Con la función de registro automático, los empleados se registran automáticamente en sus reservas de escritorio y plaza de aparcamiento al llegar a la oficina, sin necesidad de hacer nada manualmente. Esto evita cancelaciones por no hacer check-in y garantiza una experiencia de reserva fluida usando la geolocalización. En este artículo te explicamos cómo activarla para tu espacio de trabajo y qué deben hacer tus usuarios en su dispositivo.
- Requisitos
- Cómo activar el registro automático
- Uso de datos y privacidad
- Consejos para compartir con tus usuarios
- Preguntas frecuentes
1. Requisitos
Para activar el registro automático para tus usuarios, debes cumplir con lo siguiente:
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Activación de la función:
- La oficina debe usar Check-in con clic y/o Códigos QR o Check-in solo con Códigos QR. El registro automático no funciona con Sin check-in.
- Activa Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas.
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Última versión de la app:
- Los empleados deben usar la versión más reciente de la app de deskbird en iOS o Android.
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Permisos de ubicación:
- Los empleados deben establecer el acceso a la ubicación en Permitir siempre en los ajustes de su dispositivo para la app de deskbird.
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Opcional – Notificaciones push:
- Los empleados pueden activar las notificaciones de Check-in en los ajustes de la app para recibir confirmación cuando el check-in se complete automáticamente.
2. Cómo activar el registro automático
Para activar la función en una oficina, ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas, selecciona la oficina y activa Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird.
Una vez activado, cada usuario debe activarlo en su propio dispositivo. Esto es lo que deben hacer:
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Actualiza la app:
- Descarga la última versión de deskbird desde la App Store o Google Play Store.
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Actívalo en la app:
- Ve a Perfil > Registro automático en la app de deskbird.
- Activa el Registro automático.
- Selecciona la oficina correspondiente.
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Concede permisos de ubicación:
- Abre los ajustes del teléfono y busca la app de deskbird.
- Establece el acceso a la ubicación en Permitir siempre.
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Opcional – Activa las notificaciones:
- Permite las notificaciones de check-in para recibir confirmación cuando el check-in se complete automáticamente.
3. Uso de datos y privacidad
Así es como el registro automático gestiona los datos de ubicación de los empleados — información útil para comunicar a tu equipo o revisar con tu DPO:
- No se almacena información personal de ubicación: deskbird nunca almacena ni comparte la ubicación de los empleados.
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Funciona con geofencing:
- El sistema operativo (iOS/Android) detecta cuando un usuario entra en un radio de 200 m alrededor de la oficina.
- Solo entonces se activa el check-in para la reserva de ese día.
- deskbird solo recibe una notificación del sistema operativo — nunca datos de ubicación en bruto.
- Los empleados tienen el control: Si desactivan el acceso a la ubicación en los ajustes del teléfono, la función se desactiva automáticamente para ese usuario.
4. Consejos para compartir con tus usuarios
Si los usuarios informan que el registro automático no funciona correctamente, comparte estas recomendaciones:
- Utiliza siempre la última versión de la app de deskbird.
- Configura el acceso a la ubicación en Permitir siempre — "Mientras se usa la app" no es suficiente para el geofencing.
- Activa las notificaciones push para confirmar los check-ins exitosos.
- Ten en cuenta: iOS y Android pueden comportarse de forma ligeramente diferente en cuanto al manejo de la ubicación en segundo plano.
- El disparador de check-in se activa una vez al entrar en el radio de 200 m alrededor de la oficina. No funciona de forma continua — si falla, no lo intentará de nuevo automáticamente y será necesario hacer el check-in manualmente.
5. Preguntas frecuentes
El registro automático se desactivará para ese empleado. Puede volver a activarlo en cualquier momento concediendo el acceso necesario a la ubicación en los ajustes de su dispositivo.
Sí. Activa Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas para cualquier oficina donde el check-in esté habilitado. Una vez activo, los empleados lo activan individualmente en su app.
El modo de bajo consumo o ahorro de batería puede interferir con la geolocalización y el geofencing. Comparte lo siguiente con los usuarios afectados:
📱 Consejos para iOS:
- El Modo de bajo consumo puede suspender las actualizaciones de ubicación en segundo plano. Los usuarios deben desactivarlo al desplazarse a la oficina.
- Revisa Ajustes > Batería para ver si el Modo de bajo consumo está activado.
- Asegúrate de que deskbird tenga Permitir siempre en Ajustes > Privacidad & seguridad > Servicios de localización.
🤖 Consejos para Android:
- El Ahorro de batería y la Batería adaptativa pueden retrasar o detener las actualizaciones de ubicación.
- Ve a Ajustes > Apps > deskbird > Batería y elige Sin restricciones.
- Asegúrate de que el permiso de ubicación esté en Permitir todo el tiempo.
- Recomienda a los usuarios desactivar el Ahorro de batería durante las horas de llegada a la oficina para que los check-ins sean más fiables.
El registro automático puede fallar ocasionalmente. Las razones más comunes son:
- Batería baja o modo de ahorro de batería: Puede limitar el rendimiento del GPS o suspender la actividad en segundo plano.
- Poca recepción: Una señal débil de datos móviles o Wi-Fi puede impedir que la geolocalización se active correctamente.
- Antena GPS obstruida o dañada: Problemas de hardware pueden afectar la capacidad de ubicación.
- Sin conexión a internet: Si el dispositivo está sin conexión al entrar en el radio de 200 m alrededor de la oficina.
- Acceso a la ubicación configurado solo en "Mientras se usa la app": Los disparadores en segundo plano requieren "Permitir siempre".
- Wi-Fi desactivado: Especialmente en iOS, el Wi-Fi debe estar activado para una geolocalización precisa.
- En una llamada al entrar en el radio: Algunos operadores bloquean eventos de ubicación simultáneos durante las llamadas.
- Restricciones en dispositivos corporativos: Los dispositivos gestionados pueden bloquear los disparadores de ubicación en segundo plano.
- El dispositivo nunca salió del radio de 200 m: Por ejemplo, si un dispositivo dedicado está siempre en la oficina.
Cuando el registro automático no se activa, normalmente es porque el dispositivo móvil nunca inició el intento basado en la ubicación. En estos casos, deskbird no recibe ninguna señal, lo que significa que no se realiza el check-in ni se genera ningún registro en nuestro sistema.
El disparador de check-in está diseñado para activarse una vez al entrar en el radio de 200 m alrededor de la oficina. No funciona de forma continua en segundo plano. Si el intento falla, no lo volverá a intentar automáticamente — será necesario hacer el check-in manualmente.
Esto no es una limitación de la app de deskbird, sino que se debe a que el dispositivo no emite el disparador del sistema basado en GPS. Siempre que el dispositivo intente emitir una señal de geofencing, el check-in se realiza correctamente. Si no lo hace, casi siempre se debe a una de las limitaciones del dispositivo mencionadas arriba.
✅ Para reducir el riesgo de perder check-ins, recomendamos:
- Asegurarse de que el Modo de bajo consumo o el Ahorro de batería estén desactivados.
- Mantener el Wi-Fi activado y una conexión estable.
- Comprobar si hay restricciones de gestión de dispositivos que puedan bloquear el acceso a la ubicación en segundo plano.
Si el problema solo ocurre en usuarios concretos pero funciona para otros, lo más probable es que sea una limitación específica del dispositivo. En estos casos, sugiere a esos usuarios que contacten con tu equipo de IT interno para una revisión adicional.