Configurar y gestionar tus oficinas en deskbird es un primer paso clave para adaptar la estructura de tu lugar de trabajo. Ya sea que estés creando una nueva ubicación, actualizando la dirección o controlando el acceso, este artículo te guía en cada paso.
- Crear y gestionar una oficina
- Cerrar o eliminar una oficina
- Gestionar el acceso
- Funciones de oficina
- Días festivos
1. Crear y gestionar una oficina
Para crear una nueva oficina, ve a Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina y haz clic en Añadir oficina en la esquina superior derecha. Se te pedirá que ingreses:
- Nombre de la oficina (obligatorio)
- Dirección (obligatorio)
- Guardar la oficina como borrador (las oficinas en borrador están ocultas para los usuarios hasta que se publiquen)
Te recomendamos guardar la oficina como borrador hasta que completes la configuración.
Una vez creada, navega a Configuración de oficina y selecciona la oficina en el menú desplegable. Allí puedes:
- Editar el nombre de la oficina
- Actualizar la dirección
- Subir una foto
- Definir cierres de oficinas
- Publicar la oficina cuando termines la configuración
- Configurar el horario de apertura
💡 El horario de apertura define el periodo de tiempo para las reservas de "Día completo". Las reservas solo se pueden hacer durante el horario de apertura (excepto para reservas de sala de reuniones).
2. Cerrar o eliminar una oficina
Cerrar una oficina
Para bloquear temporal o indefinidamente las reservas de toda una oficina, ve a Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina y localiza Cierres de oficinas.
Haz clic en Gestionar, luego selecciona Añadir cierre y elige el tipo de cierre:
- Cierre indefinido: marca Cerrar indefinidamente. La oficina estará oculta para los usuarios hasta que la vuelvas a abrir. Disponible en todos los planes. En Desks Professional y superiores, también puedes elegir una fecha de Inicio futura.
- Cierre temporal: Desks Professional y superiores elige una fecha de Inicio y una de Fin. La oficina seguirá visible para los usuarios pero no se podrá reservar durante el cierre, y volverá a estar disponible después de la fecha de fin. Puedes añadir varios cierres temporales por oficina.
Opcionalmente, añade un Motivo breve (por ejemplo, mantenimiento). Los usuarios lo verán durante los cierres temporales. Luego haz clic en Confirmar y Guardar.
Las reservas futuras en el periodo cerrado se cancelan automáticamente (las reservas del día actual no). Los usuarios reciben un correo si tienen activadas las notificaciones, y las reservas pasadas permanecen sin cambios. Puedes añadir o eliminar un cierre de oficina en cualquier momento desde Gestionar.
Más información sobre cierres: Cierre de espacios
Eliminar una oficina
Para eliminar una oficina, ve a Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina y desplázate hacia abajo. Verás la opción para eliminar la oficina.
⚠️ Importante:
- Se perderán todos los planos de piso y configuraciones (áreas, escritorios, etc.)
-
Todas las reservas de los usuarios para esta oficina serán canceladas
¡Esto no se puede deshacer!
3. Gestionar el acceso
Gestiona quién tiene acceso a esta oficina. Puedes elegir entre dos opciones:
- Compartido: Todos pueden reservar esta oficina
- Restringido: Solo los grupos de usuarios seleccionados pueden acceder a esta oficina
⚠️ Importante: Si restringes el acceso a una oficina por grupo, asegúrate de que todos los usuarios con escritorios o plazas de aparcamiento asignados estén añadidos a los grupos correctos antes de aplicar la restricción. De lo contrario, se eliminarán sus asignaciones por falta de acceso.
4. Funciones de oficina
La función de Funciones de oficina permite a los empleados marcar sus habilidades o responsabilidades, como Primeros auxilios o Bombero. Estas funciones aparecen en la lista de usuarios de cada oficina y se pueden filtrar para identificar los contactos adecuados en el sitio.
💡 Las funciones de oficina se asignan por usuario en Admin > Gestión de usuarios: Usuarios y son visibles tanto en la web como en la app móvil.
Para más información, visita el artículo: Funciones de oficina.
5. Días festivos
Los días festivos se pueden configurar en dos niveles en deskbird. Desde Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina, puedes asignar un calendario festivo regional (por ejemplo, Festivos en Berlín) a una oficina en la sección Días festivos. Todos los usuarios que tengan esta oficina como ubicación principal heredarán automáticamente el calendario seleccionado.
Para personalizar esto a nivel individual, se puede establecer un calendario festivo diferente para cada usuario en Admin > Gestión de usuarios: Usuarios > seleccionar usuario > General > Calendario festivo. Los días festivos asignados se muestran directamente en la pestaña Programa y están marcados con una etiqueta Día festivo, incluyendo el nombre del festivo (por ejemplo, Día de la Bastilla) cuando esté disponible. Esto asegura que usuarios y admins tengan visibilidad clara de quién no está disponible por días festivos en diferentes oficinas y regiones.
Nota: Los calendarios festivos son fijos y no se pueden editar ni personalizar; solo hay disponibles las opciones preconfiguradas por el momento.