Las salas de reuniones en deskbird ofrecen una forma flexible de gestionar espacios compartidos. Ya sea que estés configurando la integración con Google o Microsoft, creando salas manualmente o gestionando la configuración de las salas, este artículo cubre todo lo que necesitas saber.
- Configurar salas de reuniones
- Opciones de check-in para salas de reuniones
- Equipo de sala de reuniones
- Cómo reservar una sala de reuniones
- Homologaciones para salas de reuniones
- deskbird Outlook Add-In
- Editar una reunión existente
- Restauración y servicios
- Modo quiosco
- Enlaces a la conferencia
- Visibilidad de reserva de salas de reuniones
1. Configurar salas de reuniones
Salas de reuniones sincronizadas con calendarios (Google/Microsoft):
Para habilitar las reservas de salas y sincronizar la disponibilidad con tu calendario, sigue esta guía: Configurar la sincronización del calendario con Google o Microsoft para el estado del programa y salas de reuniones.
Salas de reuniones no sincronizadas:
Si no quieres sincronizar las salas con Microsoft o Google, puedes crear salas que solo existan dentro de deskbird.
Para crear una sala manualmente, ve a Admin > Pisos y espacios > + Añadir espacio > Sala de reuniones y elige Crear una sala de reuniones manualmente.
Luego añade los detalles de la sala. Puedes activar o desactivar la sala (Activo/Inactivo), definir el acceso (por ejemplo, Acceso abierto) y, si lo necesitas, habilitar el Modo quiosco y Restauración y servicios. Finaliza con Añadir sala de reuniones para guardar.
2. Opciones de check-in para salas de reuniones
Dependiendo de la configuración de tu sitio, puede ser necesario hacer check-in para confirmar una reserva. Esto libera automáticamente las salas que no se usan.
Más información aquí: Configuración de check-in y cancelación automática.
3. Equipo de sala de reuniones
Puedes asignar etiquetas de equipo a cada sala, por ejemplo:
- TV o pantalla
- Pizarra
- Teléfono
- Cámara de conferencias
Los usuarios pueden filtrar por equipo para encontrar salas adecuadas más rápido. Los admins gestionan el equipo en la sección Equipo de Admin > Salas de reuniones: Configuración general.
💡 El equipo es específico de cada oficina y debe configurarse por ubicación.
4. Cómo reservar una sala de reuniones
Los usuarios navegan a la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Las salas de reuniones se distinguen visualmente de otros espacios.
Al hacer clic y arrastrar se selecciona un intervalo de tiempo (por ejemplo, 10:30–11:30). Se muestran detalles de la sala como capacidad, fotos y equipo para ayudar a los usuarios a elegir.
En la pestaña Filtros, los usuarios pueden elegir cómo se muestra la disponibilidad: Disponibilidad actual muestra qué salas están libres ahora mismo, mientras que Disponible en el intervalo seleccionado muestra las salas libres para el rango de tiempo elegido. Los usuarios también pueden filtrar por acceso, capacidad y servicios (ver Restauración y servicios).
Reservas de varios días:
Los usuarios pueden reservar una sala hasta por 30 días en una sola reserva, con fecha y hora de inicio y fin, o con Todo el día activado. deskbird comprueba la sala para detectar conflictos en cada día del periodo. Algunas configuraciones de sala funcionan de forma diferente para estas reservas:
- Repetir reserva no está disponible.
- La restauración y los servicios se solicitan una sola vez para toda la reserva, no por día.
- El check-in y la cancelación automática solo aplican el primer día. Si nadie hace check-in el primer día, se cancela toda la reserva.
- En salas que requieren homologación, la solicitud debe ser aprobada antes de que comience la reserva.
- En salas con acceso restringido, el usuario debe tener permiso para reservar la sala todos los días del periodo.
⚠️ Salas sincronizadas con Microsoft 365: Exchange rechaza por defecto las reservas de más de 24 horas, así que deskbird las cancela y el usuario ve Tu reserva de sala ha sido cancelada sin motivo. Una reserva de Todo el día para un solo día está dentro del límite, y IT puede aumentar el límite en Exchange. Consulta Sincronizar salas de reuniones con Microsoft 365 para ver la configuración.
Para los pasos del usuario, consulta Reservar una sala por varios días.
5. Homologaciones para salas de reuniones
Las aprobaciones de reserva, disponibles en el paquete Rooms Plus, permiten a los admins requerir que una solicitud de reserva de sala de reuniones sea revisada y aprobada antes de confirmarse. Esto da a los admins control sobre quién puede acceder a salas específicas, en vez de confirmar instantáneamente a cualquiera con acceso.
La configuración y el funcionamiento varían según cómo se haya creado la sala. Consulta los artículos dedicados para más detalles:
- Aprobaciones de reserva para salas de reuniones no sincronizadas — salas creadas manualmente en deskbird.
- Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Microsoft — salas sincronizadas vía Microsoft.
💡 Las salas sincronizadas con Google aún no admiten homologaciones.
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Para la mejor experiencia de reserva de salas de reuniones, usa el deskbird Outlook Add-In. Permite a los usuarios buscar y reservar salas directamente en Outlook con disponibilidad en tiempo real y sincronización automática en Web, Windows y Mac. Más información aquí: deskbird Outlook Add-In
7. Editar una reunión existente
Los usuarios pueden modificar reuniones directamente en el calendario (Reservar > Salas de reuniones) o—si son el organizador—a través de Reservas.
El icono de lápiz permite editar detalles como Título de la reunión, Fecha, Hora, Invitados, Enlace a la conferencia, Restauración y servicios y Más detalles. Las reuniones se pueden eliminar con el icono de papelera.
💡 Si se elimina un organizador, la reunión permanece. El organizador pasa a ser DU – Usuario eliminado, y los admins pueden reasignarla a un nuevo propietario desde la pestaña Salas de reuniones.
Función de arrastrar y soltar:
La función de arrastrar y soltar permite a los usuarios mover fácilmente reuniones en la vista de carriles (Reservar > Salas de reuniones) para cambiar la hora o la ubicación, y notifica automáticamente al organizador original. Disponible en todos los planes Rooms e incluida en los planes Escritorios con cross-sell de Rooms.
8. Restauración y servicios
Adjunta solicitudes como bebidas, snacks o tecnología extra a una reserva de sala con Restauración y servicios.
Más información: Restauración y servicios
9. Modo quiosco
Si tu oficina usa tablets o pantallas para mostrar la disponibilidad de salas, el Modo quiosco permite que las personas hagan check-in o reserven directamente en el dispositivo. La pantalla se actualiza automáticamente.
Más información: Modo quiosco para salas de reuniones
10. Enlaces a la conferencia
Al crear un evento de sala, los organizadores pueden añadir un enlace de videoconferencia directamente en deskbird. Si tu organización integra Microsoft o Google, los organizadores pueden generar un enlace nativo con un solo clic. O selecciona "Otro" y pega un enlace de un proveedor como Zoom.
💡 Más información sobre la configuración necesaria: Configurar la sincronización del calendario con Google o Microsoft para el estado del programa y salas de reuniones
Después de confirmar el evento, el enlace a la conferencia se añade automáticamente a la invitación del calendario y es visible en el calendario de deskbird. deskbird mantiene los enlaces sincronizados entre el calendario de deskbird y tu calendario externo.
💡 Ten en cuenta: una vez creados, los enlaces a la conferencia no se pueden editar ni eliminar.
11. Visibilidad de reserva de salas de reuniones
Los admins pueden controlar cuánto ven los empleados sobre las reservas de salas de reuniones, por ejemplo, para mantener privados los títulos de las reuniones o los participantes. Ve a Admin > Salas de reuniones: Configuración general, selecciona la oficina y elige un detalla el nivel de visibilidad en la sección visibilidad de reserva de salas de reuniones. Luego haz clic en Guardar.
| Detalla el nivel de visibilidad | App web y móvil | Quioscos de sala y panel de salas |
| Detalles completos (organizador, título, descripción, participantes y enlace) | Organizador, título, descripción, participantes y enlace a la conferencia | Título, organizador, asistentes, descripción y restauración y servicios. El enlace a la conferencia no se muestra. |
| Organizador y título | Organizador y título | Título, organizador y horarios |
| Solo organizador | Organizador | "Ocupado" en vez del título, más organizador y horarios |
| Solo ocupado (sin detalles de la reserva) | Solo que la sala está ocupada | "Ocupado" y solo horarios |
Siempre se muestra si una sala está libre u ocupada y los horarios de la reserva.
- Quién siempre ve los detalles completos en la app web y móvil: admins globales y de oficina, managers, gerentes de grupo (para las personas que gestionan), y el organizador y participantes de la reunión.
- Quioscos de sala y panel de salas: nadie inicia sesión, así que no hay excepciones. Todos los que estén frente a la pantalla ven el nivel configurado para la oficina.
- Reuniones privadas: el título y los detalles están ocultos para todos excepto el organizador y los participantes, sea cual sea el nivel que elijas. Los quioscos de sala las muestran como "Ocupado". El organizador sigue mostrándose a partir de Solo organizador.
⚠️ No está afectado por esta configuración:
- La señalización del plano de piso solo oculta las reservas privadas. Otras reservas de sala siguen mostrando el organizador y el título.
- El selector de salas del deskbird Outlook Add-In solo muestra la disponibilidad, así que el nivel no afecta ahí.
- Los calendarios de Google y Microsoft sincronizados mantienen el asunto real, la descripción y los asistentes. Solo la marca de privacidad de la reserva se transfiere como la sensibilidad del evento en el calendario.