Gestión de usuarios y datos Plus
Los ajustes de Visibilidad y privacidad en deskbird permiten a los administradores controlar cuánto pueden ver los usuarios y grupos entre sí dentro de la plataforma y cuánta de su propia actividad deciden compartir. Configurar correctamente estos ajustes ayuda a encontrar el equilibrio adecuado entre la transparencia para la colaboración y la privacidad de cada empleado.
- Dónde encontrar Visibilidad y privacidad
- Ajustes de visibilidad
- Ajustes de privacidad
- Implicaciones en los roles principales del sistema
- Preguntas frecuentes
1. Dónde encontrar Visibilidad y privacidad
Los ajustes de Visibilidad y privacidad requieren acceso de nivel administrador para poder configurarse. Para acceder, ve a Administración > Gestión de usuarios > Visibilidad y privacidad. Cualquier cambio realizado se aplica inmediatamente después de hacer clic en Guardar. Usa Restablecer para descartar los cambios no guardados y volver a la última configuración guardada.
2. Ajustes de visibilidad
Los ajustes de visibilidad determinan qué usuarios y grupos pueden ser encontrados por otros dentro de deskbird. Hay dos controles separados: uno para usuarios y otro para grupos.
Visibilidad de usuarios
Este ajuste controla quién puede encontrar y ver a otros usuarios en deskbird, por ejemplo, en los resultados de búsqueda o en el mapa de la oficina. Hay dos opciones:
- Todos los usuarios (Recomendado): Todos los usuarios de la organización pueden encontrar y ver a cualquier otro usuario. Esta es la opción predeterminada y recomendada para la mayoría de las organizaciones, ya que facilita la colaboración y la experiencia de "encontrar a un compañero".
- Solo usuarios en los grupos a los que pertenecen o gestionan: Los usuarios solo pueden descubrir y ver a otros usuarios que pertenezcan a los mismos grupos. Esto es útil para organizaciones grandes que desean restringir la visibilidad entre departamentos por motivos de privacidad u organización.
Visibilidad de grupos
Este ajuste controla qué grupos son visibles para los usuarios en deskbird. Hay dos opciones:
- Todos los grupos: Todos los grupos existentes son visibles para todos los usuarios.
- Solo los grupos a los que pertenecen o gestionan: Los usuarios solo pueden ver los grupos a los que pertenecen o que gestionan.
⚠️ Si la visibilidad de usuarios está restringida a los grupos, el ajuste de Visibilidad de grupos se bloquea automáticamente en Solo los grupos a los que pertenecen o gestionan y no se puede cambiar a Todos los grupos. Permitir que todos los grupos sean visibles expondría indirectamente a usuarios fuera del alcance permitido, lo que entraría en conflicto con la restricción de visibilidad de usuarios.
3. Ajustes de privacidad
Los ajustes de privacidad controlan si los usuarios pueden tener perfiles privados y cuál es el tipo de perfil predeterminado para los nuevos usuarios.
Perfiles privados
Este ajuste determina si los usuarios pueden poner su perfil como privado:
- No (Recomendado): Los perfiles privados están deshabilitados. Todos los perfiles de usuario son siempre públicos y sus actividades son visibles para otros según los permisos de su rol. Los usuarios no pueden cambiar el tipo de su perfil. Esta es la opción recomendada para la mayoría de los equipos, ya que fomenta la transparencia y la colaboración.
- Sí: Los perfiles privados están habilitados. Los usuarios pueden elegir si quieren que su perfil sea privado o público. Si otro usuario quiere ver las actividades de un usuario con perfil privado, primero debe enviarle una solicitud de seguimiento; el usuario con perfil privado debe aceptarla antes de que sus horarios y reservas sean visibles para esa persona.
Tipo de perfil predeterminado
Este ajuste solo es relevante cuando Perfiles privados está en Sí. Define el tipo de perfil que se aplica por defecto a los nuevos usuarios:
- Público: Los nuevos usuarios comienzan con un perfil público. Sus actividades son visibles para otros según los permisos de rol, sin necesidad de solicitud de seguimiento.
- Privado: Los nuevos usuarios comienzan con un perfil privado. Otros deben enviarles una solicitud de seguimiento que el usuario debe aceptar antes de poder ver sus horarios y reservas.
💡 Cuando los perfiles privados están habilitados, cada usuario puede cambiar el tipo de su perfil en cualquier momento desde la configuración de su perfil personal, sin importar el valor predeterminado establecido aquí.
4. Implicaciones en los roles principales del sistema
Las políticas de visibilidad y privacidad configuradas arriba afectan directamente lo que cada rol principal del sistema puede ver y hacer. La siguiente tabla resume las implicaciones por rol. Hay tres capacidades clave afectadas:
- Ver perfiles de usuario: La capacidad de encontrar a un usuario en la búsqueda y ver su información básica, por ejemplo, en su página de perfil.
- Ver actividades de usuario: La capacidad de ver los horarios y reservas de un usuario, por ejemplo, en su página de perfil.
- Gestionar actividades de usuario: La capacidad de editar horarios y reservas en nombre de un usuario.
La siguiente tabla refleja la configuración más restrictiva (visibilidad de usuarios limitada a los propios grupos, perfiles privados habilitados y "Privado" como predeterminado). Si usas los ajustes recomendados (todos los usuarios visibles, perfiles privados deshabilitados), los roles de mayor nivel tendrán un acceso más amplio.
| Rol principal | Ver perfiles de usuario | Ver actividades de usuario | Gestionar actividades de usuario |
|---|---|---|---|
| Usuario | Usuarios en los grupos a los que pertenece |
|
Ningún usuario |
| Gestor de grupo |
|
|
Usuarios en los grupos que gestiona y sus subgrupos |
| Manager | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
| Administrador de oficina | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
| Administrador global | Todos los usuarios | Todos los usuarios | Todos los usuarios |
⚠️ Los roles de Manager, Administrador de oficina y Administrador global siempre mantienen acceso total de visibilidad y gestión, sin importar los ajustes de visibilidad y privacidad configurados.
5. Preguntas frecuentes
Solo si Perfiles privados está en Sí en Administración > Gestión de usuarios > Visibilidad y privacidad. Cuando está habilitado, los usuarios pueden cambiar entre perfil público y privado en cualquier momento desde la configuración de su perfil personal; el valor predeterminado definido por el administrador solo determina la configuración inicial. Si los perfiles privados están deshabilitados (en No), todos los perfiles son siempre públicos y los usuarios no pueden cambiar esto.
La configuración de perfil privado afecta la visibilidad de las actividades para los usuarios normales y los gestores de grupo. Sin embargo, los roles con permisos elevados — Manager, Administrador de oficina y Administrador global — mantienen acceso completo para ver y gestionar todas las actividades de los usuarios, sin importar si el perfil está en privado.
No. Cuando la visibilidad de usuarios está restringida a los grupos, los usuarios solo pueden encontrar y ver a compañeros que sean miembros de los mismos grupos (o grupos que gestionan). Los compañeros fuera de esos grupos no aparecerán en los resultados de búsqueda ni en otras funciones de descubrimiento.
Cuando la visibilidad de usuarios está restringida a los grupos, el ajuste de Visibilidad de grupos se bloquea automáticamente en Solo los grupos a los que pertenecen o gestionan — la opción Todos los grupos queda deshabilitada y no se puede seleccionar. Esto es intencionado: si todos los grupos fueran visibles, los usuarios podrían descubrir indirectamente la existencia de usuarios fuera de su alcance permitido, lo que iría en contra de la restricción de visibilidad de usuarios.
Sí. Los ajustes de visibilidad y privacidad se aplican en todo deskbird, incluido el Plano interactivo. Si el perfil de un usuario es privado o su visibilidad está limitada a ciertos grupos, los usuarios que no pertenezcan a esos grupos no podrán ver su nombre ni su reserva en el plano.