Gestión de matrículas

Desks Professional y superiores

La gestión de matrículas te permite recopilar y mantener los vehículos que tus empleados traen a la oficina, y exigir una matrícula en las zonas de aparcamiento donde sea necesario. En vez de guardar las matrículas en hojas de cálculo, puedes gestionarlas por zona, ver a quién pertenece un vehículo en segundos y entregar datos precisos a tu operador de garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad.

1. Antes de empezar
2. Exigir matrícula en una zona de aparcamiento
3. Lo que ven los empleados al reservar
4. Gestionar matrículas en nombre de los usuarios
5. Importar y exportar matrículas en lote
6. Descubrir a quién pertenece una matrícula
7. Ver matrículas en la lista de reservas y exportar
8. Preguntas frecuentes

1. Antes de empezar

¿Para quién es?
La gestión de matrículas está disponible en los planes Desks Professional y Enterprise, tanto en la web como en la app móvil. Los administradores la configuran; los empleados guardan sus vehículos y eligen uno al reservar.

Algunos principios que te ayudarán a configurarlo:

• Las matrículas se guardan en el perfil de usuario, no en cada reserva. Cada empleado puede guardar varios vehículos (matrícula y nombre del vehículo) y marcar uno como predeterminado.
• El requisito se configura por zona de aparcamiento. Solo se pide matrícula en las zonas donde lo actives. El resto de zonas de aparcamiento siguen igual.
• La sección Vehículos en el perfil del empleado solo aparece cuando al menos una zona de aparcamiento exige matrícula. Hasta entonces, los empleados no pueden añadir datos de vehículos.
• La matrícula predeterminada es la que usan las automatizaciones. Reserva rápida y reserva automatizada la aplican sin preguntar, así que las reservas programadas siguen funcionando en zonas donde se exige matrícula.
• Una matrícula solo puede estar en una reserva de aparcamiento activa a la vez.

2. Exigir matrícula en una zona de aparcamiento

Exige matrículas solo donde tu garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad realmente las necesiten.

1. Ve a Admin > Workplace > Pisos y espacios y selecciona la oficina correspondiente.
2. Abre la zona de aparcamiento que quieras configurar.
3. En Gestión de matrículas de vehículos, activa Exigir matrícula.
4. Guarda los cambios.

A partir de ahora, cualquiera que reserve una plaza en esa zona tendrá que confirmar una matrícula, y su matrícula predeterminada se usará para las reservas automatizadas.

⚠️ Nota: El requisito solo afecta a nuevas reservas. Las reservas existentes sin matrícula no cambian.

💡 Consejo: Repite esto por cada zona. Un garaje subterráneo con barrera puede exigir matrículas mientras que un aparcamiento exterior no.

3. Lo que ven los empleados al reservar

Conocer el flujo para empleados te ayuda a responder dudas después de activar el requisito. El flujo es igual en web y en la app móvil.

• Las zonas de aparcamiento que exigen matrícula están marcadas en el plano y en el panel de reserva avanzada, así que los empleados ven el requisito antes de llegar al paso de confirmación.
• Los empleados guardan sus vehículos en la sección Vehículos de su perfil y marcan uno como predeterminado. Pueden añadir, editar o borrar vehículos en cualquier momento.
• Al reservar en una zona donde se exige matrícula, verán el mensaje Esta plaza de aparcamiento requiere matrícula de vehículo, y su vehículo predeterminado aparecerá preseleccionado en el campo Vehículo. Pueden confirmarlo, cambiar a otro vehículo guardado o añadir una nueva matrícula directamente en el flujo de reserva. Las nuevas matrículas se guardan automáticamente en su perfil.
• Reserva rápida y reserva automatizada usan la matrícula predeterminada sin pasos extra, así que los empleados con reservas recurrentes no tendrán interrupciones.
• Los managers y group managers pueden reservar aparcamiento para las personas que gestionan. Si el compañero tiene vehículos guardados, quien reserva elige uno en el campo Vehículo. Si no tiene ninguno, aparece un mensaje pidiendo que el empleado o un admin añada uno primero.

💡 Consejo: Al implementar esto, recuerda a los empleados que mantengan su matrícula predeterminada actualizada si cambian a un coche de alquiler, de pool o de empresa. Si no, sus reservas automatizadas tendrán el vehículo equivocado.

4. Gestionar matrículas en nombre de los usuarios

Puedes gestionar matrículas para tus compañeros. Esto es útil para vehículos compartidos de empresa, para personas que rara vez abren su perfil o si una matrícula se introdujo mal.

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
2. Selecciona el usuario que quieras actualizar.
3. Abre su sección Vehículos.
4. Añade, edita o elimina una matrícula, y elige cuál es la predeterminada.

Las matrículas también se pueden ver y editar en la hoja lateral del usuario, así puedes corregir una matrícula sin salir de la vista en la que estás trabajando.

La lista de usuarios también tiene filtros Con matrícula y Sin matrícula, y el buscador encuentra tanto matrículas como nombres. Usa esto para ver quién necesita añadir un vehículo antes de activar el requisito.

5. Importar y exportar matrículas en lote

Si ya tienes los datos de vehículos en otro sitio, por ejemplo en una lista de tu operador de garaje, no tienes que introducir cada matrícula a mano. Las matrículas forman parte de la lista de usuarios, así que puedes gestionarlas en lote igual que otros datos de usuario.

Exportar matrículas:

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
2. Haz clic en Exportar CSV.
3. Selecciona Exportar todos los usuarios o Exportar usuarios con los filtros y orden actuales para exportar solo los resultados filtrados.

El archivo CSV incluye las matrículas guardadas por usuario. Más información en Exportaciones.

Importar matrículas:

Añade o actualiza matrículas para muchos usuarios a la vez subiendo el archivo CSV editado mediante la Carga de usuarios por CSV en la misma página. Escribe las matrículas en la columna License plates y separa varias matrículas con punto y coma, por ejemplo B ER 007; M UC 123. Para todos los pasos, consulta Añadir, actualizar y eliminar usuarios con carga por CSV.

💡 Consejo: Exporta primero la lista de usuarios y úsala como plantilla. Así la estructura de columnas coincide con lo que espera la importación.

6. Descubrir a quién pertenece una matrícula

Cuando un coche desconocido bloquea una plaza o un compañero se queda atascado en la barrera, ya no tienes que preguntar a todo el mundo.

1. Busca la matrícula en deskbird.
2. El vehículo que coincida te mostrará a qué usuario pertenece.
3. Desde ahí puedes ver las reservas de aparcamiento de esa persona y ponerte en contacto.

Es la forma más rápida de responder "¿de quién es este coche?" y comprobar si un vehículo en el garaje tiene una reserva válida para el día.

7. Ver matrículas en la lista de reservas y exportar

La lista de reservas incluye una columna Matrícula, así puedes ver de un vistazo qué vehículos se esperan en tus zonas de aparcamiento.

Cuando exportas reservas desde Admin > Reservas > Exportar reservas a .xlsx, el archivo también contiene la matrícula y el nombre del vehículo de cada reserva de aparcamiento. Así puedes entregar una lista diaria completa a tu operador de garaje o equipo de seguridad sin trabajo extra.

Usa ambas opciones para revisar reservas de aparcamiento de un día concreto, detectar matrículas duplicadas o que faltan, y compartir información precisa de vehículos.

8. Preguntas frecuentes