Ce guide couvre les paramètres à ajouter une fois que tes bureaux, étages, espaces et salles de réunion sont en place : règles de réservation et enregistrement, parking, espaces attribués, calendrier du bureau, rôles, travail hybride et synchronisation du calendrier des salles. Les étapes sont classées selon la fréquence des questions des admins, tu peux donc commencer par le début et t’arrêter là où les besoins de ton équipe s’arrêtent. Chaque étape explique à quoi sert le paramètre et renvoie vers l’article avec les instructions détaillées. Les fonctionnalités nécessitant Desks Professional sont listées dans Desks : modules complémentaires Professional.
- Avant de commencer
- Définir les règles de réservation : enregistrement et limites de réservation
- Configurer le parking et les autres ressources
- Attribuer des espaces aux personnes
- Planifier le calendrier du bureau : jours fériés, fermetures et événements
- Configurer les rôles
- Configurer le travail hybride : politiques, options de planification et réservations automatisées
- Synchroniser les salles de réunion avec tes calendriers
- FAQs
1. Avant de commencer
Toutes les étapes de ce guide sont disponibles sur tous les forfaits Desks. Certaines étapes ont des limites sur Desks Free et Desks Business, listées ci-dessous. Pour un aperçu de ce que chaque forfait inclut, consulte Disponibilité des fonctionnalités.
- Rôle : tu dois avoir le rôle Admin global pour chaque étape. Les Admins de bureau peuvent modifier les paramètres de réservation, le parking, les espaces attribués, les paramètres de bureau et les fermetures pour les bureaux qu’ils gèrent. Seuls les Admins globaux peuvent créer des politiques de travail hybride et modifier les paramètres du Workforce. Voir Rôles du système et autorisations.
- Configuration existante : tes bureaux, étages, espaces et ressources sont déjà créés (voir Desks : configuration de base). La plupart des paramètres ici sont configurés par bureau, alors utilise le sélecteur de bureau en haut de chaque page admin pour vérifier que tu es dans le bon bureau.
⚠️ Limites du forfait : Sur Desks Free et Desks Business, ton entreprise peut avoir 1 politique de travail hybride (les politiques actives et programmées comptent), jusqu’à 5 événements de bureau actifs, et les rôles peuvent être attribués à 2 personnes au total. Desks Professional et supérieur supprime ces limites et ajoute la validation pour les politiques de travail hybride.
2. Définir les règles de réservation : enregistrement et limites de réservation
Les règles de réservation déterminent combien de temps à l’avance on peut réserver et si les utilisateurs doivent confirmer leur venue. L’enregistrement libère les postes et places de parking restés vides, pour que d’autres puissent les utiliser. Les postes et places de parking partagent un seul ensemble de paramètres de réservation par bureau.
Enregistrement
- Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation et sélectionne le bureau.
- Dans la section Enregistrement, choisis Pas d’enregistrement, Enregistrement par clic et/ou QR Codes ou Enregistrement uniquement par QR Codes.
- Si tu actives l’enregistrement, définis la période de grâce et l’Heure d'annulation automatique la plus précoce. Les réservations sans enregistrement sont annulées après la période de grâce, mais jamais avant cette heure.
- Clique sur Enregistrer.
Les salles de réunion ont leurs propres paramètres d’enregistrement dans Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux. Comment les méthodes, rappels et annulation automatique fonctionnent ensemble, avec des exemples : Paramètres d’enregistrement et d’annulation automatique.
⚠️ Important : Avant de choisir une option QR code, télécharge les QR codes et place-les sur les postes et places de parking. Clique sur Obtenir les QR Codes dans la section Enregistrement pour tous les codes du bureau, ou utilise l’icône QR code à côté d’un étage, d’une zone ou d’une ressource dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces. Voir QR codes. Les utilisateurs s’enregistrent comme décrit dans S’enregistrer à son poste ou à sa réservation de parking et S’enregistrer avec un QR code.
Limites de réservation
- Quel est le délai maximum de réservation pour les ressources ? Défini combien de jours à l’avance chaque rôle peut réserver des postes et places de parking, de 0 (jour même uniquement) à 365 jours. Cela ne s’applique pas aux salles de réunion.
- Les Utilisateurs et Chefs de groupe ne peuvent pas réserver plus d’un poste ou d’une place de parking à la même date et heure : empêche les doubles réservations. Les Admins globaux, Admins de bureau et Managers ne sont pas concernés.
Les deux paramètres sont sur la même page. Instructions complètes : Paramètres de réservation.
3. Configurer le parking et les autres ressources
En plus des postes, les utilisateurs peuvent réserver des places de parking et d’autres types de ressources dans la même application. Le parking suit les mêmes paramètres de réservation que les postes, donc pas de règles de parking séparées à gérer.
- Parking : dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, ajoute une zone de type Zone de parking à un étage. Sa Capacité correspond au nombre de places de parking. Ajoute ensuite les places et décide qui peut se garer. Les Admins de bureau peuvent configurer le parking pour les bureaux qu’ils gèrent. Étape par étape : Configurer le parking.
- Autres types de ressources : ouvre une zone dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et ajoute des ressources, individuellement ou en masse. Voir Postes, places de parking et autres ressources.
Les utilisateurs réservent tout au même endroit que les postes. Voir Réserver une place de parking ou une autre ressource.
4. Attribuer des espaces aux personnes
Attribue un poste ou une place de parking à une personne qui a besoin du même espace chaque jour. Un espace attribué est réservé automatiquement quand cette personne planifie son statut sur Au bureau.
- Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et ouvre la zone contenant la ressource.
- Modifie la ressource et restreins son accès à un seul utilisateur.
- Optionnel : active Autoriser d’autres utilisateurs à réserver cet espace si l’utilisateur assigné n’est pas au bureau.
Pour attribuer plusieurs postes d’un coup, utilise l’outil d’attribution sur le plan d’étage. Instructions complètes : Postes, places de parking et autres ressources : Espaces attribués et Plans d’étage : attribuer des postes sur le plan.
💡 Astuce : Avec l’option de l’étape 3 activée, un espace attribué est libéré pour les autres uniquement les jours où l’assigné planifie un statut comme Absent ou Télétravail. Si aucun statut n’est défini, l’espace reste bloqué, donc encourage les assignés à planifier leur semaine.
5. Planifier le calendrier du bureau : jours fériés, fermetures et événements
Garde le calendrier de chaque bureau à jour, pour que chacun sache quand il est fermé et quand ça vaut le coup de venir.
- Jours fériés : dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau, sélectionne le bureau et choisis un calendrier régional des jours fériés sous Jours fériés. Les utilisateurs ayant ce bureau comme bureau principal l’héritent, et les jours fériés apparaissent dans leur planning. Tu peux définir un calendrier différent pour chaque utilisateur dans ses détails. Voir Paramètres de bureau : Jours fériés.
- Fermer un espace indéfiniment : dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, sélectionne le bureau, l’étage, la zone ou la ressource, clique sur Gérer et ajoute une Fermeture indéfinie. L’espace est caché des utilisateurs jusqu’à sa réouverture. Chaque espace peut avoir une seule fermeture indéfinie. Voir Fermer des espaces.
- Événements : dans Admin > Workforce > Événements, clique sur Ajouter un événement pour inviter des groupes, des utilisateurs ou des bureaux entiers à un déjeuner d’équipe, un atelier ou une fête. Tu peux aussi autoriser les Managers, Chefs de groupe ou Utilisateurs à créer des événements. Voir Événements.
⚠️ Important : Les fermetures ne s’appliquent pas aux salles de réunion. Les salles de réunion gardent leur propre bouton Actif / Inactif, et leurs réservations existantes ne sont pas annulées quand le bureau ou l’étage autour est fermé.
6. Configurer les rôles
Les rôles indiquent qui a une responsabilité sur site dans chaque bureau : Sauveteur secouriste, Intervenant en cas d'incendie, Responsable d'évacuation ou Détenteur de clé. Les collègues et admins peuvent ainsi trouver rapidement le bon contact.
- Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs, ouvre le menu trois points à côté de Inviter des utilisateurs et sélectionne Paramètres des fonctions de bureau.
- Active les rôles utilisés par ton entreprise. Optionnel : active Autoriser les utilisateurs à ajouter leurs propres rôles.
- Clique sur Enregistrer, puis attribue les rôles aux utilisateurs dans l’onglet Rôles de chaque utilisateur, par bureau.
Instructions complètes : Rôles. Si les utilisateurs ajoutent eux-mêmes leurs rôles, oriente-les vers Ajouter un rôle à ton profil.
7. Configurer le travail hybride : politiques, options de planification et réservations automatisées
Ces paramètres relient l’endroit où les gens prévoient de travailler aux postes et places de parking qu’ils obtiennent.
Politique de travail hybride
Une politique définit combien de jours les personnes sont attendues au bureau, ou le nombre maximum de jours à distance, par semaine, mois ou an. Va dans Admin > Workforce > Politiques de travail hybride et clique sur Ajouter une politique. La configuration se fait en trois étapes : Configuration, Assignés et Infos complémentaires. Voir Politiques de travail hybride.
Desks Professional et supérieur
Les validations permettent aux managers d’approuver les plannings qui dépassent la politique, ou d’approuver chaque planning. Tu choisis la validation lors de la création de la politique.
Options de planification
Les options de planification sont les choix proposés quand on planifie sa semaine, comme Au bureau, Télétravail ou Absent. Dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce, va dans Options de planification pour renommer les statuts, définir leur couleur et icône et autoriser la demi-journée. Pour créer les tiens, clique sur Ajouter une option de planification et choisis le type Personnalisé. Voir Paramètres du Workforce : Options de planification.
Réservations automatisées
Avec les réservations automatisées, deskbird réserve un poste, une place de parking ou les deux pour les utilisateurs les jours où ils prévoient d’être au bureau.
- Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation et sélectionne le bureau.
- Dans la section Réservations automatisées, active Postes, Parking ou les deux, puis clique sur Enregistrer.
- Chaque utilisateur active ensuite l’option dans Profil > Préférences hybrides avec Utiliser la réservation automatisée.
Instructions complètes, y compris comment deskbird choisit une ressource : Configurer les réservations automatisées. Étapes côté utilisateur : Gérer ton profil : Préférences hybrides et Planning de la semaine.
8. Synchroniser les salles de réunion avec tes calendriers
Avec la synchronisation du calendrier des salles, les réservations de salles de réunion restent synchronisées avec les calendriers des salles dans Google Workspace ou Microsoft 365. Une salle réservée dans Outlook ou Google Calendar est bloquée dans deskbird aussi, et inversement.
- Va dans Admin > Entreprise : Intégrations et ouvre Synchronisation du calendrier des salles.
- Connecte ton fournisseur de calendrier et accorde les autorisations nécessaires.
- Importe tes calendriers de salles comme salles de réunion.
Étape par étape : Synchroniser les salles de réunion avec Microsoft 365 ou Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace. Pour un aperçu des deux intégrations de calendrier, voir Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft pour le planning et les salles de réunion.
⚠️ Important : Une salle de réunion créée dans deskbird ne peut pas être convertie en salle synchronisée plus tard. Si tu prévois de synchroniser une salle, importe-la depuis ton calendrier au lieu de la créer dans deskbird.
Pour le reste de la configuration des salles de réunion, comme les salles restreintes, la restauration et les services ou les kiosques de salle, voir Rooms Plus : configuration.
9. FAQs
- L’enregistrement est activé pour le bureau, et les personnes ont oublié de s’enregistrer dans le délai imparti.
- Avec Enregistrement uniquement avec QR Codes, les utilisateurs ne peuvent s’enregistrer qu’en scannant le code sur place dans l’application mobile deskbird.
- Les rappels d’enregistrement aident les personnes à s’enregistrer à temps. Elles peuvent activer les notifications dans leur profil.
Si l’enregistrement n’est pas nécessaire pour un bureau, choisis Pas d’enregistrement : les réservations restent alors en place. Voir Paramètres d’enregistrement et d’annulation automatique.
Aussi longtemps que le délai maximum de réservation autorisé pour leur rôle le permet, de 0 à 365 jours. Tu le définis par bureau et par rôle dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation (section Quel est le délai maximum de réservation pour les réservations de ressources ?). Cela s’applique aux postes et aux places de parking, mais pas aux salles de réunion. Voir Paramètres de réservation.
Non. Les postes et les places de parking partagent tous les paramètres de réservation d’un bureau, y compris l’enregistrement. Tu peux quand même limiter qui peut se garer grâce aux règles d’accès sur la zone de parking. Voir Configurer le parking : contrôler qui peut se garer.
Oui, si tu actives Autoriser d’autres personnes à réserver cet espace si l’utilisateur assigné n’est pas au bureau pour ce poste. Le poste devient réservable les jours où l’assigné prévoit un statut comme Absent ou Télétravail. Les jours sans statut, il reste bloqué.
Non. Les calendriers des jours fériés sont des calendriers régionaux prédéfinis et ne peuvent pas être modifiés. Tu peux choisir un calendrier par bureau et le remplacer pour des utilisateurs individuels. Voir Paramètres de bureau : Jours fériés.
Avec Desks Free et Desks Business, ton entreprise ne peut avoir qu’une seule politique de travail hybride au total, et une politique planifiée compte aussi. Desks Professional et supérieur incluent des politiques illimitées. Voir Politiques de travail hybride.
- Les réservations automatisées sont activées pour ce bureau et ce type de ressource dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation.
- L’utilisateur a activé Utiliser la réservation automatisée dans Profil > Préférences hybrides.
- Le jour a le statut Bureau dans le planning de l’utilisateur. Les jours fixes au bureau issus d’une politique de travail hybride ne créent pas de réservations automatiquement.
- Le jour est dans le délai maximum de réservation pour le rôle de l’utilisateur, et toute validation par un manager pour le statut est faite.
Non. Les salles de réunion utilisent leur propre bouton Actif / Inactif au lieu des fermetures. Les salles de réunion synchronisées peuvent rester réservables depuis Outlook ou Google Calendar, selon la configuration de ton calendrier. Voir Fermeture des espaces.