Obtén información útil sobre cómo se utilizan los espacios de tu oficina—Office analytics te ayuda a entender el comportamiento de las reservas, el uso de recursos y las tendencias de ausencias. Office analytics está disponible en los planes business y enterprise.
1. Resumen
Office analytics ofrece a los administradores visibilidad sobre cómo se utilizan los recursos como Desks, salas de reuniones y espacios de estacionamiento en las distintas ubicaciones. Los datos ayudan a optimizar la planificación de espacios, detectar patrones de ausencias y tomar decisiones basadas en datos.
- Usuarios en la oficina: Muestra cuántas personas han establecido su estado como "en la oficina".
- Reservas: Muestra cuántos recursos fueron reservados en ese momento.
- Ausencias: Registros perdidos.
KPIs como uso promedio de Desks o usuarios en la oficina sin reservas te dan información detallada. Las definiciones están incluidas directamente en el panel.
💡Los datos de Analytics se actualizan una vez al día (por la mañana) y no se actualizan en tiempo real. Los reportes están pensados principalmente para análisis retrospectivos. Los datos se muestran hasta 30 días en el futuro.
💡 Office analytics no tiene en cuenta los días festivos establecidos. En días festivos, los datos pueden aparecer como faltantes porque normalmente los empleados no programan ni reservan en esos días.
2. Definiciones de KPI y casos de uso
Nota: Todos los KPIs de reservas y uso aplican al tipo de recurso seleccionado y se calculan para el periodo de tiempo elegido.
| KPI | Definición | Caso de uso | Ejemplo de cálculo |
|---|---|---|---|
| Promedio diario de usuarios en la oficina | El número promedio de usuarios programados para trabajar en la oficina durante el periodo seleccionado. | Entender cuántos empleados están presentes en la oficina en un periodo determinado. | 50 usuarios programados en 5 días → 50 ÷ 5 = 10 usuarios promedio por día. |
| Promedio diario de reservas creadas | El número promedio de reservas realizadas por día para el tipo de recurso seleccionado. | Identificar tendencias en la actividad de reservas para optimizar los recursos. | 30 reservas en 3 días → 30 ÷ 3 = 10 reservas promedio por día. |
| Promedio diario de ausencias | El número promedio de reservas canceladas automáticamente por no realizar el registro. | Monitorear el cumplimiento de las políticas de registro y detectar patrones de reservas perdidas. | 5 ausencias en 5 días → 5 ÷ 5 = 1 ausencia por día. |
| Usuarios en la oficina con reservas | El número de usuarios que trabajan en la oficina y tienen al menos una reserva. | Comparar cuántas personas asisten con o sin reservar recursos. | 15 usuarios con reservas de un total de 50 en la oficina. |
| Usuarios en la oficina sin reservas | El número de usuarios presentes en la oficina sin ninguna reserva. | Entender las visitas a la oficina independientes de los recursos. | 35 usuarios sin reservas de un total de 50 en la oficina. |
| Promedio diario de uso de recursos | Porcentaje del tiempo reservable que realmente fue reservado cada día. Tiempo reservable = horario de apertura de la oficina. | Evaluar qué tan eficientemente se usan los Desks o salas. | 8 Desks usados por 6h, de 10 Desks por 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Promedio diario de frecuencia de reservas | Con qué frecuencia se reserva un recurso al menos una vez por día en el periodo seleccionado. | Verificar si los Desks o salas se usan regularmente o solo de vez en cuando. | Recursos reservados en 3 de 5 días → Frecuencia = 60%. |
3. Roles y acceso
Solo ciertos roles pueden acceder al panel de Analytics:
- Administradores globales: Acceso total a todos los datos.
- Administradores de oficina: Acceso limitado a sus oficinas asignadas.
4. Exportar y guardar datos
Para guardar tus analytics:
- Haz clic en el botón Exportar en la esquina superior derecha para descargar archivos de Excel.
- También puedes hacer clic derecho en el panel y seleccionar Imprimir para guardar una versión en PDF.
Esto es útil para compartir reportes, archivar capturas o integrarlas en presentaciones.
Valores de estado de registro en la exportación
Al exportar Office analytics, obtendrás una columna de Estado de reserva y otra de Estado de registro. El Estado de registro indica si se requería registro para la reserva y (si era necesario) si se realizó.
-
checkInNotAvailable: No se requiere registro para esta reserva (según tu configuración de registro). -
notCheckedIn: La reserva fue cancelada por no realizar el registro (la fecha de la reserva puede estar en el pasado o en el futuro). -
checkedIn: El usuario realizó el registro correctamente (la fecha de la reserva ya pasó). -
readyForCheckIn: La reserva es en el futuro y requiere registro.