La Configuración de visibilidad & privacidad te permite controlar cuánto pueden ver los usuarios y grupos entre sí dentro de la plataforma y cuánta de su propia actividad deciden compartir. Configurar bien estos ajustes ayuda a encontrar el equilibrio adecuado entre la transparencia para colaborar y la privacidad de cada empleado.
¿Estás configurando UDM Plus? User & Data Management (UDM) Plus: configuración te guía paso a paso por SSO, tu HRIS, SCIM y la configuración de visibilidad en orden.
- Dónde encontrar Visibilidad & privacidad
- Configuración de visibilidad
- Configuración de privacidad
- Implicaciones en las funciones principales del sistema
- Ejemplo: limitar la visibilidad a los departamentos
- Preguntas frecuentes
1. Dónde encontrar Visibilidad & privacidad
Ve a Admin > Gestión de usuarios: Visibilidad & privacidad. Cualquier cambio se aplica inmediatamente después de hacer clic en Guardar. Usa Restablecer para descartar los cambios no guardados y volver a la última configuración guardada.
2. Configuración de visibilidad
La configuración de visibilidad determina qué usuarios y grupos pueden ser encontrados por otros dentro de deskbird. Hay dos controles separados: uno para usuarios y otro para grupos.
Visibilidad del usuario
Este ajuste controla quién puede encontrar y ver a otros usuarios en deskbird, por ejemplo en los resultados de búsqueda o en el mapa de la oficina. Hay dos opciones:
- Todos los usuarios (Recomendado): Todos los usuarios de la organización pueden encontrar y ver a cualquier otro usuario. Esta es la opción predeterminada y recomendada para la mayoría de las organizaciones, ya que permite la mejor colaboración y experiencia de "busca compañeros".
- Solo usuarios en los grupos de los que forman parte o gestionan: Los usuarios solo pueden descubrir y ver a otros usuarios que pertenezcan a los mismos grupos. Esto es útil para organizaciones grandes que quieren restringir la visibilidad entre departamentos por motivos de privacidad u organización.
Visibilidad del grupo
Este ajuste controla qué grupos son visibles para los usuarios en deskbird. Hay dos opciones:
- Todos los grupos: Todos los grupos existentes son visibles para todos los usuarios.
- Solo los grupos de los que forman parte o gestionan: Los usuarios solo pueden ver los grupos a los que pertenecen o que gestionan.
⚠️ Si la visibilidad del usuario está restringida a los grupos, la configuración de Visibilidad del grupo se bloquea automáticamente en Solo los grupos de los que forman parte o gestionan y no se puede cambiar a Todos los grupos. Permitir que todos los grupos sean visibles expondría indirectamente a usuarios fuera del alcance permitido, lo que entraría en conflicto con la restricción de visibilidad del usuario.
3. Configuración de privacidad
La configuración de privacidad controla si los usuarios pueden tener perfiles privados y cuál es el tipo de perfil predeterminado para los nuevos usuarios.
Perfiles privados
Este ajuste determina si los usuarios pueden poner su perfil como privado:
- No (Recomendado): Los perfiles privados están deshabilitados. Todos los perfiles de usuario son siempre públicos y sus actividades son visibles para otros según sus permisos de función. Los usuarios no pueden cambiar su tipo de perfil. Esta es la opción recomendada para la mayoría de los equipos, ya que fomenta la transparencia y la colaboración.
- Sí: Los perfiles privados están habilitados. Los usuarios pueden elegir si quieren poner su perfil como privado o mantenerlo público. Si otro usuario quiere ver las actividades de un usuario con perfil privado, primero debe enviarle una solicitud de seguimiento; el usuario con perfil privado debe aceptarla antes de que su programa y reservas sean visibles para esa persona.
Tipo de perfil predeterminado
Este ajuste solo es relevante cuando Perfiles privados está en Sí. Define el tipo de perfil que se aplica por defecto a los nuevos usuarios:
- Público: Los nuevos usuarios empiezan con un perfil público. Sus actividades son visibles para otros según los permisos de función, sin necesidad de solicitud de seguimiento.
- Privado: Los nuevos usuarios empiezan con un perfil privado. Otros deben enviar una solicitud de seguimiento que el usuario debe aceptar antes de poder ver su programa y reservas.
💡 Cuando los perfiles privados están habilitados, cada usuario puede cambiar su tipo de perfil en cualquier momento desde su propia configuración de perfil, sin importar el valor predeterminado que se haya establecido aquí.
4. Implicaciones en las funciones principales del sistema
Las políticas de visibilidad y privacidad configuradas arriba afectan directamente lo que cada función principal del sistema puede ver y hacer. La siguiente tabla resume las implicaciones por función. Hay tres capacidades clave que se ven afectadas:
- Ver perfiles de usuario: La capacidad de encontrar a un usuario en la búsqueda y ver su información básica, por ejemplo en su página de perfil.
- Ver actividades de usuario: La capacidad de ver el programa y las reservas de un usuario, por ejemplo en su página de perfil.
- Gestionar actividades de usuario: La capacidad de editar el programa y las reservas en nombre de un usuario.
La siguiente tabla refleja la configuración más restrictiva (visibilidad de usuario limitada a sus propios grupos, perfiles privados habilitados y "Privado" como predeterminado). Si usas la configuración recomendada (todos los usuarios visibles, perfiles privados deshabilitados), las funciones de nivel superior tendrán un acceso más amplio.
| Función principal | Ver perfiles de usuario | Ver actividades de usuario | Gestionar actividades de usuario |
|---|---|---|---|
| Usuario | Usuarios en los grupos de los que forman parte |
|
Ningún usuario |
| Gerente de grupo |
|
|
Usuarios en los grupos que gestionan y sus subgrupos |
| Manager | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
| Administrador de la oficina | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
| Administrador global | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
⚠️ Las funciones de Manager, Administrador de la oficina y Administrador global siempre mantienen acceso total de visibilidad y gestión, sin importar la configuración de visibilidad y privacidad establecida.
5. Ejemplo: limitar la visibilidad a los departamentos
Si tu empresa está dividida en departamentos, puedes configurar deskbird para que los empleados solo vean a los compañeros de su propio departamento. Esto también funciona si todos los departamentos comparten una sola oficina, porque la visibilidad se basa en los grupos de usuarios, no en las oficinas.
- Crea un grupo por cada departamento. En Admin > Gestión de usuarios: Grupos, crea un grupo de usuarios para cada departamento, por ejemplo RRHH, Finanzas y Ventas. Consulta Usuarios y Grupos para más detalles.
- Añade a cada empleado a su grupo de departamento. Asigna los usuarios manualmente o mantén los grupos sincronizados a través de tu directorio (por ejemplo Microsoft Entra ID, SCIM o una integración con HRIS).
- Restringe la visibilidad de usuario. En Visibilidad & privacidad (ver sección 1), pon Visibilidad del usuario en Solo usuarios en los grupos de los que forman parte o gestionan y haz clic en Guardar. Visibilidad del grupo quedará bloqueada en Solo los grupos de los que forman parte o gestionan, así los empleados tampoco verán los nombres de los grupos de otros departamentos.
A partir de ese momento, los usuarios normales solo encontrarán y verán a compañeros que compartan al menos un grupo con ellos, por ejemplo en la búsqueda de compañeros, en los perfiles, en la planificación semanal y en el plano del piso. Los gerentes de grupo también verán a los miembros de los grupos que gestionan, incluidos los subgrupos. Los Managers, Administradores de la oficina y Administradores globales seguirán viendo a todos los usuarios (ver sección 4), y los roles personalizadas no pueden eliminar este acceso.
⚠️ Evita los grupos de toda la empresa: Los usuarios ven a todos con quienes comparten al menos un grupo. Un grupo que incluya a todos los empleados (por ejemplo "Todos los empleados") hará que todos sean visibles para todos de nuevo.
6. Preguntas frecuentes
Sólo si Perfiles privados está configurado en Sí en Admin > Gestión de usuarios: Visibilidad & privacidad. Cuando está habilitado, los usuarios pueden cambiar entre un perfil público y privado en cualquier momento desde la configuración de su perfil personal; la configuración predeterminada definida por el admin solo determina cómo empiezan. Si los perfiles privados están deshabilitados (configurados en No), todos los perfiles son siempre públicos y los usuarios no tienen opción de cambiar esto.
La configuración de perfil privado afecta la visibilidad de las actividades para los usuarios normales y los gerentes de grupo. Sin embargo, las funciones con permisos elevados — Manager, Administrador de la oficina y Administrador global — mantienen acceso completo para ver y gestionar todas las actividades de los usuarios, sin importar si el perfil está configurado como privado.
No. Cuando la visibilidad de los usuarios está restringida a los grupos, los usuarios solo pueden encontrar y ver a los compañeros que sean miembros de los mismos grupos que ellos (o de los grupos que gestionan). Los compañeros fuera de esos grupos no aparecerán en los resultados de búsqueda ni en otras funciones de descubrimiento.
Cuando la visibilidad de los usuarios está restringida a los grupos, la configuración de Visibilidad del grupo se bloquea automáticamente en Sólo los grupos de los que forman parte o gestionan; la opción Todos los grupos está deshabilitada y no se puede seleccionar. Esto es intencional: si todos los grupos fueran visibles, los usuarios podrían descubrir indirectamente la existencia de usuarios fuera de su alcance permitido, lo que iría en contra de la configuración de visibilidad restringida de los usuarios.
Sí. Las configuraciones de visibilidad y privacidad se aplican en todo deskbird, incluido el Plano interactivo. Si el perfil de un usuario es privado o su visibilidad está restringida a ciertos grupos, otros usuarios fuera de esos grupos no verán su nombre ni su reserva en el plano del piso.
Sí. Crea un grupo de usuarios por departamento, añade a cada empleado a su grupo de departamento y configura la Visibilidad del usuario en Sólo los usuarios de los grupos de los que forman parte o gestionan. Esto también funciona con una sola oficina. Los pasos están en Ejemplo: limitar la visibilidad a los departamentos. Los managers, administradores de la oficina y administradores globales siguen viendo a todos.
La visibilidad combina todos los grupos a los que pertenece un usuario:
- Un usuario en dos grupos de departamento ve a los miembros de ambos departamentos.
- Un usuario que no está en ningún grupo apenas puede ver compañeros. Asegúrate de que cada empleado esté en al menos un grupo.
- Los gerentes de grupo también ven a los miembros de los grupos que gestionan y sus subgrupos.
No. Visibilidad & privacidad controla lo que los empleados pueden ver de los demás. No limita el análisis:
- Los usuarios normales no tienen acceso al análisis de personal.
- Los gerentes de grupo solo ven el análisis de personal de los grupos que gestionan y sus subgrupos, sin importar esta configuración.
- Managers, administradores de la oficina y administradores globales ven a todos los usuarios en el análisis de personal, incluidos otros departamentos.
Para hacer informes por departamento, filtra el análisis de personal por grupo de usuarios. Consulta Análisis de personal.