Avec les politiques de travail hybride, deskbird élimine le besoin de calculs manuels et chronophages pour savoir combien de jours les employés ont été au bureau ou en télétravail. La présence des employés est suivie automatiquement, ce qui fait gagner du temps et réduit les erreurs humaines, afin que les managers puissent se concentrer sur d'autres tâches. Lorsque tu définis un nombre minimum ou maximum de jours de télétravail ou de présence au bureau, tu encourages les employés à organiser leur semaine de façon autonome tout en leur offrant un cadre clair.
- Créer une politique
- Modifier / supprimer des politiques existantes
- Que voient les managers / employés ?
- FAQs
1. Créer une politique
💡 Remarque : Seuls les admins globaux peuvent créer ou modifier des politiques de travail hybride.
⚠️ Limites du plan : Avec les offres Desks Free et Business, ton entreprise ne peut avoir qu'une seule politique de travail hybride au total. Les politiques actives et programmées comptent toutes les deux, donc tu ne peux pas planifier une politique suivante tant qu'une politique est active. Les validations impliquant les managers ne sont pas disponibles sur ces plans. Desks Professional et supérieur incluent un nombre illimité de politiques et toutes les options de validation. Consulte Disponibilité des fonctionnalités pour plus de détails.
Pour créer une politique, va dans Admin > Workforce > Politiques de travail hybride et clique sur Ajouter une politique. La configuration se fait en trois étapes : Configuration, Assignés et Informations supplémentaires.
Définir les règles d'une politique
À l'étape Configuration, tu définis comment les employés sont censés travailler :
- Présence au bureau : Défini le nombre minimum de jours où les employés doivent être au bureau.
- Télétravail : Défini le nombre maximum de jours en télétravail.
- Ajouter une règle à la politique : Combine deux règles dans une même politique, par exemple un minimum de jours au bureau par semaine et un maximum de jours en télétravail par mois.
- Période : Choisis si une règle s'applique par semaine, par mois ou par an.
⚠️ Important pour les politiques annuelles : Les données de présence sont anonymisées après une période définie. Par défaut, cette période est de 180 jours, ce qui est la recommandation : les données personnelles de présence ne sont conservées que le temps nécessaire. Les enregistrements eux-mêmes ne sont pas supprimés, mais le lien avec l'utilisateur est retiré.
Une politique annuelle nécessite une année complète de données liées à l'utilisateur pour être comptabilisée correctement. Avec la période recommandée de 180 jours, les jours de la première moitié de l'année ne sont plus pris en compte au fur et à mesure que l'année avance.
Si tu veux appliquer une politique annuelle, la période d'anonymisation doit être étendue à au moins 366 jours. Avant de demander ce changement, vérifie avec ton responsable de la protection des données ou la personne en charge de la conservation des données dans ton organisation que tu es autorisé à conserver les données personnelles de présence aussi longtemps. Garder les données plus longtemps que la valeur par défaut recommandée est une décision à prendre en connaissance de cause. Une fois cela clarifié, contacte support@deskbird.com pour ajuster la période. Le changement n'est pas rétroactif : les liens utilisateurs déjà anonymisés ne peuvent pas être restaurés.
Tu peux aussi définir des jours fixes de présence au bureau pour favoriser la collaboration et optimiser l'utilisation des espaces de travail.
Dans Demi-journées, choisis comment les demi-journées sont comptabilisées dans la politique : Compter les demi-journées comme 0,5 jour (par défaut), Compter les demi-journées comme 1 jour, ou Ne pas compter les demi-journées dans les politiques.
Assigner des utilisateurs et groupes à une politique
À l'étape Assignés, choisis à qui la politique s'applique.
Groupes/Membres
- Applique les politiques à des groupes d’utilisateurs (par exemple, des départements ou des équipes).
- Crée les groupes manuellement, via un SIRH ou via SCIM.
- Ajoute des exceptions pour certains utilisateurs d’un groupe avec Retirer des utilisateurs de cette politique.
L'ensemble de l'entreprise
- Applique une seule politique à toute l’organisation.
- Utilise les exceptions pour exclure certains utilisateurs de la politique de l'ensemble de l'entreprise.
Définir la date d’activation
Dans l’étape Informations supplémentaires, nomme la politique et décide sous Date d’activation quand elle doit entrer en vigueur :
- Immédiatement
- Mois prochain : au début du mois suivant
- Personnalisé : à la date de ton choix
Choisir un workflow de validation
Desks Professional et supérieur
Tu peux décider si le planning hebdomadaire des employés nécessite la validation du manager.
- Pas de validation : Les employés définissent leur planning sans validation. La présence est suivie automatiquement.
- Validation des jours de présence au bureau manquants (politiques de présence au bureau) ou Validation des jours dépassés (politiques de télétravail) : les managers ne valident que les plannings qui ne respectent pas le minimum de jours au bureau ou qui dépassent le maximum de jours en télétravail.
- Validation par le manager : Les managers valident tous les plannings des employés assignés à la politique.
Avec les offres Desks Free et Business, seule l’option Pas de validation est disponible. Les autres options sont affichées avec un badge de mise à niveau.
Configurer les paramètres des statuts personnalisés
Certains types de statuts ne sont pas clairement « Bureau » ou « Télétravail ». Tu peux définir comment d’autres statuts (ex. : déplacement professionnel, formation) sont comptabilisés.
Pour cela :
- Va dans Admin > Workforce > Politiques de travail hybride.
- Clique sur Paramètres des statuts personnalisés.
- Pour chaque statut, sélectionne Au bureau ou Télétravail, puis clique sur Confirmer.
Les statuts bureau et télétravail sont toujours inclus. Inconnu et Jours fériés sont exclus du calcul.
💡 Besoin de nouveaux statuts ou de statuts personnalisés ? Les admins peuvent les créer et les modifier dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce dans la section Options de planification. Voir Paramètres du Workforce.
Télécharger un rapport de politique
Tu peux télécharger un rapport Excel pour suivre la conformité à une politique active : clique sur l’icône d’export (Exporter le rapport) à côté de la politique dans la liste. Le rapport n’est disponible que si :
- La politique a une règle hebdomadaire.
- Au moins un utilisateur est assigné.
- La politique est déjà active.
Les rapports t’aident à suivre quels employés respectent les règles et à repérer les tendances entre télétravail et présence au bureau.
2. Modifier / supprimer des politiques existantes
Modifier une politique
- Politiques actives : Tu ne peux modifier que le nom de la politique et les utilisateurs assignés.
- Politiques programmées (futures) : Tu peux modifier tous les paramètres, y compris les règles et les jours fixes.
Supprimer une politique
Tu peux supprimer une politique à tout moment. La suppression la retire de tous les employés assignés et ne peut pas être annulée.
3. Que voient les managers / employés ?
Vue manager
Les managers ont accès à un onglet Ton équipe dans deskbird :
- Voir la présence de tous les membres de l'équipe au même endroit.
- Valider ou refuser les demandes de jours de travail des employés.
- Suivre qui respecte sa politique de travail hybride.
Cela permet une meilleure planification et coordination de l’équipe.
💡 L’onglet Ton équipe n’est affiché que si la personne a des subordonnés directs assignés, selon les relations managériales.
Vue employé
Avec validation du manager
- Les employés soumettent une demande pour leurs jours de travail.
- Les managers valident ou refusent la demande.
- Si la demande est validée, le statut est confirmé.
- Si la demande est refusée, l’employé reçoit un email et le statut passe à refusé.
Sans validation du manager
- Aucune validation n’est nécessaire. La présence est confirmée immédiatement.
Les employés peuvent consulter leur statut de conformité à tout moment depuis le fil d’actualité deskbird (web ou mobile).
Si certains jours de la semaine sont définis comme jours de présence au bureau dans une règle hybride (ex. : lundi et vendredi), le système les considère comme des jours fixes de présence au bureau. Si un autre statut est saisi pour l’un de ces jours, le système le signale et affiche un avertissement. Un symbole 💡 met en évidence les jours où l’utilisateur ne respecte pas les jours de présence définis.
4. FAQs
Cela dépend de ton abonnement. Avec les offres Desks Free et Business, ton entreprise peut avoir une seule politique de travail hybride au total, que tu peux attribuer à toute l’entreprise ou à des groupes d’utilisateurs spécifiques. Les politiques actives et programmées comptent toutes pour cette limite. Une fois la limite atteinte, le bouton Ajouter une politique affiche une icône de verrou et ouvre un message d’upgrade au lieu de la configuration. Pour débloquer plus de politiques, utilise Contact Customer Success dans ce message.
Desks Professional et les offres supérieures incluent un nombre illimité de politiques, ce qui permet à différentes équipes de suivre des règles différentes, ainsi que tous les flux de validation (Validation des jours au bureau manquants, Validation des jours dépassés et Validation par le manager).
L’onglet Ton équipe apparaît uniquement pour les utilisateurs désignés comme managers de personnes couvertes par une politique de travail hybride qui nécessite une approbation. Si aucun flux de validation n’est actif ou si aucun subordonné direct n’est attribué, l’onglet ne s’affichera pas. Tu peux configurer les relations managériales dans Admin > Gestion des utilisateurs > Relations managériales.
Non. Les réservations existantes ne sont pas affectées lorsqu’une demande de planning est refusée. Le flux de validation s’applique uniquement aux statuts hebdomadaires et au planning, pas aux réservations de ressources individuelles. Si une demande est refusée, l’employé doit adapter son planning et soumettre une nouvelle demande. Une fois que le manager approuve la demande mise à jour, les mêmes réservations restent valables.
Non. Chaque utilisateur ne peut être affecté qu’à une seule politique de travail hybride active à la fois. Si un utilisateur fait partie d’un groupe qui a déjà une politique, tu peux utiliser les exemptions pour l’exclure et lui attribuer une politique différente individuellement.
Si un employé est déplacé vers un autre groupe d’utilisateurs qui a sa propre politique de travail hybride, la politique du nouveau groupe s’appliquera automatiquement. Si le nouveau groupe n’a pas de politique, l’employé ne sera plus couvert par une politique de travail hybride, sauf si une politique lui est attribuée individuellement ou s’il existe une politique d’entreprise.
Non. Pour les politiques actives, tu peux seulement modifier le nom de la politique et les utilisateurs assignés. Si tu dois changer les règles (par exemple le nombre de jours requis ou les jours fixes au bureau), tu dois créer une nouvelle politique avec les règles mises à jour et l’attribuer aux utilisateurs concernés. Les politiques programmées (futures) peuvent encore être entièrement modifiées avant leur date d’activation.
Avec les offres Desks Free et Business, une nouvelle politique compte pour la limite d’une politique, donc supprime la politique existante avant d’en créer une nouvelle.
Les données de présence sont dissociées de l’utilisateur individuel après la période d’anonymisation définie. Le paramètre par défaut et recommandé est de 180 jours, donc une politique annuelle perd progressivement ses jours les plus anciens au fil de l’année. Pour compter une année complète, il faut une période d’anonymisation d’au moins 366 jours, ce qui signifie que ton organisation doit être autorisée à conserver les données de présence personnelles aussi longtemps. Une fois cette autorisation confirmée en interne, la période peut être ajustée sur demande via support@deskbird.com. Le changement ne s’applique pas rétroactivement.
Si des exports archivés ou des données récupérées via l’API publique sont disponibles, l’utilisation à ce jour peut être calculée en dehors de deskbird. Crée une politique temporaire couvrant uniquement le solde restant ou l’exigence pour le reste de l’année, puis reviens à la politique annuelle standard à la prochaine échéance annuelle.
Sans copie historique, l’utilisation exacte par utilisateur ne peut pas être reconstituée. Dans ce cas, une politique mensuelle ou hebdomadaire est une option plus fiable pour le reste de l’année.
Des exports réguliers depuis les Analyses du personnel (par exemple chaque trimestre) ou une extraction récurrente via l’API publique fonctionnent bien comme archive et piste d’audit. Note que ces exports ne sont pas réintégrés dans le compteur de la politique de travail hybride, donc ils ne remplacent pas une période d’anonymisation suffisamment longue.