Cerrando espacios

La función de cierre de espacios te da un control preciso sobre cuándo se pueden reservar escritorios, áreas, pisos o incluso oficinas completas. Los espacios se pueden cerrar de dos maneras: indefinidamente o por un periodo definido con fecha de finalización. Esto facilita la gestión de la disponibilidad en casos como mantenimiento, festivos de la empresa o eventos de corta duración, manteniendo a los empleados siempre informados.

Las opciones de cierre disponibles dependen de tu plan:

• En todos los planes, puedes cerrar una oficina, piso, área o recurso indefinidamente (un cierre por espacio). El espacio queda oculto para los usuarios hasta que elimines el cierre. Esto reemplaza el antiguo estado Activo/Inactivo.

• En Desks Professional y superiores, también puedes programar cierres temporales con fecha de finalización y añadir varios cierres al mismo espacio. El espacio sigue siendo visible pero no se puede reservar durante el cierre, y vuelve a estar disponible automáticamente.

1. Resumen
2. Gestionar cierres
3. ¿Qué pasa con las reservas?
4. Preguntas frecuentes

1. Resumen

Los cierres se pueden aplicar en diferentes niveles de la configuración de tu lugar de trabajo:

• Recursos individuales (escritorios, plaza de aparcamiento, recursos personalizados)
• Áreas
• Pisos
• Oficinas completas

💡 Nota: Las salas de reuniones siguen usando el interruptor Activo / Inactivo actual. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado.

Puedes elegir entre:

• Cierres indefinidos: los espacios no están disponibles sin fecha de finalización y quedan ocultos para los usuarios.

Desks Professional y superiores

• Cierres temporales: los espacios no están disponibles durante las fechas de inicio y fin especificadas.
• Cierres indefinidos con fecha de inicio: los espacios no están disponibles sin fecha de finalización y quedan ocultos para los usuarios. Puedes establecer una fecha futura para que el cierre entre en vigor.

Los cierres siguen una jerarquía clara. Si cierras una entidad de nivel superior (por ejemplo, un piso), todo lo que esté debajo (áreas y recursos) se cierra automáticamente también. Para los usuarios, se muestra el motivo de cierre de nivel más alto.

2. Gestionar cierres

Puedes gestionar los cierres desde Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios.

Para crear o eliminar un cierre:

1. Selecciona la oficina, piso, área o recurso.
2. Haz clic en Gestionar.
3. Haz clic en Añadir cierre, o elige eliminar un cierre próximo.
4. Elige cómo quieres cerrar el espacio:
   • Cierre indefinido
     Esta opción está disponible en todos los planes y oculta el espacio para los usuarios hasta que se vuelva a abrir.

   Desks Professional y superiores

   • Cierre indefinido con fecha de inicio
     Establece una fecha de inicio para el cierre y selecciona Cerrar indefinidamente.

     Esto oculta el espacio para los usuarios hasta que se vuelva a abrir.

   • Cierre temporal (con fecha de fin)
     Establece una fecha de Inicio y selecciona una fecha de Fin.

     El espacio permanece visible para los usuarios pero no se puede reservar durante el periodo de cierre.

5. (Opcional) Añade un Motivo (se muestra a los usuarios en los cierres temporales).
6. Haz clic en Confirmar y luego en Guardar.

Puedes abrir Gestionar en cualquier momento para eliminar un cierre.

⚠️ Salas de reuniones: Las salas de reuniones siguen usando el interruptor Activo / Inactivo actual. Las reservas existentes de salas de reuniones no se cancelan, incluso si la oficina o el piso al que pertenecen está cerrado. Las salas de reuniones sincronizadas también pueden seguir siendo reservables a través de Outlook / Google Calendar, según la configuración de tu calendario.

¿Quién puede crear cierres?

• Admins globales: pueden gestionar cierres para cualquier oficina
• Admins de oficina: solo pueden gestionar cierres para sus oficinas asignadas

3. ¿Qué pasa con las reservas?

• Las reservas futuras durante el periodo cerrado se cancelan automáticamente (las reservas del día en curso no se cancelan).
• Los usuarios reciben un correo de notificación cuando una reserva se cancela por un cierre (si tienen activadas las notificaciones, ver más abajo).
• Las reservas pasadas no se modifican para fines de informes y auditorías.

La experiencia del usuario depende del tipo de cierre:

• Cierres indefinidos (sin fecha de fin): los espacios quedan completamente ocultos y no se pueden reservar.
• Cierres temporales (con fecha de fin): los espacios siguen siendo visibles pero aparecen como no disponibles. Los usuarios ven el motivo del cierre y hasta cuándo no se puede reservar.

💡 Consejo: ¿Necesitas cancelar reservas en bloque para una oficina, piso o área concreta (por ejemplo, al reorganizar el plan de asientos o por mantenimiento)? Crea un cierre a partir de la fecha que quieras: Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios > selecciona la oficina/piso/área > Gestionar > Añadir cierre.

💡 Notificaciones: Todas las reservas futuras dentro del periodo bloqueado se cancelan automáticamente. Los usuarios que tengan activadas las Invitaciones de calendario en la configuración de notificaciones de su perfil recibirán un correo notificando la cancelación.

Cuando todo esté listo, elimina el cierre (o pon una fecha de fin) para permitir de nuevo las reservas.

4. Preguntas frecuentes