Pisos y espacios

La sección de Pisos y espacios en deskbird te permite definir y gestionar la distribución de tu oficina, desde los pisos hasta las áreas individuales de escritorios, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y más. Esta configuración es la base para los planos interactivos, las restricciones de acceso y la gestión de reservas de los usuarios.

1. Crear, editar y eliminar pisos y espacios
2. Salas de reuniones y Desks, plazas de aparcamiento y otros recursos
3. Planos de piso
4. Gestionar acceso
5. Reglas de acceso por día de la semana

1. Crear, editar y eliminar pisos y espacios

Accede al panel de administración y navega a Workplace > Pisos y espacios. Un panel a la izquierda muestra todos los pisos, lo que facilita cambiar entre ellos sin perder el contexto.

Pisos

• Añadir un piso: Haz clic en + Añadir piso. El nuevo piso aparecerá en la lista y en el panel principal a la derecha. Usa el icono de lápiz junto al nombre del piso para renombrarlo (por ejemplo, "Piso 01"), y haz clic en Gestionar para añadir o eliminar cierres.
  💡 Nota: Los pisos recién creados se añaden como borrador por defecto. Puedes publicarlo cuando esté listo.
• Renombrar o eliminar un piso: Haz clic en el icono de lápiz junto al nombre del piso. Aparecerá una ventana emergente donde podrás renombrar o eliminar el piso.
• Cambiar el estado de un piso: Haz clic en Gestionar en la parte superior de la lista de áreas. Se abrirá una ventana emergente para actualizar el estado del piso.
  ⚠️ Cerrar un piso eliminará todas las reservas existentes en ese piso. Esto no se puede deshacer. Los usuarios no podrán reservar en un piso cerrado (inactivo) hasta que se active de nuevo. Más detalles aquí: Cerrar un espacio
• Descargar códigos QR para todo el piso

Áreas

• Añadir un área: Selecciona un piso y haz clic en + Añadir área. Elige el tipo de área (Área de Desks, sala de reuniones, área de aparcamiento u otra), luego define el Nombre, la Capacidad y una Descripción opcional.
  💡 Nota: Las áreas recién creadas están activas por defecto. Puedes usar el interruptor para guardarla como borrador al crearla.
• Editar un área: Haz clic en el icono de lápiz junto a cada área. Se abrirá una página donde puedes:
  • Renombrar el área y cambiar la descripción
  • Eliminar el área
  • Definir el acceso al área
  • Solicitar matrícula para reservas (solo áreas de aparcamiento), ver Gestión de matrículas
  • Crear y gestionar recursos en esa área
  • Gestionar el estado del área desde Gestionar
    ⚠️ Cerrar un área eliminará todas las reservas existentes en esa área. Esto no se puede deshacer. Los usuarios no podrán reservar en un área cerrada hasta que se active de nuevo. Más detalles aquí: Cerrar un espacio
• Descargar códigos QR para toda el área

2. Salas de reuniones y Desks, plazas de aparcamiento y otros recursos

Para asegurar que cada tipo de recurso esté completamente documentado, hemos creado guías de configuración específicas:

• Salas de reuniones
• Desks, plazas de aparcamiento y otros recursos

3. Planos de piso

Después de configurar tus pisos y áreas, puedes ubicarlas visualmente en un plano para ayudar a los usuarios a orientarse y reservar más fácilmente.

Las instrucciones completas están disponibles en nuestro artículo sobre planos de piso.

💡 Nota: No es necesario posicionar las áreas en el plano para que sean reservables. Mientras un área esté activa, los usuarios podrán hacer reservas.

4. Gestionar acceso

deskbird te permite controlar quién puede reservar en qué áreas, lo que facilita casos como zonas específicas para equipos, secciones solo para VIP o acceso compartido con reglas de prioridad.

💡 Los administradores globales, administradores de oficina y managers siempre pueden reservar en cualquier área, sin importar las restricciones. Esto también aplica a reservas hechas en nombre de otros.

Para configurar el acceso a un área:

1. Ve a Pisos y espacios en el panel de administración.
2. Selecciona el piso.
3. Haz clic en el icono de lápiz en la fila del área.

Puedes elegir entre tres tipos de acceso:

• Acceso abierto: Opción por defecto. Todos los usuarios con acceso a la oficina pueden reservar en el área.
• Acceso restringido: Solo los usuarios o grupos seleccionados pueden reservar en el área. También puedes ocultar el área del plano para los usuarios sin acceso.
  
  Nota: Cuando un área está oculta, los usuarios sin acceso no podrán ver a las personas que hayan reservado en esa área en el plano. Esto puede ser relevante para ciertas funciones de oficina. Los administradores globales, administradores de oficina y managers siempre pueden ver todas las áreas.

Professional y superior

• Acceso prioritario: Permite que ciertos grupos o usuarios reserven un área antes que los demás. El resto de usuarios solo podrá reservar a partir de un plazo configurable y solo si quedan espacios disponibles tras las reservas de los usuarios prioritarios.

  Ejemplo: Finanzas tiene prioridad para 4 Desks. Si solo se reservan 3, otro miembro del equipo (por ejemplo, Marketing) podrá reservar el Desk restante cuando se abra la ventana de tiempo configurada.

Plazo de prioridad configurable

Los administradores pueden establecer un plazo personalizado que determina con cuánta antelación los usuarios sin prioridad pueden empezar a reservar fechas que tengan reglas de acceso prioritario.

• El plazo puede configurarse entre 1 y 365 días naturales.
• Por defecto es 1 día — no necesitas hacer nada si el comportamiento actual te funciona.
• Para configurar el plazo, abre el diálogo de Configuración de acceso del área, selecciona Acceso prioritario y ajusta el campo días, a partir de en Permitir a los usuarios sin acceso prioritario reservar con antelación.

💡 Bueno saber: Si el plazo de reserva propio de un usuario sin prioridad es menor que el plazo de prioridad configurado, se aplicará su propio límite. Por ejemplo, si el plazo de reserva de un usuario es de 10 días y el plazo de prioridad es de 20 días, solo se aplicarán 10 días para ese usuario.

💡 Consejo: Puedes afinar aún más el acceso con reglas por día de la semana. Consulta Reglas de acceso por día de la semana más abajo.

5. Reglas de acceso por día de la semana

deskbird permite a los administradores controlar qué días de la semana usuarios o grupos específicos pueden reservar un Desk o una plaza de aparcamiento. Esto añade una capa extra de detalle sobre los tipos de Acceso restringido y Acceso prioritario, y también funciona junto con el Acceso abierto.

⚠️ Importante: Las reglas de acceso por día de la semana solo se aplican a Desks, plazas de aparcamiento y otros recursos. Las salas de reuniones no son compatibles y siguen usando el modelo estándar de acceso.

Cómo funciona

Cada regla de acceso incluye una configuración de Días permitidos. Por cada regla, los administradores eligen qué días se aplican — por ejemplo, Ingeniería los lunes/miércoles/viernes y Ventas los martes/jueves. Pueden coexistir varias reglas con diferentes patrones de días en la misma área.

Configurar reglas de acceso por día de la semana

1. Ve a Admin > Workplace > Pisos y espacios.
2. Selecciona el piso y haz clic en el icono de lápiz junto al área que quieras configurar, o haz clic en la fila del piso.
3. Haz clic en la sección de Acceso para abrir el diálogo de Configuración de acceso.
4. Selecciona Acceso restringido o Acceso prioritario en el menú desplegable.
5. Añade los usuarios o grupos y selecciona los Días permitidos para esta regla.
6. Para añadir otra regla con un patrón de días diferente, haz clic en + Añadir regla.
7. Haz clic en Actualizar para guardar.

La página de detalle del área muestra un resumen de todas las reglas configuradas, incluyendo los días asignados y los usuarios o grupos por regla.

Lo que ven los usuarios

Los usuarios reciben mensajes claros cuando se aplican restricciones por día de la semana:

• En el plano y en la barra lateral de reservas, un mensaje emergente informa a los usuarios qué días pueden reservar, por ejemplo: "No puedes reservar aquí el martes, solo los siguientes días: lunes, miércoles, viernes."
• En el calendario de reservas, los días restringidos aparecen deshabilitados. Un mensaje emergente explica la restricción, por ejemplo: "No tienes prioridad para reservar aquí el viernes, solo los siguientes días: martes, jueves."
• Para áreas con Acceso prioritario, los usuarios sin prioridad aún pueden reservar en días restringidos bajo las reglas estándar de prioridad.