Esta guía te acompaña en la primera configuración de deskbird para la reserva de escritorios, en el orden en que los pasos dependen unos de otros: primero las oficinas, luego los pisos y espacios, los planos de planta, los usuarios y grupos, las reglas de acceso y las salas de reuniones. Cada paso explica qué configurar y por qué, y enlaza al artículo con las instrucciones detalladas. Cuando termines, tu equipo podrá encontrar y reservar escritorios y salas de reuniones en tus oficinas.
- Antes de empezar
- Crea tus oficinas
- Agrega pisos y espacios
- Sube tus planos de planta
- Agrega usuarios y crea grupos
- Restringe el acceso a oficinas y áreas
- Configura salas de reuniones
- Publica tu configuración y ponla en marcha
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
Los pasos de esta guía están disponibles en todos los planes de Escritorios (Desks Free, Desks Business, Desks Professional y Desks Enterprise). Cuando un artículo enlazado describe una opción que requiere un plan superior, se indica allí. Para ver un resumen, consulta Disponibilidad de funciones.
- Función: necesitas la función de Global Admin para completar todos los pasos. Los Office Admins pueden cambiar la configuración de las oficinas que gestionan. Consulta Funciones del sistema y permisos.
- Detalles de la oficina: el nombre y la dirección de cada oficina, y su horario de apertura.
- Imágenes del plano de planta: una imagen por piso, idealmente en .svg (.pdf, .jpg, .jpeg y .png también funcionan, hasta 15 MB).
- Estructura del equipo: los departamentos o equipos que quieras como grupos, por ejemplo para reservar un área para un equipo.
- Salas de reuniones: si tus salas deben sincronizarse con los calendarios de Google Workspace o Microsoft 365, o solo existir en deskbird.
💡 Consejo: Guarda las nuevas oficinas como borrador mientras las configuras. Las oficinas, pisos y áreas en borrador permanecen ocultos para los usuarios hasta que los publiques, así puedes construir toda la configuración primero y ponerla en marcha de una sola vez (consulta Publica tu configuración y ponla en marcha).
2. Crea tus oficinas
Las oficinas son el punto de partida: los pisos, espacios, reglas de acceso y reservas pertenecen a una oficina, así que crea todas las oficinas antes de continuar.
- Ve a Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina y haz clic en Agregar oficina.
- Introduce el nombre y la dirección de la oficina, y guárdala como borrador.
- Selecciona la oficina en Configuración de oficina y configura su horario de apertura. El horario de apertura define qué cubre una reserva de día completo y limita cuándo se pueden reservar los escritorios.
Repite estos pasos para cada oficina. Instrucciones completas: Configuración de oficina: crear y gestionar una oficina.
3. Agrega pisos y espacios
Los pisos y áreas describen la distribución de cada oficina. Los usuarios reservan los escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos dentro de estas áreas.
- Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y agrega los pisos de la oficina.
- Agrega áreas a cada piso y elige el tipo de área, por ejemplo área de escritorio, sala de reuniones o area de estacionamiento. Ponle un nombre a cada área y una capacidad.
- Crea los escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos dentro de cada área.
Instrucciones completas: Pisos y espacios y Escritorios, Plazas de aparcamiento y otros recursos. Si tu oficina tiene aparcamiento, consulta Configurar aparcamiento.
4. Sube tus planos de planta
Un plano de planta muestra a los usuarios dónde está cada escritorio y sala, para que puedan elegir un lugar cerca de su equipo y encontrarlo el día que vayan. Sube un plano de planta por piso y coloca las áreas y recursos que creaste en el paso anterior.
- En Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, abre el piso y agrega un plano de planta.
- Sube la imagen del plano de planta.
- Dibuja cada área en el plano, coloca sus escritorios y otros recursos, y guarda con frecuencia.
- Publica el plano de planta.
Instrucciones completas: Planos de planta, incluyendo colocar áreas y recursos y publicar.
5. Agrega usuarios y crea grupos
Los grupos te permiten gestionar el acceso y la planificación de equipos completos en vez de usuarios individuales. Agrega primero a tus usuarios y luego asígnalos a grupos.
Agregar usuarios
- Invita personas en Admin > Gestión de usuarios: Usuarios con Invitar usuarios, o súbelos con un archivo CSV.
- Por defecto, las personas con el dominio de correo electrónico de tu empresa también pueden registrarse por su cuenta y se añaden automáticamente a tu cuenta.
- Para mantener usuarios y grupos sincronizados con tu proveedor de identidad o sistema de RRHH, consulta las opciones en Gestión de usuarios y grupos.
Crear grupos
- Ve a Admin > Gestión de usuarios: Grupos, agrega un grupo para cada equipo o departamento, añade sus miembros y, si lo necesitas, un Gerente de grupo que pueda planificar y reservar para el grupo.
- Los subgrupos no heredan el acceso de su grupo principal. Si restringes el acceso por grupo en el siguiente paso, agrega cada grupo por separado.
Instrucciones completas: Usuarios y Grupos.
6. Restringe el acceso a oficinas y áreas
Por defecto, todos pueden reservar todo. Usa reglas de acceso cuando solo ciertos equipos deban usar una oficina o un área, por ejemplo una zona de equipo o un piso restringido. Puedes restringir el acceso en dos niveles:
- Oficina: en Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina, elige Compartido (todos pueden reservar esta oficina) o Restringido (solo grupos seleccionados). Consulta Configuración de oficina: gestionar acceso.
- Área: en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, edita el área y elige Acceso abierto (todos los usuarios con acceso a la oficina) o Acceso restringido (solo usuarios o grupos seleccionados). También puedes ocultar un área restringida a los usuarios sin acceso. Consulta Pisos y espacios: gestionar acceso.
⚠️ Importante: Antes de restringir una oficina, agrega a cada usuario que tenga un escritorio o plaza de aparcamiento asignado allí a uno de los grupos permitidos. Si no, se eliminarán sus asignaciones porque ya no tendrán acceso.
7. Configura salas de reuniones
Las salas de reuniones se pueden reservar en deskbird de dos formas. Decide por sala antes de crearla:
- Sincronizadas con tu calendario: las reservas se mantienen sincronizadas con los calendarios de salas en Google Workspace o Microsoft 365, así que una sala reservada en Outlook o Google Calendar también queda bloqueada en deskbird y viceversa. Configúralo en Admin > Empresa: Integraciones. Consulta Sincronización del calendario con Google o Microsoft para el estado del programa y salas de reuniones.
- Creadas solo en deskbird: agrega la sala como sala de reuniones en su piso en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, luego configura su capacidad y acceso.
⚠️ Importante: Una sala de reuniones creada en deskbird no se puede convertir en una sala sincronizada más adelante. Para sincronizarla después, tendrás que crear la sala de nuevo como sala sincronizada.
Para ayudar a los usuarios a encontrar la sala adecuada, agrega equipo como pantalla o pizarra en Admin > Salas de reuniones: Configuración general. Instrucciones completas, incluyendo check-in, homologaciones y catering, en Salas de reuniones.
8. Publica tu configuración y ponla en marcha
Cuando la configuración esté lista, hazla visible para tus usuarios:
- Publica cada oficina en Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina.
- Publica los pisos y áreas que guardaste como borrador en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios. Publicar un área no se puede deshacer.
- Comprueba que cada plano de planta esté publicado.
- Reserva tú mismo un escritorio y una sala de reuniones para comprobar que todo esté correcto.
- Informa a tu equipo de que ya pueden empezar a reservar y comparte con ellos la Guía rápida de inicio para usuarios.
💡 Consejo: Los Global Admins, Office Admins y Managers pueden reservar cualquier área, sin importar las reglas de acceso. Para comprobar un área restringida, pide a un compañero sin rol de admin que intente reservarla.
9. Preguntas frecuentes
Te lo recomendamos, porque cada paso se basa en el anterior. Los pisos y espacios pertenecen a una oficina, los escritorios solo se pueden colocar en un plano de planta dentro de un área, y las reglas de acceso necesitan los grupos que quieras permitir. Las salas de reuniones se pueden configurar en cualquier momento después de crear la oficina.
No si la guardas como borrador. Las oficinas en borrador están ocultas para los usuarios hasta que las publiques, los nuevos pisos se agregan como borrador y también puedes guardar nuevas áreas como borrador. Publica todo cuando la configuración esté completa.
No. Mientras un área esté publicada y no esté cerrada, los usuarios pueden reservar sus escritorios, incluso si el área no está colocada en un plano de planta. Un plano de planta facilita mucho que los usuarios encuentren el lugar correcto, así que recomendamos agregar uno antes de ponerlo en marcha.
Crea cada edificio como su propia oficina. Si la gente debe compartir aparcamiento entre los edificios y ver a los compañeros del edificio de al lado, las oficinas se pueden agrupar en un sitio de oficina. Office sites está en beta y disponible bajo solicitud. Consulta Oficinas.
Si tu equipo reserva salas en Outlook o Google Calendar actualmente, sincronízalas, así las reservas se mantienen consistentes en ambos sitios. Las salas creadas solo en deskbird son adecuadas para oficinas sin calendarios de salas. Decide antes de crear una sala: una sala creada en deskbird no se puede convertir en una sala sincronizada después. Consulta Sincronización del calendario con Google o Microsoft para el estado del programa y salas de reuniones.
- Comprueba si la oficina está restringida en Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina. Si lo está, el usuario solo puede tenerla como oficina principal si tiene acceso a ella.
- Revisa los grupos del usuario en Admin > Gestión de usuarios: Grupos y añade al usuario a un grupo que tenga acceso a la oficina.
- Si el acceso se concedió solo al grupo principal, añade también el grupo propio del usuario: los subgrupos no heredan el acceso.
Sí. Los Global Admins pueden abrir la Guía de configuración dentro de la app en cualquier momento desde su foto de perfil o iniciales > Guía de configuración. Enumera los pasos de configuración que aplican a la suscripción de tu empresa, con enlaces a los ajustes correspondientes. Los pasos no se marcan como completados automáticamente, así que márcalos tú mismo a medida que avances.
Una vez que la gente empieza a reservar, la mayoría de los equipos revisan cómo funcionan las reservas en el día a día:
- Configuración de reservas: hasta cuántos días antes se puede reservar, por función.
- Configuración de check-in y cancelación automática: liberar escritorios que se reservaron pero no se usaron.
- Configurar aparcamiento: áreas y plazas de aparcamiento.