Integración con HRIS: Ausencias

Gestión de usuarios y datos Plus

La integración de deskbird con tu HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) automatiza el seguimiento de ausencias y mejora la precisión de los datos. Ayuda a reducir el trabajo duplicado y asegura que el calendario de tu lugar de trabajo refleje la disponibilidad en tiempo real. Estamos trabajando con nuestro socio de integraciones, Merge, para poner estas integraciones a tu disposición.

💡 Estamos colaborando con Merge para ofrecer y dar soporte a estas integraciones.

1. Seguimiento de ausencias sin complicaciones
2. HRIS compatibles
3. Ventajas
4. Configuración de la integración (recomendado)
5. Configuración SFTP
6. Experiencia del usuario

1. Seguimiento de ausencias sin complicaciones

Actualmente, los usuarios que utilizan tanto deskbird como su herramienta HRIS registran sus periodos de ausencia en ambas plataformas, lo que genera trabajo duplicado y posibles inconsistencias en los datos. Nuestra Integración con HRIS soluciona esto transfiriendo automáticamente los periodos de ausencia (por ejemplo, bajas por enfermedad y vacaciones) desde el HRIS a la sección de Calendario de deskbird como estados.

Esta automatización ahorra tiempo y garantiza datos precisos para Workforce y Office analytics.

2. HRIS compatibles

No se requiere intervención de desarrolladores. deskbird permite la integración directa y sencilla con las siguientes herramientas HRIS: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday y Sage HR.

3. Ventajas

💡 Los periodos de ausencia aprobados (por ejemplo, bajas por enfermedad, vacaciones o cualquier ausencia definida en tu HRIS) se sincronizan automáticamente en la sección de Planificación semanal de deskbird.

Si un usuario aparece como “Ausente”, todas las reservas existentes para ese día se cancelarán automáticamente, excepto las reservas de salas de reuniones.

💡 Los usuarios no pueden editar manualmente su estado de ausencia sincronizado. Para cancelar una ausencia, deben actualizarla en el HRIS, y luego se reflejará en deskbird.

4. Configuración de la integración

• Ve a Admin > Integraciones en deskbird.
• Selecciona tu herramienta HRIS e introduce las credenciales API (estas se generan en tu HRIS).
• El sistema comenzará a sincronizar todas las ausencias futuras y las ausencias aprobadas de los últimos 3 meses.
• Puedes seguir trabajando mientras la sincronización se realiza en segundo plano.
• Para más información, consulta nuestras Preguntas frecuentes.

5. Configuración SFTP (Protocolo seguro de transferencia de archivos)

En casos especiales: Contacta a tu Customer Success Manager o Soporte

En casos especiales donde no se admite una integración directa con HRIS (a través de Merge), deskbird ofrece una opción segura de sincronización de ausencias basada en SFTP. Este método solo está disponible bajo solicitud y debe ser habilitado por nuestro equipo. Si tu sistema HR no aparece en nuestras integraciones nativas, contacta a tu Customer Success Manager para explorar esta opción.

🤝 Si es necesario, podemos ofrecer asistencia técnica para esta configuración a través de nuestro socio de integraciones de confianza.

⚠️ Este método se utiliza exclusivamente para sincronizar ausencias – no admite la provisión de Usuarios y Grupos.

Métodos de carga SFTP disponibles

Hay dos formas de transferir tus archivos CSV a deskbird mediante SFTP. Aunque el método automatizado es el preferido para uso a largo plazo, la carga manual puede ser útil para pruebas iniciales o equipos pequeños.

1. Envío SFTP programado (recomendado)
   La mayoría de las empresas automatizan este proceso usando una tarea programada (por ejemplo, un cron job) que envía regularmente el CSV a nuestro servidor SFTP, normalmente de forma diaria o semanal.
   • deskbird proporciona:
     • Nombre del host SFTP
     • Usuario
     • Clave SSH o contraseña
   • La empresa genera un CSV desde su HRIS o herramienta de exportación y lo sube a la carpeta correspondiente en el servidor SFTP.
   • ⚠️ El archivo subido debe seguir el formato exacto de CSV definido más abajo.
2. Carga manual (para pruebas o uso a pequeña escala)
   Los administradores de RRHH o IT pueden exportar manualmente el archivo CSV y subirlo al contenedor SFTP asignado usando herramientas como FileZilla o Cyberduck.
   • Esto es especialmente útil durante la fase de pruebas o cuando el tamaño del cliente no justifica la automatización.

Formato CSV y reglas de sincronización

Los datos de ausencias se sincronizan desde un archivo CSV, que sirve como única fuente de verdad para los días libres en un periodo definido.

💡 Puedes encontrar un archivo .csv de ejemplo para descargar al final de esta página.

Estructura del CSV:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 días de ausencia
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 día de ausencia (mañana)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 día de ausencia (tarde)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 días de ausencia

• Ventana de fechas: Solo se procesarán las ausencias entre D–6 semanas y D+12 semanas (donde D = fecha de creación del archivo).
• Fuente de verdad: El archivo debe incluir la lista completa y definitiva de ausencias de todos los usuarios en el periodo relevante.
• Creación: Las ausencias listadas en el CSV pero que aún no están en deskbird se añadirán.
• Eliminación: Las ausencias que ya estén en deskbird pero no aparezcan en el archivo serán eliminadas. 
  ℹ️ Si el archivo más reciente ya no incluye una ausencia pasada, también se eliminará de deskbird.
• No hay actualizaciones parciales: Cualquier ausencia que falte se considerará como eliminada.
• Modificación manual: Las ausencias provenientes de SFTP no pueden ser modificadas manualmente por los usuarios (ni por los administradores). 

6. Experiencia del usuario

• Los usuarios verán su estado sincronizado en el feed personal y en la vista de compañeros tanto en la web como en el móvil.
• Se enviarán notificaciones por correo electrónico cuando se actualice un estado de ausencia a través del HRIS.
• Los usuarios también serán notificados si una ausencia sincronizada provoca la cancelación de una reserva.
• Los managers de grupo, managers, administradores de oficina y administradores globales pueden ver los estados de ausencia de los miembros de su equipo para ayudar a coordinar la asistencia y las necesidades de espacio de trabajo.
• La sincronización con HRIS se realiza una vez al día (durante la noche).

⚠️ Nota: Cuando las ausencias se obtienen mediante la configuración de integración, los usuarios pueden volver a sincronizar manualmente las ausencias si se muestran incorrectamente. Para hacerlo, los usuarios deben ir a sus iniciales o foto de perfil en la parte inferior izquierda, luego seleccionar Perfil, y hacer clic en el botón Resincronizar ausencias HRIS al final de la página.

Esta opción no está disponible cuando se utiliza SFTP.

Encuentra un archivo .csv de ejemplo para la configuración SFTP a continuación: