La función de Cierre de espacios ofrece a los administradores un control preciso sobre cuándo se pueden reservar escritorios, áreas, pisos o oficinas enteras. Los espacios se pueden cerrar de dos maneras: indefinidamente o por un período definido con una fecha de finalización. Esto facilita la gestión de la disponibilidad para escenarios como mantenimiento, vacaciones de la empresa o eventos a corto plazo, manteniendo a los empleados claramente informados.
Las opciones de cierre disponibles dependen de tu plan:
En los planes Business y Starter, los administradores pueden cerrar permanentemente áreas, espacios y recursos, ocultándolos de los usuarios hasta que se reabran. Esto es similar a la función simple de Activo/Inactivo que teníamos antes.
En el plan Professional y superiores, los administradores pueden programar cierres temporales con una fecha de finalización, de modo que los espacios se vuelvan a habilitar automáticamente.
1. Resumen
Los cierres se pueden aplicar a diferentes niveles de la configuración de tu lugar de trabajo:
- Recursos individuales (escritorios, estacionamiento, recursos personalizados)
- Áreas
- Pisos
- Oficinas enteras
💡 Nota: Las salas de reuniones continúan utilizando el interruptor existente de Activo/Inactivo. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.
Puedes elegir entre:
- Cierres indefinidos: los espacios no están disponibles sin una fecha de finalización y están ocultos para los usuarios.
- Cierres temporales: los espacios no están disponibles durante las fechas de inicio y finalización especificadas.
- Cierres indefinidos con una fecha de inicio: los espacios no están disponibles sin una fecha de finalización y están ocultos para los usuarios. Puedes establecer una fecha futura para que el cierre entre en vigor.
Los cierres siguen una jerarquía clara. Si cierras una entidad de nivel superior (por ejemplo, un piso), todo lo que está debajo (áreas y recursos) se cierra automáticamente también. Del lado del usuario, se muestra la razón de cierre de nivel más alto.
2. Gestionar cierres
Puedes gestionar los cierres desde Portal de administrador > Lugar de trabajo > Pisos y espacios.
Para crear o eliminar un cierre:
- Selecciona la oficina, piso, área o recurso.
- Haz clic en Gestionar.
- Haz clic en Agregar cierre, o elige eliminar un cierre próximo.
-
Elige cómo deseas cerrar el espacio:
-
Cierre indefinido
Esta opción está disponible en todos los planes y oculta el espacio de los usuarios hasta que se reabra. -
Cierre indefinido con fecha de inicio
Establece una fecha de inicio para el cierre y selecciona Cerrar indefinidamente.Esto oculta el espacio de los usuarios hasta que se reabra.
-
Cierre temporal (con fecha de finalización)
Establece una fecha de Inicio y selecciona una fecha de Finalización.El espacio permanece visible para los usuarios pero no se puede reservar durante el período de cierre.
Plan Professional y superiores
-
Cierre indefinido
- (Opcional) Agrega una Razón (mostrada a los usuarios para cierres temporales).
- Haz clic en Confirmar, luego Guardar.
Puedes abrir Gestionar en cualquier momento para eliminar un cierre.
⚠️ Salas de reuniones: Las salas de reuniones continúan utilizando el interruptor existente de Activo/Inactivo. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado. Las salas de reuniones sincronizadas también pueden seguir siendo reservables a través de Outlook / Google Calendar, dependiendo de la configuración de tu calendario.
¿Quién puede crear cierres?
- Administradores globales: pueden gestionar cierres para cualquier oficina
- Administradores de oficina: pueden gestionar cierres solo para sus oficinas asignadas
3. Qué sucede con las reservas
Qué sucede con las reservas:
- Reservas futuras durante el período cerrado se cancelan automáticamente (las reservas del día actual no se cancelan).
- Los usuarios reciben un correo electrónico de notificación cuando una reserva se cancela debido a un cierre.
- Las reservas pasadas permanecen intactas para informes y auditorías.
La experiencia del usuario depende del tipo de cierre:
- Cierres indefinidos (sin fecha de finalización): los espacios están completamente ocultos y no se pueden reservar.
- Cierres temporales (con fecha de finalización): los espacios permanecen visibles pero están marcados como no disponibles. Los usuarios ven por qué un espacio no se puede reservar (razón del cierre) y por cuánto tiempo.
4. Preguntas frecuentes
Dado que el cierre de espacios es una función nueva y más avanzada, hemos añadido una sección de preguntas frecuentes detallada a continuación para asegurarnos de que todas las preguntas importantes estén cubiertas. Explica cómo funcionan los cierres en la práctica, qué ven los usuarios y cómo se ven afectados los diferentes planes.
Los administradores pueden cerrar recursos individuales (Desks, estacionamiento, recursos personalizados), áreas, pisos y oficinas completas.
Las salas de reuniones están fuera del alcance de este sistema de cierre. Mantienen el interruptor existente de Activo/Inactivo. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.
Las reservas en el período cerrado se cancelan automáticamente para fechas futuras. Las reservas del día actual no se cancelan.
Los usuarios reciben una notificación por correo electrónico, y las reservas pasadas permanecen sin cambios.
Durante un cierre temporal, los espacios permanecen visibles pero no se pueden reservar. Los usuarios ven que un espacio no está disponible y por qué (razón del cierre).
Si toda la oficina está cerrada, la oficina aparece como no disponible.
Si el cierre es indefinido (sin fecha de finalización), el espacio se comporta como inactivo y está oculto para los usuarios.
El interruptor de Activo/Inactivo para Desks, áreas, pisos y oficinas se fusiona en cierres.
- Inactivo es ahora equivalente a un cierre indefinido (oculto para los usuarios, reservas canceladas para fechas futuras).
- Las etiquetas de estado se reemplazan con etiquetas de cierre más claras (por ejemplo: Sin cierres, Próximamente, Cerrado).
- Cancelaciones de reservas: los usuarios reciben una notificación por correo electrónico.
- Los espacios previamente inactivos han sido establecidos en estado de borrador y pueden ser publicados cuando estén listos.
Las salas de reuniones mantienen el interruptor de Activo/Inactivo.
Los cierres se propagan hacia abajo:
- Cerrar una oficina → todos los pisos, áreas y recursos están cerrados.
- Cerrar un piso → todas las áreas y recursos en ese piso están cerrados.
- Cerrar un área → todos los recursos en esa área están cerrados.
Del lado del usuario, se muestra la razón de cierre de nivel más alto.
💡 Nota: Las salas de reuniones continúan utilizando el interruptor existente de Activo / Inactivo. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.
Mismo nivel: los cierres superpuestos o contiguos se fusionan en un solo período continuo de cierre. Los usuarios ven la razón correcta a lo largo de las fechas afectadas.
Diferentes niveles de jerarquía: todos los cierres permanecen activos. Los usuarios ven la razón de nivel más alto.
Ejemplo: Un área está cerrada del 3 al 14 de octubre (Renovación) y un escritorio en esa área está cerrado del 12 al 15 de octubre (Reparación). Los usuarios ven el área como cerrada por Renovación, y el escritorio puede mostrar Reparación en su propio período de cierre.
No. Los cierres son solo de día completo y no admiten horarios recurrentes o ventanas de tiempo parciales en la versión actual. Sin embargo, los administradores pueden establecer múltiples cierres por adelantado.
Los administradores pueden establecer una fecha de inicio y fin, o dejar la fecha de fin vacía para un cierre indefinido.
Plan Profesional y superiores incluyen cierres temporales (cierres con una fecha de fin).
En los planes Business y Starter puedes cerrar espacios indefinidamente, exactamente como se hacía con los interruptores de activo/inactivo anteriormente.
Si deseas actualizar, contacta a success@deskbird.com.
Los períodos cerrados no cuentan como capacidad disponible. Las métricas de utilización y disponibilidad excluyen el tiempo cerrado, mientras que las reservas pasadas permanecen disponibles para informes y auditorías.
La reserva automática excluye recursos cerrados o inactivos. No asignará Desks en áreas, pisos u oficinas cerradas.
Si una oficina está cerrada, el estado de la oficina se restablece para ese período. Los usuarios deben elegir otra oficina u otro estado.
Si solo un piso/área/recurso está cerrado, los usuarios aún pueden establecer un estado "En la oficina", pero los espacios afectados no se pueden reservar.
Las reservas de visitantes y los eventos de oficina no se cancelan debido a cierres.
Los cierres indefinidos están diseñados para comportarse como el estado inactivo anterior. Muchos administradores prefieren ocultar completamente los espacios que no están disponibles a largo plazo para reducir la confusión y las preguntas de los empleados.
Los cierres temporales permanecen visibles por transparencia y planificación, por lo que solo los cierres indefinidos se ocultan.