Avec les Politiques de travail hybride, deskbird élimine le besoin de calculs manuels et chronophages pour savoir combien de jours les employés ont été au bureau ou à la maison.
Avec cette fonctionnalité, la présence des employés est suivie automatiquement. La gestion des politiques de présence permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines, permettant aux managers de se concentrer sur d'autres tâches.
De plus, lorsque vous définissez des jours minimums ou maximums pour le travail à domicile ou au bureau, vous encouragez les employés à planifier leur semaine de manière autonome tout en fournissant un cadre clair.
- Créer une politique
- Modifier / supprimer des politiques existantes
- Que voient les managers/utilisateurs ?
1. Comment créer une politique de travail hybride
💡 Remarque : Seuls les administrateurs globaux peuvent créer ou modifier les Politiques de travail hybride.
Définir les règles d'une politique
Lors de la création d'une politique, vous définissez comment les employés sont censés travailler :
- Jours sur site : Définissez le nombre minimum ou requis de jours où les employés doivent travailler depuis le bureau.
- Jours à distance : Définissez combien de jours à distance sont autorisés.
- Plage flexible : Laissez les employés choisir leurs jours au bureau dans une fourchette définie de minimum et maximum.
- Durée : Choisissez si la politique s'applique sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Vous pouvez également définir des jours fixes au bureau pour assurer la collaboration et optimiser l'utilisation de l'espace de travail.
Attribuer des utilisateurs et des groupes à une politique
Les attributions des Politiques de travail hybride peuvent être configurées comme suit
Attribuer à des groupes d'utilisateurs ou à des individus
- Appliquer des politiques à des groupes d'utilisateurs (par exemple, départements ou équipes).
- Configurer des groupes manuellement, via un SIRH ou par SCIM.
- Ajouter des exemptions pour des utilisateurs spécifiques dans un groupe.
Attribuer à l'ensemble de l'entreprise
- Appliquer une seule politique à l'échelle de l'organisation.
- Utiliser des exemptions pour exclure des utilisateurs spécifiques de la politique d'entreprise.
Définir la date d'activation
Décidez quand la politique doit entrer en vigueur :
- Immédiatement
- Au début du mois prochain
- À une date personnalisée
Choisir un flux de travail d'approbation
Vous pouvez décider si le planning hebdomadaire des employés nécessite l'approbation du manager.
- Pas d'approbation : La présence est suivie automatiquement.
- Approbation requise : Les managers examinent et approuvent les plannings des employés.
Configurer les paramètres de statut personnalisés
Tous les types de statut ne sont pas clairement "Bureau" ou "À distance". Les administrateurs peuvent définir comment d'autres statuts (par exemple, Voyage d'affaires, Formation) sont comptabilisés.
Pour ce faire :
- Allez dans l'onglet Politiques de travail hybride.
- Cliquez sur "Paramètres de statut personnalisés".
- Décidez si chaque statut doit être compté comme sur site ou à distance.
💡 Besoin de nouveaux statuts ou de statuts personnalisés ? Contactez notre équipe à support@deskbird.com pour apporter des modifications.
Télécharger un rapport de politique
Les administrateurs peuvent télécharger un rapport Excel pour suivre la conformité d'une politique active. Le rapport est disponible uniquement si :
- La politique a une règle hebdomadaire.
- Au moins un utilisateur est assigné.
- La politique est déjà active.
Les rapports vous aident à surveiller quels employés suivent les règles et à repérer les tendances entre le travail à distance et sur site.
2. Modifier une politique
- Pour les politiques actives : Vous ne pouvez modifier que le nom de la politique et les utilisateurs assignés.
- Pour les politiques programmées (futures) : Vous pouvez modifier tous les paramètres, y compris les règles et les jours fixes.
Supprimer une politique
Vous pouvez supprimer une politique à tout moment. La suppression la retirera de tous les employés assignés et ne peut pas être annulée.
3. Que voient les managers/utilisateurs ?
À quoi cela ressemble-t-il pour les managers ?
Les managers ont accès à une vue d'équipe dans deskbird :
- Voir la présence de tous les membres de l'équipe en un seul endroit.
- Approuver ou rejeter les demandes de jours de travail des employés.
- Surveiller qui suit sa politique de travail hybride.
Cela permet une meilleure planification et coordination de l'équipe.
💡 L'onglet Votre équipe n'est affiché que si la personne a des subordonnés directs assignés, basé sur les relations managériales.
À quoi cela ressemble-t-il pour les employés ?
Avec approbation du manager
- Les employés soumettent une demande pour leurs jours de travail.
- Les managers approuvent ou rejettent la demande.
- Si approuvé, le statut est confirmé.
- Si rejeté, l'employé reçoit un email et le statut est refusé.
Sans approbation du manager
- Aucune approbation n'est nécessaire — la présence est confirmée immédiatement.
Les employés peuvent consulter leur statut de conformité à tout moment depuis le flux deskbird (web ou mobile).
Si certains jours de la semaine sont désignés comme jours de bureau selon une règle hybride (par exemple, lundi et vendredi), le système les considère comme des jours de présence au bureau fixes. Si un statut différent est saisi un de ces jours, le système le signalera et affichera un avertissement. Une ampoule 💡 met en évidence les jours où l'utilisateur ne suit pas les jours de bureau définis.