La Configuración de Workforce te permite definir cómo funciona la programación en toda tu organización en deskbird. Desde una sola página, puedes activar la programación de media jornada, personalizar las opciones de programación que ven tus usuarios (incluyendo su color, icono y si pueden seleccionarse para media jornada), y controlar hasta qué punto pueden ver y editar los diferentes roles la programación anterior, asegurando que tu configuración de programación se adapte a la forma real de trabajo de tus equipos.
- Acceso a la Configuración de Workforce
- Programación de media jornada
- Acceso a la programación anterior
- Opciones de programación
- Preguntas frecuentes
1. Acceso a la Configuración de Workforce
La Configuración de Workforce es gestionada por los administradores globales en Admin.
Para abrir la página, ve a Admin > Workforce > Configuración de Workforce.
Desde aquí, puedes configurar tres áreas:
- Programación de media jornada: activa o desactiva la programación de media jornada para todos los usuarios.
- Acceso a la programación anterior: controla hasta cuántas semanas atrás los usuarios y administradores pueden ver y editar la programación anterior.
- Opciones de programación: gestiona las opciones que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral, incluyendo el color y el icono que se muestra para cada opción y si puede seleccionarse para media jornada.
Cada sección tiene sus propios botones de Guardar y Restablecer. Los cambios solo se aplican cuando haces clic en Guardar.
2. Programación de media jornada
La programación de media jornada permite a los usuarios planificar dos opciones diferentes para el mismo día, por ejemplo, Oficina por la mañana y Trabajo móvil por la tarde. Esto es útil para equipos con esquemas híbridos flexibles, turnos divididos o días libres parciales.
Activar la programación de media jornada
- Ve a Admin > Workforce > Configuración de Workforce.
- En Programación de media jornada, activa Habilitar programación de media jornada para todos los usuarios en deskbird.
- Haz clic en Guardar.
Una vez activada, los usuarios pueden programar dos opciones diferentes para el mismo día. Al configurar políticas, puedes definir cómo se calculan las medias jornadas para asegurar un seguimiento y cumplimiento precisos.
Si ciertas opciones solo deben usarse para días completos (por ejemplo, Trabajo móvil), puedes restringirlas individualmente con el ajuste Media jornada habilitada. Consulta Permitir medias jornadas por opción.
Definir la hora intermedia
La hora intermedia determina cómo se divide la jornada laboral en dos mitades y afecta los periodos de reserva y el seguimiento de asistencia.
Para configurarla, ve a Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina y establece la hora intermedia (por ejemplo, 13:00) para la oficina correspondiente.
💡 Consejo: La sincronización HRIS de ausencias de media jornada es compatible con Personio, HiBob, Factorial y HRWorks. Debe estar activada la programación de media jornada; de lo contrario, estas ausencias se sincronizan como día completo. Para más detalles, consulta Integración con HRIS: Ausencias.
3. Acceso a la programación anterior
La sección de Acceso a la programación anterior controla hasta cuántas semanas atrás pueden ver y editar la programación anterior los diferentes roles de usuario. Esto te permite alinear el acceso a la programación con los requisitos de cumplimiento, RRHH e informes de tu empresa.
Puedes configurar dos grupos de roles por separado, cada uno con su propio periodo de visualización y edición.
Usuarios regulares, gerentes de grupo y managers de línea
Controla el acceso a la programación de los compañeros (visualización), la propia programación (visualización y edición) y la programación de los compañeros gestionados (visualización y edición).
- Acceso de visualización: número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden ver la programación.
- Acceso de edición: número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden editar la programación.
Administradores globales, administradores de oficina, managers y sus roles personalizadas correspondientes
Controla el acceso a la programación de todos los compañeros (visualización y edición). Esto también se aplica a todos los roles personalizadas que tengan activados los permisos Ver la programación de todos los usuarios y Gestionar la programación de todos los usuarios.
- Acceso de visualización: número de semanas hacia atrás que estos roles pueden ver la programación.
- Acceso de edición: número de semanas hacia atrás que estos roles pueden editar la programación.
Reglas de configuración
- Tanto los periodos de visualización como de edición pueden configurarse de 0 a 52 semanas.
- Si estableces un valor en 0, se desactiva completamente el acceso anterior para ese grupo de roles.
- El periodo de edición no puede superar el de visualización: los usuarios deben poder ver una programación antes de poder editarla.
- El valor predeterminado es 1 semana tanto para visualización como para edición. Las empresas que no cambien nada mantienen este valor por defecto.
Una vez que hayas realizado los cambios, haz clic en Guardar para aplicarlos. Haz clic en Restablecer para descartar los cambios no guardados.
⚠️ Importante: Quién puede actuar sobre la programación de quién sigue dependiendo del rol del usuario (administrador global, administrador de la oficina, manager, gerente de grupo, manager de línea) o de los permisos de roles personalizadas. La configuración de programación anterior solo define el periodo de ese acceso, no qué programaciones puede ver o editar cada rol.
4. Opciones de programación
Las opciones de programación definen las alternativas que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral, por ejemplo, Oficina, Trabajo móvil, Ausente o Viaje de trabajo. Puedes personalizar estas opciones para reflejar cómo trabaja tu organización y asignar a cada una su propio color e icono para que sean fácilmente reconocibles en todo el producto.
Propiedades de la opción
Cada opción de programación tiene las siguientes propiedades:
- Tipo de opción: selecciona un tipo predefinido (Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de trabajo) o elige Personalizado para crear el tuyo propio.
- Nombre personalizado: opcionalmente, establece un nombre personalizado que los usuarios verán en lugar de la etiqueta predeterminada. Nota: las opciones de programación predefinidas se traducen automáticamente, pero al añadir un nombre personalizado se eliminan estas traducciones automáticas. Para las opciones personalizadas, el nombre es obligatorio.
- Color: elige un color para distinguir visualmente cada opción en los programas y en el análisis.
- Icono: selecciona un icono de la lista de sugerencias para que la opción sea reconocible de un vistazo.
- Media jornada habilitada: define si los usuarios pueden seleccionar la opción para media jornada. Si está desactivado, solo podrán elegir esta opción para un día completo.
- Activo / Inactivo: activa o desactiva la opción para los usuarios. Las opciones inactivas se ocultan de la vista de programación.
Configurar color e icono de la opción
Las opciones de programación usan un diseño renovado con colores consistentes en deskbird. Como administrador, decides cómo se muestra cada opción:
- Ve a Admin > Workforce > Configuración de Workforce y abre la sección Opciones de programación.
- Selecciona la opción que quieres personalizar.
- Asigna un color y un icono de la lista de sugerencias.
- Haz clic en Guardar.
El estilo que configures se aplicará en todos los lugares donde aparezca la opción, tanto en web como en móvil:
- Feed personal
- Preferencias semanales
- Programa de compañeros
- Programa de tu equipo
- Feed de compañeros
💡 Consejo: El estilo se sincroniza automáticamente. En cuanto guardes, todos los usuarios verán el nuevo color e icono. No necesitan hacer nada.
Permitir medias jornadas por opción
Cuando la programación de media jornada está activada, puedes decidir para cada opción de programación si los usuarios pueden seleccionarla para media jornada. Esto es útil si algunas opciones (por ejemplo, Trabajo móvil) solo deben programarse para un día completo, mientras que otras siguen siendo flexibles.
- Ve a Admin > Workforce > Configuración de Workforce y abre la sección Opciones de programación.
- En la columna Media jornada habilitada, desactiva el ajuste para cada opción que deba ser solo de día completo. Déjalo activado para las opciones que puedan usarse tanto para días completos como para medias jornadas.
- Haz clic en Guardar.
Lo que ven los usuarios en web y móvil:
- Media jornada habilitada activada: los usuarios pueden seleccionar la opción para un día completo y para la primera o segunda mitad del día.
- Media jornada habilitada desactivada: los usuarios pueden seguir seleccionando la opción para un día completo. Cuando activan Media jornada en Tu opción, la opción no aparece en los menús desplegables de Primera mitad y Segunda mitad.
Nada cambia para tus opciones existentes hasta que un administrador edite este ajuste.
⚠️ Importante: Media jornada habilitada solo controla la disponibilidad de media jornada para una opción individual. No activa ni desactiva la programación de media jornada a nivel de empresa (consulta Programación de media jornada), ni oculta o desactiva la opción.
Añadir una opción de programación
Haz clic en + Añadir opción de programación para crear una nueva entrada. La nueva opción aparecerá al final de la lista. Selecciona un tipo de opción, añade un nombre personalizado si lo deseas, elige un color y un icono, y asegúrate de que el interruptor esté en Activo. Luego haz clic en Guardar.
Reordenar opciones
Las opciones de programación se muestran a los usuarios en el orden que definas aquí. Usa las marcas de agarre (⠟) en el lado izquierdo de cada fila para arrastrar y soltar las opciones en el orden que prefieras, luego haz clic en Guardar.
Eliminar una opción de programación
Haz clic en el icono de la papelera en el lado derecho de una fila para eliminar una opción. Si alguna programación está usando esa opción, aparecerá un diálogo para que elijas entre dos acciones:
- Migrar las programaciones existentes a otra opción de programación y luego eliminar la actual.
- Eliminar inmediatamente: todas las programaciones y análisis vinculados a esta opción se eliminarán de forma permanente.
⚠️ Importante: Otra oficina es una opción predeterminada que no se puede editar ni eliminar. Aparece debajo de la opción Oficina en la aplicación web.
5. Preguntas frecuentes
Solo los administradores globales pueden acceder y editar la Configuración de Workforce. Las roles personalizadas con los permisos de admin correspondientes también pueden acceder a esta página.
Cuando la programación de media jornada está desactivada, los usuarios ya no pueden crear nuevos programas de media jornada. Los programas de media jornada existentes permanecen en el sistema, pero se mostrarán como entradas de día completo hasta que se revisen las políticas.
deskbird compara los horarios de la reserva con la hora intermedia de la oficina (consulta Definir la hora intermedia). Una reserva que está completamente antes de la hora intermedia cuenta como la primera mitad, una que está completamente después cuenta como la segunda mitad, y una reserva que abarca la hora intermedia cuenta como un día completo. El cálculo utiliza los horarios reservados, no el tiempo que alguien realmente pasó en la oficina.
La programación de media jornada debe estar activada. Si está desactivada, una reserva de escritorio por la tarde (por ejemplo, de 14:00 a 17:00) aún puede registrar un día completo de Oficina para ese usuario, por lo que los informes de asistencia mostrarán más días de oficina de los que realmente estuvieron presentes.
Sí. Ve a Admin > Workforce > Configuración de Workforce, abre Opciones de programación y desactiva Media jornada habilitada para cada opción que deba ser solo de día completo. Luego haz clic en Guardar. Todas las demás opciones seguirán disponibles tanto para días completos como para medias jornadas.
Revisa estos dos ajustes en Admin > Workforce > Configuración de Workforce:
- Programación de media jornada: los programas de media jornada deben estar habilitados para todos los usuarios.
- Media jornada habilitada (en Opciones de programación): si esto está desactivado para la opción, los usuarios solo pueden seleccionarla para un día completo.
No. El periodo de edición no puede ir más atrás que el periodo de visualización. Los usuarios deben poder ver un programa antes de poder editarlo. Si configuras el acceso de visualización a un valor menor que el acceso de edición, deskbird ajustará automáticamente el acceso de edición para que coincida.
Configura tanto Acceso de visualización como Acceso de edición en 0 semanas para el grupo de roles correspondiente y luego haz clic en Guardar. Con esta configuración, los usuarios de ese grupo no podrán ver ni editar ningún programa pasado.
Desactivar una opción la oculta de la vista de programación, por lo que los usuarios ya no pueden seleccionarla, pero los programas existentes y el análisis que usan esa opción se conservan. Eliminar una opción la elimina permanentemente. Dependiendo de la opción elegida, migra los programas existentes a otra opción o los elimina junto con su análisis.
Las opciones predefinidas (Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de trabajo) incluyen traducciones integradas para todos los idiomas compatibles. Cuando añades un nombre personalizado, deskbird lo trata como la etiqueta preferida de tu organización y lo muestra a todos los usuarios en todos los idiomas sin traducirlo.
No. Los colores e iconos los define una sola vez un administrador en Admin > Workforce > Configuración de Workforce y se aplican a toda la organización. Los usuarios ven el estilo, pero no pueden cambiarlo.
No. El estilo se sincroniza automáticamente una vez que haces clic en Guardar, y los usuarios verán el color e icono actualizados la próxima vez que abran deskbird en la web o en el móvil.
En todos los lugares donde se muestra una opción de programación: el feed personal, las preferencias semanales, el programa de compañeros, el programa de tu equipo y el feed de compañeros, tanto en la web como en el móvil.