Les politiques de travail hybride proposées par deskbird permettent aux organisations de gérer les attentes concernant le travail au bureau et en télétravail de façon structurée tout en restant flexible. À l'aide de cette fonctionnalité, il est possible de définir des règles de présence, attribuer des politiques à des individus ou à des équipes, mettre en place un flux de validation par les managers et suivre la conformité. Et tout cela, à un seul endroit.
Comment créer une politique de travail hybride
Définir les règles d'une politique
Lors de la création d'une politique, vous pouvez définir l'organisation du travail de vos employés :
- Jours au bureau : vous pouvez préciser le nombre minimum ou requis de jours de présence obligatoire au bureau.
- Jours en télétravail : vous pouvez indiquer combien de jours en télétravail sont autorisés.
- Plage flexible : vous pouvez permettre aux employés de choisir combien de jours se rendre au bureau dans le cadre d'un intervalle défini de minimum et maximum.
- Durée : vous pouvez choisir si la politique s'applique toutes les semaines, tous les mois ou toutes les années.
Vous pouvez également définir des jours fixes au bureau pour favoriser la collaboration et optimiser l'utilisation des espaces de travail.
Attribuer des utilisateurs et des groupes à une politique
Vous pouvez préciser quels individus ou groupes sont sujets à une politique de travail hybride comme il suit :
Groupes d’utilisateurs ou individus
- Des politiques peuvent être attribuées à des groupes d’utilisateurs (ex. : services ou équipes).
- Vous pouvez créer des groupes manuellement, via un SIRH ou par SCIM.
- Vous pouvez mentionner des exceptions pour des utilisateurs spécifiques dans un groupe.
Ensemble des employés
- Il est possible d'appliquer une politique unique à l’échelle de l’organisation.
- Les exceptions permettront d'exclure certains utilisateurs de la politique globale.
Définir la date d’activation
Vous pouvez décider l'entrée en vigueur de la politique :
- Immédiatement
- Au début du mois suivant
- À une date personnalisée
Choisir un flux de validation
Vous pouvez décider si le planning hebdomadaire des employés nécessite la validation du manager.
- Aucune validation requise : le suivi des présences se fait automatiquement.
- Validation requise : les managers examinent et approuvent les plannings des employés.
Configurer les statuts personnalisés
Il est parfois épineux de savoir si un statut autre que "Bureau" ou "Télétravail" est comptabilisé comme un jour en présence ou à distance. Les administrateurs peuvent définir comment comptabiliser les autres statuts (ex. : déplacement professionnel, formation).
Pour ce faire :
- Accédez à l’onglet "Politiques de travail hybride".
- Cliquez sur "Paramètres des statuts personnalisés".
- Définissez quels statuts sont considérés comme "Bureau" et lesquels sont comptabilisés comme "Télétravail".
💡 Avez-vous besoin d'autres statuts ou de statuts personnalisés ? Contactez notre équipe à l'adresse support@deskbird.com pour apporter des modifications.
Gérer une politique existante
Modifier une politique
- Pour les politiques actives : vous ne pouvez modifier que le nom de la politique et les utilisateurs assignés.
- Pour les politiques programmées (futures) : vous pouvez modifier tous les paramètres, y compris les règles et les jours fixes.
Supprimer une politique
Vous pouvez supprimer une politique à tout moment. Dès lors qu'une politique est supprimée, les employés assignés ne sont plus affectés. Cette action est irréversible.
Télécharger un rapport de politique
Les administrateurs peuvent télécharger un rapport Excel pour suivre la conformité d’une politique active. Le rapport est disponible uniquement si :
- La politique comporte une règle hebdomadaire.
- Au moins un utilisateur est assigné.
- La politique est déjà active.
Les rapports vous aident à surveiller si les employés respectent la règle et à repérer les tendances "Télétravail" versus "Bureau".
À quoi cela ressemble-t-il pour les managers ?
Les managers ont accès à une vue d'équipe dans deskbird. Ils peuvent :
- Afficher la présence de tous les membres de l’équipe en un seul endroit.
- Valider ou rejeter les demandes de jours de travail des employés.
- Vérifier le respect de la politique de travail hybride.
Cela permet une meilleure planification et coordination de l’équipe.
À quoi cela ressemble-t-il pour les employés ?
Avec validation du manager
- Les employés soumettent une demande pour leurs jours de travail.
- Les managers valident ou rejettent la demande.
- Si la demande est approuvée, le statut est confirmé.
- Si elle est rejetée, l’employé reçoit un e-mail et le statut est refusé.
Sans validation du manager
- Aucune validation nécessaire : la présence est confirmée immédiatement.
Les employés peuvent consulter leur statut de conformité à tout moment depuis le fil d'actualité de deskbird (web ou mobile).
Gagnant-gagnant aussi bien pour les managers que pour les employés
Avec les politiques de travail hybride, deskbird balaie le besoin de calculs manuels et chronophages pour savoir combien de jours les employés ont été au bureau ou en télétravail.
Grâce à cette fonctionnalité, la présence des employés est suivie automatiquement. La gestion des politiques de présence permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines : les managers peuvent se focaliser sur d'autres tâches.
De plus, lorsque vous définissez un nombre minimum ou maximum de jours de télétravail ou de présence au bureau, vous encouragez les employés à planifier leur semaine de manière autonome tout en leur fournissant un cadre clair.
Appareils et exigences pris en charge
- Disponible sur les applications web et mobiles.
- Les groupes et les validations peuvent être synchronisés manuellement, via un SIRH ou SCIM.
Besoin d’aide ?
Pour toute assistance à la configuration ou en cas de problème, contactez le support deskbird à l'adresse support@deskbird.com.