Gestionar recursos como desks, plazas de aparcamiento y otros espacios de trabajo es clave para crear una oficina flexible y organizada. Esta guía explica cómo crear, personalizar y gestionar esos recursos en deskbird, haciendo que tu espacio de trabajo sea más inteligente y adaptado a las necesidades de tu equipo.
- Crear desks, plazas de aparcamiento y otros recursos
- Crear y personalizar recursos en lote
- Añadir y gestionar equipamiento
- Espacios asignados
- Espacios favoritos
- Registro en desks y plazas de aparcamiento
- Configuración de reservas para recursos
1. Crear desks, plazas de aparcamiento y otros recursos
Antes de poder añadir cualquier desk u otro recurso, primero debes crear tus Pisos y espacios.
Una vez hecho esto, selecciona el piso deseado a través de Admin > Workplace > Pisos y espacios, luego haz clic en el icono del lápiz junto al área donde quieras añadir o editar recursos.
En la página de detalles del área, puedes:
- Editar el nombre y la descripción del área
- Restringir el acceso (por ejemplo, a departamentos específicos)
- Renombrar desks/recursos individuales
- Reordenar desks usando arrastrar y soltar
- Definir cierres mediante el botón Gestionar
- Asignar recursos a usuarios específicos
- Descargar códigos QR individuales o del área
- Eliminar desks o el área completa
Usa el botón +Añadir desks / +Añadir plazas / +Añadir recursos para crear nuevos recursos.
⚠️ Cerrar o eliminar un recurso también eliminará todas las reservas existentes para ese recurso.
Esto no se puede deshacer.
2. Crear y personalizar recursos en lote
Al hacer clic en +Añadir desks / +Añadir plazas / +Añadir recursos, aparecerá una ventana donde puedes:
- Añadir varios recursos a la vez (por ejemplo, 10 desks)
- Establecer su estado
- Personalizar la convención de nombres (prefijo, número inicial, ceros a la izquierda)
Ejemplo: Prefijo: "Plaza de aparcamiento", Inicio: "1" > Resultado: Plaza de aparcamiento 1, Plaza de aparcamiento 2,...
Esto agiliza la configuración de espacios grandes.
3. Añadir y gestionar equipamiento
Usa Admin > Desks, parking y otros > Equipamiento para crear opciones de equipamiento para desks, plazas de aparcamiento y otros recursos. El equipamiento se configura por oficina.
Una vez definido, ve a Pisos y espacios, abre un área desde Detalles y asigna equipamiento a recursos individuales o múltiples. Puedes usar la edición en lote para agilizar este proceso. Por ejemplo, añade "monitores duales", un "cargador para vehículos eléctricos" o "desk de pie", etc.
Estos también aparecerán en los filtros visibles para los usuarios durante la reserva.
4. Espacios asignados
Los espacios asignados son gestionados por los administradores y se reservan automáticamente cuando un usuario establece su estado en "Oficina".
Para asignar un recurso:
- Abre Pisos y espacios > selecciona el piso / área desde Detalles y selecciona el recurso
- Haz clic en el icono del lápiz, busca Acceso
- Restringe el acceso a un solo usuario
💡 El espacio se reservará automáticamente cuando la persona asignada planifique su semana y marque su estado como Oficina. Si no va a venir a la oficina, puedes activar la opción 'Permitir que otros reserven este espacio si el usuario asignado no está en la oficina', para que el espacio quede disponible para otros. Si has activado los registros, también será necesario completarlos para los recursos asignados.
Los administradores pueden permitir que otros reserven el recurso si la persona asignada marca un estado diferente como "Ausente", "Trabajo móvil" o "Viaje de negocios". Sin embargo, si no se establece ningún estado, el espacio no se liberará automáticamente. Por eso, la planificación de estados es esencial para maximizar la disponibilidad.
5. Espacios favoritos
Los espacios favoritos permiten a los usuarios marcar recursos que usan con frecuencia para una reserva con un clic, sin necesidad de configuración por parte del administrador.
Para marcar un espacio como favorito, haz clic en el icono de corazón junto a él. Aparecerá en la página de Reservas y en el perfil del usuario bajo "Tus espacios".
💡 Los favoritos no reservan automáticamente el espacio ni impiden que otros lo reserven. Simplemente son preferencias para un acceso rápido.
6. Registro en desks y plazas de aparcamiento
El registro automático está disponible para desks y plazas de aparcamiento, según tu plan de deskbird. Si está activado, los usuarios se registrarán automáticamente usando la geolocalización.
➡️ Más información: Registro automático para reservas de desks y aparcamiento
7. Configuración de reservas
Encuentra más información sobre la configuración de reservas para recursos en este artículo: Configuración de reservas