Gestionar recursos como escritorios, plazas de aparcamiento y otros espacios de trabajo es fundamental para una oficina flexible y organizada. Esta guía explica cómo crear, personalizar y gestionar esos recursos en deskbird como admin.
- Crear escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos
- Crear y personalizar recursos de forma masiva
- Añadir y gestionar equipo
- Espacios asignados
- Espacios favoritos
- Check-in para escritorios y plazas de aparcamiento
- Configuración de reservas para recursos
1. Crear escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos
Antes de poder añadir cualquier escritorio u otro recurso, primero tienes que crear tus Pisos y espacios.
Una vez hecho esto, selecciona el piso deseado desde Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, luego haz clic en el icono del lápiz junto al área donde quieras añadir o editar recursos.
En la página de detalles del área, puedes:
- Editar el nombre y la descripción del área
- Restringir acceso (por ejemplo, a departamentos específicos)
- Requerir matrícula para áreas de estacionamiento
- Renombrar escritorios/recursos individuales
- Reordenar escritorios usando arrastrar y soltar
- Definir cierres mediante el botón Gestionar
- Asignar recursos a usuarios específicos
- Descargar códigos QR individuales o del área
- Eliminar escritorios o el área completa
Usa el botón +Añadir escritorios / +Añadir lugares / +Añadir recursos para crear nuevos recursos.
💡 Consejo: ¿Vas a configurar un aparcamiento? Configura el aparcamiento te guía paso a paso por áreas de estacionamiento, lugares, acceso, check-in y matrículas.
⚠️ Cerrar o eliminar un recurso también eliminará todas las reservas existentes para ese recurso.
Esto no se puede deshacer.
2. Crear y personalizar recursos de forma masiva
Al hacer clic en +Añadir escritorios / +Añadir lugares / +Añadir recursos, se abre una ventana donde puedes:
- Añadir varios recursos a la vez (por ejemplo, 10 escritorios)
- Establecer su estado
- Personalizar la convención de nombres (prefijo, número inicial)
Ejemplo: Prefijo: "Estacionamiento", Inicio: "1" → Resultado: Estacionamiento 1, Estacionamiento 2, …
Esto agiliza la configuración de espacios grandes.
💡 El nombre del recurso también determina lo que se muestra en el plano interactivo. Si el nombre del recurso contiene un número (por ejemplo, "Escritorio 3"), ese número se mostrará en el plano. Si el nombre no contiene un número (por ejemplo, "Ventana"), no se mostrará ningún número para ese recurso.
3. Añadir y gestionar equipo
Usa Admin > Escritorios, aparcamiento y otros > Equipo para crear opciones de equipo para escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos. El equipo se configura por oficina.
Una vez definido, ve a Pisos y espacios, abre un área desde Detalles y asigna equipo a uno o varios recursos. Puedes usar la edición masiva para agilizar este proceso — por ejemplo, añadir "doble monitor", "cargador para coche eléctrico" o "escritorio de pie".
Las etiquetas de equipo asignado aparecen en los filtros visibles para los usuarios durante la reserva.
4. Espacios asignados
Puedes asignar recursos específicos a usuarios individuales. Los espacios asignados se reservan automáticamente cuando el asignado establece su estado como "Oficina".
Para asignar un recurso:
- Abre Pisos y espacios > selecciona el piso / área desde Detalles y selecciona el recurso.
- Haz clic en el icono del lápiz, luego busca Acceso.
- Restringe el acceso a un solo usuario.
💡 Si el asignado no va a la oficina, puedes activar 'Permitir que otros reserven este espacio si el usuario asignado no está en la oficina' para que el espacio esté disponible para otros. Si el check-in está habilitado, también se aplica a los recursos asignados.
Puedes permitir que otros reserven el recurso si el asignado establece un estado como "Ausente", "Trabajo móvil" o "Viaje de negocios". Sin embargo, si no se establece ningún estado, el espacio no se liberará automáticamente. Por eso es importante fomentar la planificación de estados para maximizar la disponibilidad de los espacios.
5. Espacios favoritos
Los usuarios pueden marcar como favoritos los recursos que usan con frecuencia para reservarlos con un clic. No se requiere configuración por parte del admin: es una preferencia gestionada por el usuario.
Los usuarios marcan un espacio como favorito haciendo clic en el icono de corazón junto a él. El recurso aparecerá en su página de Reservas y en su perfil bajo "Tus espacios".
💡 Los favoritos no reservan automáticamente el espacio ni impiden que otros lo reserven. Simplemente son accesos directos para los usuarios.
6. Check-in para escritorios y plazas de aparcamiento
El registro automático está disponible para escritorios y plazas de aparcamiento, según tu plan de deskbird. Si está habilitado, los usuarios se registrarán automáticamente mediante geolocalización al llegar a la oficina.
➡️ Más información: Registro automático para reservas de escritorios y aparcamiento
7. Configuración de reservas para recursos
Para la configuración a nivel de reserva (modos de check-in, periodos de gracia, anticipación, permisos de reserva para huéspedes), consulta: Configuración de reservas.