Obtén información útil sobre cómo se usan los espacios de tu oficina — Office analytics te ayuda a entender el comportamiento de las reservas, el uso de recursos y las tendencias de ausencias. Office analytics está disponible en los planes Business y Enterprise.
- Resumen
- Definiciones de KPI y casos de uso
- Roles y acceso
- Exportar y guardar datos
- Preguntas frecuentes
1. Resumen
Office analytics te da visibilidad sobre cómo se usan recursos como Desks, salas de reuniones y espacios de estacionamiento en todas las ubicaciones. Estos datos te ayudan a optimizar la planificación de espacios, detectar patrones de ausencias y tomar decisiones basadas en datos.
💡 Ahora encontrarás Analytics en su propia sección llamada Intelligence en el selector de aplicaciones (junto a App y Admin). Los paneles de Office, Workforce y Advanced analytics están ahí. Tus permisos de acceso no han cambiado — solo la ubicación.
- Usuarios en la oficina: Muestra cuántas personas han puesto su estado como "en la oficina".
- Reservas: Muestra cuántos recursos fueron reservados en ese momento.
- Ausencias: Registros perdidos.
KPIs como uso promedio de Desks o usuarios en la oficina sin reservas te dan información detallada. Las definiciones están incluidas directamente en el panel.
💡 Los datos de Analytics se actualizan una vez al día (por la mañana) y no se actualizan en tiempo real. Los informes están pensados principalmente para análisis retrospectivos. Los datos se muestran hasta 30 días en el futuro.
💡 Office analytics no tiene en cuenta los días festivos establecidos. En días festivos, los datos pueden aparecer como faltantes porque normalmente los empleados no programan ni reservan en esos días.
2. Definiciones de KPI y casos de uso
Nota: Todos los KPIs de reservas y uso aplican al tipo de recurso seleccionado y se calculan para el periodo de tiempo elegido.
| KPI | Definición | Casos de uso | Ejemplo de cálculo |
|---|---|---|---|
| Promedio diario de usuarios en la oficina | El número promedio de usuarios programados para trabajar en la oficina durante el periodo seleccionado, hayan reservado un recurso o no. | Entender cuántos empleados están presentes en la oficina en un periodo determinado. | 50 usuarios programados en 5 días → 50 ÷ 5 = 10 usuarios promedio por día. |
| Promedio diario de reservas creadas | El número promedio de reservas hechas por día para el tipo de recurso seleccionado. | Identificar tendencias en la actividad de reservas para optimizar recursos. | 30 reservas en 3 días → 30 ÷ 3 = 10 reservas promedio por día. |
| Promedio diario de ausencias | El número promedio de reservas canceladas automáticamente por no realizar el registro. | Monitorear el cumplimiento de las políticas de registro y detectar patrones de reservas perdidas. | 5 ausencias en 5 días → 5 ÷ 5 = 1 ausencia por día. |
| Usuarios en la oficina con reservas | El número de usuarios que trabajan en la oficina y tienen al menos una reserva. | Comparar cuántas personas asisten con o sin reservar recursos. | 15 usuarios con reservas de un total de 50 en la oficina. |
| Usuarios en la oficina sin reservas | El número de usuarios presentes en la oficina sin ninguna reserva. | Entender las visitas a la oficina que no dependen de recursos. | 35 usuarios sin reservas de un total de 50 en la oficina. |
| Promedio diario de uso de recursos | Porcentaje del tiempo reservable que realmente fue reservado cada día. Tiempo reservable = horario de apertura de la oficina. | Evaluar qué tan eficientemente se usan los Desks o salas. | 8 Desks usados por 6h, de 10 Desks por 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Promedio diario de frecuencia de reservas | Con qué frecuencia se reserva un recurso al menos una vez por día en el periodo seleccionado. | Verificar si los Desks o salas se usan regularmente o solo de vez en cuando. | Recursos reservados en 3 de 5 días → Frecuencia = 60%. |
3. Roles y acceso
Solo ciertos roles pueden acceder al panel de Analytics:
- Global Admins: Acceso total a todos los datos.
- Office Admins: Acceso limitado a sus oficinas asignadas.
4. Exportar y guardar datos
Para guardar tus analytics:
- Haz clic en el botón Exportar en la esquina superior derecha para descargar archivos de Excel.
- O haz clic derecho en el panel y selecciona Imprimir para guardar una versión en PDF.
Esto es útil para compartir informes, archivar capturas o integrarlas en presentaciones.
Valores de estado de registro en la exportación
Al exportar Office analytics, obtendrás una columna de Estado de reserva y otra de Estado de registro. El Estado de registro indica si se requería registro para la reserva y (si era necesario) si se realizó.
-
checkInNotAvailable: No se requiere registro para esta reserva (según tu configuración de registro). -
notCheckedIn: La reserva fue cancelada por no realizar el registro (la fecha de la reserva puede estar en el pasado o en el futuro). -
checkedIn: El usuario realizó el registro correctamente (la fecha de la reserva ya pasó). -
readyForCheckIn: La reserva es en el futuro y requiere registro.
5. Preguntas frecuentes
Los espacios cerrados se consideran inactivos y se excluyen completamente de las métricas de uso y frecuencia de reservas. No cuentan como recursos disponibles durante el periodo en que están cerrados.
Si un espacio estuvo cerrado parte del periodo seleccionado (por ejemplo, 14 días de un mes de 30 días), los analytics se prorratean: el espacio solo se incluye en los cálculos por los días que estuvo abierto y disponible para reservar. Los 14 días cerrados se excluyen del denominador, así que tus porcentajes de uso y frecuencia de reservas reflejan la disponibilidad real.
Sí. Cuenta a todos los que planearon trabajar en la oficina, hayan reservado un Desk u otro recurso o no. Si el número parece más bajo de lo esperado, recuerda que es un promedio diario de todos los días que la oficina está abierta — así que los días abiertos con poca gente (por ejemplo, fines de semana cuando la oficina está abierta) bajan el promedio.
Ambos usan fuentes diferentes, así que pueden diferir para la misma fecha pasada:
- Office analytics usa una captura diaria, por eso la página muestra una marca de tiempo de "Última actualización". Refleja quién fue registrado como presente en la oficina en esa fecha, según la captura tomada.
- La exportación de programación usa datos en vivo, que cambian a medida que se agregan o eliminan usuarios.
Cuando los empleados se van y se eliminan sus registros históricos, la exportación en vivo muestra menos personas que la captura congelada para la misma fecha pasada. Para informes históricos (por ejemplo, para una presentación de dirección), Office analytics es la fuente más estable, porque la exportación se va reduciendo con el tiempo a medida que se eliminan usuarios. Consulta la marca de tiempo de "Última actualización" en la página para ver qué captura estás viendo.
Responden a preguntas diferentes y no son directamente comparables. Office analytics es una vista de planificación y uso basada en promedios diarios para un tipo de recurso y periodo de tiempo. Workforce analytics expresa la asistencia como una proporción de usuarios durante el periodo seleccionado. Un promedio diario de personas y un porcentaje de usuarios no coincidirán 1:1, aunque los números parezcan similares.