Las funciones de programación de deskbird permiten a los usuarios y managers planificar dónde se trabaja cada día: en la oficina, de forma remota o en otro lugar. Este artículo cubre los ajustes controlados por el administrador y las acciones a nivel de manager. Para ver una guía completa sobre cómo los usuarios configuran su propio horario, remítelos a la sección Para usuarios de este centro de ayuda.
1. Estados de usuario
Los usuarios pueden establecer un estado de trabajo diario desde la pestaña Horario: Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios o Vacaciones. Estas opciones pueden personalizarse según la empresa. Cuando el complemento Desks está activo, al seleccionar Oficina se solicita a los usuarios reservar un desk.
Reinicio de estado al cancelar una reserva: Cuando se cancela la última reserva del día de un usuario y su estado es Oficina, deskbird le pide que actualice su estado. Esto mantiene los datos de asistencia en tiempo real actualizados. El aviso solo aparece para cancelaciones hechas por el propio usuario — las cancelaciones iniciadas por el administrador y las cancelaciones automáticas por no hacer registro no lo activan.
2. Preferencias semanales
Los usuarios pueden establecer horarios semanales recurrentes (de lunes a viernes) desde Perfil > Tus preferencias, para que su estado se configure automáticamente cada semana sin tener que hacerlo manualmente. El sistema programa hasta 2 meses por adelantado y se actualiza mes a mes.
💡 Disponible a partir del plan Desks Business, o con los planes Workforce Business y Enterprise. Nota: los estados de las preferencias semanales no se sincronizan con los calendarios de Microsoft o Google vinculados.
3. Reserva automatizada
Reserva automatizada amplía las preferencias semanales creando automáticamente las reservas reales de desks y estacionamiento — no solo configurando el estado. Cuando está activada, el sistema reserva los recursos según un orden de prioridad: primero los Espacios asignados, luego los favoritos, después los recursos/zonas/pisos usados históricamente y, por último, una asignación aleatoria.
Puedes activar esta función por oficina en Admin > Desks, parking & otros: Configuración de reservas > Reserva automatizada. Puedes elegir si los usuarios pueden activar la automatización para desks, estacionamiento o ambos. Una vez activada, los usuarios pueden activar o desactivar la automatización desde Configuración de perfil > Preferencias híbridas.
💡 Desactivar la reserva automatizada no afecta las reservas que ya se hayan hecho. Las reservas futuras se generan a medida que se procesa cada oficina — como las oficinas se procesan a lo largo del día, las reservas aparecen poco a poco y no todas de golpe.
4. Programar para otro usuario
Los administradores y managers pueden programar la semana laboral para otros usuarios — ya sea de forma individual o para grupos completos. Esto es útil para coordinar la presencia del equipo y alinear la asistencia con las necesidades de la empresa.
- Ve a Horario y selecciona la pestaña Compañeros.
- En el menú desplegable, selecciona Todos, Siguiendo o un grupo específico.
- Selecciona un usuario para abrir su horario y luego establece los estados (Oficina, Trabajo móvil, Viaje de negocios, etc.) para cada día.
- Opcionalmente, añade una nota para dar contexto y haz clic en Guardar. Si las notificaciones están activadas, el usuario recibirá un correo sobre el cambio.
💡 También puedes ajustar el horario de un usuario hasta una semana en el pasado desde la pestaña Compañeros.