La Visibilidad & privacidad te permite controlar cuánto pueden verse los usuarios y grupos entre sí dentro de la plataforma y cuánta de su propia actividad deciden compartir. Configurar bien estos ajustes ayuda a encontrar el equilibrio adecuado entre la transparencia para colaborar y la privacidad de cada empleado.
- Dónde encontrar Visibilidad & privacidad
- Configuración de visibilidad
- Configuración de privacidad
- Implicaciones en las funciones principales del sistema
- Preguntas frecuentes
1. Dónde encontrar Visibilidad & privacidad
Ve a Admin > Gestión de usuarios > Visibilidad & privacidad. Cualquier cambio se aplica inmediatamente después de hacer clic en Guardar. Usa Restablecer para descartar los cambios no guardados y volver a la última configuración guardada.
2. Configuración de visibilidad
La configuración de visibilidad determina qué usuarios y grupos pueden ser encontrados por otros dentro de deskbird. Hay dos controles separados: uno para usuarios y otro para grupos.
Visibilidad del usuario
Este ajuste controla quién puede encontrar y ver a otros usuarios en deskbird, por ejemplo, en los resultados de búsqueda o en el mapa de la oficina. Hay dos opciones:
- Todos los usuarios (Recomendado): todos los usuarios de la organización pueden encontrar y ver a cualquier otro usuario. Esta es la opción predeterminada y recomendada para la mayoría de las organizaciones, ya que permite la mejor colaboración y la experiencia de "encontrar a un compañero".
- Solo usuarios en los grupos de los que forman parte o gestionan: los usuarios solo pueden descubrir y ver a otros usuarios que pertenezcan a los mismos grupos. Esto es útil para organizaciones grandes que quieren restringir la visibilidad entre departamentos por motivos de privacidad u organización.
Visibilidad del grupo
Este ajuste controla qué grupos son visibles para los usuarios en deskbird. Hay dos opciones:
- Todos los grupos: todos los grupos existentes son visibles para todos los usuarios.
- Solo grupos de los que forman parte o gestionan: los usuarios solo pueden ver los grupos a los que pertenecen o gestionan.
⚠️ Si la visibilidad del usuario está restringida a grupos, la configuración de Visibilidad del grupo se bloquea automáticamente en Solo grupos de los que forman parte o gestionan y no se puede cambiar a Todos los grupos. Permitir que todos los grupos sean visibles expondría indirectamente a usuarios fuera del alcance permitido, lo que entraría en conflicto con la restricción de visibilidad del usuario.
3. Configuración de privacidad
La configuración de privacidad controla si los usuarios pueden tener perfiles privados y cuál es el tipo de perfil predeterminado para los nuevos usuarios.
Perfiles privados
Este ajuste determina si los usuarios pueden poner su perfil como privado:
- No (Recomendado): los perfiles privados están desactivados. Todos los perfiles de usuario son siempre públicos y sus actividades son visibles para otros según sus permisos de función. Los usuarios no pueden cambiar el tipo de su propio perfil. Esta es la opción recomendada para la mayoría de los equipos, ya que fomenta la transparencia y la colaboración.
- Sí: los perfiles privados están activados. Los usuarios pueden elegir si quieren que su perfil sea privado o público. Si otro usuario quiere ver las actividades de un usuario con perfil privado, primero debe enviarle una solicitud de seguimiento; el usuario con perfil privado debe aceptarla antes de que su programa y reservas sean visibles para esa persona.
Tipo de perfil predeterminado
Este ajuste solo es relevante cuando Perfiles privados está en Sí. Define el tipo de perfil que se aplica por defecto a los nuevos usuarios:
- Público: los nuevos usuarios empiezan con un perfil público. Sus actividades son visibles para otros según los permisos de función, sin necesidad de solicitud de seguimiento.
- Privado: los nuevos usuarios empiezan con un perfil privado. Otros deben enviar una solicitud de seguimiento que el usuario debe aceptar antes de poder ver su programa y reservas.
💡 Cuando los perfiles privados están activados, cada usuario puede cambiar el tipo de su propio perfil en cualquier momento desde su configuración personal de perfil, sin importar el valor predeterminado que se haya definido aquí.
4. Implicaciones en las funciones principales del sistema
Las políticas de visibilidad y privacidad configuradas arriba afectan directamente lo que cada función principal del sistema puede ver y hacer. La siguiente tabla resume las implicaciones por función. Hay tres capacidades clave que se ven afectadas:
- Ver perfiles de usuario: la capacidad de encontrar a un usuario en la búsqueda y ver su información básica, por ejemplo, en su página de perfil.
- Ver actividades de usuario: la capacidad de ver el programa y las reservas de un usuario, por ejemplo, en su página de perfil.
- Gestionar actividades de usuario: la capacidad de editar el programa y las reservas en nombre de un usuario.
La siguiente tabla refleja la configuración más restrictiva (visibilidad de usuario limitada a sus propios grupos, perfiles privados activados y "Privado" como predeterminado). Si usas la configuración recomendada (todos los usuarios visibles, perfiles privados desactivados), las funciones de nivel superior tendrán un acceso más amplio.
| Función principal | Ver perfiles de usuario | Ver actividades de usuario | Gestionar actividades de usuario |
|---|---|---|---|
| Usuario | Usuarios en los grupos de los que forman parte |
|
Ningún usuario |
| Gerente de grupo |
|
|
Usuarios en los grupos que gestionan y sus subgrupos |
| Manager | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
| Administrador de la oficina | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
| Administrador global | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
⚠️ Las funciones de Manager, Administrador de la oficina y Administrador global siempre mantienen acceso total de visibilidad y gestión, sin importar la configuración de visibilidad y privacidad establecida.
5. Preguntas frecuentes
Solo si Perfiles privados está en Sí en Admin > Gestión de usuarios > Visibilidad & privacidad. Cuando está activado, los usuarios pueden cambiar entre perfil público y privado en cualquier momento desde su configuración personal de perfil; el valor predeterminado definido por el admin solo determina cómo empiezan. Si los perfiles privados están desactivados (en No), todos los perfiles son siempre públicos y los usuarios no pueden cambiar esto.
La configuración de perfil privado afecta la visibilidad de las actividades para usuarios normales y gerentes de grupo. Sin embargo, las funciones con permisos elevados —Manager, Administrador de la oficina y Administrador global— mantienen acceso total para ver y gestionar todas las actividades de los usuarios, sin importar si el perfil es privado.
No. Cuando la visibilidad de usuario está restringida a grupos, los usuarios solo pueden encontrar y ver a compañeros que sean miembros de los mismos grupos (o grupos que gestionan). Los compañeros fuera de esos grupos no aparecerán en los resultados de búsqueda ni en otras funciones de descubrimiento.
Cuando la visibilidad de usuario está restringida a grupos, la configuración de Visibilidad del grupo se bloquea automáticamente en Solo grupos de los que forman parte o gestionan; la opción Todos los grupos se desactiva y no se puede seleccionar. Esto es intencionado: si todos los grupos fueran visibles, los usuarios podrían descubrir indirectamente la existencia de usuarios fuera de su alcance permitido, lo que iría en contra de la restricción de visibilidad de usuario.
Sí. La configuración de visibilidad y privacidad se aplica en todo deskbird, incluido el Plano interactivo. Si el perfil de un usuario es privado o su visibilidad está restringida a ciertos grupos, otros usuarios fuera de esos grupos no verán su nombre ni su reserva en el plano.