La sección de Pisos y espacios en deskbird te permite definir y gestionar la distribución de tu oficina, desde los pisos hasta las áreas individuales de escritorios, salas de reuniones, plazas de estacionamiento y más. Esta configuración es la base para los planos interactivos, las restricciones de acceso y la gestión de reservas de los usuarios.
- Crear, editar y eliminar pisos y espacios
- Salas de reuniones y Desks, plazas de estacionamiento y otros recursos
- Planos de pisos
- Gestionar acceso
1. Crear, editar y eliminar pisos y espacios
Accede al panel de administración y navega a Workplace > Pisos y espacios. Un panel a la izquierda muestra todos los pisos, lo que facilita cambiar entre ellos sin perder el contexto.
Pisos
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Agregar un piso: Haz clic en + Agregar piso. El nuevo piso aparecerá en la lista y en el panel principal a la derecha. Usa el icono de lápiz junto al nombre del piso para renombrarlo (por ejemplo, “Piso 01”), y haz clic en Gestionar para agregar o eliminar cierres.
💡 Nota: Los pisos recién creados se agregan como borrador por defecto. Puedes publicar el piso cuando esté listo. - Renombrar o eliminar un piso: Haz clic en el icono de lápiz junto al nombre del piso. Aparecerá una ventana emergente que te permitirá renombrar o eliminar el piso.
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Cambiar el estado de un piso: Haz clic en Gestionar en la parte superior de la lista de áreas. Esto abrirá una ventana emergente para actualizar el estado del piso.
⚠️ Cerrar un piso eliminará todas las reservas existentes en ese piso. Esta acción no se puede deshacer. Los usuarios no podrán reservar en un piso cerrado (inactivo) hasta que se active de nuevo. Lee más detalles aquí: Cerrar un espacio - Descargar códigos QR para todo el piso
Áreas
- Agregar un área: Selecciona un piso y haz clic en + Agregar área. Elige el tipo de área (Área de Desks, sala de reuniones, área de estacionamiento u otra), luego define el Nombre, la Capacidad y una Descripción opcional. 💡 Nota: Las áreas recién creadas están activas por defecto. Puedes usar el interruptor para guardarla como borrador al crearla.
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Editar un área: Haz clic en el icono de lápiz junto a cada área. Esto abrirá una página donde puedes:
- Renombrar el área y cambiar la descripción
- Eliminar el área
- Definir el acceso al área
- Crear y gestionar recursos en esa área
- Gestionar el estado del área desde Gestionar
⚠️ Cerrar un área eliminará todas las reservas existentes en esa área. Esta acción no se puede deshacer. Los usuarios no podrán reservar en un área cerrada hasta que se active de nuevo. Lee más detalles aquí: Cerrar un espacio
- Descargar códigos QR para toda el área
2. Salas de reuniones y Desks, plazas de estacionamiento y otros recursos
Para asegurar que cada tipo de recurso esté completamente documentado, hemos creado guías de configuración específicas:
3. Planos de pisos
Después de configurar tus pisos y áreas, puedes ubicarlas visualmente en un plano para ayudar a los usuarios a orientarse y reservar más fácilmente.
Las instrucciones completas están disponibles en nuestro artículo sobre planos de pisos.
💡 Nota: No es necesario que las áreas estén posicionadas en el plano para que sean reservables. Mientras el área esté activa, los usuarios podrán hacer reservas.
4. Gestionar acceso
deskbird te permite controlar quién puede reservar en cada área, lo que facilita casos como zonas específicas para equipos, secciones solo para VIP o acceso compartido con reglas de prioridad.
💡 Los administradores globales, administradores de oficina y managers siempre pueden reservar en cualquier área, sin importar las restricciones. Esto también aplica a reservas hechas en nombre de otros.
Para configurar el acceso a un área:
- Ve a Pisos y espacios en el panel de administración.
- Selecciona el piso.
- Haz clic en el icono de lápiz en la fila del área.
Puedes elegir entre tres tipos de acceso:
- Acceso abierto: Opción predeterminada. Todos los usuarios con acceso a la oficina pueden reservar en el área.
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Acceso restringido: Solo los usuarios o grupos seleccionados pueden reservar en el área. También puedes ocultar el área del plano para los usuarios sin acceso.
Nota: Cuando un área está oculta, los usuarios sin acceso no podrán ver a las personas que hayan reservado en esa área en el plano. Esto puede ser relevante para ciertas funciones de oficina. Los administradores globales, administradores de oficina y managers siempre pueden ver todas las áreas.
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Acceso prioritario: Da acceso a grupos o usuarios seleccionados para reservar en un área. Otros usuarios solo podrán reservar:
- A partir de un día antes de la hora especificada
- Si quedan Desks o espacios disponibles después de que los usuarios prioritarios hayan reservado
Ejemplo: Finanzas tiene prioridad para 4 Desks. Si solo se reservan 3, otro miembro del equipo (por ejemplo, Marketing) podrá reservar el Desk restante un día antes, a partir de las 16:00.