Avec les Politiques de travail hybride, deskbird élimine le besoin de calculs manuels et chronophages pour savoir combien de jours les employés ont été au bureau ou en télétravail. La présence des employés est suivie automatiquement, ce qui fait gagner du temps et réduit les erreurs humaines, afin que les managers puissent se concentrer sur d'autres tâches. Lorsque tu définis un nombre minimum ou maximum de jours de télétravail ou de présence au bureau, tu encourages les employés à organiser leur semaine de façon autonome tout en leur offrant un cadre clair.
- Créer une politique
- Modifier / supprimer des politiques existantes
- Que voient les managers / employés ?
- FAQs
1. Créer une politique
💡 Remarque : Seuls les administrateurs globaux peuvent créer ou modifier les Politiques de travail hybride.
Définir les règles d'une politique
Lorsque tu crées une politique, tu définis comment les employés sont censés travailler :
- Jours sur site : Définis le nombre minimum ou requis de jours où les employés doivent travailler au bureau.
- Jours en télétravail : Définis combien de jours de télétravail sont autorisés.
- Plage flexible : Laisse les employés choisir leurs jours de présence au bureau dans une fourchette minimum et maximum définie.
- Durée : Choisis si la politique s'applique à la semaine, au mois ou à l'année.
⚠️ Important pour les politiques annuelles : Les données de présence sont anonymisées après une période définie. Par défaut, cette période est de 180 jours, et c'est le paramètre recommandé : les données personnelles de présence ne sont conservées que le temps nécessaire. Les enregistrements eux-mêmes ne sont pas supprimés, mais le lien avec l'utilisateur est retiré.
Une politique annuelle a besoin d'une année complète de données liées à l'utilisateur pour être comptabilisée correctement. Avec la période recommandée de 180 jours, les jours de la première moitié de l'année ne sont plus pris en compte au fur et à mesure que l'année avance.
Si tu veux appliquer une politique annuelle, la période d'anonymisation doit être étendue à au moins 366 jours. Avant de demander ce changement, vérifie avec ton responsable de la protection des données ou la personne en charge de la conservation des données dans ton organisation que tu es autorisé à conserver les données personnelles de présence aussi longtemps — garder les données plus longtemps que la durée recommandée est une décision à prendre en connaissance de cause. Une fois que c'est clarifié, contacte support@deskbird.com pour ajuster la période. Le changement n'est pas rétroactif : les liens utilisateurs déjà anonymisés ne peuvent pas être restaurés.
Tu peux aussi définir des jours fixes de présence au bureau pour favoriser la collaboration et optimiser l'utilisation des espaces de travail.
Assigner des utilisateurs et groupes à une politique
Assigner à des groupes d'utilisateurs ou à des personnes
- Applique les politiques à des groupes d'utilisateurs (par exemple, des départements ou des équipes).
- Crée des groupes manuellement, via le SIRH ou via SCIM.
- Ajoute des exceptions pour certains utilisateurs d'un groupe.
Assigner à toute l'entreprise
- Applique une seule politique à l'ensemble de l'organisation.
- Utilise les exceptions pour exclure certains utilisateurs de la politique globale.
Définir la date d'activation
Décide quand la politique doit entrer en vigueur :
- Immédiatement
- Au début du mois prochain
- À une date personnalisée
Choisir un workflow d'approbation
Tu peux décider si le planning hebdomadaire des employés nécessite l'approbation du manager.
- Pas d'approbation : La présence est suivie automatiquement.
- Approbation requise : Les managers valident ou refusent les plannings des employés.
Configurer les statuts personnalisés
Certains types de statuts ne sont pas clairement "Bureau" ou "Télétravail". Tu peux définir comment d'autres statuts (ex : Déplacement professionnel, Formation) sont comptabilisés.
Pour cela :
- Va dans l'onglet Politiques de travail hybride.
- Clique sur "Paramètres des statuts personnalisés".
- Décide si chaque statut doit être compté comme sur site ou en télétravail.
💡 Besoin de nouveaux statuts ou de statuts personnalisés ? Contacte notre équipe à support@deskbird.com pour faire des modifications.
Télécharger un rapport de politique
Tu peux télécharger un rapport Excel pour suivre la conformité à une politique active. Le rapport est disponible uniquement si :
- La politique a une règle hebdomadaire.
- Au moins un utilisateur est assigné.
- La politique est déjà active.
Les rapports t'aident à voir quels employés respectent les règles et à repérer les tendances entre télétravail et présence au bureau.
2. Modifier / supprimer des politiques existantes
Modifier une politique
- Politiques actives : Tu peux seulement modifier le nom de la politique et les utilisateurs assignés.
- Politiques programmées (futures) : Tu peux modifier tous les paramètres, y compris les règles et les jours fixes.
Supprimer une politique
Tu peux supprimer une politique à tout moment. La suppression la retire de tous les employés assignés et ne peut pas être annulée.
3. Que voient les managers / employés ?
Vue manager
Les managers ont accès à un onglet Ton équipe dans deskbird :
- Voir la présence de tous les membres de l'équipe au même endroit.
- Approuver ou refuser les demandes de jours de travail des employés.
- Suivre qui respecte sa politique de travail hybride.
Cela permet une meilleure planification et coordination de l'équipe.
💡 L'onglet Ton équipe s'affiche uniquement si la personne a des collaborateurs directs assignés, selon les relations managériales.
Vue employé
Avec validation du manager
- Les employés soumettent une demande pour leurs jours de travail.
- Les managers approuvent ou refusent la demande.
- Si la demande est approuvée, le statut est confirmé.
- Si la demande est refusée, l'employé reçoit un email et le statut est refusé.
Sans validation du manager
- Aucune validation n'est nécessaire — la présence est confirmée immédiatement.
Les employés peuvent consulter leur statut de conformité à tout moment depuis le fil deskbird (web ou mobile).
Si certains jours de la semaine sont définis comme jours de présence au bureau dans une règle hybride (ex : lundi et vendredi), le système les considère comme des jours fixes de présence au bureau. Si un autre statut est saisi pour l'un de ces jours, le système le signale et affiche un avertissement. Un symbole 💡 met en évidence les jours où l'utilisateur ne respecte pas les jours de présence définis.
4. FAQs
L'onglet Ton équipe apparaît uniquement pour les utilisateurs assignés comme managers de personnes couvertes par une politique de travail hybride nécessitant une validation. Si aucun workflow d'approbation n'est actif ou si aucun collaborateur direct n'est assigné, l'onglet ne s'affichera pas. Tu peux configurer les relations managériales dans Admin > Gestion des utilisateurs > Relations managériales.
Non. Les réservations existantes ne sont pas affectées si une demande de planning est refusée. Le workflow d'approbation ne concerne que les statuts hebdomadaires et la planification, pas les réservations de ressources individuelles. Si une demande est refusée, l'employé doit adapter son planning et soumettre une nouvelle demande. Une fois la demande mise à jour approuvée par le manager, les mêmes réservations restent valables.
Non. Chaque utilisateur ne peut être assigné qu'à une seule politique de travail hybride active à la fois. Si un utilisateur fait partie d'un groupe ayant déjà une politique, tu peux utiliser les exceptions pour l'exclure et lui assigner une autre politique individuellement.
Si un employé est déplacé dans un autre groupe d'utilisateurs ayant sa propre politique de travail hybride, la politique du nouveau groupe s'appliquera automatiquement. Si le nouveau groupe n'a pas de politique, l'employé ne sera plus couvert par aucune politique de travail hybride, sauf si une politique lui est assignée individuellement ou si une politique globale existe.
Non. Pour les politiques actives, tu peux seulement modifier le nom de la politique et les utilisateurs assignés. Si tu dois changer les règles (ex : nombre de jours requis ou jours fixes au bureau), il faut créer une nouvelle politique avec les règles mises à jour et l'assigner aux utilisateurs concernés. Les politiques programmées (futures) peuvent encore être entièrement modifiées avant leur date d'activation.
Les données de présence sont dissociées de l'utilisateur après la période d'anonymisation définie. Le paramètre par défaut et recommandé est de 180 jours, donc une politique annuelle perd progressivement ses jours les plus anciens au fil de l'année. Pour compter une année complète, il faut une période d'anonymisation d'au moins 366 jours, ce qui signifie que ton organisation doit être autorisée à conserver les données personnelles de présence aussi longtemps. Une fois cela confirmé en interne, la période peut être ajustée sur demande via support@deskbird.com. Le changement n'est pas rétroactif.
Si des exports archivés ou des données récupérées via l'API publique sont disponibles, l'utilisation à ce jour peut être calculée en dehors de deskbird. Crée une politique temporaire couvrant uniquement le solde restant pour le reste de l'année, puis reviens à la politique annuelle standard à la prochaine échéance annuelle.
Sans copie historique, il n'est pas possible de reconstituer l'utilisation exacte par utilisateur. Dans ce cas, une politique mensuelle ou hebdomadaire est une option plus fiable pour le reste de l'année.
Des exports réguliers depuis Workforce analytics (par exemple chaque trimestre) ou une extraction récurrente via l'API publique fonctionnent bien comme archive et piste d'audit. Attention, ces exports ne sont pas réintégrés dans le compteur de politique de travail hybride, donc ils ne remplacent pas une période d'anonymisation suffisamment longue.