Escritorios: Complementos profesionales

Desks Professional y superiores

Desks Professional y Desks Enterprise añaden funciones sobre la configuración básica: cierres con fecha de finalización, registro automático por geolocalización, acceso prioritario a áreas, ticketing en el lugar de trabajo y la Public API. En esta guía te explicamos para qué sirve cada una, cuándo te puede ayudar y te enlazamos al artículo con las instrucciones detalladas. Al final, encontrarás más funciones de Professional que usan menos empresas.

1. Antes de empezar
2. Cerrar espacios por un periodo determinado
3. Activar el registro automático por geolocalización
4. Dar acceso prioritario a áreas a los equipos
5. Conectar tus herramientas con la Public API
6. Configurar el ticketing en el lugar de trabajo
7. Más opciones
8. Preguntas frecuentes

1. Antes de empezar

Los pasos de esta guía parten de una configuración de oficina ya creada. Si aún no has creado tus oficinas, pisos y áreas, empieza por Desks: configuración básica. Las reglas de reserva, el aparcamiento, el trabajo flexible y los demás ajustes disponibles en todos los planes están en Desks: configuración avanzada.

• Plan: Desks Professional o Desks Enterprise. Consulta Disponibilidad de funciones.
• Función: necesitas la función de Global Admin para completar todos los pasos. Los Office Admin pueden gestionar cierres y ticketing de las oficinas que administran. Solo los Global Admin pueden generar claves API y crear roles personalizadas. Consulta Funciones del sistema y permisos.
• Check-in: el registro automático por geolocalización solo funciona en oficinas que usan un método de check-in. Consulta Ajustes de check-in y cancelación automática.
• Desarrollador: para la Public API, alguien de tu equipo que cree y mantenga la integración.

💡 Consejo: No tienes que configurar todo de una vez. Cada paso es independiente, así que elige los que resuelvan una necesidad de tu equipo hoy.

2. Cerrar espacios por un periodo determinado

Cierra un escritorio, área, piso o toda una oficina durante un periodo definido, por ejemplo durante una reforma, un festivo de empresa o un evento. A diferencia de un cierre indefinido, el espacio sigue visible para los usuarios pero no se puede reservar, y se reabre automáticamente tras la fecha de finalización. Puedes añadir varios cierres al mismo espacio.

1. Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y selecciona la oficina, piso, área o recurso.
2. Haz clic en Gestionar y luego en Añadir cierre.
3. Elige una Fecha de inicio y una Fecha de finalización. Opcionalmente, añade un Motivo: los usuarios lo verán en el espacio cerrado.
4. Haz clic en Confirmar y luego en Guardar.

Las reservas futuras en el periodo cerrado se cancelan automáticamente y los usuarios reciben un correo sobre la cancelación si tienen activadas las notificaciones por email. Las reservas del día actual se mantienen. Si cierras un piso o una oficina, también se cierran todos los espacios que contiene.

⚠️ Importante: Las salas de reuniones no forman parte de los cierres. Mantienen su interruptor Activo/Inactivo y sus reservas no se cancelan aunque se cierre el piso o la oficina a la que pertenecen.

Instrucciones completas: Cerrar espacios.

3. Activar el registro automático por geolocalización

Si tus oficinas usan check-in, los escritorios y plazas de aparcamiento se liberan cuando nadie hace check-in. El registro automático por geolocalización hace el check-in de los usuarios automáticamente cuando llegan a menos de 200 m de la oficina, así quienes se olvidan de hacer check-in mantienen su reserva. Funciona en la app móvil de deskbird para iOS y Android.

1. Asegúrate de que la oficina usa Check-in con clic y/o Códigos QR o Check-in solo con Códigos QR. El registro automático no funciona con Sin check-in.
2. Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas, selecciona la oficina y activa Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird.
3. Pide a tus usuarios que lo activen en la app, en Perfil > Registro automático, y que configuren el acceso a la ubicación de la app de deskbird en Permitir siempre. Comparte con ellos Activar el registro automático.

Instrucciones completas, incluyendo consejos para usuarios cuyo check-in no se activa: Registro automático por geolocalización.

4. Dar acceso prioritario a áreas a los equipos

El acceso prioritario permite que ciertos usuarios o grupos reserven un área antes que el resto, por ejemplo una zona de equipo que otros compañeros pueden usar si no está llena. Los usuarios sin prioridad solo pueden reservar a partir de un plazo que tú defines (entre 1 y 365 días de antelación, 1 día por defecto), y solo si quedan espacios libres.

1. Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, selecciona el piso y haz clic en el icono de lápiz junto al área.
2. Abre la sección de Acceso y selecciona Acceso prioritario.
3. Añade los usuarios o grupos que tendrán prioridad.
4. En Permitir a los usuarios sin acceso prioritario reservar con antelación, indica el número de días y guarda.

💡 Consejo: Si el plazo de reserva propio de un usuario es menor que el plazo de prioridad, se aplica su propio límite. Por ejemplo, si su plazo es de 10 días y el de prioridad es de 20, ese usuario podrá reservar con 10 días de antelación.

Instrucciones completas: Pisos y espacios: gestionar el acceso.

5. Conectar tus herramientas con la Public API

La Public API permite a tus desarrolladores conectar deskbird con las herramientas que ya usáis. Ejemplos habituales son herramientas BI como Power BI o Looker para informes de ocupación, vistas de "quién está en la oficina hoy" en tu intranet y check-ins de aparcamiento activados por escaneo de tarjetas.

1. Ve a Admin > Configuración de empresa > Claves API y haz clic en Generar clave.
2. Introduce un Nombre para la integración, selecciona API y elige un Periodo de expiración.
3. Haz clic en Generar clave. La clave aparecerá en la lista de claves API.
4. Entrega la clave a la persona que creará la integración. Los endpoints, la autenticación y ejemplos están en el deskbird Developer Hub.

💡 Consejo: Crea una clave por integración y ponle un nombre reconocible. Así podrás eliminar una clave sin afectar a las demás integraciones. No hay límite en el número de claves.

Instrucciones completas: Public API.

6. Configurar el ticketing en el lugar de trabajo

Con Ticketing, los empleados pueden reportar problemas en el lugar de trabajo como equipos rotos, necesidades de limpieza o cuestiones de seguridad desde la web o la app móvil, desde el plano o escaneando un código QR. Las personas que autorices gestionan cada ticket desde su envío hasta su resolución en un único panel. Configúralo por oficina:

1. Ve a Admin > Lugar de trabajo > Ticketing y selecciona la oficina.
2. En Usuarios autorizados, añade los compañeros que gestionarán los tickets de esa oficina, por ejemplo tu director de instalaciones. Los Global Admin y Office Admin pueden ser asignados a tickets sin este paso.
3. Crea al menos una categoría de ticket. Los empleados no podrán enviar tickets hasta que la oficina tenga una categoría activa.
4. Opcionalmente, genera códigos QR y colócalos por la oficina para que los empleados puedan reportar un problema donde lo detecten.

Instrucciones completas: Ticketing. Si tu equipo de IT trabaja con ServiceNow, conéctalo para que los tickets y sus actualizaciones se sincronicen en ambos sentidos. Consulta Ticketing: integración con ServiceNow. Para mostrar a los empleados cómo reportar un problema, comparte Cómo enviar tickets a la gestión de la oficina.

7. Más opciones

Desks Professional incluye más funciones que pocas empresas necesitan. Configúralas cuando encajen con tu lugar de trabajo:

• Roles personalizadas y permisos: da a los usuarios permisos extra, como gestionar visitas o exportar análisis, sin cambiar su función del sistema.
• Reglas de acceso por día laborable: elige los días laborables permitidos en los que un usuario o grupo puede reservar un área, por ejemplo Ingeniería los lunes, miércoles y viernes.
• Gestión de matrículas: exige matrícula en áreas de aparcamiento seleccionadas y averigua a quién pertenece un vehículo.
• Cartelería digital: muestra un plano en vivo con quién está y qué escritorios están libres en una pantalla del vestíbulo o del piso.
• Cartelería de panel de salas: muestra las salas de reuniones de una oficina y si están libres en una pantalla compartida. Para el resto de la configuración de salas de reuniones, consulta Rooms Plus: configuración.
• Políticas flexibles: crea más de una política y usa flujos de aprobación, para que los managers aprueben los programas que no cumplen la política.
• Funciones de oficina: asigna tantas funciones de oficina, como primeros auxilios, como necesites.
• inteligencia deskbird: consulta cómo se usan realmente tus oficinas en el panel de resumen, crea paneles personalizados haciendo preguntas en lenguaje natural y mide la presencia real con deskbird Dock.
• deskbird MCP server: deja que un Asistente de IA responda preguntas sobre tu espacio de trabajo en deskbird, con Claude o ChatGPT.

8. Preguntas frecuentes