El complemento de Outlook de deskbird facilita a los equipos encontrar y reservar la sala de reuniones adecuada directamente dentro de Outlook, sin cambiar de aplicación. Proporciona disponibilidad de salas en tiempo real, filtros y sincronización fluida con deskbird, ayudándote a planificar reuniones de manera más rápida y confiable.
El complemento funciona en Outlook para Web, Windows y Mac, ofreciendo una experiencia de reserva consistente y potente en todos tus dispositivos.
Para la mejor experiencia de reserva
Involucra a tu equipo de TI si es posible. Comienza sincronizando todas las salas de reuniones de Microsoft a deskbird usando esta guía. Si utilizas salas de reuniones en deskbird que no existen en Microsoft, créalas en Microsoft y ejecuta la sincronización para que ambos sistemas coincidan. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables; las salas correctamente vinculadas aseguran la experiencia más fluida.
- Resumen
- Uso del complemento de Outlook
- Despliegue e instalación
- Cómo funciona la sincronización con deskbird
- Preguntas frecuentes
1. Resumen
El complemento de Outlook de deskbird te permite buscar, filtrar y reservar salas de reuniones directamente desde el calendario de Outlook. Ya sea que estés planificando una reunión única o recurrente, todas las salas disponibles de tu oficina seleccionada se muestran en tiempo real, incluyendo capacidad, servicios y estado de disponibilidad.
El complemento aparece en la pantalla de creación de eventos y funciona tanto en Outlook Web como en la versión de escritorio. Las salas reservadas se sincronizan automáticamente con la aplicación web de deskbird para asegurar una experiencia de reserva consistente en todas las plataformas.
2. Uso del complemento de Outlook
Para usar el complemento, abre tu calendario de Outlook y haz clic en Nuevo evento o Más opciones. En la ventana del evento, verás el icono de deskbird en la barra de herramientas.
Después de abrir el panel del complemento, puedes:
- Seleccionar tu oficina del menú desplegable (por defecto, se seleccionará la oficina principal)
- Seleccionar un piso (o elegir Todos los pisos)
- Buscar por nombre de sala usando el campo de búsqueda
- Aplicar filtros como:
- Capacidad (por ejemplo, ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Servicios (por ejemplo, con catering, sin catering)
- Incluir salas no disponibles
- Agregar la sala seleccionada a tu evento con un clic
Una vez añadida, la sala aparece en tu evento de Outlook y se registra automáticamente en deskbird.
3. Despliegue e instalación
Los administradores de TI pueden desplegar el complemento a usuarios específicos o a toda la organización usando la guía de despliegue de Microsoft: Administrar el despliegue de complementos (documentación de Microsoft)
La forma más fácil y recomendada de desplegar el complemento es que un Administrador Global de Microsoft 365 lo instale directamente desde el Microsoft AppSource Marketplace mientras está conectado.
Pasos recomendados
Comienza sincronizando todas las salas de reuniones de Microsoft a deskbird usando esta guía: Sincronización del calendario para el estado de programación y salas de reuniones. Si utilizas salas de reuniones en deskbird que no existen en Microsoft, créalas en Microsoft y ejecuta la sincronización para que ambos sistemas coincidan. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables; las salas correctamente vinculadas aseguran la experiencia más fluida.
Inicia sesión como Administrador Global en Microsoft.
Abre el complemento de deskbird en Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Haz clic en Obtener ahora y sigue el flujo de despliegue.
Durante la configuración, acepta los permisos solicitados cuando se te pida.
Pueden pasar hasta 72 horas para que el complemento aparezca para todos los usuarios. Los usuarios podrían necesitar reiniciar Microsoft 365.
4. Cómo funciona la sincronización con deskbird
Para salas sincronizadas
Las salas sincronizadas son salas de reuniones creadas en tu tenant de Microsoft y configuradas en deskbird. Todas las reservas realizadas a través del complemento de Outlook se sincronizan automáticamente con deskbird en tiempo real. Esto asegura:
- No hay reservas duplicadas
- Visibilidad compartida entre Outlook y deskbird
- Datos precisos de utilización para Analytics del lugar de trabajo
Cualquier actualización o cancelación realizada en Outlook también se reflejará en la respectiva reserva en deskbird.
Para salas no sincronizadas
Las salas no sincronizadas son salas de reuniones que se han creado en deskbird y no están disponibles en tu entorno de Microsoft. Recomendamos encarecidamente utilizar solo salas de reuniones sincronizadas siempre que sea posible. Las salas no sincronizadas tienen limitaciones evitables.
Las salas de reuniones no sincronizadas son salas de reuniones que existen solo en deskbird y no están conectadas a Microsoft Outlook / Exchange. Debido a que estas salas no están sincronizadas con Microsoft, se aplican ciertas limitaciones. Estas limitaciones son impuestas por Microsoft y se describen a continuación:
- Si se crea un evento para una sala no sincronizada y luego se elimina directamente en Outlook, el evento permanecerá en deskbird. Como resultado, la sala puede parecer no disponible en deskbird incluso aunque el evento de Outlook haya sido eliminado.
- Cuando se elimina un evento en deskbird, no se elimina automáticamente del calendario de Outlook. En su lugar, el organizador recibe un correo electrónico con la opción de eliminar el evento de su calendario.
- En algunos casos, se pueden enviar dos correos electrónicos de confirmación, lo que puede llevar a que se creen dos entradas en el calendario.
- El correo electrónico de confirmación enviado por deskbird no se puede desactivar actualmente.
- Los eventos creados en Outlook aparecerán en deskbird, pero las actualizaciones realizadas en deskbird no se reflejarán en Outlook.
- Estas limitaciones se pueden evitar utilizando solo salas de reuniones sincronizadas.
5. Preguntas Frecuentes
Sí. Puedes desplegar primero el complemento a un número limitado de usuarios o a un grupo piloto a través del Centro de Administración de Microsoft 365. Una vez validado, el despliegue se puede extender a grupos adicionales o a toda la organización. Para obtener una guía detallada, consulta la documentación oficial de Microsoft sobre la gestión de despliegues de complementos.
Nota: Dado que el complemento está disponible a través del Marketplace de Outlook, los usuarios pueden instalarlo por su cuenta antes de que lo despliegues de manera centralizada.El complemento de Outlook de deskbird es compatible con:
- Outlook Web App (OWA) dentro de una suscripción compatible de Microsoft 365
- Aplicaciones de escritorio de Outlook (Microsoft 365) en Windows y macOS que soportan complementos modernos de Office
Se requiere un tenant compatible de Microsoft 365 y una versión actualizada de Outlook. Las versiones antiguas o no compatibles de Outlook, incluidas las licencias perpetuas independientes, pueden no funcionar correctamente. Si no estás seguro de si tu entorno es compatible, consulta con tu equipo de TI o contacta con el soporte de deskbird.
El complemento de Outlook de deskbird requiere solo los permisos necesarios para soportar la funcionalidad de reserva de salas:
Acceso a la cuenta de Microsoft
- Información básica del perfil (nombre y correo electrónico) para identificar a tu usuario en deskbird
- Autenticación de Inicio de sesión único (SSO) usando tu inicio de sesión de Microsoft existente
Información de la reunión actual
- Leer: hora de la reunión, asunto, asistentes, ubicación, recurrencia
- Modificar: añadir o eliminar ubicaciones de salas de reuniones y guardar detalles de la reserva para la reunión que estás editando
Importante: El complemento solo interactúa con la reunión que estás viendo o editando actualmente. No accede a otros correos electrónicos, entradas de calendario, contactos, o datos del buzón.
El complemento utiliza el Inicio de sesión único de Microsoft para la autenticación y encripta toda la comunicación a través de HTTPS. Solo accede a la información de la reunión específica que estás editando y almacena el mínimo de metadatos necesarios para mantener la reserva en deskbird. No se almacena contenido sensible de la reunión localmente ni se transmite a deskbird a menos que realices activamente una acción como seleccionar una sala y guardar el evento.
El complemento intenta automáticamente autenticarte usando tu cuenta de Microsoft a través del Inicio de sesión único.
- Si tu dirección de correo electrónico de Microsoft coincide con un usuario existente de deskbird, el inicio de sesión es fluido e inmediato.
- Si no existe un usuario correspondiente en deskbird, el complemento te pedirá que contactes a tu administrador interno de deskbird para configurar o actualizar tu cuenta de usuario.
No. El complemento está restringido a usuarios con licencia dentro del tenant de Microsoft 365 de tu organización. Los usuarios externos (como invitados o usuarios de otros tenants) no pueden acceder ni usar el complemento, incluso si están invitados a reuniones.
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Iniciar sesión de usuarios
Permite a los usuarios iniciar sesión en la aplicación con sus cuentas de trabajo o escuela, y permite que la aplicación acceda a información básica del perfil del usuario. -
Ver el perfil básico de los usuarios
Permite que la aplicación vea detalles básicos del perfil como nombre, foto, nombre de usuario y dirección de correo electrónico. -
Iniciar sesión y leer el perfil del usuario
Permite a los usuarios iniciar sesión, y permite que la aplicación lea su perfil así como información básica de la empresa de los usuarios que han iniciado sesión.
Para salas no sincronizadas, Outlook impone ciertas restricciones técnicas que impiden que el complemento detecte cambios en las reuniones de manera confiable. Para solucionar esto, el complemento añade addin@deskbird.com como asistente opcional cuando se selecciona una sala no sincronizada.
Esto cumple dos propósitos clave:
- Activa el callback de “enviar” de Outlook, permitiendo que el complemento detecte actualizaciones o cancelaciones.
- Permite a deskbird mantener la reserva correspondiente actualizada con precisión.
El buzón addin@deskbird.com es una cuenta técnica dedicada de ayuda. No se monitorea, no representa a un usuario real, y no tiene impacto en tu flujo de trabajo normal. Ver esta dirección aparecer como asistente opcional al reservar salas no sincronizadas es un comportamiento esperado.
El complemento de Outlook de deskbird utiliza los siguientes detalles de la aplicación:
- ID de la aplicación: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nombre de la aplicación (Microsoft Marketplace): deskbird – Reservar y gestionar salas
Estos detalles pueden ser utilizados por los administradores para identificar el complemento en Microsoft Entra ID, el Centro de administración de Microsoft 365, o durante revisiones internas de seguridad y cumplimiento.