Integración con HRIS: Ausencias

Gestión de Usuarios y Datos Plus

La integración de deskbird con tu HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) automatiza el seguimiento de ausencias y mejora la precisión de los datos. Ayuda a reducir el esfuerzo duplicado y asegura que el horario de tu lugar de trabajo refleje la disponibilidad en tiempo real. Estamos trabajando con nuestro socio de integraciones, Merge, para hacer disponibles estas integraciones.

💡 Estamos colaborando con Merge para ofrecer y apoyar estas integraciones.

1. Seguimiento de ausencias sin problemas
2. HRIS compatibles
3. Beneficios
4. Configuración de la integración (recomendada)
5. Configuración SFTP
6. Experiencia del usuario

1. Seguimiento de ausencias sin problemas

Actualmente, los usuarios que utilizan tanto deskbird como su herramienta HRIS registran sus períodos de ausencia en ambas plataformas, lo que resulta en esfuerzos duplicados y posibles inconsistencias de datos. Nuestra Integración con HRIS soluciona esto transfiriendo automáticamente los períodos de ausencia (por ejemplo, días de enfermedad y vacaciones) del HRIS a la sección de Horarios de deskbird como estados.

Esta automatización ahorra tiempo y asegura datos precisos para Workforce y Office analytics.

2. HRIS compatibles

No se requiere intervención de desarrolladores. deskbird admite integración sin problemas con las siguientes herramientas HRIS: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday y Sage HR.

Si utilizas una herramienta HRIS diferente, por favor contacta a nuestro Equipo de Soporte para verificar si podemos soportarla.

3. Beneficios

💡 Los períodos de ausencia aprobados (por ejemplo, días de enfermedad, vacaciones o cualquier ausencia definida en tu HRIS) se sincronizan automáticamente en la sección de Planificación Semanal de deskbird.

Si un usuario está marcado como "Ausente", todas las reservas existentes en ese día se cancelarán automáticamente, excepto las reservas para Salas de Reuniones.

💡 Los usuarios no pueden editar manualmente su estado de ausencia sincronizado. Para cancelar una ausencia, deben actualizarla en el HRIS, lo cual se reflejará en deskbird.

4. Configuración de la integración

• Navega a Admin > Integraciones en deskbird.
• Selecciona tu herramienta HRIS e ingresa las credenciales de la API (estas se generan en tu HRIS).
• El sistema comenzará a sincronizar todas las ausencias futuras y las ausencias aprobadas de los últimos 3 meses.
• Puedes continuar trabajando mientras la sincronización ocurre en segundo plano.
• Para más información, consulta nuestras Preguntas Frecuentes.

5. Configuración SFTP (Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos)

Caso por caso: Por favor contacta a tu Gerente de Éxito del Cliente o Soporte

En casos especiales donde no se admite una integración directa con HRIS (a través de Merge), deskbird ofrece una opción de sincronización de ausencias basada en SFTP segura. Este método solo está disponible bajo solicitud y debe ser habilitado por nuestro equipo. Si tu sistema HR no está listado en nuestras integraciones nativas, por favor contacta a tu Gerente de Éxito del Cliente para explorar esta opción.

🤝 Si es necesario, podemos ofrecer asistencia técnica para esta configuración a través de nuestro socio de integraciones de confianza.

⚠️ Este método se utiliza exclusivamente para sincronizar ausencias – no admite la provisión de Usuarios y Grupos.

Métodos de carga SFTP disponibles

Hay dos formas de transferir tus archivos CSV a deskbird a través de SFTP. Aunque el enfoque automatizado es preferido para uso a largo plazo, una carga manual puede ser útil para pruebas iniciales o equipos más pequeños.

1. Envío programado por SFTP (recomendado)
   La mayoría de las empresas automatizan este proceso utilizando un trabajo programado (por ejemplo, un trabajo cron) que envía regularmente el CSV a nuestro servidor SFTP, generalmente de forma diaria o semanal.
   • deskbird proporciona:
     • Nombre de host SFTP
     • Nombre de usuario
     • Clave SSH o contraseña
   • La empresa genera un CSV desde su HRIS o herramienta de exportación y lo sube a la carpeta correcta en el servidor SFTP.
   • ⚠️ El archivo subido debe seguir el formato exacto de CSV definido a continuación.
2. Carga manual (para pruebas o uso a pequeña escala)
   Los administradores de RRHH o TI pueden exportar manualmente el archivo CSV y subirlo al contenedor SFTP asignado utilizando herramientas como FileZilla o Cyberduck.
   • Esto es especialmente útil durante la fase de prueba o cuando el tamaño del cliente no justifica la automatización.

Formato CSV y reglas de sincronización

Los datos de ausencias se sincronizan desde un archivo CSV, que sirve como la única fuente de verdad para los días libres en un periodo de tiempo definido.

💡 Puedes encontrar un archivo .csv de ejemplo para descargar al final de esta página.

Estructura del CSV:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 días de ausencia
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0.5 día de ausencia (mañana)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0.5 día de ausencia (tarde)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1.5 días de ausencia

• Ventana de fechas: Solo se procesarán las ausencias entre D–6 semanas y D+12 semanas (donde D = fecha de creación del archivo).
• Fuente de verdad: El archivo debe incluir la lista completa y final de ausencias para todos los usuarios en el periodo de tiempo relevante.
• Creación: Las ausencias listadas en el CSV pero que aún no están en deskbird serán añadidas.
• Eliminación: Las ausencias ya en deskbird pero que falten en el archivo serán eliminadas. 
  ℹ️ Si el archivo reciente ya no incluye una ausencia pasada, también será eliminada de deskbird.
• No hay actualizaciones parciales: Cualquier entrada faltante se tratará como una eliminación.
• Modificar manualmente: Las ausencias desde SFTP no pueden ser modificadas manualmente por los usuarios (o administradores). 

6. Experiencia del usuario

• Los usuarios verán su estado sincronizado en el feed Personal y la vista de Colegas tanto en la web como en el móvil.
• Se activan notificaciones por correo electrónico cuando se actualiza un estado de ausencia a través de HRIS.
• Los usuarios también serán notificados si una ausencia sincronizada resulta en una reserva cancelada.
• Los gerentes de grupo, gerentes, administradores de oficina y administradores globales pueden ver los estados de ausencia de sus miembros del equipo para ayudar a coordinar la asistencia y las necesidades de espacio de trabajo.
• La sincronización de HRIS se ejecuta una vez al día (durante las horas nocturnas).

⚠️ Nota: Cuando las ausencias se extraen a través de la configuración de integración, los usuarios pueden volver a sincronizar manualmente las ausencias si se muestran incorrectamente. Para hacer esto, los usuarios deben ir a sus iniciales o foto de perfil en la parte inferior izquierda, luego seleccionar Perfil, y hacer clic en el botón Re-sincronizar ausencias de HRIS en la parte inferior de la página.

Esta opción no está disponible cuando se utiliza SFTP.

Encuentra un archivo .csv de ejemplo para la configuración de SFTP a continuación: