El complemento de deskbird para Outlook facilita que los equipos encuentren y reserven la sala de reuniones adecuada directamente desde Outlook, sin tener que cambiar de aplicación. Ofrece disponibilidad de salas en tiempo real, filtros y sincronización fluida con deskbird, ayudando a planificar reuniones de forma más rápida y fiable.
El complemento funciona en Outlook para Web, Windows y Mac, ofreciendo una experiencia de reserva potente y consistente en todos los dispositivos.
Para una mejor experiencia de reserva
Si es posible, involucra a tu equipo de IT. Empieza sincronizando todas las salas de reuniones de Microsoft a deskbird usando esta guía. Si usas salas de reuniones en deskbird que no existen en Microsoft, créalas en Microsoft y ejecuta la sincronización para que ambos sistemas coincidan. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables; las salas correctamente enlazadas aseguran la mejor experiencia posible.
- Resumen
- Cómo usar el complemento de Outlook
- Despliegue e instalación
- Cómo funciona la sincronización con deskbird
- Gestión de visitantes
- Preguntas frecuentes
1. Resumen
El complemento de deskbird para Outlook permite a los usuarios buscar, filtrar y reservar salas de reuniones directamente desde el calendario de Outlook. Ya sea para una reunión puntual o recurrente, todas las salas disponibles de la oficina seleccionada se muestran en tiempo real, incluyendo capacidad, servicios y estado de disponibilidad.
El complemento aparece en la pantalla de creación de eventos y funciona tanto en Outlook Web como en la versión de escritorio. Las salas reservadas se sincronizan automáticamente con la app web de deskbird para asegurar una experiencia de reserva consistente en todas las plataformas.
2. Cómo usar el complemento de Outlook
El complemento de deskbird para Outlook aparece en la pantalla de creación de eventos. Los usuarios acceden haciendo clic en el icono de deskbird en la barra de herramientas.
Después de abrir el panel del complemento, los usuarios pueden:
- Seleccionar una oficina del menú desplegable (la oficina principal se selecciona por defecto)
- Seleccionar una planta (o elegir Todas las plantas)
- Buscar por nombre de sala
- Aplicar filtros como:
- Capacidad (por ejemplo, ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Servicios (por ejemplo, con catering, sin catering)
- Incluir salas no disponibles
- Añadir la sala seleccionada al evento con un solo clic
Una vez añadida, la sala queda registrada automáticamente en deskbird.
3. Despliegue e instalación
Los administradores de IT pueden desplegar el complemento a usuarios específicos o a toda la organización usando la guía de despliegue de Microsoft: Administrar el despliegue de complementos (documentación de Microsoft)
La forma más fácil y recomendada de desplegar el complemento es que un Administrador global de Microsoft 365 lo instale directamente desde el Marketplace de Microsoft AppSource mientras está conectado.
Pasos recomendados
Empieza sincronizando todas las salas de reuniones de Microsoft a deskbird usando esta guía: Sincronización del calendario para el estado de reservas y salas de reuniones. Si usas salas de reuniones en deskbird que no existen en Microsoft, créalas en Microsoft y ejecuta la sincronización para que ambos sistemas coincidan. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables; las salas correctamente enlazadas aseguran la mejor experiencia posible.
Inicia sesión como Administrador global en Microsoft.
Abre el complemento de deskbird en Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Haz clic en Obtener ahora y sigue el flujo de despliegue.
Durante la configuración, acepta los permisos solicitados cuando se te indique.
Pueden pasar hasta 72 horas para que el complemento aparezca para todos los usuarios. Es posible que los usuarios tengan que reiniciar Microsoft 365.
4. Cómo funciona la sincronización con deskbird
Para salas sincronizadas
Las salas sincronizadas son salas de reuniones creadas en tu tenant de Microsoft y configuradas en deskbird. Todas las reservas realizadas a través del complemento de Outlook se sincronizan automáticamente con deskbird en tiempo real. Esto asegura:
- Sin reservas duplicadas
- Visibilidad compartida entre Outlook y deskbird
- Datos precisos de uso para Analytics del espacio de trabajo
Cualquier actualización o cancelación realizada en Outlook también se reflejará en la reserva correspondiente en deskbird.
⚠️ Multi-Tenancy no soportado: Actualmente, el complemento de deskbird para Outlook no es compatible con entornos Microsoft multi-tenant.
Para salas no sincronizadas
Las salas no sincronizadas son salas de reuniones que han sido creadas en deskbird y no están disponibles en tu entorno de Microsoft. Recomendamos encarecidamente usar solo salas de reuniones sincronizadas siempre que sea posible. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables.
Las salas de reuniones no sincronizadas son salas de reuniones que existen solo en deskbird y no están conectadas a Microsoft Outlook / Exchange. Como estas salas no están sincronizadas con Microsoft, se aplican ciertas limitaciones. Estas limitaciones son impuestas por Microsoft y se detallan a continuación:
- Si se crea un evento para una sala no sincronizada y luego se elimina directamente en Outlook, el evento seguirá apareciendo en deskbird. Como resultado, la sala puede aparecer como no disponible en deskbird aunque el evento de Outlook haya sido eliminado.
- Cuando se elimina un evento en deskbird, no se elimina automáticamente del calendario de Outlook. En su lugar, el organizador recibe un correo con la opción de eliminar el evento de su calendario.
- En algunos casos, se pueden enviar dos correos de confirmación, lo que puede generar dos entradas en el calendario.
- El correo de confirmación enviado por deskbird actualmente no se puede desactivar.
- Los eventos creados en Outlook aparecerán en deskbird, pero las actualizaciones hechas en deskbird no se reflejarán en Outlook.
- Estas limitaciones se pueden evitar usando solo salas de reuniones sincronizadas.
5. Gestión de visitantes
Visitas (Gestión de visitantes)
Si tu organización tiene una licencia de Gestión de visitantes, el complemento de deskbird para Outlook también permite a los empleados gestionar visitas directamente desde Outlook, sin tener que cambiar a la app web de deskbird.
La pestaña de Gestión de visitantes aparece automáticamente en el panel del complemento para los clientes con una licencia activa de Gestión de visitantes. Permite gestionar todo el ciclo de vida de la visita:
- Los usuarios pueden crear, editar y eliminar visitas directamente desde Outlook
- Los cambios se sincronizan en tiempo real entre Outlook y la app web de deskbird
- Los recepcionistas siempre ven una lista de visitas actualizada en deskbird
- Los detalles de la reunión se mantienen alineados automáticamente si hay cambios
Esto significa que los empleados pueden programar una reunión, reservar una sala y gestionar visitantes todo desde un solo lugar en Outlook.
6. Preguntas frecuentes
Sí. Puedes desplegar primero el complemento a un número limitado de usuarios o a un grupo piloto desde el Centro de administración de Microsoft 365. Una vez validado, el despliegue se puede ampliar a otros grupos o a toda la organización. Para una guía detallada, consulta la documentación oficial de Microsoft sobre la gestión de despliegue de complementos.
Nota: Como el complemento está disponible en el Marketplace de Outlook, los usuarios pueden instalarlo por su cuenta antes de que lo despliegues de forma centralizada.
El complemento de deskbird para Outlook es compatible con:
- Outlook Web App (OWA) dentro de una suscripción compatible de Microsoft 365
- Aplicaciones de escritorio de Outlook (Microsoft 365) en Windows y macOS que soporten complementos modernos de Office
Se requiere un tenant de Microsoft 365 compatible y una versión actualizada de Outlook. Las versiones antiguas o no soportadas de Outlook, incluidas las licencias perpetuas independientes, pueden no funcionar correctamente. Si no estás seguro de si tu entorno es compatible, consulta con tu equipo de IT o contacta con el soporte de deskbird.
El complemento de deskbird para Outlook solo requiere los permisos necesarios para permitir la reserva de salas:
Acceso a la cuenta de Microsoft
- Información básica del perfil (nombre y correo electrónico) para identificar al usuario en deskbird
- Inicio de sesión único (SSO) usando el acceso de Microsoft existente
Información de la reunión actual
- Leer: hora de la reunión, asunto, asistentes, ubicación, recurrencia
- Modificar: añadir o quitar ubicaciones de salas de reuniones y guardar los detalles de la reserva para la reunión que se está editando
Importante: El complemento solo interactúa con la reunión que se está viendo o editando en ese momento. No accede a otros correos, entradas de calendario, contactos ni datos del buzón.
El complemento utiliza el inicio de sesión único de Microsoft para la autenticación y cifra toda la comunicación mediante HTTPS. Solo accede a la información de la reunión específica que se está editando y almacena solo los metadatos mínimos necesarios para mantener la reserva en deskbird. No se almacena localmente ni se transmite a deskbird ningún contenido sensible de la reunión, a menos que se realice una acción como seleccionar una sala y guardar el evento.
El complemento autentica automáticamente a los usuarios mediante el inicio de sesión único de Microsoft.
- Si el correo de Microsoft del usuario coincide con una cuenta existente en deskbird, el inicio de sesión es inmediato y sin interrupciones.
- Si no existe un usuario correspondiente en deskbird, el complemento le pedirá al usuario que contacte con su administrador de deskbird para crear o actualizar su cuenta.
No. El complemento está restringido a usuarios con licencia dentro del tenant de Microsoft 365 de tu organización. Los usuarios externos (como invitados o usuarios de otros tenants) no pueden acceder ni usar el complemento, aunque sean invitados a reuniones.
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Iniciar sesión de usuarios
Permite que los usuarios inicien sesión en la app con sus cuentas de trabajo o escuela, y permite que la app acceda a información básica del perfil del usuario. -
Ver el perfil básico de los usuarios
Permite que la app vea detalles básicos del perfil como nombre, foto, nombre de usuario y dirección de correo electrónico. -
Iniciar sesión y leer el perfil del usuario
Permite que los usuarios inicien sesión y que la app lea su perfil, así como información básica de la empresa de los usuarios que han iniciado sesión.
En las salas no sincronizadas, Outlook impone ciertas limitaciones técnicas que impiden que el complemento detecte los cambios en las reuniones de forma fiable. Para solucionar esto, el complemento añade addin@deskbird.com como asistente opcional cuando se selecciona una sala no sincronizada.
Esto cumple dos propósitos principales:
- Activa el callback de "enviar" de Outlook, permitiendo que el complemento detecte actualizaciones o cancelaciones.
- Permite que deskbird mantenga la reserva correspondiente actualizada correctamente.
El buzón addin@deskbird.com es una cuenta técnica dedicada de ayuda. No se supervisa, no representa a un usuario real y no afecta el flujo de trabajo normal. Ver esta dirección como asistente opcional al reservar salas no sincronizadas es un comportamiento esperado.
El complemento de Outlook de deskbird utiliza los siguientes datos de la aplicación:
- ID de la aplicación: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nombre de la aplicación (Microsoft Marketplace): deskbird – Book and manage rooms
Estos datos pueden ser utilizados por los administradores para identificar el complemento en Microsoft Entra ID, el Centro de administración de Microsoft 365 o durante revisiones internas de seguridad y cumplimiento.
No. Actualmente, el complemento de Outlook de deskbird no es compatible con calendarios compartidos o delegados. Solo está disponible al crear o editar eventos en el calendario propio del usuario. El soporte para reservas en calendarios delegados está en la hoja de ruta del producto, pero aún no tiene una fecha de lanzamiento específica.
Si no es posible la implementación a través del marketplace, puedes usar el archivo de manifiesto para instalar el complemento manualmente mediante PowerShell. Descarga el manifiesto aquí:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=es-ES
Si ves una pantalla titulada Se requiere consentimiento de administrador con el mensaje "Tu administrador de Microsoft 365 debe otorgar consentimiento para este complemento. Por favor, contacta con tu equipo de TI.", significa que el tenant de Microsoft 365 de tu organización requiere que un administrador apruebe el complemento antes de que los usuarios puedan iniciar sesión.
Esta es una configuración estándar de seguridad de Microsoft. Para solucionarlo, pide a tu equipo de TI o a un Administrador global que otorgue el consentimiento de administrador para el complemento de Outlook de deskbird en el portal de Microsoft Entra ID (Azure AD). Una vez otorgado el consentimiento, todos los usuarios del tenant podrán usar el complemento sin volver a ver este mensaje.