Los sitios de oficina permiten a los administradores agrupar varias oficinas cercanas —por ejemplo, los edificios de un mismo campus— para que los recursos compartidos y los compañeros de trabajo ya no estén divididos en oficinas separadas en deskbird. El estacionamiento se comparte entre todas las oficinas de un sitio y la experiencia de reserva se vuelve consciente del campus: las personas pueden reservar una plaza de aparcamiento en el edificio de al lado, ver a compañeros de oficinas hermanas y cambiar entre oficinas agrupadas por sitio.
- Antes de empezar
- Crear un sitio de oficina
- Editar o eliminar un sitio de oficina
- Qué cambia para los usuarios
- Reglas de reserva, registro y analytics
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
⚠️ Nota: Los sitios de oficina están actualmente en beta y solo están disponibles bajo solicitud. Si quieres probarlo, contacta a tu Customer Success Manager o al soporte de deskbird.
Ten en cuenta lo siguiente antes de configurar tu primer sitio:
- Todas las oficinas de un sitio deben compartir la misma zona horaria. Las oficinas en una zona horaria diferente aparecen en la lista de selección con la etiqueta Diferente zona horaria y no se pueden añadir.
- Los sitios de oficina son opcionales y acumulativos. Nada cambia en tu empresa hasta que un administrador crea un sitio, y tus oficinas, plantas y recursos existentes permanecen exactamente igual.
- Los sitios comparten el estacionamiento entre las oficinas seleccionadas. Todos los demás tipos de recursos —Desks, salas de reuniones y otros recursos reservables— siguen siendo locales de cada oficina.
La función se gestiona en Admin > Workplace > Office sites.
2. Crear un sitio de oficina
- Ve a Admin > Workplace > Office sites.
- Selecciona Create site en la esquina superior derecha.
- Introduce un Nombre para el sitio, por ejemplo London Campus.
- Abre el desplegable de Offices y selecciona todas las oficinas que pertenezcan al sitio. Usa el campo de búsqueda para encontrarlas más rápido.
- Selecciona Create.
El nuevo sitio aparece en la lista con su nombre, el número de oficinas asignadas y su zona horaria. Las oficinas asignadas se muestran debajo de la fila del sitio.
💡 Consejo: Ponle al sitio el nombre del lugar que la gente reconoce, como el nombre del campus o del distrito. Los usuarios verán este grupo en el selector de oficinas.
3. Editar o eliminar un sitio de oficina
Pasa el ratón sobre la fila de un sitio para ver las acciones disponibles:
- Editar sitio (icono de lápiz): cambia el nombre del sitio o añade y elimina oficinas.
- Eliminar sitio (icono de papelera): elimina el grupo. Las oficinas, sus ajustes y sus recursos no se eliminan —simplemente vuelven a funcionar como oficinas independientes y el estacionamiento deja de ser compartido entre ellas.
Para ir directamente a la configuración de una oficina que pertenece a un sitio, pasa el ratón sobre la fila de la oficina debajo del sitio y selecciona Abrir ajustes de la oficina (icono de engranaje).
4. Qué cambia para los usuarios
Una vez que existe un sitio, la experiencia de reserva se vuelve consciente del campus para todos los que tengan acceso a esas oficinas:
- Estacionamiento compartido: los usuarios pueden reservar una plaza de aparcamiento en cualquier oficina del sitio sin tener que cambiar de oficina primero.
- Compañeros: los compañeros que hayan reservado en una oficina hermana del mismo sitio aparecen en la vista de compañeros.
- Tarjeta de planificación diaria: los Desks reservados en oficinas hermanas se muestran en la tarjeta diaria de la vista de planificación.
- Tus espacios: los espacios favoritos y los espacios asignados de oficinas hermanas aparecen junto a los de la oficina seleccionada.
- Selector de oficinas: las oficinas se agrupan por sitio, así queda claro qué edificios pertenecen juntos.
No es necesario que los usuarios hagan nada. No hay nada que activar en sus ajustes personales.
5. Reglas de reserva, registro y analytics
Agrupar oficinas en un sitio no modifica tus reglas de reserva existentes:
- El límite de una reserva por tipo de recurso a la vez se aplica en todo el sitio, no por oficina. Alguien no puede tener dos reservas de estacionamiento para el mismo día reservando en dos oficinas del mismo sitio.
- El registro sigue la oficina donde está el recurso reservado.
- Analytics también sigue la oficina donde está el recurso. Una plaza de aparcamiento reservada en una oficina hermana cuenta para esa oficina, no para la oficina que el usuario tenía seleccionada al reservar.
6. Preguntas frecuentes
No. Los sitios de oficina son solo un añadido: las oficinas, plantas, recursos y ajustes se mantienen igual. Crear un sitio solo añade un grupo sobre las oficinas existentes.
El estacionamiento se comparte entre todas las oficinas de un sitio. Todos los demás tipos de recursos, como Desks y salas de reuniones, siguen siendo locales de cada oficina. El soporte para otros tipos de recursos podría llegar en futuras versiones.
No. Todas las oficinas de un sitio deben compartir la misma zona horaria. Las oficinas en otra zona horaria aparecen con la etiqueta Diferente zona horaria en la lista de selección y no se pueden seleccionar.
Solo se elimina el grupo. Las oficinas, sus ajustes y sus recursos permanecen igual, pero el estacionamiento deja de ser compartido entre ellas y la experiencia de reserva consciente del campus se detiene.
Los sitios de oficina están en beta y se activan por empresa bajo solicitud. Contacta a tu Customer Success Manager o al soporte de deskbird para que lo activen en tu cuenta.