Desks Professional y superiores
La gestión de matrículas te permite recopilar y mantener los vehículos que tus empleados traen a la oficina, y exigir una matrícula en las áreas de estacionamiento donde sea necesario. En vez de guardar las matrículas en hojas de cálculo, puedes gestionarlas por área, ver a quién pertenece un vehículo en segundos y entregar datos precisos a tu operador de garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad.
- Antes de empezar
- Exigir una matrícula en un área de estacionamiento
- Qué ven los empleados al reservar
- Gestionar matrículas en nombre de los usuarios
- Importar y exportar matrículas en lote
- Descubrir a quién pertenece una matrícula
- Ver matrículas en la lista de reservas y exportar
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
¿Para quién es?
La gestión de matrículas está disponible en los planes Desks Professional y Enterprise, tanto en la web como en la app móvil. Los Admin la configuran; los empleados guardan sus vehículos y eligen uno al reservar.
Algunos principios que definen cómo configurarlo:
- Las matrículas se guardan en el perfil de usuario, no en cada reserva individual. Cada empleado puede guardar varios vehículos (matrícula y nombre del vehículo) y marcar uno como predeterminado.
- El requisito se configura por área de estacionamiento. Solo se pide matrícula en las áreas donde lo actives. Todas las demás áreas de estacionamiento siguen igual.
- En la app móvil, la sección Vehículos en el perfil del empleado está disponible para todos. En la web, solo aparece para quienes pueden ver al menos un área de estacionamiento que requiere matrícula. Los empleados que ya hayan guardado un vehículo mantienen la sección en la web, para poder verla o eliminarla.
- La matrícula predeterminada es la que usan las automatizaciones. Reserva rápida y reserva automatizada la aplican sin preguntar, así que las reservas programadas siguen funcionando en áreas donde se requiere matrícula.
- Una matrícula solo puede estar en una reserva de estacionamiento activa a la vez.
2. Exigir una matrícula en un área de estacionamiento
Exige matrículas solo donde tu garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad realmente las necesiten.
- Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y selecciona la oficina correspondiente.
- Abre el área de estacionamiento que quieres configurar.
- En Gestión de matrículas de vehículos, activa Requerir una matrícula.
- Guarda los cambios.
A partir de ahora, cualquiera que reserve un lugar en esa área tendrá que confirmar una matrícula, y su matrícula predeterminada se usará para las reservas automatizadas.
⚠️ Nota: El requisito solo afecta a nuevas reservas. Las reservas existentes sin matrícula no cambian.
💡 Consejo: Repite esto por cada área. Un garaje subterráneo con barrera puede requerir matrículas mientras que un estacionamiento al aire libre no.
💡 Consejo: ¿Quieres que los empleados guarden sus vehículos antes de exigir matrículas? Activa el requisito en un área de estacionamiento que los empleados puedan ver. Un área restringida funciona siempre que no esté oculta para los usuarios sin acceso. Verán el área y la sección Vehículos en la web, pero no podrán reservarla.
3. Qué ven los empleados al reservar
Conocer el flujo de los empleados te ayuda a responder preguntas después de activar el requisito. El flujo es igual en la web y en la app móvil.
- Las áreas de estacionamiento que requieren matrícula están marcadas en el plano y en el panel de reserva avanzada, así que los empleados ven el requisito antes de llegar al paso de confirmación.
- Los empleados guardan sus vehículos en la sección Vehículos de su propio perfil y marcan uno como predeterminado. Pueden añadir, editar o eliminar vehículos en cualquier momento.
- Al reservar un lugar en un área que requiere matrícula, verán el mensaje Este estacionamiento requiere una matrícula de vehículo, y su vehículo predeterminado aparecerá preseleccionado en el campo Vehículo. Pueden confirmarlo, cambiar a otro vehículo guardado o añadir una nueva matrícula directamente en el flujo de reserva. Las nuevas matrículas se guardan automáticamente en su perfil.
- Reserva rápida y reserva automatizada usan la matrícula predeterminada sin pasos extra, así que los empleados con reservas de estacionamiento recurrentes no se ven interrumpidos.
- Los managers y gerentes de grupo pueden reservar estacionamiento para las personas que gestionan. Si el compañero ya tiene vehículos guardados, quien reserva elige uno en el campo Vehículo. Si no tiene ninguno, aparece un mensaje pidiendo que el empleado o un admin añada uno primero.
💡 Consejo: Al implementar esto, recuerda a los empleados que mantengan su matrícula predeterminada actualizada si cambian a un coche de alquiler, de pool o de empresa. De lo contrario, sus reservas automatizadas tendrán el vehículo equivocado.
4. Gestionar matrículas en nombre de los usuarios
Puedes gestionar matrículas para tus compañeros. Esto es útil para vehículos de empresa compartidos, para personas que rara vez abren su perfil o cuando una matrícula se introdujo mal.
- Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
- Selecciona el usuario que quieres actualizar.
- Abre su sección Vehículos.
- Añade, edita o elimina una matrícula, y elige cuál es la predeterminada.
Las matrículas también son visibles y editables en la hoja lateral del usuario, así que puedes corregir una matrícula sin salir de la vista en la que estás trabajando.
La lista de usuarios también tiene los filtros Con matrícula y Sin matrícula, y el buscador encuentra tanto matrículas como nombres. Úsalos para ver quién necesita añadir un vehículo antes de activar el requisito.
5. Importar y exportar matrículas en lote
Si ya tienes los datos de vehículos en otro sitio, por ejemplo en una lista de tu operador de garaje, no tienes que introducir cada matrícula a mano. Las matrículas forman parte de la lista de usuarios, así que puedes gestionarlas en lote igual que otros datos de usuario.
Exportar matrículas:
- Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
- Haz clic en Exportar CSV.
- Selecciona Exportar todos los usuarios o Exportar usuarios con los filtros y orden actuales para exportar solo los resultados filtrados.
El archivo CSV incluye las matrículas guardadas por usuario. Más información en Exportaciones.
Importar matrículas:
Añade o actualiza matrículas para muchos usuarios a la vez subiendo el archivo CSV editado mediante la carga de usuarios por CSV en la misma página. Introduce las matrículas en la columna Matrículas y separa varias con punto y coma, por ejemplo B ER 007; M UC 123. Para todos los pasos, consulta Añadir, actualizar y eliminar usuarios con carga por CSV.
💡 Consejo: Exporta primero la lista de usuarios y úsala como plantilla. Así la estructura de columnas coincidirá con lo que espera la importación.
6. Descubrir a quién pertenece una matrícula
Cuando un coche desconocido bloquea un lugar o un compañero se queda atascado en la barrera, ya no tienes que preguntar a todo el mundo.
- Busca la matrícula en deskbird.
- El vehículo que coincida te mostrará a qué usuario pertenece.
- Desde ahí puedes ver las reservas de estacionamiento de esa persona y ponerte en contacto.
Esta es la forma más rápida de responder "¿de quién es este coche?" y de comprobar si un vehículo en el garaje tiene una reserva válida para el día.
7. Ver matrículas en la lista de reservas y exportar
La lista de reservas incluye una columna Matrícula, así puedes ver de un vistazo qué vehículos se esperan en tus áreas de estacionamiento.
Cuando exportas reservas desde Admin > Reservas > Exportar reservas a .xlsx, el archivo también contiene la matrícula y el nombre del vehículo de cada reserva de estacionamiento. Así puedes entregar una lista diaria completa a tu operador de garaje o equipo de seguridad sin trabajo extra.
Usa ambas opciones para revisar las reservas de estacionamiento de un día, detectar matrículas faltantes o duplicadas y compartir información precisa de los vehículos.
8. Preguntas frecuentes
La gestión de matrículas está disponible en los planes Desks Professional y Enterprise. Si quieres actualizar tu plan, contacta con success@deskbird.com.
No. La configuración solo se aplica al area de estacionamiento donde la configuras. Todas las demás áreas de estacionamiento siguen funcionando como antes, así que puedes exigir matrículas en un garaje con barrera sin cambiar nada en un estacionamiento abierto.
Nada. El requisito solo se aplica a nuevas reservas. Las reservas existentes sin matrícula permanecen igual.
En la app móvil, la sección Vehículos está disponible para todos los empleados. En la web, solo aparece para empleados que pueden ver al menos un area de estacionamiento que requiere matrícula, o que ya han guardado un vehículo. Si los empleados ven la sección en la app pero no en la web, revisa lo siguiente:
- Al menos un area de estacionamiento tiene activada la opción Requerir una matrícula.
- Esa área no está oculta para empleados sin acceso. El acceso restringido está bien, pero un área oculta solo cuenta para quienes tienen acceso a ella.
- Esa área está activa. Las áreas en borrador, no publicadas o desactivadas no cuentan. Un cierre temporal no cambia esto, así que un área cerrada temporalmente sigue contando.
Consulta Requerir una matrícula para un area de estacionamiento.
Los vehículos guardados en un perfil son visibles para el propio empleado, para los admins y office admins, y para managers y gerentes de grupo que pueden reservar para esa persona. La matrícula en una reserva de plaza de aparcamiento es visible para cualquiera que pueda ver quién reservó el lugar, igual que el nombre de la persona. Si la reserva o la persona están ocultas, la matrícula también lo está.
Los vehículos guardados permanecen en los perfiles de los empleados. No se eliminan, así que los datos siguen ahí si vuelves a activar el requisito más adelante.
Sí. Ambas usan automáticamente la matrícula predeterminada del empleado, así que las reservas recurrentes y las reservas automatizadas se crean sin pasos manuales.
Sí. Cada empleado puede guardar varias matrículas en su perfil y marcar una como predeterminada. Al reservar en un área donde se requiere matrícula, pueden elegir qué vehículo llevan ese día.
No. Los vehículos se guardan en cuanto el empleado los añade. No hay paso de aprobación ni periodo de validez.
Sí. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios, selecciona el usuario y abre su sección Vehículos. Puedes añadir, editar o eliminar matrículas y cambiar cuál es la predeterminada. Las mismas opciones están disponibles en la hoja lateral del usuario. Para actualizar varias matrículas a la vez, usa la exportación e importación CSV en la página Usuarios.
No. Las matrículas se guardan una sola vez en el perfil del usuario y están disponibles en cualquier oficina y area de estacionamiento donde se requiera matrícula.
Pueden establecer otra matrícula guardada como predeterminada en cualquier momento, o tú puedes hacerlo por ellos en Admin > Gestión de usuarios: Usuarios. Las reservas automatizadas que se creen después usarán la nueva predeterminada.