Avec les Politiques de travail hybride, deskbird élimine le besoin de calculs manuels et chronophages pour savoir combien de jours les employés ont été au bureau ou en télétravail. La présence des employés est suivie automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines afin que les managers puissent se concentrer sur d'autres tâches. Lorsque vous définissez un nombre minimum ou maximum de jours de télétravail ou de présence au bureau, vous encouragez les employés à organiser leur semaine de façon autonome tout en leur offrant un cadre clair.
- Créer une politique
- Modifier / supprimer des politiques existantes
- Que voient les managers / employés ?
- FAQ
1. Créer une politique
💡 Remarque : Seuls les administrateurs globaux peuvent créer ou modifier les Politiques de travail hybride.
Définir les règles d'une politique
Lors de la création d'une politique, vous définissez les modalités de travail attendues pour les employés :
- Jours sur site : Définissez le nombre minimum ou requis de jours où les employés doivent travailler au bureau.
- Jours en télétravail : Définissez le nombre de jours de télétravail autorisés.
- Plage flexible : Laissez les employés choisir leurs jours de présence au bureau dans une fourchette minimale et maximale définie.
- Durée : Choisissez si la politique s'applique de façon hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Vous pouvez également définir des jours fixes de présence au bureau pour favoriser la collaboration et optimiser l'utilisation des espaces de travail.
Attribuer des utilisateurs et des groupes à une politique
Attribuer à des groupes d'utilisateurs ou à des individus
- Appliquez des politiques à des groupes d'utilisateurs (par exemple, des départements ou des équipes).
- Créez des groupes manuellement, via votre SIRH ou via SCIM.
- Ajoutez des exceptions pour certains utilisateurs d'un groupe.
Attribuer à l'ensemble de l'entreprise
- Appliquez une seule politique à toute l'organisation.
- Utilisez les exceptions pour exclure certains utilisateurs de la politique d'entreprise.
Définir la date d'activation
Décidez quand la politique doit entrer en vigueur :
- Immédiatement
- Au début du mois prochain
- À une date personnalisée
Choisir un circuit de validation
Vous pouvez décider si le planning hebdomadaire des employés nécessite l'approbation du manager.
- Pas d'approbation : La présence est suivie automatiquement.
- Approbation requise : Les managers valident ou refusent les plannings des employés.
Configurer les statuts personnalisés
Certains types de statuts ne sont pas clairement « Bureau » ou « Télétravail ». Les administrateurs peuvent définir comment d'autres statuts (ex. : Déplacement professionnel, Formation) sont comptabilisés.
Pour cela :
- Allez dans l'onglet Politiques de travail hybride.
- Cliquez sur « Paramètres des statuts personnalisés ».
- Décidez si chaque statut doit être compté comme sur site ou en télétravail.
💡 Besoin de nouveaux statuts ou de statuts personnalisés ? Contactez notre équipe à support@deskbird.com pour effectuer des modifications.
Télécharger un rapport de politique
Les administrateurs peuvent télécharger un rapport Excel pour suivre la conformité à une politique active. Le rapport n'est disponible que si :
- La politique a une règle hebdomadaire.
- Au moins un utilisateur est assigné.
- La politique est déjà active.
Les rapports vous aident à suivre quels employés respectent les règles et à repérer les tendances entre télétravail et présence au bureau.
2. Modifier / supprimer des politiques existantes
Modifier une politique
- Politiques actives : Vous ne pouvez modifier que le nom de la politique et les utilisateurs assignés.
- Politiques programmées (futures) : Vous pouvez modifier tous les paramètres, y compris les règles et les jours fixes.
Supprimer une politique
Vous pouvez supprimer une politique à tout moment. Sa suppression l'enlèvera pour tous les employés assignés et cette action est irréversible.
3. Que voient les managers / employés ?
Vue manager
Les managers ont accès à un onglet Votre équipe dans deskbird :
- Voir la présence de tous les membres de l'équipe au même endroit.
- Approuver ou refuser les demandes de jours de travail des employés.
- Suivre qui respecte sa politique de travail hybride.
Cela permet une meilleure planification et coordination de l'équipe.
💡 L'onglet Votre équipe n'est affiché que si la personne a des subordonnés directs assignés, selon les relations managériales.
Vue employé
Avec validation du manager
- Les employés soumettent une demande pour leurs jours de travail.
- Les managers approuvent ou refusent la demande.
- Si la demande est approuvée, le statut est confirmé.
- Si la demande est refusée, l'employé reçoit un e-mail et le statut est refusé.
Sans validation du manager
- Aucune validation n'est nécessaire — la présence est confirmée immédiatement.
Les employés peuvent consulter à tout moment leur statut de conformité depuis le fil deskbird (web ou mobile).
Si certains jours de la semaine sont définis comme jours de présence au bureau dans une règle hybride (ex. : lundi et vendredi), le système les considère comme des jours fixes de présence au bureau. Si un autre statut est saisi pour l'un de ces jours, le système le signalera et affichera un avertissement. Un symbole 💡 met en évidence les jours où l'utilisateur ne respecte pas les jours de présence définis.
4. FAQ
L'onglet Votre équipe n'apparaît que si vous êtes assigné comme manager pour des personnes couvertes par une politique de travail hybride nécessitant une validation. Si aucun circuit de validation n'est actif ou si aucun subordonné direct n'est assigné, l'onglet ne sera pas affiché. Vous pouvez configurer les relations managériales dans Admin Gestion des utilisateurs Relations managériales.
Non. Les réservations existantes ne sont pas affectées lorsqu'une demande de planning est refusée. Le circuit de validation ne concerne que les statuts hebdomadaires et la planification, pas les réservations de ressources individuelles. Si une demande est refusée, l'employé doit adapter son planning et soumettre une nouvelle demande. Une fois la demande mise à jour approuvée par le manager, les mêmes réservations restent valables.
Non. Chaque utilisateur ne peut être assigné qu'à une seule politique de travail hybride active à la fois. Si un utilisateur fait partie d'un groupe qui a déjà une politique, vous pouvez utiliser les exceptions pour l'exclure et lui attribuer une politique différente individuellement.
Si un employé est déplacé dans un autre groupe d'utilisateurs qui a sa propre politique de travail hybride, la politique du nouveau groupe s'appliquera automatiquement. Si le nouveau groupe n'a pas de politique, l'employé ne sera plus couvert par une politique de travail hybride, sauf si une politique lui est attribuée individuellement ou si une politique d'entreprise est en place.
Non. Pour les politiques actives, vous pouvez uniquement modifier le nom de la politique et les utilisateurs assignés. Si vous devez changer les règles (par exemple, le nombre de jours requis ou les jours fixes au bureau), il faudra créer une nouvelle politique avec les règles mises à jour et l’assigner aux utilisateurs concernés. Les politiques programmées (à venir) peuvent encore être entièrement modifiées avant leur date d’activation.