La función de cierre de espacios les da a los administradores un control preciso sobre cuándo se pueden reservar Desks, áreas, pisos o incluso oficinas completas. Los espacios se pueden cerrar de dos maneras: indefinidamente o por un periodo definido con fecha de finalización. Esto facilita la gestión de la disponibilidad en casos como mantenimiento, días festivos de la empresa o eventos temporales, manteniendo a los empleados claramente informados.
Las opciones de cierre disponibles dependen de tu plan:
En los planes Business y Starter, los administradores pueden cerrar permanentemente áreas, espacios y recursos, ocultándolos para los usuarios hasta que se vuelvan a abrir. Esto es similar a la función simple de Activo/Inactivo que teníamos antes.
En el plan Professional y superiores, los administradores pueden programar cierres temporales con fecha de finalización, para que los espacios vuelvan a estar disponibles automáticamente.
1. Resumen
Los cierres se pueden aplicar en diferentes niveles de la configuración de tu lugar de trabajo:
- Recursos individuales (Desks, estacionamiento, recursos personalizados)
- Áreas
- Pisos
- Oficinas completas
💡 Nota: Las salas de reuniones siguen usando el interruptor Activo / Inactivo actual. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.
Puedes elegir entre:
- Cierres indefinidos: los espacios no están disponibles sin fecha de finalización y se ocultan para los usuarios.
- Cierres temporales: los espacios no están disponibles durante las fechas de inicio y fin especificadas.
- Cierres indefinidos con fecha de inicio: los espacios no están disponibles sin fecha de finalización y se ocultan para los usuarios. Puedes establecer una fecha futura para que el cierre entre en vigor.
Los cierres siguen una jerarquía clara. Si cierras una entidad de nivel superior (por ejemplo, un piso), todo lo que esté debajo (áreas y recursos) se cierra automáticamente también. Para los usuarios, se muestra el motivo de cierre de nivel más alto.
2. Gestionar cierres
Puedes gestionar los cierres desde Admin > Workplace > Pisos y espacios.
Para crear o eliminar un cierre:
- Selecciona la oficina, piso, área o recurso.
- Haz clic en Gestionar.
- Haz clic en Agregar cierre, o elige eliminar un cierre próximo.
-
Elige cómo quieres cerrar el espacio:
-
Cierre indefinido
Esta opción está disponible en todos los planes y oculta el espacio para los usuarios hasta que se vuelva a abrir. -
Cierre indefinido con fecha de inicio
Establece una fecha de inicio para el cierre y selecciona Cerrar indefinidamente.Esto oculta el espacio para los usuarios hasta que se vuelva a abrir.
-
Cierre temporal (con fecha de fin)
Establece una fecha de Inicio y selecciona una fecha de Fin.El espacio sigue siendo visible para los usuarios pero no se puede reservar durante el periodo de cierre.
Plan Professional y superiores
-
Cierre indefinido
- (Opcional) Agrega un Motivo (visible para los usuarios en cierres temporales).
- Haz clic en Confirmar y luego en Guardar.
Puedes abrir Gestionar en cualquier momento para eliminar un cierre.
⚠️ Salas de reuniones: Las salas de reuniones siguen usando el interruptor Activo / Inactivo actual. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado. Las salas de reuniones sincronizadas también pueden seguir siendo reservables a través de Outlook / Google Calendar, dependiendo de la configuración de tu calendario.
¿Quién puede crear cierres?
- Administradores globales: pueden gestionar cierres para cualquier oficina
- Administradores de oficina: solo pueden gestionar cierres para las oficinas que tienen asignadas
3. Qué pasa con las reservas
Qué pasa con las reservas:
- Las reservas futuras durante el periodo de cierre se cancelan automáticamente (las reservas del día actual no se cancelan).
- Los usuarios reciben un correo de notificación cuando una reserva se cancela por un cierre.
- Las reservas pasadas no se modifican para fines de informes y auditorías.
La experiencia del usuario depende del tipo de cierre:
- Cierres indefinidos (sin fecha de fin): los espacios se ocultan completamente y no se pueden reservar.
- Cierres temporales (con fecha de fin): los espacios siguen siendo visibles pero aparecen como no disponibles. Los usuarios ven el motivo del cierre y hasta cuándo no se puede reservar.
💡 Consejo: ¿Necesitas cancelar reservas en masa para una oficina, piso o área específica (por ejemplo, al reorganizar el plan de asientos o por trabajos de mantenimiento)? Crea un cierre a partir de la fecha que desees: Admin > Workplace > Pisos y espacios > selecciona la oficina/piso/área > Gestionar > Agregar cierre.
Todas las reservas futuras dentro de ese alcance desde la fecha de inicio se cancelan automáticamente y los usuarios reciben una notificación por correo. Cuando termines los cambios, elimina el cierre (o ponle una fecha de fin) para volver a habilitar las reservas.
4. Preguntas frecuentes
Como Cierre de espacios es una función nueva y más avanzada, hemos añadido una sección de preguntas frecuentes detallada a continuación para cubrir todas las dudas importantes. Aquí se explica cómo funcionan los cierres en la práctica, qué ven los usuarios y cómo afectan los diferentes planes.
Los administradores pueden cerrar recursos individuales (Desks, estacionamiento, recursos personalizados), áreas, pisos y oficinas completas.
Las salas de reuniones no están incluidas en este sistema de cierres. Siguen usando el interruptor de Activo/Inactivo. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.
Las reservas dentro del periodo de cierre se cancelan automáticamente para fechas futuras. Las reservas del día actual no se cancelan.
Los usuarios reciben una notificación por correo, y las reservas pasadas no se modifican.
Durante un cierre temporal, los espacios siguen siendo visibles pero no se pueden reservar. Los usuarios ven que el espacio no está disponible y el motivo (razón del cierre).
Si se cierra toda la oficina, la oficina aparece como no disponible.
Si el cierre es indefinido (sin fecha de fin), el espacio se comporta como inactivo y se oculta para los usuarios.
El interruptor Activo/Inactivo para Desks, áreas, pisos y oficinas se integra en los cierres.
- Inactivo ahora es equivalente a un cierre indefinido (oculto para los usuarios, reservas canceladas para fechas futuras).
- Las etiquetas de estado se reemplazan por etiquetas de cierre más claras (por ejemplo: Sin cierres, Próximo, Cerrado).
- Cancelación de reservas: los usuarios reciben una notificación por correo.
- Los espacios que estaban inactivos se han puesto en estado borrador y se pueden publicar cuando estén listos.
Las salas de reuniones mantienen el interruptor Activo/Inactivo.
Los cierres se aplican de arriba hacia abajo:
- Si cierras una oficina → todos los pisos, áreas y recursos quedan cerrados.
- Si cierras un piso → todas las áreas y recursos de ese piso quedan cerrados.
- Si cierras un área → todos los recursos de esa área quedan cerrados.
Para los usuarios, se muestra el motivo de cierre de mayor nivel.
💡 Nota: Las salas de reuniones siguen utilizando el interruptor existente de Activo / Inactivo. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.
Mismo nivel: los cierres que se superponen o se tocan se combinan en un solo periodo continuo de cierre. Los usuarios ven el motivo correcto durante las fechas afectadas.
Diferentes niveles de jerarquía: todos los cierres permanecen activos. Los usuarios ven el motivo de mayor nivel.
Ejemplo: Un área está cerrada del 3 al 14 de octubre (Renovación) y un desk en esa área está cerrado del 12 al 15 de octubre (Reparación). Los usuarios ven el área como cerrada por Renovación, y el desk puede mostrar Reparación en su propio periodo de cierre.
No. Los cierres solo pueden ser de día completo y no admiten horarios recurrentes ni ventanas de tiempo parciales en la versión actual. Sin embargo, los administradores pueden programar varios cierres con anticipación.
Los administradores pueden establecer una fecha de inicio y fin, o dejar la fecha de fin vacía para un cierre indefinido.
El plan Professional y superiores incluyen cierres temporales (cierres con fecha de fin).
En los planes Business y Starter puedes cerrar espacios de forma indefinida, igual que antes con los interruptores de activo/inactivo.
Si quieres actualizar tu plan, contacta a success@deskbird.com.
Los periodos cerrados no cuentan como capacidad disponible. Las métricas de uso y disponibilidad excluyen el tiempo cerrado, mientras que las reservas pasadas siguen disponibles para informes y auditorías.
La reserva automática excluye los recursos cerrados o inactivos. No asignará Desks en áreas, pisos u oficinas cerradas.
Si una oficina está cerrada, el estado de la oficina se restablece durante ese periodo. Los usuarios deben elegir otra oficina u otro estado.
Si solo se cierra un piso/área/recurso, los usuarios pueden seguir marcando el estado “En la oficina”, pero no podrán reservar los espacios afectados.
Las reservas de visitantes y los eventos de oficina no se cancelan debido a los cierres.
Los cierres indefinidos están diseñados para funcionar como el estado inactivo anterior. Muchos administradores prefieren ocultar completamente los espacios que no estarán disponibles por mucho tiempo para evitar confusiones y preguntas de los empleados.
Los cierres temporales permanecen visibles por transparencia y para la planificación, por eso solo los cierres indefinidos se ocultan.