Con la función de Reserva para invitados en deskbird, puedes reservar Desks o plazas de estacionamiento para visitantes externos, asegurando una experiencia de llegada fluida y brindando a tu equipo total transparencia sobre quién viene a la oficina.
1. Cómo reservar un Desk o plaza de estacionamiento para un invitado
Ve a la sección Reservar en la aplicación web de deskbird. Selecciona el recurso deseado, luego elige Invitado como el tipo de reserva. Ingresa el nombre y correo electrónico del invitado.
El invitado recibirá un correo electrónico de confirmación con todos los detalles de la reserva. Los propietarios de la reserva también reciben una copia. Si el registro está habilitado, el propietario de la reserva debe realizar el registro en nombre del invitado.
💡 Las reservas para invitados aparecen en las Próximas reservas del propietario para facilitar ediciones o el registro.
⚠️ Importante: No uses tu propio correo electrónico o correos reutilizados para múltiples reservas de invitados. El correo electrónico se trata como un ID único. Siempre usa el correo real del invitado o un formato como tu.nombre+nombre.invitado@dominio.com si el invitado no debe recibir un correo.
2. Preguntas frecuentes
Los administradores, administradores de oficina y gerentes pueden ver todas las reservas de invitados en sus respectivas oficinas. Todos los usuarios pueden ver la presencia de invitados en la página de Horario y saber quién más estará en la oficina. Esta transparencia ayuda a los equipos a coordinar asientos o planificar conversaciones sensibles en consecuencia.
Cualquier reserva realizada utilizando el flujo de reserva para invitados se trata como una reserva de invitado, incluso si la persona reservada es un empleado. La clasificación depende de cómo se realice la reserva.
Los administradores pueden definir qué roles de usuario (usuarios estándar, gerentes, gerentes de grupo) tienen permitido crear reservas para invitados en Configuración de reservas. Ver Admin > Configuración de reservas > Reserva para invitados. Los Administradores Globales y los Administradores de Oficina pueden hacer reservas para invitados por defecto.
💡 Si se permite a los usuarios estándar reservar para invitados, también deben realizar el registro del invitado.
Las reservas para invitados son visibles según los roles de usuario y la configuración de privacidad. Los propietarios de las reservas pueden marcar las reservas como Anónimas para ocultar su identidad, pero los invitados aún se listan como externos por cumplimiento y conciencia.
Los invitados están claramente marcados en la vista general de la oficina para que los compañeros de trabajo sepan que alguien de fuera de la empresa está visitando. Si la configuración de privacidad de la empresa limita la visibilidad del perfil, las mismas reglas se aplican a las reservas de invitados realizadas por ese usuario.
Actualmente, se debe reservar un Desk o espacio de estacionamiento para asignar un estado de "en la oficina" a un invitado. Para una solución completa que incluya registros, impresión de credenciales, notificaciones de llegada y más, explora nuestra función de Visitas: Visitas – Gestión de visitantes