Ajustes de la oficina

Configurar y gestionar tus oficinas en deskbird es un paso clave para adaptar la estructura de tu espacio de trabajo. Ya sea que estés creando una nueva ubicación, actualizando la dirección o controlando el acceso, este artículo te guía en cada paso.

1. Crear y gestionar una oficina
2. Cerrar o eliminar una oficina
3. Gestionar el acceso
4. Funciones de oficina
5. Días festivos

1. Crear y gestionar una oficina

Para crear una nueva oficina, ve a Admin y en Ajustes de la oficina haz clic en + Añadir oficina en la parte superior derecha. Se te pedirá que ingreses:

• Nombre de la oficina (obligatorio)
• Dirección (obligatorio)
• Guardar la oficina como borrador (las oficinas en borrador están ocultas para los usuarios hasta que se publiquen)

Recomendamos guardar la oficina como borrador hasta que completes la configuración.

Una vez creada, navega a Ajustes de la oficina y selecciona la oficina en el menú desplegable. Allí puedes:

• Editar el nombre de la oficina
• Actualizar la dirección
• Subir una foto
• Definir cierres de oficina
• Publicar la oficina cuando termines la configuración
• Configurar el horario de apertura
  💡 El horario de apertura define el periodo para las reservas de "Día completo". Solo se pueden hacer reservas durante el horario de apertura (excepto para reservas de sala de reuniones).

2. Cerrar o eliminar una oficina

Cerrar una oficina

Para bloquear temporal o indefinidamente las reservas de toda una oficina, ve a Admin > Espacio de trabajo > Ajustes de la oficina y localiza Cierres de oficina.

Haz clic en Gestionar, luego selecciona Añadir cierre. Elige una fecha de Inicio y establece una fecha de Fin o marca Cerrar indefinidamente. Opcionalmente, añade un Motivo breve (por ejemplo, mantenimiento), luego haz clic en Confirmar y Guardar.

Durante un cierre, los usuarios no pueden reservar recursos de la oficina. La oficina estará oculta para los usuarios. Puedes añadir o eliminar un cierre de oficina en cualquier momento desde Gestionar.

Más información sobre cierres: Cerrar un espacio

Eliminar una oficina

Para eliminar una oficina, ve a Admin > Espacio de trabajo > Ajustes de la oficina y desplázate hacia abajo. Verás la opción para eliminar la oficina.

⚠️ Importante:

• Se perderán todos los planos y configuraciones (áreas, Desks, etc.)

• Todas las reservas de los usuarios para esta oficina serán canceladas

  ¡Esto no se puede deshacer!

3. Gestionar el acceso

Gestiona quién tiene acceso a esta oficina. Puedes elegir entre dos opciones:

• Compartido: Todos pueden reservar en esta oficina
• Restringido: Solo los grupos de usuarios seleccionados pueden acceder a esta oficina

⚠️ Importante: Si restringes el acceso a una oficina por grupo, asegúrate de que todos los usuarios con Desks o plazas de aparcamiento asignados estén añadidos a los grupos correctos antes de aplicar la restricción. De lo contrario, se eliminarán sus asignaciones por falta de acceso.

4. Funciones de oficina

La función de Funciones de oficina permite a los empleados marcar sus habilidades o responsabilidades, como Primeros auxilios o Responsable de incendios. Estas funciones aparecen en la lista de usuarios de cada oficina y se pueden filtrar para identificar a los contactos adecuados en el sitio.

💡 Las funciones de oficina se gestionan desde Admin > Usuarios y son visibles tanto en la web como en la app móvil.

Para más información, visita el artículo: Funciones de oficina.

5. Días festivos

Desks Professional y superior

Los días festivos se pueden configurar en dos niveles en deskbird. Desde Admin > Ajustes de la oficina, los administradores pueden asignar un calendario regional de días festivos (por ejemplo, Festivos en Berlín) a una oficina en la sección Días festivos. Todos los usuarios que tengan esta oficina como ubicación principal heredarán automáticamente el calendario seleccionado.

Para personalizar esto a nivel individual, se puede asignar un calendario de festivos diferente a cada usuario desde Admin > Usuarios > seleccionar usuario > Calendario de festivos. Los días festivos asignados se muestran directamente en la pestaña de Horario y están marcados con la etiqueta Día festivo, incluyendo el nombre del festivo (por ejemplo, Día de la Bastilla) cuando esté disponible. Esto asegura que tanto usuarios como administradores tengan visibilidad clara de quién no está disponible por días festivos en todas las oficinas y regiones.