El complemento de deskbird para Outlook facilita a los equipos encontrar y reservar la sala de reuniones adecuada directamente desde Outlook, sin tener que cambiar de aplicación. Ofrece disponibilidad de salas en tiempo real, filtros y sincronización fluida con deskbird, ayudándote a planificar reuniones de forma más rápida y confiable.
El complemento funciona en Outlook para Web, Windows y Mac, brindando una experiencia de reserva potente y consistente en todos tus dispositivos.
Para una mejor experiencia de reserva
Involucra a tu equipo de IT si es posible. Comienza sincronizando todas las salas de reuniones de Microsoft a deskbird usando esta guía. Si utilizas salas de reuniones en deskbird que no existen en Microsoft, créalas en Microsoft y ejecuta la sincronización para que ambos sistemas coincidan. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables; las salas correctamente enlazadas aseguran la mejor experiencia posible.
- Resumen
- Cómo usar el complemento de Outlook
- Despliegue e instalación
- Cómo funciona la sincronización con deskbird
- Gestión de visitantes
- Preguntas frecuentes
1. Resumen
El complemento de deskbird para Outlook te permite buscar, filtrar y reservar salas de reuniones directamente desde el calendario de Outlook. Ya sea que estés planificando una reunión única o recurrente, todas las salas disponibles de la oficina seleccionada se muestran en tiempo real, incluyendo capacidad, servicios y estado de disponibilidad.
El complemento aparece en la pantalla de creación de eventos y funciona tanto en Outlook Web como en la versión de escritorio. Las salas reservadas se sincronizan automáticamente con la aplicación web de deskbird para garantizar una experiencia de reserva consistente en todas las plataformas.
2. Cómo usar el complemento de Outlook
Para usar el complemento, abre tu calendario de Outlook y haz clic en Nuevo evento o Más opciones. En la ventana del evento, verás el ícono de deskbird en la barra de herramientas.
Después de abrir el panel del complemento, puedes:
- Seleccionar tu oficina desde el menú desplegable (por defecto, se seleccionará la oficina principal)
- Seleccionar un piso (o elegir Todos los pisos)
- Buscar por nombre de sala usando el campo de búsqueda
- Aplicar filtros como:
- Capacidad (por ejemplo, ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Servicios (por ejemplo, con catering, sin catering)
- Incluir salas no disponibles
- Agregar la sala seleccionada a tu evento con un solo clic
Una vez añadida, la sala aparece en tu evento de Outlook y se registra automáticamente en deskbird.
3. Despliegue e instalación
Los administradores de IT pueden desplegar el complemento a usuarios específicos o a toda la organización usando la guía de despliegue de Microsoft: Administrar el despliegue de complementos (documentación de Microsoft)
La forma más fácil y recomendada de desplegar el complemento es que un Administrador global de Microsoft 365 lo instale directamente desde el Marketplace de Microsoft AppSource mientras está conectado.
Pasos recomendados
Comienza sincronizando todas las salas de reuniones de Microsoft a deskbird usando esta guía: Sincronización del calendario para el estado de la agenda y salas de reuniones. Si utilizas salas de reuniones en deskbird que no existen en Microsoft, créalas en Microsoft y ejecuta la sincronización para que ambos sistemas coincidan. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables; las salas correctamente enlazadas aseguran la mejor experiencia posible.
Inicia sesión como Administrador global en Microsoft.
Abre el complemento de deskbird en Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Haz clic en Obtener ahora y sigue el flujo de despliegue.
Durante la configuración, acepta los permisos solicitados cuando se te indique.
Pueden pasar hasta 72 horas para que el complemento aparezca para todos los usuarios. Es posible que los usuarios deban reiniciar Microsoft 365.
4. Cómo funciona la sincronización con deskbird
Para salas sincronizadas
Las salas sincronizadas son salas de reuniones creadas en tu tenant de Microsoft y configuradas en deskbird. Todas las reservas realizadas a través del complemento de Outlook se sincronizan automáticamente con deskbird en tiempo real. Esto garantiza:
- Sin reservas duplicadas
- Visibilidad compartida entre Outlook y deskbird
- Datos precisos de uso para Analytics del lugar de trabajo
Cualquier actualización o cancelación realizada en Outlook también se reflejará en la reserva correspondiente en deskbird.
⚠️ Multi-Tenancy no soportado: Actualmente, el complemento de deskbird para Outlook no es compatible con entornos Microsoft multi-tenant.
Para salas no sincronizadas
Las salas no sincronizadas son salas de reuniones que han sido creadas en deskbird y no están disponibles en tu entorno de Microsoft. Recomendamos encarecidamente usar solo salas de reuniones sincronizadas siempre que sea posible. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables.
Las salas de reuniones no sincronizadas son salas de reuniones que existen solo en deskbird y no están conectadas a Microsoft Outlook / Exchange. Debido a que estas salas no están sincronizadas con Microsoft, se aplican ciertas limitaciones. Estas limitaciones son impuestas por Microsoft y se detallan a continuación:
- Si se crea un evento para una sala no sincronizada y luego se elimina directamente en Outlook, el evento permanecerá en deskbird. Como resultado, la sala puede aparecer como no disponible en deskbird incluso si el evento de Outlook fue eliminado.
- Cuando se elimina un evento en deskbird, no se elimina automáticamente del calendario de Outlook. En su lugar, el organizador recibe un correo electrónico con la opción de eliminar el evento de su calendario.
- En algunos casos, se pueden enviar dos correos de confirmación lo que puede llevar a que se creen dos entradas en el calendario.
- El correo de confirmación enviado por deskbird actualmente no se puede desactivar.
- Los eventos creados en Outlook aparecerán en deskbird, pero las actualizaciones realizadas en deskbird no se reflejarán en Outlook.
- Estas limitaciones se pueden evitar usando solo salas de reuniones sincronizadas.
5. Gestión de visitantes
Visitas (Gestión de visitantes)
Si tu organización cuenta con una licencia de Gestión de visitantes, el complemento de deskbird para Outlook también te permite gestionar visitas directamente desde Outlook, sin necesidad de cambiar a la aplicación web de deskbird.
La pestaña de Gestión de visitantes aparece automáticamente en el panel del complemento para los clientes con una licencia activa de Gestión de visitantes. Soporta todo el ciclo de vida de la visita:
- Crear, editar y eliminar visitas directamente desde Outlook
- Los cambios se sincronizan en tiempo real entre Outlook y la aplicación web de deskbird
- Los recepcionistas siempre ven una lista de visitas actualizada en deskbird
- Mantén todo alineado con un solo clic si cambian los detalles de la reunión
Esto significa que puedes agendar una reunión, reservar una sala y gestionar tus visitantes todo desde un solo lugar en Outlook.
6. Preguntas frecuentes
Sí. Puedes desplegar primero el complemento a un número limitado de usuarios o a un grupo piloto a través del Centro de administración de Microsoft 365. Una vez validado, el despliegue puede ampliarse a otros grupos o a toda la organización. Para una guía detallada, consulta la documentación oficial de Microsoft sobre la gestión de despliegue de complementos.
Nota: Dado que el complemento está disponible en el Marketplace de Outlook, los usuarios pueden instalarlo por su cuenta antes de que lo despliegues de forma centralizada.El complemento de deskbird para Outlook es compatible con:
- Outlook Web App (OWA) dentro de una suscripción compatible de Microsoft 365
- Aplicaciones de escritorio de Outlook (Microsoft 365) en Windows y macOS que admitan complementos modernos de Office
Se requiere un tenant compatible de Microsoft 365 y una versión actualizada de Outlook. Las versiones antiguas o no compatibles de Outlook, incluidas las licencias perpetuas independientes, pueden no funcionar correctamente. Si no estás seguro de si tu entorno es compatible, consulta con tu equipo de TI o contacta al soporte de deskbird.
El complemento de deskbird para Outlook requiere solo los permisos necesarios para permitir la funcionalidad de reserva de salas:
Acceso a la cuenta de Microsoft
- Información básica del perfil (nombre y correo electrónico) para identificarte como usuario en deskbird
- Autenticación mediante Inicio de sesión único (SSO) usando tu inicio de sesión de Microsoft
Información de la reunión actual
- Lectura: hora de la reunión, asunto, asistentes, ubicación, recurrencia
- Modificar: agregar o quitar ubicaciones de sala de reuniones y guardar los detalles de la reserva para la reunión que estás editando
Importante: El complemento solo interactúa con la reunión que estás viendo o editando en ese momento. No accede a otros correos, entradas de calendario, contactos ni datos del buzón.
El complemento utiliza el Inicio de sesión único (SSO) de Microsoft para la autenticación y cifra toda la comunicación mediante HTTPS. Solo accede a la información de la reunión específica que estás editando y almacena solo los metadatos mínimos necesarios para mantener la reserva en deskbird. Ningún contenido sensible de la reunión se almacena localmente ni se transmite a deskbird a menos que realices una acción como seleccionar una sala y guardar el evento.
El complemento intenta autenticarse automáticamente usando tu cuenta de Microsoft a través del Inicio de sesión único (SSO).
- Si tu dirección de correo de Microsoft coincide con un usuario existente en deskbird, el inicio de sesión es inmediato y sin complicaciones.
- Si no existe un usuario correspondiente en deskbird, el complemento te pedirá que contactes a tu administrador interno de deskbird para crear o actualizar tu cuenta.
No. El complemento está restringido a usuarios con licencia dentro del tenant de Microsoft 365 de tu organización. Los usuarios externos (como invitados o usuarios de otros tenants) no pueden acceder ni usar el complemento, incluso si son invitados a reuniones.
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Iniciar sesión de usuarios
Permite a los usuarios iniciar sesión en la aplicación con sus cuentas de trabajo o escuela, y permite que la app acceda a la información básica del perfil del usuario. -
Ver el perfil básico de los usuarios
Permite que la app vea detalles básicos del perfil como nombre, foto, nombre de usuario y correo electrónico. -
Iniciar sesión y leer el perfil del usuario
Permite a los usuarios iniciar sesión y permite que la app lea su perfil así como información básica de la empresa de los usuarios conectados.
Para salas no sincronizadas, Outlook impone ciertas limitaciones técnicas que impiden que el complemento detecte los cambios en las reuniones de forma fiable. Para solucionar esto, el complemento añade addin@deskbird.com como asistente opcional cuando se selecciona una sala no sincronizada.
Esto cumple dos funciones principales:
- Activa el callback de "enviar" de Outlook, permitiendo que el complemento detecte actualizaciones o cancelaciones.
- Permite que deskbird mantenga la reserva correspondiente actualizada correctamente.
El buzón addin@deskbird.com es una cuenta técnica dedicada. No se monitorea, no representa a un usuario real y no afecta tu flujo de trabajo habitual. Ver esta dirección como asistente opcional al reservar salas no sincronizadas es un comportamiento esperado.
El complemento de deskbird para Outlook utiliza los siguientes datos de aplicación:
- ID de la aplicación: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nombre de la aplicación (Microsoft Marketplace): deskbird – Reservar y gestionar salas
Estos datos pueden ser utilizados por los administradores para identificar el complemento en Microsoft Entra ID, el Centro de administración de Microsoft 365, o durante revisiones internas de seguridad y cumplimiento.
No. Actualmente el complemento de deskbird para Outlook no es compatible con calendarios compartidos ni delegados. Solo está disponible al crear o editar eventos en tu propio calendario. El soporte para reservas en calendarios delegados está en la hoja de ruta del producto, pero aún no tiene una fecha de lanzamiento específica.
Si no es posible realizar la implementación a través del marketplace,
puedes usar el archivo de manifiesto para instalar el complemento
manualmente usando PowerShell. Descarga el manifiesto aquí:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=es-ES
Si ves una pantalla titulada Se requiere consentimiento de administrador con el mensaje "Tu administrador de Microsoft 365 debe otorgar el consentimiento para este complemento. Por favor, contacta con tu equipo de TI.", significa que el tenant de Microsoft 365 de tu organización requiere que un administrador apruebe el complemento antes de que los usuarios individuales puedan iniciar sesión.
Esta es una configuración de seguridad estándar de Microsoft. Para solucionarlo, pide a tu equipo de TI o a un Administrador global que otorgue el consentimiento de administrador para el complemento de Outlook de deskbird en el portal de Microsoft Entra ID (Azure AD). Una vez que se haya concedido el consentimiento, todos los usuarios del tenant podrán usar el complemento sin volver a ver este aviso.