Catering y servicios

Rooms Plus

Configura y gestiona los servicios para salas de reuniones, ¡y haz seguimiento de todas las solicitudes en un solo lugar! La función de Catering y servicios de deskbird te ayuda a optimizar las operaciones de la oficina y asegura que todo lo que tu equipo necesita esté disponible cuando y donde lo necesite.

Catering y servicios te permite definir y asignar artículos (como bebidas, snacks o servicios) a tus salas de reuniones. Los empleados pueden solicitar estos servicios al reservar una sala, y los administradores seleccionados pueden gestionar todas las solicitudes desde un panel dedicado.

1. Configura los servicios en el panel de administración
2. Activa Catering y servicios para salas de reuniones
3. Solicita servicios al reservar una sala de reuniones
4. Supervisa las solicitudes desde el panel de Solicitudes de servicio
5. Exportar datos de servicios
6. Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas

1. Configura los servicios en el panel de administración

Ve a Admin > Salas de reuniones > Catering y servicios.

Aquí puedes:

• 👤 Añadir usuarios que pueden acceder al panel de solicitudes de servicio
   
• ➕ Añadir categorías y artículos, como material para talleres, catering o artículos especiales
• ✏️ Editar o 🗑️ eliminar categorías existentes usando los iconos de lápiz o papelera
• 📤 Exportar datos (ver al final del artículo)

Al crear o editar una categoría, puedes configurar:

• Nombre de la categoría
   
• Email del proveedor (quien recibirá las solicitudes, puede ser un proveedor externo)
• Notas públicas (visibles para quienes solicitan)
• Código de centro de costos: Ninguno, Opcional o Requerido

• Artículos: Haz clic en "+ Haz clic aquí para añadir un artículo" para agregar un artículo a la categoría. Para cada artículo, puedes definir:

  • Nombre del artículo (obligatorio)
  • Tipo de artículo: Texto libre, Cantidad o Selección
  • Marcar como obligatorio — activa esta opción para que el artículo sea obligatorio al solicitarlo

  Usa el icono de arrastrar para reordenar los artículos, el icono de copiar para duplicar un artículo o el icono de papelera para eliminarlo. Haz clic en "Vista previa del formulario" (arriba a la derecha del panel de Artículos) para ver cómo se verá el formulario de solicitud para los empleados antes de guardar la categoría.

• Tiempos de buffer: Define el tiempo antes/después de las reuniones (solo se respeta dentro de deskbird – no se sincroniza con Outlook/Google)

2. Activa Catering y servicios para salas de reuniones

Para activar servicios en salas específicas:

1. Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios
2. Selecciona una sala de reuniones
3. Activa la opción "Activar catering y servicios"
4. Asigna las categorías de servicio correspondientes a la sala

Esto asegura que los empleados puedan solicitar servicios al reservar esa sala en particular.

⚠️ Nota: Si eliminas una categoría de una sala, no se eliminan automáticamente las solicitudes existentes. Los administradores pueden cancelarlas manualmente si es necesario.

3. Solicita servicios al reservar una sala de reuniones

Cuando un empleado reserva una sala con servicios activados:

• Verá la opción "Solicitar servicios"

• Al hacer clic, se mostrarán los artículos configurados para esa categoría por el administrador. Los artículos que aparecen dependen de cómo los haya configurado el administrador, y pueden incluir:

  • Artículos de Texto libre (por ejemplo, para solicitudes especiales o notas)
  • Artículos de Cantidad (por ejemplo, para indicar cuántas bebidas o snacks)
  • Artículos de Selección (por ejemplo, para elegir entre opciones predefinidas)

  Los artículos marcados como obligatorios por el administrador deben completarse antes de enviar la solicitud.

Las reservas de salas de reuniones con solicitudes de servicio asociadas se muestran con un icono de taza en la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Además, quien solicita recibe una notificación en la confirmación de su reserva.

4. Supervisa las solicitudes desde el panel de Solicitudes de servicio

Los usuarios añadidos en "Añadir usuarios que pueden acceder a catering y servicios" verán ahora una nueva pestaña en el menú principal: Solicitudes.

Este panel les permite:

• Ver solicitudes de servicio pendientes y pasadas
   
• Usar filtros como sala de reuniones, solicitante o categoría
   
• Hacer clic en una solicitud para ver:
  • Artículos solicitados
  • Detalles de la reunión
  • Notas
  • Centro de costos
  • Configuración de tiempos de buffer

Este panel es solo de lectura y ayuda a los coordinadores o responsables de instalaciones a asegurarse de que cada servicio esté preparado correctamente.

⚠️ Nota: Después de realizar una reserva, siempre se envía una notificación por correo electrónico a la dirección definida en el Email del proveedor al configurar la categoría. Los proveedores pueden ser externos y no tener acceso a deskbird.

5. Exportar datos de servicios

En el panel de administración de Catering y servicios, puedes exportar todos los datos de categorías y artículos haciendo clic en "Exportar datos". Esto es útil para informes o para compartir con proveedores externos.

Tu exportación en CSV incluirá:

• Correo electrónico del solicitante
• Correo electrónico del proveedor
• Fechas y horas de las reuniones
• Categorías y artículos solicitados
• Entradas personalizadas (como notas de texto libre o centros de costos)

6. Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas

• ❌ Actualmente no es posible exportar solicitudes de servicio directamente desde el panel (¡próximamente!)
• ❌ Para eventos recurrentes, las solicitudes de catering actualmente no están disponibles