Como Admin o Manager, puedes crear y gestionar reservas en nombre de tus compañeros y huéspedes, además de supervisar todas las reservas de tu espacio de trabajo. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.
💡 Si buscas información sobre cómo los usuarios pueden reservar y gestionar sus propios escritorios, consulta la sección For users del Centro de asistencia.
1. Crear reservas para compañeros
Como Admin o Manager, puedes hacer reservas en nombre de otras personas:
- Inicia una nueva reserva desde la sección Reservar.
- Selecciona el recurso que quieras y elimínate de la búsqueda.
- Busca el nombre del compañero.
- Elige la fecha y el recurso que desees, y finaliza la reserva.
🔐 Solo podrás ver y reservar para personas de tus equipos u oficinas gestionadas. Los Admin globales pueden seleccionar a cualquier persona.
💡 También puedes reservar varias fechas haciendo clic en +Más fechas.
2. Gestionar reservas de compañeros
Para ver y gestionar reservas en todo tu espacio de trabajo:
- Abre la pestaña Reservas.
- Abre el desplegable Mis reservas y selecciona Todas las reservas.
- Usa Más filtros para acotar la lista, por ejemplo por oficina, usuario, estado, tipo de recurso, fecha o matrícula.
- Edita reservas próximas haciendo clic en el icono del lápiz.
- Elimina una reserva haciendo clic en el icono de la papelera.
- También puedes registrar la entrada de compañeros (si está habilitado), o marcar su reserva en curso como finalizada.
- Para cancelar o registrar la entrada de varias reservas a la vez, selecciónalas con las casillas y haz clic en Cancelar reservas o Registrar entrada. Cada acción solo se aplica a las reservas sobre las que tienes permiso para actuar. Las cancelaciones masivas deben confirmarse en un diálogo y no se pueden deshacer.
- Haz clic en Exportar XLSX para exportar la lista filtrada, o solo las reservas seleccionadas, a un archivo de Excel. Un diálogo te mostrará lo que se va a exportar antes de que comience la descarga.
3. Reservas para huéspedes
Para crear reservas para visitantes externos (por ejemplo, freelancers, candidatos o clientes), utiliza la función de reserva para huéspedes:
- Abre la pestaña Reservar y selecciona Huésped como tipo de reserva.
- Rellena el nombre y el correo electrónico del huésped.
- Confirma la reserva. Se enviará una confirmación al huésped (y al propietario de la reserva).
⚠️ Nunca reutilices el mismo correo electrónico para varios huéspedes, ya que esto puede causar sobrescrituras incorrectas. Usa un formato como tu_nombre+nombrehuésped@dominio.com si no necesitas un correo directo. Para más detalles, consulta nuestra ➡️ guía completa sobre Reservas para huéspedes.