Integración con HRIS: Ausencias

Workforce

La integración de deskbird con tu HRIS (Human Resource Information System) automatiza el seguimiento de ausencias y mejora la precisión de los datos. Ayuda a reducir el trabajo duplicado y asegura que el programa de tu lugar de trabajo refleje la disponibilidad en tiempo real.

💡 Nos asociamos con Merge para ofrecer y dar soporte a estas integraciones.

1. Por qué sincronizar ausencias
2. HRIS compatibles
3. Cómo funcionan las ausencias sincronizadas
4. Configurar la integración
5. Configuración SFTP (bajo solicitud)
6. Experiencia del usuario

1. Por qué sincronizar ausencias

Sin la integración, los usuarios que utilizan tanto deskbird como su herramienta HRIS registran sus periodos de ausencia en ambas plataformas, lo que genera trabajo duplicado y posibles inconsistencias en los datos. Nuestra Integración con HRIS soluciona esto transfiriendo automáticamente los periodos de ausencia (por ejemplo, días de enfermedad y vacaciones) desde el HRIS a la página Plan en deskbird con el estado "Ausente".

Esta automatización ahorra tiempo y garantiza datos precisos para Workforce y Análisis de Oficina.

2. HRIS compatibles

No se requiere intervención de desarrolladores. deskbird admite integración directa con las siguientes herramientas HRIS: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, PeopleHR, HiBob, HRWorks, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday y Sage HR.

3. Cómo funcionan las ausencias sincronizadas

💡 Los periodos de ausencia aprobados (por ejemplo, días de enfermedad, vacaciones o cualquier ausencia definida en tu HRIS) se sincronizan automáticamente en la página Plan en deskbird.

Si un usuario está marcado como “Ausente”, todas las reservas existentes para ese día se cancelarán automáticamente, excepto las reservas de sala de reuniones.

Ausencias de media jornada: Personio, HiBob, Factorial y HRWorks sincronizan las ausencias de media jornada como medias jornadas. Aparecen en el programa como Primera mitad (mañana) o Segunda mitad (tarde) con el estado predeterminado "Ausente". En HRWorks, por ejemplo, una ausencia de varios días puede comenzar por la tarde del primer día y terminar por la mañana del último día, con días completos entre medias.

• Las ausencias de media jornada solo se sincronizan como medias jornadas cuando la Programación de media jornada está activada para tu empresa (consulta Configuración de Workforce). Si está desactivada, se sincronizan como "Ausente" de día completo.
• Otras herramientas HRIS sincronizan las ausencias de media jornada como "Ausente" de día completo. Si tu HRIS envía una ausencia de un solo día de menos de 8 horas, deskbird compara la hora de inicio y fin con la hora media de la oficina y la muestra como ausencia de primera mitad o segunda mitad.

💡 Los usuarios no pueden editar manualmente su estado de ausencia sincronizado. Para cancelar una ausencia, deben actualizarla en el HRIS, lo que luego se reflejará en deskbird.

Para más detalles sobre qué ausencias se sincronizan y cuándo, consulta las Preguntas frecuentes sobre la Integración con HRIS.

4. Configurar la integración

Antes de empezar: Necesitas la función de Administrador global, Workforce y credenciales API generadas en tu HRIS.

1. Ve a Admin > Integraciones.
2. Selecciona tu herramienta HRIS e introduce las credenciales API (estas se generan en tu HRIS). Sigue los pasos en pantalla.
3. Asegúrate de que Ausencias (Marcar automáticamente a los usuarios como ausentes según los datos del HRIS) esté activado.
4. El sistema comenzará a sincronizar todas las ausencias futuras y las ausencias aprobadas de los últimos 3 meses.
5. Puedes seguir trabajando mientras la sincronización se realiza en segundo plano.
6. Para más información, consulta nuestras Preguntas frecuentes.

💡 Consejo: Para cambiar lo que se sincroniza más adelante, ve a Admin > Integraciones, selecciona Gestionar en tu HRIS y actualiza la configuración.

5. Configuración SFTP (bajo solicitud)

En casos especiales donde no se admite una integración directa con HRIS (a través de Merge), deskbird ofrece una opción segura de sincronización de ausencias mediante SFTP (Secure File Transfer Protocol). Este método solo está disponible bajo solicitud y debe ser habilitado por nuestro equipo. Si tu sistema HR no aparece en nuestras integraciones nativas, contacta a tu Customer Success Manager para explorar esta opción.

💡 Si es necesario, podemos ofrecer asistencia técnica para esta configuración a través de nuestro socio de integraciones de confianza.

⚠️ Este método se utiliza exclusivamente para sincronizar ausencias; no admite la provisión de Usuarios y Grupos.

Métodos de carga SFTP disponibles

Hay dos formas de transferir tus archivos CSV a deskbird mediante SFTP. Aunque el método automatizado es preferible para uso a largo plazo, la carga manual puede ser útil para pruebas iniciales o equipos pequeños.

1. Envío SFTP programado (recomendado)
   La mayoría de las empresas automatizan este proceso usando una tarea programada que envía regularmente el CSV a nuestro servidor SFTP, normalmente de forma diaria o semanal.
   • deskbird proporciona:
     • Nombre de host SFTP
     • Nombre de usuario
     • Clave SSH o contraseña
   • La empresa genera un CSV desde su HRIS o herramienta de exportación y lo sube a la carpeta correcta en el servidor SFTP.
   • ⚠️ El archivo subido debe seguir el formato CSV exacto definido más abajo.
2. Carga manual (para pruebas o uso a pequeña escala)
   Los administradores de RRHH o IT pueden exportar manualmente el archivo CSV y subirlo al contenedor SFTP asignado usando herramientas como FileZilla o Cyberduck.
   • Esto es especialmente útil durante la fase de pruebas o cuando el tamaño del cliente no justifica la automatización.

Formato CSV y reglas de sincronización

Los datos de ausencias se sincronizan desde un archivo CSV, que sirve como única fuente de verdad para los días libres en un periodo definido.

💡 Puedes descargar un archivo .csv de ejemplo al final de este artículo.

Estructura del CSV:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 días de ausencia
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 día de ausencia (mañana)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 día de ausencia (tarde)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 días de ausencia

• Ventana de fechas: Solo se procesarán las ausencias entre D–6 semanas y D+12 semanas (donde D = fecha de creación del archivo).
• Fuente de verdad: El archivo debe incluir la lista completa y definitiva de ausencias de todos los usuarios en el periodo relevante.
• Creación: Las ausencias listadas en el CSV pero que aún no están en deskbird se añadirán.
• Eliminación: Las ausencias que ya estén en deskbird pero no aparezcan en el archivo serán eliminadas.
  Si el archivo más reciente ya no incluye una ausencia pasada, también se eliminará de deskbird.
• No hay actualizaciones parciales: Cualquier ausencia que falte se tratará como una eliminación.
• Medias jornadas: SFTP admite ausencias de media jornada. am se muestra como ausencia por la mañana (Primera mitad) y pm como ausencia por la tarde (Segunda mitad). Para ausencias de media jornada desde una integración directa con HRIS, consulta Cómo funcionan las ausencias sincronizadas.
• Modificar manualmente: Las ausencias desde SFTP no pueden ser modificadas manualmente por los usuarios (ni por los admins).

Encuentra un archivo .csv de ejemplo para la configuración SFTP al final de este artículo.

6. Experiencia del usuario

• Los usuarios verán su estado sincronizado en el Feed personal y la vista de Compañeros tanto en web como en móvil.
• Se enviarán notificaciones por correo electrónico cuando se actualice el estado de ausencia a través del HRIS.
• Los usuarios también serán notificados si una ausencia sincronizada resulta en una reserva cancelada.
• Los gerentes de grupo, managers, administradores de la oficina y administradores globales pueden ver los estados de ausencia de sus miembros del equipo para ayudar a coordinar la asistencia y las necesidades de espacio de trabajo.
• La Sincronización HRIS se ejecuta una vez al día (durante la noche). Para Personio, se ejecuta cada hora.

⚠️ Nota: Cuando las ausencias se obtienen mediante la configuración de integración, los usuarios pueden volver a sincronizar manualmente las ausencias si se muestran incorrectamente. Para hacerlo, los usuarios deben seleccionar sus iniciales o foto de perfil en la parte inferior izquierda, luego Perfil, y hacer clic en Resincronizar ausencias HRIS en Privacidad & seguridad en la pestaña Cuenta.

Esta opción no está disponible cuando se utiliza SFTP.