Programa tu semana

deskbird te facilita planificar dónde trabajas cada día. Ya sea en la oficina, de forma remota o en otro lugar, puedes establecer tu estado manualmente o automatizar tu agenda con las preferencias semanales.

1. Planificar manualmente
2. Planificación de media jornada
3. Planificar usando preferencias semanales
4. Reserva automatizada
5. Planificar para otro usuario
6. Personalizar los estados de planificación
7. Sigue a tus compañeros

1. Planificar manualmente

Si tu empresa tiene activado el complemento de Planificación, puedes actualizar tu estado diario directamente desde tu Feed personal. También puedes usar la pestaña Compañeros para planificar tu trabajo. Allí, también puedes ajustar la planificación hasta una semana en el pasado.

• Ve a la pestaña Planificación. Se abre por defecto al iniciar sesión.
• Haz clic en cualquier día, por ejemplo, Hoy o Mañana.
• Selecciona tu estado preferido:
  • Oficina
  • Trabajo móvil
  • Ausente
  • Viaje de negocios
  • Vacaciones

🔧 Nota: Estas opciones pueden ser personalizadas por tu empresa. Si el complemento Desks está activo, al seleccionar Oficina se te pedirá reservar un desk para ese día.

2. Planificación de media jornada

La Planificación de Media Jornada ofrece a los usuarios la flexibilidad de organizar su día con mayor precisión, permitiéndoles seleccionar la primera o la segunda mitad del día para su estado y reservas de desk. Esta función también garantiza que las políticas de trabajo híbrido y los informes se adapten en consecuencia. Una vez activada, los usuarios pueden seleccionar dos estados en el mismo día: “Primera mitad” y “Segunda mitad”. Cuando un usuario reserva un desk solo para una mitad del día, su estado de planificación se actualizará automáticamente. Esto se sincroniza con las ubicaciones de trabajo del calendario y las reservas de desk, para que los usuarios siempre tengan el estado y las reservas correctas.

• Opciones de estado de media jornada: Activa "Media jornada" al crear una planificación
• Políticas de trabajo híbrido: Define si las medias jornadas cuentan como 0,5, 1 o se excluyen de las políticas.
• Actualización de Analytics: Los paneles de Workforce ahora incluyen datos de días parciales, con opción para ocultar/mostrar entradas de media jornada.
• Sincronización del calendario: Los estados de media jornada se sincronizan con las ubicaciones de trabajo del calendario.
• Listo para móvil: Totalmente compatible con iOS y Android.

Configuración

Los administradores pueden activar o desactivar la planificación de media jornada para todos los usuarios en deskbird desde Admin > Workforce > Ajustes de Workforce. Una vez activado:

• Define la hora intermedia (por ejemplo, 13:00) en Admin > Workspace > Ajustes de la oficina.
• Este punto medio determina cómo se divide el día en dos mitades y afectará los periodos de reserva y el seguimiento de asistencia.

💡 La sincronización HRIS para media jornada es compatible con Personio y HiBob. Próximamente habrá más proveedores.

3. Planificar usando preferencias semanales

La función de Preferencias semanales te permite establecer automáticamente tu planificación semanal según tus hábitos recurrentes.

💡 Esta función está disponible a partir del plan Desks Business, o con los planes Workforce Business y Enterprise.

• Haz clic en tu foto de perfil o iniciales en la esquina inferior izquierda.
• Selecciona Tus preferencias.
• Elige tu estado para cada día de la semana (de lunes a viernes).
• Haz clic en Guardar para aplicar tus preferencias.

🛠️ Puedes cambiar tus preferencias en cualquier momento.
🚫 Actualmente, sábado y domingo no están soportados.

El sistema planifica inicialmente hasta 2 meses por adelantado; después de la configuración inicial, el sistema avanza automáticamente cada mes, eliminando un mes pasado y añadiendo uno nuevo, manteniendo la planificación siempre actualizada mes a mes.

⚠️ Debido a limitaciones de Microsoft y Google, el estado de planificación de las preferencias semanales no se sincroniza con un calendario vinculado.

4. Reserva automatizada

Reserva automatizada elimina acciones repetitivas de reserva al sincronizar las preferencias semanales con el tiempo máximo de antelación permitido.

Los administradores pueden activar esto en Admin > Desks, parking y otros: Ajustes de reserva > Reserva automatizada, donde eligen si los usuarios pueden activar la automatización para desks y parking.

Los usuarios encuentran sus ajustes en Foto de perfil/iniciales > Tus preferencias: Reserva automatizada, donde pueden activar desks o plazas de parking. La lógica de reserva sigue un orden de prioridad: primero se reservan los espacios asignados, luego los favoritos, después los recursos, zonas y plantas más utilizados históricamente, y finalmente una asignación aleatoria. Las solicitudes que superen el tiempo máximo de antelación del usuario se posponen y se procesan automáticamente en la siguiente fecha elegible.

💡 Desactivar la reserva automatizada no afectará las reservas que ya se hayan realizado.

💡 Las reservas futuras se generan a medida que se procesa cada oficina, y como las oficinas se distribuyen de manera uniforme a lo largo del día, las reservas aparecerán de forma gradual; es decir, si al principio parece que falta algo, puede que simplemente se añada más tarde, una vez que se complete el procesamiento de esa oficina.

5. Planificar para otro usuario

Los administradores y managers pueden planificar la semana laboral para otros usuarios, ya sea de forma individual o por grupos de usuarios. Esto ayuda a coordinar la presencia del equipo y alinear la asistencia con las necesidades de la empresa.

• Ve a la sección Planificación y selecciona la pestaña Compañeros junto a Feed personal.
• En el desplegable, selecciona Todos, Siguiendo o un grupo.
• Al seleccionar, se abre su planificación. Ahora puedes elegir estados como Oficina, Trabajo móvil o Viaje de negocios para cada día.
• Haz clic en Guardar para confirmar. Si las notificaciones están activadas, los miembros del equipo serán informados por correo electrónico.
• Opcionalmente, añade una nota antes de guardar para dar contexto.

📣 Esta función es especialmente útil para líderes de equipo y managers que buscan planificar proactivamente en nombre de sus equipos.

6. Personalizar las opciones/estados de planificación

Las opciones de planificación definen los estados que los usuarios pueden elegir al organizar su semana laboral (por ejemplo, Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios). Puedes personalizar estas opciones para reflejar cómo funciona tu organización.

Para gestionar las opciones de planificación, ve a Admin > Workforce > Ajustes de Workforce.

Cada opción de planificación tiene las siguientes propiedades:

• Tipo de estado — Selecciona un tipo predefinido (por ejemplo, Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios) o elige Personalizado para crear el tuyo propio.
• Nombre personalizado — Opcionalmente, establece un nombre personalizado que los usuarios verán en lugar de la etiqueta predeterminada. Nota: las opciones de planificación predefinidas se traducen automáticamente, pero al añadir un nombre personalizado se eliminan estas traducciones automáticas.
• Color — Elige un color para distinguir visualmente cada opción en las planificaciones y en Analytics.
• Activo / Inactivo — Activa o desactiva si la opción está disponible para los usuarios. Las opciones inactivas se ocultan de la vista de planificación.

Añadir una opción de planificación: Haz clic en + Añadir opción de planificación para crear una nueva entrada. Aparecerá al final de la lista.

Reordenar opciones: Las opciones de planificación se muestran a los usuarios en el orden que determines aquí. Usa las marcas de agarre (⠿) a la izquierda de cada fila para arrastrar y soltar las opciones en el orden que prefieras.

Eliminar una opción de planificación: Haz clic en el icono de la papelera a la derecha de la fila para eliminar una opción. Si alguna planificación está usando esa opción, aparecerá un diálogo para que elijas entre dos acciones:

• Migrar planificaciones a otra opción de planificación y luego eliminar la actual.
• Eliminar inmediatamente — todas las planificaciones y datos de Analytics vinculados a esta opción se eliminarán permanentemente.

⚠️ "Otra oficina" es una opción predeterminada que no se puede editar ni eliminar. Aparece debajo de la opción Oficina en la aplicación web.

Una vez que hayas realizado los cambios, haz clic en Guardar para aplicarlos. Haz clic en Restablecer para descartar los cambios no guardados.

7. Sigue a tus compañeros

¿Quieres saber cuándo tus compañeros favoritos están en la oficina o trabajando en remoto para poder planificarte mejor? La función Sigue a tus compañeros muestra sus planificaciones de un vistazo.

• Haz clic en cualquier día en tu Feed personal.
• Un panel lateral muestra quién está planificado para estar en la oficina.
• Si aún no sigues a nadie, haz clic en Sigue a tus compañeros para empezar.
• Haz clic en la ⭐ junto a un nombre para seguirlo. Una estrella morada significa que ya lo sigues.
• Usa los filtros para buscar por función en la oficina (por ejemplo, Primeros auxilios, Responsable de incendios).
• Cambia entre las pestañas Todos o Siguiendo.

También puedes cambiar a la pestaña Compañeros junto a tu Feed personal para ver la planificación semanal de tus compañeros.

🖼️ Consejo: Añade una foto de perfil para que tu feed sea más fácil de revisar.

💡 Nota: Dependiendo de la configuración de privacidad de tu empresa, es posible que algunos compañeros no sean visibles.