de la configuración, deskbird aparecerá en la lista Configured apps con el tipo Web, el ID de cliente mostrado arriba y el alcance de acceso que seleccionaste.

💡 Google ofrece tres niveles de acceso. Trusted permite que una app solicite cualquier servicio de Google, incluidos los restringidos. Limited solo permite servicios no restringidos y Blocked deniega el acceso por completo. deskbird requiere Trusted porque la sincronización de salas utiliza permisos restringidos de Calendario y Directorio.

⚠️ Importante: el ID de cliente usado aquí no es el mismo que se usa para la delegación a nivel de dominio en la siguiente sección. Ambos pasos son necesarios y cada uno utiliza su propio ID.

💡 Configurar la app requiere el privilegio de admin Service Settings, que está incluido en la función de Super Admin. La lista Accessed apps se actualiza 24–48 horas después de que se concede o revoca un token, por lo que los cambios recientes pueden no ser visibles de inmediato.

3. Configurar la delegación a nivel de dominio en Google Admin

1. Abre la Google Admin console (se requiere Super Admin).
2. Ve a Seguridad > Acceso y control de datos > Controles de la API.
3. En Domain wide delegation, haz clic en Manage Domain Wide Delegation.
4. Haz clic en Add new.
5. Introduce el Client ID: 108092835268664080778
6. En OAuth Scopes, añade los siguientes permisos y haz clic en Authorize:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Conectar Google en deskbird

1. Ve a Admin > Empresa: Integraciones.
2. En la fila Sincronización del calendario de salas bajo Calendarios, haz clic en Set up sync (o Manage si ya hay un tenant conectado).
3. Selecciona Google (en el diálogo Manage: Add a Google tenant).
4. Inicia sesión con tu cuenta de admin de Google.
5. Acepta todos los permisos solicitados y sigue los pasos en pantalla.

5. Importar salas de reuniones

Después de conectar Google Workspace, puedes importar tus salas a deskbird:

1. Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y selecciona el piso.
2. Haz clic en + Add area y selecciona Sala de reuniones.
3. Elige Importar sala desde Microsoft o Google y haz clic en Continue.
4. Selecciona las salas de tu tenant conectado e impórtalas.

⚠️ Importante: para que las salas aparezcan en la lista de importación, deben estar configuradas como recurso en Google Workspace y usar la categoría CONFERENCE_ROOM.

💡 Una vez importadas las salas, puedes crear enlaces a la conferencia al reservar salas de reuniones en deskbird (según la configuración de tu proveedor).

💡 La búsqueda respeta exactamente el nombre de la sala (incluyendo ortografía y puntuación). Introduce el nombre tal como aparece en el directorio del proveedor.

6. Reserva de salas de reuniones entre tenants

En un entorno de Google con múltiples tenants, las políticas de seguridad suelen impedir que los usuarios de un tenant reserven recursos (como salas de reuniones) directamente en otro tenant. deskbird resuelve esto proporcionando una capa de reservas unificada que funciona en todos tus tenants.

💡 La Multi-Tenancy está disponible con Rooms Plus o con Desks Professional y superiores. Puedes añadir varios tenants de Google y Microsoft. Para añadir otro tenant, ve a Admin > Empresa: Integraciones, haz clic en Manage en la fila Sincronización del calendario de salas y selecciona Add a Google tenant o Add a Microsoft tenant.

Cómo funciona

• Visibilidad unificada: todos los usuarios, sin importar su tenant de origen, pueden ver la disponibilidad en tiempo real de cada sala de reuniones en toda la organización.
• Lógica de reserva alternativa: si un usuario no tiene permiso directo para reservar una sala específica, deskbird utiliza un mecanismo alternativo. Usa el admin_email vinculado a ese recurso de calendario para facilitar la reserva.
• Transparente para los usuarios: las reservas se procesan al instante en el backend. Los usuarios solo seleccionan una sala y confirman — deskbird gestiona la sincronización de calendarios entre tenants de forma transparente.

Beneficios clave

• Sin configuraciones complejas: elimina la necesidad de configuraciones cruzadas entre dominios o gestión de cuentas de huésped para cada usuario.
• Fuente única de la verdad: evita reservas dobles asegurando que todos los tenants consultan los mismos datos de calendario en tiempo real.
• No se requiere intervención de IT: los usuarios pueden reservar salas en cualquier tenant conectado sin necesidad de intervención de IT.

7. Preguntas frecuentes