Roles & permisos y permisos

Solo para clientes Beta Desks Professional y superiores

Roles & permisos personalizados permiten a los administradores globales crear roles adicionales y ligeros que otorgan permisos específicos (como gestionar visitas o exportar analytics) sin cambiar el rol principal del sistema de un usuario. Esto facilita dar a cada usuario exactamente el acceso que necesita, limitado a oficinas específicas o a todas, mientras se mantienen los roles del sistema claros y consistentes.

Más información sobre los roles del sistema aquí: Roles y permisos del sistema

1. Resumen
2. Roles del sistema vs. roles personalizados
3. Gestionar roles personalizados
4. Permisos disponibles para roles personalizados
5. Limitaciones actuales
6. Preguntas frecuentes

1. Resumen

La página de Roles & permisos permite a los administradores globales controlar quién puede hacer qué en deskbird.

Esta página está disponible en:

Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos

Incluye:

• Roles del sistema predefinidos por deskbird
• Roles & permisos personalizados creados y gestionados por tu organización

¿A quién va dirigido?
Esta función está disponible para administradores globales. Disponible en Desks Professional y superiores.

Concepto importante:
Los roles personalizados siempre se asignan además de un rol principal de usuario. Pueden agregar permisos, pero no pueden quitar permisos otorgados por un rol del sistema.

2. Roles del sistema vs. roles personalizados

Los roles en deskbird se dividen en dos categorías.

• Roles del sistema
  • Predefinidos por deskbird
  • No se pueden eliminar
  • Cada usuario tiene exactamente un rol principal (por ejemplo: Administrador global, Administrador de oficina, Manager, Manager de grupo, Usuario)
  • Algunos roles predefinidos pueden existir como roles adicionales (por ejemplo: Gestor de solicitudes de servicio, Recepcionista de visitantes), dependiendo de si tienes módulos como Rooms o Gestión de visitantes
• Roles & permisos personalizados
  • Definidos y gestionados por tu organización
  • Se pueden editar o eliminar
  • Los usuarios pueden tener múltiples roles personalizados
  • Siempre suman: amplían permisos, nunca los restringen

Esta separación ayuda a mantener estables las responsabilidades principales y permite una gestión flexible de permisos.

3. Gestionar roles personalizados

Toda la gestión de roles se realiza en la página de Roles & permisos.

Crear un rol personalizado

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos.
2. En la sección de Roles & permisos personalizados, haz clic en Agregar rol personalizado.
3. Introduce un Nombre y una Descripción opcional.
4. Selecciona los permisos que quieres otorgar usando los interruptores.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Usa nombres claros y descriptivos como “Analista de datos” o “Recepción” para facilitar la asignación de roles más adelante.

Asignar usuarios a un rol personalizado

Puedes asignar roles personalizados de dos maneras diferentes.

Opción A: Desde el propio rol

1. Abre Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos.
2. En la tabla de Roles & permisos personalizados, haz clic en el icono de persona del rol.
3. Haz clic en Agregar asignado.
4. Selecciona uno o más usuarios.
5. Elige si el rol aplica a:
   • Seleccionar oficina(s), o
   • Todas las oficinas
6. Haz clic en Confirmar.

Nota: Si seleccionas Todas las oficinas, cualquier oficina nueva que se cree se incluirá automáticamente en el alcance del rol del usuario.

Opción B: Desde el perfil del usuario

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
2. Abre el perfil del usuario.
3. Abre la pestaña Rol.
4. Agrega el/los rol(es) correspondiente(s) en Rol(es) adicional(es).
5. Guarda los cambios.

Ambos métodos otorgan los mismos permisos; elige el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

💡 Consejo: Puedes filtrar la tabla de usuarios por roles personalizados para ver rápidamente qué usuarios tienen asignado cada rol.

4. Permisos disponibles para roles personalizados

Los roles personalizados pueden incluir permisos de las siguientes áreas.

5. Limitaciones actuales

• Otorgar permisos de Workforce analytics actualmente permite a los usuarios ver todos los datos de workforce, sin importar las oficinas asignadas al rol. La limitación por oficina para Workforce analytics mediante roles personalizados se añadirá en una próxima actualización.
• Para los managers de grupo, la visibilidad de workforce analytics sigue limitada a los grupos que gestionan.

6. Preguntas frecuentes