Roles & permisos

Desks Professional y superiores

Roles & permisos permite a los administradores globales crear roles adicionales y ligeros que otorgan permisos específicos (como gestionar visitas o exportar analytics) sin cambiar el rol principal del sistema de un usuario. Así es más fácil dar a cada usuario exactamente el acceso que necesita, limitado a oficinas concretas o a todas, mientras se mantienen los roles del sistema claros y consistentes.

Más información sobre los roles del sistema aquí: Roles y permisos del sistema

1. Resumen
2. Roles del sistema vs. roles & permisos
3. Gestionar roles & permisos
4. Permisos disponibles para roles & permisos
5. Limitaciones actuales
6. Preguntas frecuentes

1. Resumen

La página de Roles & permisos permite a los administradores globales controlar quién puede hacer qué en deskbird.

Esta página está disponible en:

Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos

Incluye:

• Roles del sistema predefinidos por deskbird
• Roles & permisos creados y gestionados por tu organización

¿Para quién es?
Esta función está disponible para administradores globales. Está disponible en Desks Professional y superiores.

Concepto importante:
Los roles & permisos siempre se asignan además de un rol principal de usuario. Pueden añadir permisos, pero no pueden quitar permisos otorgados por un rol del sistema.

2. Roles del sistema vs. roles & permisos

Los roles en deskbird se dividen en dos categorías.

• Roles del sistema
  • Predefinidos por deskbird
  • No se pueden eliminar
  • Cada usuario tiene exactamente un rol principal (por ejemplo: Administrador global, Administrador de oficina, Manager, Manager de grupo, Usuario)
  • Algunos roles predefinidos pueden existir como roles adicionales (por ejemplo: Responsable de solicitudes de servicio, Recepcionista de visitantes), dependiendo de si tienes módulos como Rooms o Gestión de visitantes
• Roles & permisos
  • Definidos y gestionados por tu organización
  • Se pueden editar o eliminar
  • Los usuarios pueden tener múltiples roles & permisos
  • Siempre suman: amplían permisos, nunca los restringen

Esta separación ayuda a mantener las responsabilidades principales estables y permite una gestión flexible de permisos.

3. Gestionar roles & permisos

Toda la gestión de roles se realiza en la página de Roles & permisos.

Crear un rol & permiso

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos.
2. En la sección de Roles & permisos, haz clic en Añadir rol & permiso.
3. Introduce un Nombre y una Descripción opcional.
4. Selecciona los permisos que quieres otorgar usando los interruptores.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Usa nombres claros y descriptivos como "Analista de datos" o "Recepción" para facilitar la asignación de roles más adelante.

Asignar usuarios a un rol & permiso

Puedes asignar roles & permisos de dos formas diferentes.

Opción A: Desde el propio rol

1. Abre Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos.
2. En la tabla de Roles & permisos, haz clic en el icono de persona del rol.
3. Haz clic en Añadir asignado.
4. Selecciona uno o más usuarios.
5. Elige si el rol aplica a:
   • Seleccionar oficina(s), o
   • Todas las oficinas
6. Haz clic en Confirmar.

Nota: Si seleccionas Todas las oficinas, cualquier oficina nueva que se cree se incluirá automáticamente en el alcance del rol del usuario.

Opción B: Desde el perfil del usuario

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
2. Abre el perfil del usuario.
3. Abre la pestaña Rol.
4. Añade el/los rol(es) correspondiente(s) en Rol(es) adicional(es).
5. Guarda los cambios.

Ambos métodos otorgan los mismos permisos; elige el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

💡 Consejo: Puedes filtrar la tabla de usuarios por roles & permisos para ver rápidamente qué usuarios tienen asignado cada rol.

4. Permisos disponibles para roles & permisos

Los roles & permisos pueden incluir permisos de las siguientes áreas.

* Notas sobre el permiso Gestionar usuarios

• Se aplican reglas de visibilidad de grupo: si la visibilidad por grupo está activada, los usuarios solo pueden asignar a otros a los grupos de los que forman parte o gestionan.
• Los usuarios con este permiso no pueden cambiar los roles del sistema ni los roles & permisos de otros usuarios en la interfaz.

5. Limitaciones actuales

• Otorgar permisos de Workforce analytics actualmente permite ver todos los datos de workforce, sin importar las oficinas asignadas al rol. En una próxima versión se podrá limitar por oficina mediante roles & permisos.
• Para los managers de grupo, la visibilidad de workforce analytics sigue limitada a los grupos que gestionan.

6. Preguntas frecuentes