Dock de deskbird

Beta temprana

deskbird Dock es una aplicación de escritorio ligera que automáticamente establece el estado del usuario conectado como "En la oficina" y lo registra en sus reservas de escritorio y estacionamiento en cuanto se conecta a una red de oficina reconocida. Cuando un usuario también conecta un monitor de oficina reconocido mientras está en esa red, Dock puede detectar el escritorio exacto e incluso crear una nueva reserva de escritorio si no existe ninguna para ese día. No se requieren registros automáticos ni creación manual de reservas: la app funciona en segundo plano de manera silenciosa. Los usuarios inician sesión una sola vez después de instalar, o pueden saltarse el inicio de sesión si IT despliega Dock mediante una solución MDM con autenticación preconfigurada.

1. ¿Qué es deskbird Dock?
2. Planes y licencias
3. Requisitos previos
4. Instalar en macOS
5. Instalar en Windows
6. Cómo funciona
7. Período de gracia y registro automático
8. Configurar la detección de oficina (Admins)
9. Configurar la detección de escritorio (Admins)
10. Modos de privacidad (Admins)
11. Despliegue masivo con Microsoft Intune (Admins)
12. Analytics de ocupación (Admins)
13. Solución de problemas
14. Comentarios y soporte
15. Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es deskbird Dock?

deskbird Dock es una app de escritorio ligera para macOS y Windows que funciona silenciosamente en segundo plano. Solo se necesita iniciar sesión manualmente en instalaciones individuales; cuando IT despliega Dock a través de una solución MDM con autenticación preconfigurada, la app se activa sin que el usuario tenga que hacer nada. En ambos casos, Dock sigue funcionando en segundo plano sin requerir más acciones.

Una vez que un usuario se conecta a una red de oficina reconocida, Dock automáticamente:

• Registra al usuario en sus reservas de escritorio y estacionamiento existentes
• Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña Horario

Cuando un usuario conecta un monitor reconocido mientras está conectado a una red de oficina reconocida, Dock automáticamente:

• Crea una nueva reserva de escritorio si no existe ninguna para ese día
• Registra al usuario en sus reservas de escritorio existentes
• Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña Horario

⚠️ Importante: La detección de monitores y las automatizaciones de reservas dependen de la detección activa de red. Si tu dispositivo está conectado a un monitor pero no a una red de oficina reconocida, los datos del monitor no se transmiten y no se realizarán registros automáticos ni reservas.

2. Planes y licencias

deskbird Dock se licencia a través del plan Dock Plus, que se factura por dispositivo activo. Este plan desbloquea el derecho de Workplace Intelligence, que permite la detección de presencia y las analytics de ocupación de Dock.

Los administradores pueden revisar su plan en Admin > Suscripción, donde deskbird Dock aparece como Dock. Hay pruebas disponibles: contacta a tu account manager de deskbird para solicitar una.

💡 Nota: el acceso basado en licencias se está implementando de forma gradual. El acceso beta existente no se ve afectado durante esta transición.

3. Requisitos previos

Antes de desplegar deskbird Dock, asegúrate de tener lo siguiente:

• Cuenta: los empleados deben tener una cuenta de deskbird usando su correo corporativo (SSO vía Google o Microsoft)
• Registro: activa el registro en Admin > Configuración de reservas
• Sistema: macOS o Windows
• Red: la red de oficina debe estar configurada en Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia
• Plano: un plano publicado, necesario para habilitar el mapeo de monitores y la detección de escritorios
• Instalador: descarga deskbird Dock desde https://dock.deskbird.com/ (disponible para macOS y Windows)

4. Instalar en macOS

Los usuarios instalan deskbird Dock en macOS de la siguiente manera:

1. Descargar e instalar: descarga el instalador de macOS desde https://dock.deskbird.com/. Ábrelo y sigue los pasos de instalación.
2. Conceder permisos: cuando se solicite, permite el acceso a la ubicación. Si no aparece ningún mensaje, ve a Configuración del sistema > Privacidad y seguridad > Servicios de localización y activa deskbird Dock.
3. Iniciar sesión: la app se abre automáticamente tras la instalación. Inicia sesión usando SSO de Google o Microsoft a través del navegador.
4. Acceder al panel: el icono de deskbird Dock aparece en la barra de menú superior derecha. Haz clic y selecciona "Abrir panel" para ver la oficina detectada y los dispositivos conectados.

💡 Consejo: si el icono de la bandeja no es visible, libera espacio en la barra de menú desde Configuración del sistema > Centro de control.

💡 Nota: en el primer uso, los usuarios en el modo de privacidad Usuario autenticado verán un breve mensaje "La detección de presencia está activada" explicando qué recopila Dock. Consulta Modos de privacidad.

5. Instalar en Windows

Los usuarios instalan deskbird Dock en Windows de la siguiente manera:

1. Descargar e instalar: descarga el instalador de Windows desde https://dock.deskbird.com/ y ejecútalo. Si aparece una advertencia de "Windows protegió tu PC", haz clic en "Más información" y luego en "Ejecutar de todas formas".
2. Iniciar sesión: la app se abre automáticamente tras la instalación. Inicia sesión usando SSO de Google o Microsoft a través del navegador.
3. Acceder al panel: el icono de deskbird Dock aparece en la bandeja del sistema inferior derecha (haz clic en la flecha ^ si está oculto). Haz clic y selecciona "Abrir panel".

💡 Consejo: para despliegues grandes, los equipos IT pueden instalar deskbird Dock de forma silenciosa y masiva usando Microsoft Intune, con la autenticación preconfigurada para que los usuarios nunca vean la pantalla de inicio de sesión. Consulta Despliegue masivo con Microsoft Intune.

💡 Nota: en el primer uso, los usuarios en el modo de privacidad Usuario autenticado verán un breve mensaje "La detección de presencia está activada" explicando qué recopila Dock. Consulta Modos de privacidad.

6. Cómo funciona

Una vez instalada y activada —ya sea mediante inicio de sesión manual o despliegue gestionado— deskbird Dock funciona silenciosamente en segundo plano. Cuando el dispositivo de un usuario se conecta a una red de oficina reconocida, la app:

1. Detecta la oficina automáticamente según la red
2. Registra al usuario en cualquier reserva de escritorio y estacionamiento existente para ese día
3. Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña Horario

Cuando el dispositivo de un usuario se conecta a un monitor reconocido mientras está en la red de oficina, la app:

1. Transmite los datos del monitor para detectar la oficina y escritorio específicos
2. Registra al usuario en cualquier reserva de escritorio existente para ese día
3. Crea una nueva reserva de escritorio para ese día si no existe ninguna
4. Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña Horario
5. Si la reserva era para otro escritorio, se cambia automáticamente para coincidir con el escritorio donde está mapeado el monitor

💡 Nota: Conectar solo un monitor sin una conexión de red de oficina establecida no activará la detección de escritorio ni las automatizaciones de reservas.

💡 Nota: las automatizaciones de reservas requieren el modo de privacidad Usuario autenticado con Activar automatización de reservas encendido. La detección de presencia y las analytics de ocupación funcionan de cualquier manera. Consulta Modos de privacidad.

El panel de Dock muestra el estado actual de la red y los monitores conectados.

💡 Consejo: si un cambio realizado por Dock no se ve reflejado de inmediato en la app web de deskbird, sincronízalo así:

• Para reservas existentes: actualiza el navegador para sincronizar el estado actualizado en la app web de deskbird.
• Para nuevas reservas: si Dock ya está en funcionamiento, cierra sesión y vuelve a entrar, luego actualiza la app web para sincronizar los últimos cambios.

7. Período de gracia y registro automático

El registro automático de deskbird Dock funciona junto con el período de gracia de registro de tu oficina. La fecha límite de registro es la hora de inicio de la reserva más el período de gracia. Si un usuario no ha sido registrado para ese momento, la reserva de escritorio se libera automáticamente.

Como Dock registra a los usuarios en el momento en que se detecta su presencia, llegar dentro del período de gracia mantiene la reserva. Si llegas después, la reserva original ya se habrá cancelado y no se puede recuperar.

El siguiente ejemplo asume un escritorio reservado desde las 09:00, con el período de gracia de la oficina aplicado:

8. Configurar la detección de oficina (Admins)

La detección de oficina normalmente la configura el equipo de IT. Para vincular una red a una oficina:

1. Ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de oficina
2. Haz clic en "Agregar red"
3. Introduce los detalles de la oficina y la red (Wi-Fi SSID/BSSID, Gateway predeterminado, Subredes o IP pública) para vincularlos a la oficina

Una vez que se agrega una red, cualquier usuario que se conecte desde esa red será detectado y registrado automáticamente.

💡 Cómo funciona la detección de red: la detección combina dos niveles de lógica:

• Entre reglas (O): puedes agregar varias reglas de red a la misma oficina. Conectarse a cualquiera de ellas activa la detección y las automatizaciones relacionadas.
• Dentro de una regla (Y): todas las condiciones activadas dentro de una misma regla deben cumplirse al mismo tiempo.

Esto significa que diferentes escenarios de conexión —por ejemplo, Wi-Fi y Ethernet— se cubren mejor agregando una regla separada para cada uno, en lugar de combinar todas las condiciones en una sola regla.

Soporte para Ethernet y Wi-Fi: deskbird Dock es compatible tanto con conexiones Ethernet como Wi-Fi. Las condiciones disponibles dependen del tipo de conexión:

⚠️ Nota: como SSID y BSSID no se reportan por Ethernet, una regla que contenga alguno de ellos solo se aplicará por Wi-Fi. Para oficinas donde los usuarios se conectan por Ethernet, agrega una regla basada en Gateway predeterminado (MAC), Subredes (CIDR) o IP pública. Para encontrar el valor del gateway, abre el panel de deskbird Dock mientras estés en la red de oficina, revisa la conexión Ethernet y copia el campo "Gateway - MAC".

⚠️ Evita reglas de red idénticas entre oficinas: cada oficina debe tener al menos un valor de red único. Si dos oficinas están configuradas con el mismo SSID de Wi-Fi y la misma subred, el sistema no puede saber en qué oficina está el usuario, así que se omite la detección de presencia — y sin un registro, la reserva se libera después del periodo de gracia. Asegúrate de que al menos un valor (por ejemplo, el rango de subred) sea diferente entre oficinas.

9. Configuración de la detección de Desks (Admins)

La detección de Desks vincula un monitor específico a un Desk específico, así los usuarios se registran exactamente en el Desk donde se conectan. Se requiere un plano de planta publicado. Para vincular un monitor a un Desk:

1. Ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de Desks
2. Haz clic en el ícono de engranaje de la oficina deseada
3. Asignación manual: haz clic en Asignación manual, conecta un monitor a tu dispositivo para que aparezca en el sistema, selecciona el Desk correcto en tu plano de planta y luego haz clic en Asignar para vincular el monitor.
4. Asignación automática: activa el interruptor de Asignación automática y establece el número de detecciones necesarias para confirmar una coincidencia. Puedes seguir el progreso en las pestañas Asignados y No asignados. Si surge un conflicto (un monitor detectado en 2 o más Desks), se te pedirá resolverlo manualmente desde esta página.

Una vez que un monitor está asignado, cualquier usuario que se conecte desde ese monitor será detectado automáticamente en ese Desk específico y registrado.

💡 Nota: la asignación automática requiere que la red de la oficina esté configurada. Para activarla, ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de oficina y añade tus redes de oficina.

💡 Consejo: la cobertura de asignación de monitores también determina la precisión de los paneles de ocupación de pisos y Desks. Los Desks sin monitor asignado siempre cuentan como no usados. Consulta Analytics de ocupación (deskbird Dock analytics).

Exportar la asignación de monitor a Desk

Los datos de asignación no tienen que quedarse dentro de deskbird. Una vez que los monitores están asignados, la lista completa puede salir del área de Admin y pasar a un sistema de gestión de activos de TI (ITAM) o CMDB — así los registros de hardware muestran qué monitor está en qué Desk, sin tener que recorrer la oficina para comprobarlo manualmente.

Exportar CSV: para descargar la asignación de una oficina:

1. Ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de Desks
2. Haz clic en el ícono de engranaje de la oficina deseada
3. Haz clic en Exportar CSV, junto a Asignación manual

Cada exportación contiene:

💡 Nota: la exportación se realiza por oficina, así que repite los pasos anteriores para cada oficina que necesites. Solo se incluyen los monitores asignados — los Desks sin monitor asignado no aparecen en el archivo.

Acceso por API: los mismos datos de monitores asignados están disponibles a través de la API de deskbird. Úsala para importar la asignación a un sistema ITAM o CMDB de forma programada, en vez de descargar e importar archivos CSV manualmente.

10. Modos de privacidad (Admins)

deskbird Dock ofrece controles de privacidad flexibles, para que puedas decidir exactamente cuánta información personal recopila Dock — desde seguimiento completo a nivel de usuario hasta anonimato total. Esto es especialmente útil para organizaciones con requisitos estrictos de privacidad de datos o un comité de empresa activo. El modo que elijas controla qué Analytics y automatizaciones están disponibles, y cuán identificables son los datos.

Los ajustes de presencia están en una sección dedicada de Workplace Intelligence en Admin, dividida en dos páginas:

• Detección de presencia: la configuración estándar de red y detección de Desks.
• Privacidad: elige el modo de privacidad y sus ajustes.

Para configurar, ve a Admin > Workplace Intelligence > Privacidad, selecciona un modo y haz clic en Guardar. Restablecer descarta los cambios no guardados y restaura la última configuración guardada.

Modos disponibles

Qué permite cada modo

Ajustes del modo autenticado

En el modo Usuario autenticado, un interruptor adicional Activar automatización de reservas controla si Dock activa el registro automático y la reserva automática cuando se detecta un recurso. Está activado por defecto.

• Activado: Dock registra a los usuarios en reservas existentes, crea reservas de Desk en monitores asignados y cambia Desks si es necesario.
• Desactivado: la presencia sigue detectándose y los Analytics a nivel de usuario siguen funcionando, pero Dock no realiza cambios en las reservas. Los usuarios deben registrarse y reservar manualmente en la app web o móvil de deskbird.

💡 Nota: si el registro automático o la reserva automática de Desk no se están realizando aunque se detecte presencia, revisa primero este interruptor.

Qué ven los empleados

En el modo Usuario autenticado, Dock muestra un mensaje inicial a los empleados la primera vez que se activa la app: "La detección de presencia está activada — deskbird detecta cuando estás en la oficina para registrarte automáticamente. Solo recopilamos las señales necesarias para esto — nunca datos de navegación ni tu ubicación cuando no estás aquí." Los empleados confirman con Entendido, o abren Más información para ver detalles. Los admins pueden previsualizar este mensaje en Admin > Workplace Intelligence > Privacidad.

Impacto en Workforce analytics en modo anónimo

Cambiar a Anónimo modifica cómo aparecen los datos de presencia en Workforce analytics:

• "Distribución en detalle" muestra nombres seudonimizados en vez de personas reales.
• Un panel predeterminado dedicado a Visitas de dispositivos únicos reemplaza el panel por usuario.
• Los informes de cumplimiento de políticas siguen funcionando con los datos seudonimizados.

Cambiar de modo

💡 Nota: si dependes de las automatizaciones de reservas de Dock (registro automático, cambio de Desk, creación automática de reservas de Desk), mantén el modo Usuario autenticado.

⚠️ Cambiar de modo: cambiar el modo de privacidad afecta los datos ya recopilados:

• Usuario autenticado → Anónimo anonimiza todos los eventos pasados. Se conserva la información de ocupación, pero la información a nivel de usuario se elimina permanentemente.
• Anónimo → Usuario autenticado no recupera los datos anteriores.

deskbird muestra una advertencia de confirmación antes de aplicar el cambio — revísala con atención antes de confirmar.

11. Despliegue a gran escala con Microsoft Intune (Admins)

Para implementaciones grandes, los equipos de TI pueden desplegar deskbird Dock de forma centralizada en dispositivos Windows unidos a Entra y gestionados por Intune. En instalaciones gestionadas, la app se activa en silencio con autenticación preconfigurada — sin inicio de sesión en el navegador ni contraseñas para los usuarios finales. Para instrucciones paso a paso, consulta la guía de despliegue de deskbird Dock con Intune para Windows.

Elige el modo de activación que se ajuste a tu política de privacidad (configurada en Admin de deskbird):

• Modo empresa (anónimo): se activa solo para tu organización de Microsoft, como un dispositivo anónimo sin identidad de usuario. Mide la ocupación de la oficina sin identificar personas. Requiere registrar tu ID de inquilino de Entra con deskbird primero.
• Modo usuario: se activa como el empleado que ha iniciado sesión, quien ya debe tener una cuenta de deskbird. La presencia se vincula a esa persona, desbloqueando funciones personalizadas como el registro automático y las automatizaciones de reservas si están activadas.
• Modo manual: disponible para fases piloto rápidas o pruebas en dispositivos no gestionados.

💡 Nota: el despliegue silencioso basado en Intune está disponible para dispositivos Windows.

12. Analytics de ocupación (Admins)

Cada señal de presencia que Dock registra también alimenta los paneles de analytics de ocupación en Intelligence > Dock analytics. Estos muestran cómo se usan realmente las oficinas, pisos y Desks — basándose en la presencia detectada y no en las reservas — y están disponibles para Admins y Office Admins.

Los paneles funcionan sin importar el modo de privacidad seleccionado, ya que solo muestran cifras agregadas. Los empleados individuales no se identifican ahí.

Para ver el desglose completo de cada KPI y gráfico, cómo se calcula cada número y qué revisar si las cifras parecen incorrectas, consulta Analytics de ocupación (deskbird Dock analytics).

13. Resolución de problemas

Si algo no funciona como esperabas, revisa la siguiente tabla para ver problemas comunes y soluciones rápidas:

14. Comentarios y soporte

Como tester beta temprano, tus comentarios son esenciales para dar forma al producto final. Para reportar errores o pedir soporte, contacta al equipo de deskbird en dock@deskbird.com.

⚠️ Nota: esta versión es para pruebas en una etapa temprana y puede tener detalles sin pulir. No refleja necesariamente el producto final. ¡Gracias por ayudarnos a crear una mejor experiencia de trabajo!

15. Preguntas frecuentes