Modo quiosco para salas de reuniones – deskbird Help Center

Salas

El Modo quiosco de deskbird ofrece una solución intuitiva basada en tablets para mejorar la experiencia en la oficina tanto para empleados como para visitantes. Incluye dos modos dedicados: uno para salas de reuniones y otro para gestión de visitantes, ayudando a las empresas a simplificar reservas, registros y la llegada de invitados, incluso sin una recepción completamente atendida.

En el Modo quiosco para salas de reuniones, una tablet colocada fuera de cada sala muestra la disponibilidad en tiempo real, permite reservas instantáneas y registro para reuniones programadas. Esto ayuda a evitar reservas sin asistencia, reducir conflictos y optimizar el uso de las salas, con el apoyo opcional de indicadores LED que muestran visualmente el estado de la sala.

En el Modo quiosco para gestión de visitantes, las empresas pueden permitir que los invitados pre-registrados realicen su propio registro y que los visitantes espontáneos registren su visita directamente en el lugar. Los anfitriones reciben notificaciones automáticas por Microsoft Teams o correo electrónico, y se puede asignar un anfitrión predeterminado por oficina para una comunicación fluida. Todas las actividades de visitantes se sincronizan en tiempo real con el Panel de visitantes de deskbird, ofreciendo una vista unificada de todos los registros y visitas en curso.

Cómo configurar el Modo quiosco para salas de reuniones
Uso del Modo quiosco
Consideraciones de privacidad
Dispositivos compatibles y requisitos del sistema
Preguntas frecuentes

1. Cómo configurar el Modo quiosco para salas de reuniones

Todos los quioscos y pantallas ahora se gestionan desde un solo lugar central en la app web: Admin > Quiosco y pantallas > Dispositivos. Desde aquí puedes emparejar, configurar y gestionar cada dispositivo de tu empresa. Puedes emparejar un quiosco de sala ingresando el código de configuración en el panel de administración o escanear el código QR con la app móvil de deskbird.

💡 Consejo: También tienes disponible una guía paso a paso directamente en la página de Dispositivos: haz clic en Cómo conectar quiosco en la esquina superior derecha.

Paso 1: Ejecuta la app de quiosco de salas en el dispositivo

Hay tres formas de ejecutar el modo quiosco de salas:

Instala la app Kiosk de deskbird desde Google Play Store

Una vez que el quiosco esté en funcionamiento (app o navegador), verás un código de configuración y un código QR en la pantalla.

Paso 2: Empareja el dispositivo

Opción A: Ingresa el código de configuración (panel de administración)

En la app web, ve a Admin > Quiosco y pantallas > Dispositivos.
Haz clic en + Emparejar dispositivo.
En Ingresar código, introduce el código que aparece en el dispositivo y haz clic en Siguiente.
En Elegir tipo de pantalla, selecciona Quiosco de sala (Muestra la disponibilidad de la sala, reserva salas al instante y registra reuniones), luego haz clic en Siguiente.
En Configurar pantalla, ponle un nombre reconocible al dispositivo y selecciona la oficina, piso y sala que debe mostrar el dispositivo. Haz clic en Emparejar.

Opción B: Escanea el código QR (app móvil)

Asegúrate de tener instalada la app de deskbird en tu móvil y haber iniciado sesión con una cuenta de administrador.
Escanea el código QR del dispositivo usando la cámara nativa del móvil, una app lectora de QR o la función de lector QR dentro de la app de deskbird.
Selecciona Sala en la pantalla Empareja tu quiosco, luego elige la oficina, piso y sala de reuniones a mostrar.

Paso 3: El quiosco está listo para usarse

El quiosco se activa inmediatamente después de emparejarse y aparece en la lista de Dispositivos emparejados en la página de Dispositivos.
La pantalla muestra automáticamente los horarios de reuniones en tiempo real para la sala asignada.
Se utiliza un token de acceso seguro para recordar la configuración, evitando tener que iniciar sesión de nuevo tras reinicios o actualizaciones.

💡 Consejo: Los administradores pueden desactivar un quiosco de forma remota desde la app móvil si es necesario, o desvincularlo desde Admin > Quiosco y pantallas > Dispositivos.

💡 Nota: Para que la app de quiosco de Android instale actualizaciones automáticamente, debe estar ejecutándose en modo pantalla completa bloqueada. En este modo, la app tiene derechos de propietario del dispositivo y puede aplicar actualizaciones sin intervención manual. Si la app no está bloqueada en pantalla completa, las actualizaciones no se instalarán automáticamente.

Configuración general

En Admin > Quiosco y pantallas > Configuración general, puedes configurar ajustes específicos por oficina para cada tipo de dispositivo, incluyendo:

Formato de hora de 12 o 24 horas
Si los usuarios pueden interactuar con los quioscos de sala
Si los usuarios pueden finalizar reuniones antes de tiempo

Gestión de tus dispositivos

Desde Admin > Quiosco y pantallas > Dispositivos, puedes ver un resumen de todos los dispositivos conectados. El Resumen muestra el número total de dispositivos y un desglose por tipo (Quioscos de sala, Quioscos de visitantes, Señalización - Plano de planta, Señalización - Vista general de salas). La tabla de Dispositivos emparejados lista cada dispositivo con su Nombre del dispositivo, Tipo, Contenido mostrado y Última conexión. Puedes buscar por nombre de dispositivo, filtrar y ordenar la lista, editar la configuración de un dispositivo o desvincular los que ya no necesites.

2. Uso del Modo quiosco para salas de reuniones

Cuando la aplicación de Android está instalada, hay ajustes adicionales disponibles:

Acceder al menú oculto de configuración

Toca cinco veces la esquina inferior izquierda de la pantalla táctil para abrir la configuración de la app.

Menú oculto de configuración del quiosco

Auto-inicio: establecer la app de quiosco como app principal

Establecer la app como principal asegura que la app de quiosco se inicie justo después de cada reinicio del dispositivo.

Modo pantalla completa bloqueada

El modo pantalla completa bloqueada impide que los usuarios salgan de la app de quiosco. Hay dos variantes, según el dispositivo:

Si el dispositivo está rooteado: Se aplica un bloqueo de pantalla completa real. Cuando el modo pantalla completa bloqueada está activado, solo se puede salir ingresando nuevamente al menú oculto de configuración.
Si el dispositivo no está rooteado: En lugar de un bloqueo total, se aplica la función nativa de fijar aplicaciones. Esto mantiene la app visible hasta que se desancla, lo cual se puede hacer manteniendo presionados los botones "Atrás" y "Vista general" de la navegación de Android.

Estado de la sala y reserva instantánea

La pantalla del quiosco muestra información en tiempo real sobre la disponibilidad de la sala:

Verde 🟢 → La sala está disponible y se puede reservar.
Naranja 🟠 → La sala está esperando registro. Si nadie se registra, la sala se liberará.
Rojo 🔴 → La sala está reservada y hay una reunión en curso.

Cuando una sala está disponible, los usuarios pueden reservarla al instante desde el quiosco: seleccionan una franja horaria disponible, introducen o eligen un título para la reunión, eligen la duración y confirman; el horario se actualiza de inmediato.

💡 Consejo: Los usuarios también pueden registrarse en una reunión programada directamente desde la pantalla del quiosco o finalizar una reunión antes de tiempo. Si los usuarios pueden interactuar con los quioscos de sala y finalizar reuniones antes de tiempo se controla por oficina desde Admin > Quiosco y pantallas > Configuración general.

⚠️ Nota: No es posible cancelar ni editar una reserva existente directamente desde el quiosco. Esto incluye cambiar el título, la hora o los participantes de la reunión. Para cancelar o modificar una reserva, los usuarios deben usar la app o la plataforma web de deskbird.

3. Consideraciones de privacidad

El Modo quiosco sigue la configuración de privacidad de la empresa para proteger los detalles de las reuniones:

Si la protección de datos está activada, solo se muestra el nombre del organizador y los detalles de la reunión permanecen ocultos.
Si la protección de datos está desactivada, el quiosco sigue la configuración de privacidad de cada evento. Las reuniones privadas solo mostrarán el nombre del organizador.

4. Dispositivos compatibles y requisitos del sistema

La aplicación de quiosco para salas está diseñada para ser independiente del proveedor de hardware. Sin embargo, tenemos soporte específico para los siguientes proveedores:

Proveedor	Modelos probados	Rooteado por defecto	Compatibilidad con navegador	Compatibilidad con la app	Pantalla completa bloqueada	Inicio automático	Soporte LED
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Series	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/a

* Bloqueo profundo de pantalla completa si no se ha configurado una cuenta de Google. De lo contrario, anclaje de la app.

** Anclaje de la app

*** Dependiendo del modelo, hay una app dedicada para inicio automático que debe configurarse

**** Capacidad integrada para iniciar la app automáticamente

Si tu hardware de quiosco no aparece en esta lista, por favor contáctanos. Es muy probable que la app de quiosco funcione sin problemas en tu modelo.

Requisitos generales de compatibilidad

Tablets Android con Android 12L (nivel de API 32, lanzado en marzo de 2022) o superior son compatibles a través de la app deskbird Kiosk, disponible en Google Play Store
Se requiere Chrome 80 o superior, pero se recomienda Chrome 85 (lanzado en agosto de 2020) o superior para soporte de Wake Lock y evitar que el dispositivo se duerma

Otras recomendaciones

Elige dispositivos con una pantalla de al menos 10 pulgadas para una mejor experiencia de usuario.
Las pantallas con tecnología LCD son las más adecuadas para uso continuo. Las pantallas OLED corren riesgo de retención de imagen y quemado por contenido estático.

5. Preguntas frecuentes

Sí. Puedes acceder al Modo quiosco desde el navegador web o la app dedicada de iOS en tu iPad.

Sí, hay soporte LED para varios proveedores de hardware, permitiendo que las salas muestren la disponibilidad en tiempo real mediante luces de colores. Consulta la tabla de arriba para ver la lista de dispositivos compatibles.

Un token de acceso seguro evita que se cierre la sesión, así que el quiosco permanece conectado y operativo incluso después de reinicios o actualizaciones.

El Modo quiosco está pensado para tablets fuera de las salas de reuniones, ofreciendo una interfaz táctil para el registro en la sala, reservas instantáneas y sincronización LED. Siempre está activo y no requiere iniciar sesión cada vez que se usa.

No. Actualmente el quiosco permite crear nuevas reservas, hacer registro en reservas existentes y finalizar una reunión antes de tiempo. No es posible cancelar o eliminar una reserva, ni editar detalles como el título, la hora o los participantes directamente desde el quiosco. Para hacer esos cambios, usa la app o la plataforma web de deskbird.

En el modo quiosco, la configuración de privacidad determina qué información se muestra en pantalla. Cuando una reunión es privada, la pantalla solo indica que la sala está ocupada y muestra el nombre del organizador, pero oculta el título, los asistentes y la descripción de la reunión. Así se garantiza la privacidad, pero los demás pueden ver que la sala está en uso. Cuando una reunión es pública, el quiosco muestra el título de la reunión y, al seleccionar la reserva, se pueden ver detalles adicionales como la descripción y el número de participantes, ofreciendo mayor transparencia para sesiones compartidas o abiertas.

Las reservas hechas directamente desde el quiosco aparecen como "Usuario desconocido" en deskbird. Como la tablet del quiosco es un dispositivo compartido accesible para cualquiera en el sitio, el sistema no puede vincular la reserva a una cuenta de usuario específica. La reserva igual aparecerá en el calendario de la sala con la hora y duración correctas, pero sin un organizador identificado.

Todos los dispositivos se gestionan desde Admin > Kiosk & displays > Devices. La página muestra el número total de dispositivos conectados y un desglose por tipo, y lista cada dispositivo con su Nombre del dispositivo, Tipo, Contenido de la pantalla y Última vez visto. Desde ahí puedes buscar, filtrar y ordenar dispositivos, editar la configuración de un dispositivo o desvincular los que ya no necesites.

Sí. En Admin > Kiosk & displays > General settings, puedes configurar ajustes específicos de la oficina para cada tipo de dispositivo, incluyendo formato de hora de 12 o 24 horas, si los usuarios pueden interactuar con los quioscos de sala y si pueden finalizar reuniones antes de tiempo.

👀 ¿Buscas la app deskbird Kiosk para gestión de visitantes? - Mira esto: Modo quiosco para gestión de visitantes

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kiosk_1.7.0.apk
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