Conecta deskbird con Microsoft 365 para sincronizar la disponibilidad y las reservas de salas de reuniones entre deskbird y tu calendario de Microsoft. Una vez conectado, los usuarios pueden reservar salas directamente en deskbird mientras que todas las reservas se mantienen sincronizadas con los calendarios de salas de Outlook/Exchange.
- Requisitos previos
- Configuración en deskbird
- Conceder consentimiento de administrador en Microsoft Entra ID
- Permisos requeridos
- Importar salas de reuniones
- Reserva de salas de reuniones entre tenants
- Preguntas frecuentes
1. Requisitos previos
- Permisos de administrador: necesitas una cuenta de Microsoft Entra ID (Azure AD) con el rol de Administrador global.
- Usa un navegador: completa la configuración en un navegador web (no dentro de Microsoft Teams).
- El proveedor de calendario es la fuente principal: las reservas de salas son finalmente aceptadas o rechazadas por el calendario de recursos de la sala en Microsoft. Si Outlook/Exchange rechaza una reserva, se eliminará de deskbird.
2. Configuración en deskbird
- Ve a Admin > Integraciones.
- Haz clic en Conectar (o Actualizar sincronización si ya tienes una conexión).
- Selecciona Microsoft.
- Inicia sesión con una cuenta de Administrador global.
- Acepta todos los permisos solicitados y sigue los pasos en pantalla.
3. Conceder consentimiento de administrador en Microsoft Entra ID
- Abre el portal de Microsoft Entra ID (Azure).
- Ve a Aplicaciones empresariales.
- Selecciona la app de deskbird (deskbird Calendar Sync).
- En el menú de la izquierda, abre Permisos.
- Haz clic en Conceder consentimiento de administrador para <nombre de tu empresa> y acepta todos los permisos.
💡 Puedes limitar el acceso a calendarios específicos usando una Política de Acceso de Aplicaciones de Microsoft.
4. Permisos requeridos
- Place.Read.All — permite que deskbird lea la información de los espacios de la empresa (por ejemplo, salas de reuniones y listas de salas) para poder importar las salas a deskbird.
- Calendars.ReadWrite — permite que deskbird cree, lea, actualice y elimine eventos en los calendarios de las salas para mantener sincronizadas las reservas de salas de reuniones.
Estos son permisos a nivel de aplicación, lo que significa que deskbird accede a Microsoft Graph API como una aplicación (no en nombre de un usuario).
5. Importar salas de reuniones
Después de conectar Microsoft 365, puedes importar tus salas a deskbird:
- Ve a Admin > Pisos y espacios.
- Haz clic en + Añadir área y selecciona sala de reuniones.
- Elige Importar sala desde Microsoft o Google.
- Selecciona las salas de tu tenant conectado e impórtalas.
⚠️ Importante: las salas recién creadas o actualizadas en Microsoft pueden tardar hasta 48 horas en aparecer en la lista de importación.
💡 Una vez importadas las salas, puedes crear enlaces de videollamada al reservar salas de reuniones en deskbird (según la configuración de tu proveedor).
💡 La búsqueda respeta exactamente el nombre de la sala (incluyendo ortografía y signos de puntuación). Escribe el nombre tal como aparece en el directorio del proveedor.
6. Reserva de salas de reuniones entre tenants
En un entorno multi-tenant de Microsoft 365, las políticas de seguridad suelen impedir que los usuarios de un tenant reserven recursos (como salas de reuniones) directamente en otro tenant. deskbird soluciona esto proporcionando una capa de reservas unificada que funciona en todos tus tenants.
💡 Multi-Tenancy está disponible con el plan Rooms Plus. Puedes añadir varios tenants de Microsoft y Google. Para añadir otro tenant, ve a Admin > Integraciones, abre tu sincronización existente y haz clic en Actualizar sincronización.
¿Cómo funciona?
- Visibilidad unificada: todos los usuarios, sin importar su tenant de origen, pueden ver la disponibilidad en tiempo real de cada sala de reuniones en toda la organización.
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Lógica de reserva alternativa: si un usuario no tiene permiso directo para reservar una sala específica, deskbird utiliza un mecanismo alternativo. Usa el
admin_emailvinculado a ese recurso de calendario para facilitar la reserva. - Experiencia fluida: para el usuario final, el proceso es instantáneo e invisible. Simplemente seleccionan una sala y la reservan — deskbird se encarga de que la invitación del calendario sea aceptada y sincronizada correctamente en segundo plano.
Beneficios clave
- Sin configuraciones complejas: elimina la necesidad de configuraciones complejas en PowerShell o de gestionar cuentas de invitado para cada usuario.
- Fuente única de la verdad: evita reservas dobles asegurando que todos los tenants consulten los mismos datos de calendario en tiempo real.
- Autonomía del usuario: permite a los empleados encontrar y reservar espacios donde sea que trabajen ese día, sin intervención de IT.
7. Preguntas frecuentes
En Microsoft Outlook, los estados de agenda se muestran como eventos de día completo. Esto aplica para todos los estados, incluyendo Ausente y cualquier estado personalizado. Para más detalles, consulta Sincronización de estado de agenda.
Sí. deskbird respeta las restricciones configuradas en Outlook/Exchange (por ejemplo, "no se puede reservar con más de 6 meses de antelación"). La solicitud puede parecer exitosa al principio, pero si Outlook la rechaza, el usuario será notificado y la reserva no permanecerá en deskbird.
Las restricciones no se aplican de forma retroactiva: las reservas creadas antes de que se habilite la regla no se ven afectadas (el mismo comportamiento que en Microsoft).
deskbird no puede saltarse las restricciones de Outlook. El calendario de recursos de la sala decide si una reserva es aceptada. Si Outlook rechaza la solicitud (por ejemplo, usuario no autorizado, se requiere aprobación), la reserva se elimina de deskbird tras el rechazo.
Las salas recién creadas o actualizadas en Microsoft pueden tardar hasta 48 horas en aparecer en la lista de importación de deskbird. Este retraso depende de Microsoft.