User & Data Management (UDM) Plus: configuración – deskbird Help Center

UDM Plus

Esta guía te explica cómo configurar el complemento User & Data Management (UDM) Plus: inicio de sesión único con SAML 2.0, tu integración con HRIS, provisionamiento de usuarios con SCIM y la configuración de visibilidad y privacidad. Cada paso te cuenta para qué sirve la función en tu equipo y enlaza al artículo con las instrucciones detalladas. Al terminar, los usuarios inician sesión con tu proveedor de identidad, las cuentas y las ausencias se mantienen sincronizadas automáticamente y tú decides qué pueden ver los compañeros unos de otros.

Antes de empezar
Configura SSO con SAML 2.0
Conecta tu HRIS
Provisiona usuarios con SCIM
Configura visibilidad y privacidad
Más opciones
Preguntas frecuentes

1. Antes de empezar

Los pasos de esta guía requieren el complemento UDM Plus. Si tu contrato incluye un plan UDM anterior, los mismos pasos aplican. El inicio de sesión con Microsoft o Google está disponible en todos los planes y no necesita UDM Plus. Para ver un resumen, consulta Disponibilidad de funciones.

Función: necesitas la función de Administrador global en deskbird. Consulta Funciones del sistema y permisos.
Proveedor de identidad: acceso de admin a tu proveedor de identidad (por ejemplo Okta, Microsoft Entra ID o Keycloak), para crear las aplicaciones SAML y SCIM.
HRIS: credenciales API generadas en tu HRIS, con acceso de lectura a empleados y ausencias.
Una sola fuente para las cuentas de usuario: decide si SCIM (desde tu proveedor de identidad) o tu HRIS crea y desactiva usuarios, para que las cuentas no se gestionen desde dos sitios.

Los pasos están ordenados según la frecuencia con la que los equipos preguntan por ellos. Puedes configurarlos en cualquier orden, pero configura primero SSO y el provisionamiento de usuarios antes de invitar a los usuarios, para que nadie cree primero una cuenta separada con correo y contraseña.

2. Configura SSO con SAML 2.0

Con SAML 2.0, los usuarios inician sesión en deskbird con la cuenta que ya usan en el trabajo y tú gestionas el acceso de forma centralizada en tu proveedor de identidad. deskbird funciona con cualquier proveedor de identidad SAML 2.0 y soporta el inicio de sesión iniciado por el SP, así que el inicio de sesión siempre empieza desde deskbird.

En tu proveedor de identidad, crea una aplicación SAML con los datos del proveedor de servicio de deskbird y asigna el correo electrónico del usuario como NameID. Consulta SSO con SAML 2.0: Configuración de la federación SAML 2.0.
Añade los atributos de usuario que quieras que deskbird reciba. Solo email es obligatorio; nombre y apellidos son recomendados.
Envía el archivo de metadatos (o el IdP Entity ID, SSO URL y certificado) al soporte de deskbird. Nosotros configuramos la conexión y te avisamos cuando esté lista.
Prueba el inicio de sesión con un usuario de prueba desde la pantalla de inicio de sesión de deskbird.

Guías paso a paso para proveedores de identidad concretos: SSO con Okta y SSO con Keycloak. Para comparar todos los métodos de inicio de sesión, consulta Resumen de opciones de inicio de sesión.

⚠️ Importante: Los certificados SAML caducan, normalmente después de 1 a 3 años. Empieza la renovación 2 o 3 semanas antes de la fecha de caducidad para evitar problemas de acceso. Consulta Renovación de certificados SAML.

3. Conecta tu HRIS

Con la integración con HRIS, las ausencias aprobadas como vacaciones o bajas aparecen automáticamente como "Ausente" en la página Plan. Tu equipo no tiene que registrarlas dos veces y sus reservas en esos días se cancelan (las reservas de salas de reuniones se mantienen). deskbird es compatible con más de una docena de herramientas HRIS, incluyendo Personio, HiBob, BambooHR, Workday y SAP SuccessFactors. Estas integraciones las ofrecemos junto con nuestro partner Merge.

Genera credenciales API en tu HRIS.
Ve a Admin > Empresa: Integraciones, selecciona tu HRIS e introduce las credenciales. Sigue los pasos en pantalla.
Asegúrate de que Ausencias esté activado. deskbird sincroniza entonces todas las ausencias futuras y las ausencias aprobadas de los últimos 3 meses.
Para crear también usuarios y grupos desde tu HRIS, activa Sincronización de la organización (consulta Más opciones). Las ausencias y los usuarios se pueden sincronizar por separado o juntos.

Instrucciones completas y lista de herramientas compatibles: Integración con HRIS: Ausencias. Qué ausencias se sincronizan y cómo funciona la media jornada: Integración con HRIS - Preguntas frecuentes.

💡 Consejo: La sincronización HRIS se ejecuta según un programa, no en tiempo real, así que un cambio en tu HRIS aparece en deskbird tras la siguiente sincronización. Si después de eso falta algo, consulta Solución de problemas HRIS.

4. Provisiona usuarios con SCIM

SCIM crea, actualiza y desactiva usuarios de deskbird automáticamente desde tu proveedor de identidad. Los nuevos empleados obtienen acceso sin trabajo manual, los cambios de grupo se reflejan y las personas que se van pierden el acceso cuando las eliminas en tu proveedor de identidad.

Ve a Admin > Configuración de la empresa > Claves API y genera una Clave SCIM. Tu empresa tiene una sola clave SCIM y solo se muestra una vez, así que guárdala en un lugar seguro.
En tu proveedor de identidad, crea una aplicación de provisionamiento con la URL SCIM de deskbird y tu clave SCIM. Consulta Guía de configuración de SCIM 2.0 Entra ID o SCIM con Okta.
Asigna solo los usuarios y grupos que necesiten deskbird. Todos los incluidos en la asignación se provisionan automáticamente.
Inicia el provisionamiento. La primera sincronización puede tardar entre 1 y 2 horas.

Cómo funciona SCIM en deskbird: Resumen de SCIM.

💡 Consejo: Los usuarios creados a través de SCIM no reciben un correo de invitación. Avísale a tu equipo cuando deskbird esté listo y comparte con ellos Cómo iniciar sesión en deskbird.

5. Configura visibilidad y privacidad

La configuración de visibilidad y privacidad decide cuánto pueden ver los usuarios y grupos entre sí, por ejemplo si la gente puede encontrar compañeros fuera de su propio departamento y si los usuarios pueden hacer su perfil privado.

Ve a Admin > Gestión de usuarios: Visibilidad & privacidad.
En Configuración de visibilidad, elige a quién pueden encontrar los usuarios (Visibilidad del usuario) y qué grupos pueden ver (Visibilidad del grupo).
En Configuración de privacidad, elige si los usuarios pueden tener Perfiles privados y qué tipo de perfil tendrán por defecto los nuevos usuarios.
Haz clic en Guardar. Los cambios se aplican de inmediato.

Qué significa cada opción y cómo afecta a cada función: Configuración de visibilidad y privacidad (usuarios y grupos). Qué ven los usuarios en su lado: Tu privacidad en deskbird.

💡 Consejo: La mayoría de empresas mantiene los valores por defecto (todos los usuarios visibles, sin perfiles privados), porque así los compañeros pueden encontrarse y planificar juntos los días de oficina. Restringe la visibilidad solo si tu organización necesita separar departamentos.

6. Más opciones

Pocas empresas necesitan esto, pero forma parte de UDM Plus:

SFTP para ausencias (bajo petición): si tu HRIS no es compatible, deskbird puede sincronizar ausencias desde un archivo CSV que subas por SFTP. Este método solo cubre ausencias, no usuarios ni grupos. Consulta Integración con HRIS: Ausencias: configuración SFTP.
Usuarios y grupos desde tu HRIS: en vez de SCIM, tu HRIS puede crear y desactivar usuarios y sincronizar equipos, departamentos y líneas jerárquicas como grupos. Consulta Integración con HRIS: Usuarios y grupos.

7. Preguntas frecuentes

No. El inicio de sesión con Microsoft o Google funciona en todos los planes y no requiere gestión de certificados. SAML 2.0 es para empresas que usan otro proveedor de identidad, como Okta, Keycloak o ADFS, o que quieren gestionar el acceso a deskbird a través de una aplicación SAML. Consulta Cuándo usar SAML vs. OAuth / OIDC.

Elige uno de los dos, para que los usuarios no se creen o desactiven desde dos sitios:

SCIM es ideal para empresas que gestionan el acceso a apps en su proveedor de identidad (por ejemplo Microsoft Entra ID u Okta). Tu proveedor de identidad envía los cambios a deskbird en su ciclo de provisionamiento.
Sincronización de usuarios HRIS es ideal para empresas cuyo HRIS es la fuente principal de empleados. Funciona según un programa.

La sincronización de ausencias HRIS y la sincronización de usuarios HRIS son independientes: puedes sincronizar solo ausencias, solo usuarios o ambos. Así puedes usar SCIM para usuarios y conectar igualmente tu HRIS para ausencias.

No. Los correos de invitación solo se envían a los usuarios que invitas manualmente. Avísale a tu equipo cuando puedan empezar y comparte con ellos Cómo iniciar sesión en deskbird.

Comprueba que el NameID sea el correo electrónico del usuario y coincida con el correo de su usuario en deskbird.
Comprueba que los usuarios inicien sesión desde deskbird. El inicio de sesión desde un tile del proveedor de identidad solo funciona a través de una app de marcador (consulta Configuración de la federación SAML 2.0).
Comprueba que el certificado SAML en tu proveedor de identidad esté activo y no haya caducado.
Si funciona en la web pero no en la app móvil, consulta App móvil: errores de inicio de sesión SSO.

Configura SSO y SCIM (o la sincronización de usuarios HRIS) antes de que los usuarios empiecen a iniciar sesión y asegúrate de que el correo electrónico en tu proveedor de identidad o HRIS coincida con el de deskbird. Cuando todo funcione, considera desactivar el inicio de sesión con correo y contraseña en Admin > Empresa: Configuración general > Autenticación, para que todos inicien sesión a través de tu proveedor de identidad (consulta Configuración general: Autenticación). Consulta también Cuentas duplicadas.

Para ausencias, deskbird puede configurar una sincronización SFTP bajo petición: subes un archivo CSV con tus ausencias, ya sea manualmente o con una tarea programada. Contacta con tu Customer Success Manager para hablarlo. Para cuentas de usuario, usa SCIM desde tu proveedor de identidad.

Con SCIM, un usuario que eliminas del alcance de provisionamiento pasa a inactivo en el siguiente ciclo de provisionamiento. Los usuarios inactivos no pueden iniciar sesión ni reservar y no cuentan para tu licencia (consulta Solución de problemas SCIM). Con la sincronización de usuarios HRIS, un empleado marcado como inactivo o dado de baja en tu HRIS se desactiva en deskbird, sus reservas futuras se cancelan y los escritorios asignados se liberan. Para la diferencia entre desactivar y eliminar un empleado en tu HRIS, consulta Integración con HRIS: Usuarios y grupos: Preguntas frecuentes.