Cómo Escritorio dockbird detecta la presencia y ejecuta automatizaciones de reservas

Una vez que deskbird Dock está instalado y tus redes de oficina y monitores están configurados, todo lo demás sucede sin intervención del usuario. Este artículo explica exactamente qué hace Dock cuando un dispositivo se conecta, cuándo empieza y termina una reserva creada por Dock, qué cambia al intercambiar de escritorio y cómo el registro automático interactúa con el periodo de gracia de check-in de tu oficina, para que puedas prever el resultado en vez de adivinarlo.

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1. Qué ocurre cuando un dispositivo se conecta
2. Cuándo empieza y termina una reserva creada por Dock
3. Cambios de escritorio
4. Sincronización y tiempos
5. Periodo de gracia y registro automático

1. Qué ocurre cuando un dispositivo se conecta

Una vez instalado y activado — ya sea mediante inicio de sesión manual o a través de un despliegue gestionado — deskbird Dock funciona en segundo plano de forma silenciosa. Cuando el dispositivo de un usuario se conecta a una red de oficina reconocida, la app:

1. Detecta la oficina automáticamente según la red
2. Registra al usuario en cualquier reserva de escritorio y plaza de aparcamiento existente para ese día
3. Establece el estado del usuario para ese día como "Oficina", o como "otra oficina" si la oficina detectada no es su oficina principal

Cuando el dispositivo de un usuario se conecta a un monitor reconocido estando en la red de oficina, la app además:

1. Transmite los datos del monitor para detectar el escritorio específico dentro de la oficina ya detectada
2. Crea una reserva de escritorio para ese día si no existe ninguna
3. Cambia la reserva existente al escritorio donde está asignado el monitor, si la reserva era para otro escritorio

La oficina siempre se determina por la red, nunca por el monitor. Fuera de la red, los identificadores de los monitores nunca salen del dispositivo.

💡 Nota: las automatizaciones de reservas requieren el modo de privacidad Usuario autenticado, y los admins pueden activarlas o desactivarlas todas con un solo interruptor en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas > Reservas automatizadas. La detección ofimática, la detección de recursos y el análisis de ocupación siguen funcionando en cualquier modo y aunque las automatizaciones estén desactivadas. Consulta Modos de privacidad y gestión de datos.

El panel de Dock muestra el estado actual de la red y los monitores conectados. La bandeja muestra Registrado una vez que Dock ha hecho el check-in de la reserva, y Escritorio detectado mientras ha encontrado una reserva pero aún no ha hecho el check-in. La bandeja y el panel siempre muestran el mismo estado.

2. Cuándo empieza y termina una reserva creada por Dock

Para cualquier reserva de escritorio que cree deskbird Dock:

• Hora de inicio: el momento en que se conecta el monitor
• Hora de fin: el final del horario personal de reservas del usuario. Si no está configurado, el final del horario de apertura de la oficina

⚠️ Importante: las reservas de escritorio creadas por Dock deben estar dentro del horario de apertura de la oficina. Si un usuario conecta un monitor antes de que la oficina abra, Dock igualmente detecta la oficina y lo registra en cualquier reserva existente, pero no puede crear una nueva reserva de escritorio hasta la hora de apertura.

Dock tampoco crea ni cambia reservas de escritorio después de que haya pasado la hora de cierre de la oficina ese día. La presencia en la oficina sigue detectándose.

3. Cambios de escritorio

Cuando un usuario con una reserva existente conecta su dispositivo a un monitor asignado a otro escritorio, Dock mueve la reserva para que coincida con el lugar donde realmente está sentado.

⚠️ Importante: cuando Dock cambia de escritorio, la reserva existente para ese día se cancela — o se libera antes de tiempo si ya ha comenzado — y se crea una nueva reserva para el escritorio donde está asignado el monitor. Esto ocurre incluso si el usuario ya ha hecho el check-in, y reemplaza reservas de medio día o parciales por una que va desde ese momento hasta el final del horario de reservas del usuario. Los cambios solo afectan a escritorios en la oficina que Dock ha detectado, y nunca se aplican a plazas de aparcamiento.

4. Sincronización y tiempos

Después de que un dispositivo salga del modo suspensión, Dock vuelve a detectar la oficina en cuestión de minutos.

Dock actualiza su copia de las reglas de red de tu oficina cada hora y envía un latido de presencia cada 15 minutos, así que un cambio en una regla de red puede tardar hasta una hora en llegar a un dispositivo que ya está en funcionamiento. Actividad > Sincronizar ahora lo aplica al instante.

Las automatizaciones nunca se ejecutan de forma retroactiva. Después de que un admin asigne un monitor a un escritorio, no ocurre nada para las detecciones que ya se hayan producido: el usuario debe provocar una nueva detección.

💡 Consejo: si un cambio realizado por Dock no se ve reflejado de inmediato en la app web de deskbird, abre deskbird Dock > Actividad > Sincronizar ahora. Dock vuelve a comprobar la red y los monitores conectados y ejecuta de nuevo las automatizaciones. Luego actualiza la app web de deskbird. Desconectar y volver a conectar el monitor tiene el mismo efecto para las automatizaciones basadas en monitor.

5. Periodo de gracia y registro automático

El registro automático de deskbird Dock funciona junto con el periodo de gracia de check-in de tu oficina. La fecha límite de check-in es la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia (15 minutos por defecto). Si un usuario no ha sido registrado antes de esa hora, la reserva de escritorio se libera automáticamente.

Dos ajustes pueden modificar esa fecha límite:

• Si tu oficina establece una hora antes de la cual nunca se cancelan reservas automáticamente, esa hora prevalece. Una reserva a las 08:00 con un periodo de gracia de 15 minutos no se cancela a las 08:15 si ese ajuste está en 09:00.
• Una reserva creada después de su propia hora de inicio recibe el periodo de gracia completo contado desde el momento en que se creó.

Como Dock registra a los usuarios en el momento en que detecta su presencia, llegar dentro del periodo de gracia mantiene la reserva. Si llegas después, la reserva original ya se ha liberado y no se puede recuperar.

El siguiente ejemplo asume un escritorio reservado desde las 09:00, con el periodo de gracia de la oficina aplicado:

💡 Nota: el registro automático también tiene una hora más temprana posible. Dock puede registrar a los usuarios desde la hora de inicio de la reserva menos el tiempo máximo de antelación de reserva de la oficina. Si no se establece un tiempo máximo de antelación, el registro automático funciona desde el inicio del día de la reserva, por eso llegar a las 08:30 para una reserva a las 09:00 funciona. Si la oficina establece un tiempo máximo de antelación más corto que la llegada anticipada, se omite el check-in.

💡 Nota: solo la detección por monitor crea una reserva. La detección por red por sí sola marca a los usuarios como presentes pero no reserva un escritorio, así que un usuario sin un monitor reconocido debe hacer la reserva por su cuenta. Dock entonces lo registra automáticamente.

⚠️ Importante: esta tabla solo se aplica cuando el check-in está habilitado para la oficina y para el tipo de recurso. Si el check-in está desactivado, las reservas nunca se cancelan automáticamente y Dock no registra a nadie, pero sí establece el estado de oficina.