La gestión de matrículas te permite recopilar y mantener los vehículos que tus compañeros traen a la oficina, y exigir una matrícula en las zonas de aparcamiento donde sea necesario. En vez de llevar un registro en hojas de cálculo, puedes gestionarlas por zona, ver a quién pertenece un vehículo en segundos y entregar datos precisos a tu operador de garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad.
- Antes de empezar
- Exigir una matrícula en una zona de aparcamiento
- Lo que ven los empleados al reservar
- Gestionar matrículas en nombre de los usuarios
- Averiguar a quién pertenece una matrícula
- Ver matrículas en la lista de reservas
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
⚠️ Nota: La gestión de matrículas está disponible actualmente solo para clientes beta.
Algunos principios que definen cómo configurar esto:
- Las matrículas se guardan en el perfil del usuario, no en cada reserva individual. Cada empleado puede guardar varios vehículos y marcar uno como predeterminado.
- El requisito se configura por zona de aparcamiento. Solo se pide matrícula en las zonas donde lo actives; el resto de zonas de aparcamiento siguen igual.
- La matrícula predeterminada es la que usan las automatizaciones. Reserva rápida y Reserva automatizada la aplican sin preguntar, así que las reservas programadas siguen funcionando en zonas donde se exige matrícula.
2. Exigir una matrícula en una zona de aparcamiento
Exige matrículas solo donde tu garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad realmente las necesiten.
- Ve a Admin > Oficinas y selecciona la oficina correspondiente.
- Abre la zona de aparcamiento que quieres configurar.
- Activa la opción de exigir matrícula.
- Guarda los cambios.
A partir de ahora, cualquiera que reserve una plaza en esa zona tendrá que confirmar una matrícula, y su matrícula predeterminada se usará para las Reservas automatizadas.
💡 Consejo: Repite esto por cada zona. Un garaje subterráneo con barrera puede exigir matrículas mientras que un aparcamiento exterior no.
3. Lo que ven los empleados al reservar
Conocer el flujo de los empleados te ayuda a responder dudas después de activar el requisito.
- Los empleados guardan sus vehículos en su propio perfil y marcan uno como predeterminado. Pueden añadir, editar o borrar matrículas en cualquier momento.
- Al reservar una plaza en una zona donde se exige matrícula, su matrícula predeterminada aparece preseleccionada. Pueden confirmarla, cambiar a otro vehículo guardado o añadir una nueva matrícula directamente en el flujo de reserva; las nuevas matrículas se guardan automáticamente en su perfil.
- Reserva rápida y Reserva automatizada usan la matrícula predeterminada sin pasos extra, así que los empleados con reservas recurrentes no tienen interrupciones.
💡 Consejo: Al implementar esto, recuerda a los empleados que mantengan actualizada su matrícula predeterminada si cambian a un coche de alquiler, de pool o de empresa. Si no, sus Reservas automatizadas se harán con el vehículo equivocado.
4. Gestionar matrículas en nombre de los usuarios
Puedes gestionar matrículas para tus compañeros, útil para vehículos compartidos de empresa, para quienes rara vez abren su perfil o si una matrícula se introdujo mal.
- Ve a Admin > Gestión de usuarios.
- Selecciona el usuario que quieres actualizar.
- Abre su sección de Matrículas.
- Añade, edita o elimina una matrícula, y elige cuál es la predeterminada.
Las matrículas también se pueden ver y editar en la hoja lateral del usuario, así que puedes corregir una matrícula sin salir de la vista en la que estás trabajando.
5. Averiguar a quién pertenece una matrícula
Cuando un coche desconocido bloquea una plaza o un compañero se queda atascado en la barrera, ya no tienes que preguntar a todo el mundo.
- Busca la matrícula en deskbird.
- El vehículo que coincida te mostrará a qué usuario pertenece.
- Desde ahí puedes ver las reservas de aparcamiento de esa persona y ponerte en contacto.
Esta es la forma más rápida de responder "¿de quién es este coche?" y comprobar si un vehículo en el garaje tiene una reserva válida para el día.
6. Ver matrículas en la lista de reservas
La lista de reservas incluye una columna de Matrícula, así puedes ver de un vistazo qué vehículos se esperan en tus zonas de aparcamiento.
Úsala para revisar las reservas de aparcamiento de un día concreto, detectar matrículas que faltan o están duplicadas, y compartir información precisa de vehículos con tu operador de garaje o equipo de seguridad.
7. Preguntas frecuentes
No. El ajuste solo se aplica a la zona de aparcamiento que configures. Todas las demás zonas siguen funcionando igual, así que puedes exigir matrículas en un garaje con barrera sin cambiar nada en un aparcamiento exterior.
Sí. Ambas usan automáticamente la matrícula predeterminada del empleado, así que las reservas recurrentes y automatizadas se siguen creando sin pasos manuales.
Sí. Cada empleado puede guardar varias matrículas en su perfil y marcar una como predeterminada. Al reservar en una zona donde se exige matrícula, eligen qué vehículo traen ese día.
Sí. Ve a Admin > Gestión de usuarios, selecciona el usuario y abre su sección de Matrículas. Puedes añadir, editar o eliminar matrículas y cambiar cuál es la predeterminada. Las mismas opciones están disponibles en la hoja lateral del usuario.
No. Las matrículas se guardan una sola vez en el perfil del usuario y están disponibles en cualquier oficina y zona de aparcamiento donde se exija matrícula.
Pueden elegir otra matrícula guardada como predeterminada en cualquier momento, o tú puedes hacerlo por ellos en la gestión de usuarios. Las Reservas automatizadas que se creen después usarán la nueva predeterminada.