Cómo deskbird Dock detecta la presencia y ejecuta automatizaciones de reservas

Beta temprana

Una vez que deskbird Dock está instalado y tus redes de oficina y monitores están configurados, todo lo demás sucede sin que el usuario tenga que hacer nada. En este artículo te explicamos exactamente qué hace Dock cuando un dispositivo se conecta, cuándo empieza y termina una reserva creada por Dock, qué cambia cuando se hace un cambio de desk y cómo el registro automático interactúa con el periodo de gracia de registro de tu oficina, para que puedas prever el resultado en vez de adivinarlo.

1. Qué pasa cuando un dispositivo se conecta
2. Cuándo empieza y termina una reserva creada por Dock
3. Cambios de desk
4. Sincronización y tiempos
5. Periodo de gracia y registro automático

1. Qué pasa cuando un dispositivo se conecta

Una vez instalado y activado — ya sea con inicio de sesión manual o mediante una implementación gestionada — deskbird Dock funciona en segundo plano sin que lo notes. Cuando el dispositivo de un usuario se conecta a una red de oficina reconocida, la app:

1. Detecta la oficina automáticamente según la red
2. Registra al usuario en cualquier reserva de desk o parking que tenga para ese día
3. Establece el estado del usuario para ese día como "Oficina", o "otra oficina" si la oficina detectada no es su oficina principal

Cuando el dispositivo de un usuario se conecta a un monitor reconocido estando en la red de la oficina, la app además:

1. Envía los datos del monitor para detectar el desk específico dentro de la oficina ya detectada
2. Crea una reserva de desk para ese día si no existe ninguna
3. Cambia la reserva existente al desk donde está asignado el monitor, si la reserva era para otro desk

La oficina siempre se determina por la red, nunca por el monitor. Fuera de la red, los identificadores de los monitores nunca salen del dispositivo.

💡 Nota: las automatizaciones de reservas requieren el modo de privacidad Usuario autenticado. La detección de presencia y Analytics de ocupación siguen funcionando en cualquier modo. Consulta Modos de privacidad y gestión de datos.

El panel de Dock muestra el estado actual de la red y los monitores conectados.

2. Cuándo empieza y termina una reserva creada por Dock

Para cualquier reserva de desk que cree deskbird Dock:

• Hora de inicio: el momento en que se conecta el monitor
• Hora de fin: el final del horario personal de reservas del usuario. Si no está configurado, el final del horario de apertura de la oficina

⚠️ Importante: las reservas de desk creadas por Dock deben estar dentro del horario de apertura de la oficina. Si un usuario conecta un monitor antes de que abra la oficina, Dock igual detecta la oficina y lo registra en cualquier reserva existente, pero no puede crear una nueva reserva de desk hasta la hora de apertura.

Dock tampoco crea ni cambia reservas de desk después de que haya pasado la hora de cierre de la oficina ese día. La presencia en la oficina sigue detectándose.

3. Cambios de desk

Cuando un usuario con una reserva existente conecta su dispositivo a un monitor asignado a otro desk, Dock mueve la reserva para que coincida con el lugar donde realmente está sentado.

⚠️ Importante: cuando Dock cambia un desk, la reserva existente para ese día se cancela — o se libera antes si ya había empezado — y se crea una nueva reserva para el desk donde está asignado el monitor. Esto ocurre incluso si el usuario ya se había registrado, y reemplaza reservas de medio día o parciales por una que va desde ese momento hasta el final del horario de reserva del usuario. Los cambios solo aplican a desks en la oficina que Dock ha detectado, y nunca afectan a parking.

4. Sincronización y tiempos

Dock actualiza su copia de las reglas de red de tu oficina cada hora y envía una señal de presencia cada 15 minutos, así que un cambio en una regla de red puede tardar hasta una hora en llegar a un dispositivo que ya está funcionando. Actividad > Sincronizar ahora lo aplica al instante.

Las automatizaciones nunca se aplican de forma retroactiva. Después de que un admin asigne un monitor a un desk, no pasa nada con las detecciones que ya ocurrieron — el usuario tiene que hacer una nueva detección.

💡 Consejo: si un cambio hecho por Dock no se ve de inmediato en la app web de deskbird, abre deskbird Dock > Actividad > Sincronizar ahora. Dock vuelve a comprobar la red y los monitores conectados y ejecuta de nuevo las automatizaciones. Luego actualiza la app web de deskbird. Desconectar y volver a conectar el monitor tiene el mismo efecto para las automatizaciones basadas en monitor.

5. Periodo de gracia y registro automático

El registro automático de deskbird Dock funciona junto con el periodo de gracia de registro de tu oficina. El plazo límite para registrarse es la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia (15 minutos por defecto). Si un usuario no se ha registrado antes de ese plazo, la reserva de desk se libera automáticamente.

Dos ajustes pueden modificar ese plazo:

• Si tu oficina establece una hora antes de la cual nunca se cancelan reservas automáticamente, esa hora manda. Una reserva a las 08:00 con 15 minutos de gracia no se cancela a las 08:15 si ese ajuste es a las 09:00.
• Una reserva creada después de su propia hora de inicio recibe el periodo de gracia completo contado desde el momento en que se creó.

Como Dock registra a los usuarios en el momento en que detecta su presencia, llegar dentro del periodo de gracia mantiene la reserva. Si llegas después, la reserva original ya se liberó y no se puede recuperar.

El ejemplo de abajo asume un desk reservado desde las 09:00, con el periodo de gracia de la oficina aplicado:

💡 Nota: el registro automático también tiene una hora más temprana posible. Dock puede registrar a los usuarios desde la hora de inicio de la reserva menos el tiempo máximo de antelación para reservar que tenga la oficina. Si no hay tiempo máximo de antelación, el registro automático funciona desde el inicio del día de la reserva — por eso llegar a las 08:30 para una reserva a las 09:00 funciona. Si la oficina pone un tiempo máximo de antelación más corto que la llegada temprana, se omite el registro.

💡 Nota: solo la detección por monitor crea una reserva. La detección por red solo marca a los usuarios como presentes pero no reserva un desk, así que un usuario sin monitor reconocido tiene que hacer la reserva por su cuenta. Dock luego lo registra automáticamente.

⚠️ Importante: esta tabla solo aplica cuando el registro está activado para la oficina y para el tipo de recurso. Si el registro está desactivado, las reservas nunca se cancelan automáticamente y Dock no registra a nadie, pero sí establece el estado de oficina.