Les paramètres du Workforce te permettent de configurer le fonctionnement du planning dans ton organisation sur deskbird. Depuis une seule page, tu peux activer la programmation d'une demi-journée, personnaliser les options de planification que tes utilisateurs voient (y compris leur couleur, leur icône et si elles peuvent être sélectionnées pour une demi-journée), et contrôler jusqu'à quand les différents rôles peuvent consulter et modifier les plannings passés, afin que la configuration du planning corresponde vraiment à la façon dont tes équipes travaillent.
- Accéder aux paramètres du Workforce
- Programmation d'une demi-journée
- Accès à la programmation passée
- Options de planification
- FAQs
1. Accéder aux paramètres du Workforce
Les paramètres du Workforce sont gérés par les admins globaux dans Admin.
Pour ouvrir la page, va dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce.
Depuis cette page, tu peux configurer trois zones :
- Programmation d'une demi-journée : activer ou désactiver la programmation d'une demi-journée pour tous les utilisateurs.
- Accès à la programmation passée : contrôler jusqu'à quand les utilisateurs et les admins peuvent consulter et modifier les plannings passés.
- Options de planification : gérer les options que les utilisateurs peuvent choisir lors de la planification de leur semaine de travail, y compris la couleur et l’icône affichées pour chaque option et si elle peut être sélectionnée pour une demi-journée.
Chaque section possède ses propres boutons Enregistrer et Réinitialiser. Les modifications ne sont prises en compte qu'après avoir cliqué sur Enregistrer.
2. Programmation d'une demi-journée
La programmation d'une demi-journée permet aux utilisateurs de planifier deux options différentes pour une même journée, par exemple, Bureau le matin et Télétravail l'après-midi. C'est utile pour les équipes avec des organisations hybrides flexibles, des horaires fractionnés ou des demi-journées de congé.
Activer la programmation d'une demi-journée
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce.
- Sous Programmation d'une demi-journée, active Activer la programmation d'une demi-journée pour tous les utilisateurs dans deskbird.
- Clique sur Enregistrer.
Une fois activée, les utilisateurs peuvent planifier deux options différentes pour une même journée. Lors de la configuration des règles, tu peux définir comment les demi-journées sont calculées pour garantir un suivi précis et la conformité.
Si certaines options doivent être utilisées uniquement pour des journées complètes (par exemple, Télétravail), tu peux les restreindre individuellement avec le paramètre Demi-journée activée. Voir Autoriser les demi-journées par option.
Définir l'heure de coupure
L'heure de coupure détermine comment une journée de travail est divisée en deux et impacte les périodes de réservation et le suivi de la présence.
Pour la configurer, va dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau et définis l'heure de coupure (par exemple, 13:00) pour le bureau concerné.
💡 Astuce : La synchro du SIRH pour la programmation d'une demi-journée est prise en charge pour Personio et HiBob. D'autres fournisseurs suivront.
3. Accès à la programmation passée
La section Accès à la programmation passée contrôle jusqu'à quand les différents rôles utilisateurs peuvent consulter et modifier les plannings passés. Cela te permet d’aligner l'accès au planning avec les exigences de conformité, RH et de reporting de ton entreprise.
Tu peux configurer deux groupes de rôles distincts, chacun avec sa propre période de consultation et de modification.
Utilisateurs classiques, chefs de groupe et managers de proximité
Contrôle l'accès à la consultation des plannings des collègues, à la consultation et modification de son propre planning, et à la consultation et modification du planning des collègues gérés.
- Accès en consultation : nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification : nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent modifier les plannings.
Admins globaux, admins du bureau, managers et rôles personnalisés concernés
Contrôle l'accès à la consultation et à la modification de tous les plannings des collègues. Cela s'applique aussi à tous les rôles personnalisés ayant les autorisations Voir le planning de tous les utilisateurs et Gérer le planning de tous les utilisateurs activées.
- Accès en consultation : nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification : nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent modifier les plannings.
Règles de configuration
- Les périodes de consultation et de modification peuvent être définies de 0 à 52 semaines.
- Définir une valeur à 0 désactive totalement l'accès au passé pour ce groupe de rôles.
- La période de modification ne peut pas dépasser la période de consultation : il faut pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier.
- La valeur par défaut est 1 semaine pour la consultation et la modification. Les entreprises qui ne modifient rien gardent cette valeur par défaut.
Une fois tes modifications effectuées, clique sur Enregistrer pour les appliquer. Clique sur Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées.
⚠️ Important : Qui peut agir sur le planning de qui dépend toujours du rôle de l'utilisateur (admin global, admin du bureau, manager, chef de groupe, manager de proximité) ou des autorisations du rôle personnalisé. Les paramètres d'accès à la programmation passée ne définissent que la période d'accès, pas quels plannings chaque rôle peut atteindre.
4. Options de planification
Les options de planification définissent les choix que les utilisateurs peuvent sélectionner lors de la planification de leur semaine de travail, par exemple, Bureau, Télétravail, Absent ou Voyage d'affaires. Tu peux personnaliser ces options pour refléter l'organisation de ton entreprise, et attribuer à chacune une couleur et une icône pour qu'elle soit facilement reconnaissable dans le produit.
Propriétés d'une option
Chaque option de planification possède les propriétés suivantes :
- Type d'option : sélectionne un type prédéfini (Bureau, Télétravail, Absent, Voyage d'affaires) ou choisis Personnalisé pour créer la tienne.
- Nom d'affichage personnalisé : tu peux définir un nom personnalisé qui s'affichera à la place du libellé par défaut. Remarque : les options de planification prédéfinies sont traduites automatiquement, mais l'ajout d'un nom personnalisé désactive ces traductions automatiques. Pour les options personnalisées, un nom d'affichage est obligatoire.
- Couleur : choisis une couleur pour distinguer visuellement chaque option dans le planning et les analyses.
- Icône : choisis une icône parmi les suggestions pour que l'option soit reconnaissable d'un coup d'œil.
- Demi-journée activée : définis si les utilisateurs peuvent sélectionner cette option pour une demi-journée. Si c'est désactivé, ils ne peuvent la choisir que pour une journée complète.
- Active / Inactive : choisis si l'option est disponible pour les utilisateurs. Les options inactives sont masquées dans la vue du planning.
Définir la couleur et l'icône d'une option
Les options de planification utilisent un nouveau design avec des couleurs cohérentes sur deskbird. En tant qu'administrateur, tu décides de l'apparence de chaque option :
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce et ouvre la section Options de planification.
- Sélectionne l'option que tu veux personnaliser.
- Attribue une couleur et une icône parmi les suggestions.
- Clique sur Enregistrer.
Le style que tu définis s'applique partout où l'option apparaît, sur le web et sur mobile :
- Fil d’actualité
- Préférences hebdomadaires
- Planning des collègues
- Planning de ton équipe
- Fil des collègues
💡 Astuce : Le style se synchronise automatiquement. Dès que tu enregistres, tous les utilisateurs voient la nouvelle couleur et icône. Ils n'ont rien à faire de leur côté.
Autoriser les demi-journées par option
Quand la programmation d'une demi-journée est activée, tu peux décider pour chaque option de planification si les utilisateurs peuvent la sélectionner pour une demi-journée. C'est utile si certaines options (par exemple, Télétravail) doivent toujours être planifiées pour une journée complète, tandis que d'autres restent flexibles.
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce et ouvre la section Options de planification.
- Dans la colonne Demi-journée activée, désactive le paramètre pour chaque option qui doit être réservée aux journées complètes. Laisse-le activé pour celles qui peuvent être utilisées pour des journées complètes ou des demi-journées.
- Clique sur Enregistrer.
Ce que voient les utilisateurs sur le web et mobile :
- Demi-journée activée : les utilisateurs peuvent sélectionner l'option pour une journée complète ou pour la première ou la seconde moitié de la journée.
- Demi-journée désactivée : les utilisateurs peuvent toujours sélectionner l'option pour une journée complète. Quand ils activent Demi-journée sous Ton option, l'option n'apparaît pas dans les menus déroulants Première moitié et Seconde moitié.
Rien ne change pour tes options existantes tant qu'un administrateur ne modifie pas ce paramètre.
⚠️ Important : Demi-journée activée ne contrôle que la disponibilité à la demi-journée pour une option individuelle. Cela n'active ou ne désactive pas la programmation d'une demi-journée à l'échelle de l'entreprise (voir Programmation d'une demi-journée), et cela ne masque ni ne désactive l'option.
Ajouter une option de planification
Clique sur + Ajouter une option de planification pour créer une nouvelle entrée. La nouvelle option apparaît à la fin de la liste. Sélectionne un type d'option, ajoute éventuellement un nom d'affichage personnalisé, choisis une couleur et une icône, et assure-toi que le bouton est sur Active. Puis clique sur Enregistrer.
Réorganiser les options
Les options de planification sont affichées aux utilisateurs dans l'ordre que tu définis ici. Utilise les poignées (⠟) à gauche de chaque ligne pour faire glisser et déposer les options dans l'ordre souhaité, puis clique sur Enregistrer.
Supprimer une option de planification
Clique sur l'icône de corbeille à droite d'une ligne pour supprimer une option. Si des plannings utilisent actuellement cette option, une boîte de dialogue te demandera de choisir entre deux actions :
- Transférer les plannings existants vers une autre option de planification, puis supprimer l'option actuelle.
- Supprimer immédiatement : tous les plannings et analyses liés à cette option seront définitivement supprimés.
⚠️ Important : Autre bureau est une option par défaut qui ne peut pas être modifiée ni supprimée. Elle apparaît sous l'option Bureau dans l'application web.
5. FAQs
Seuls les Admins globaux peuvent accéder aux Paramètres du Workforce et les modifier. Les rôles personnalisés avec les droits d'admin appropriés peuvent également accéder à cette page.
Lorsque la programmation d'une demi-journée est désactivée, les utilisateurs ne peuvent plus créer de nouveaux plannings en demi-journée. Les plannings en demi-journée déjà existants restent dans le système mais seront affichés comme des entrées en journée complète jusqu'à ce que les politiques soient revues.
Oui. Va dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce, ouvre Options de planification, puis désactive Demi-journée activée pour chaque option qui doit être uniquement en journée complète. Clique ensuite sur Enregistrer. Toutes les autres options restent disponibles en journée complète et en demi-journée.
Vérifie ces deux paramètres dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce :
- Programmation d'une demi-journée : la programmation en demi-journée doit être activée pour tous les utilisateurs.
- Demi-journée activée (sous Options de planification) : si ce paramètre est désactivé pour le statut, les utilisateurs ne peuvent le sélectionner qu'en journée complète.
Non. Le délai de modification ne peut pas remonter plus loin que le délai de visualisation. Les utilisateurs doivent pouvoir voir un planning avant de pouvoir le modifier. Si tu définis l'accès en visualisation à une valeur inférieure à l'accès en modification, deskbird ajustera automatiquement l'accès en modification pour qu'il corresponde.
Définis à la fois Accès en visualisation et Accès en modification sur 0 semaine pour le groupe de rôles concerné, puis clique sur Enregistrer. Avec ce paramètre, les utilisateurs de ce groupe ne peuvent ni voir ni modifier les plannings passés.
Désactiver un statut le masque de la vue de planning, donc les utilisateurs ne peuvent plus le choisir, mais les plannings existants et les analyses qui utilisent ce statut sont conservés. Supprimer un statut le retire définitivement. Selon l'option choisie, cela migre soit les plannings existants vers un autre statut, soit les supprime avec leurs analyses.
Les statuts prédéfinis (Bureau, Télétravail, Absent, Voyage d'affaires) sont fournis avec des traductions intégrées pour toutes les langues prises en charge. Lorsque tu ajoutes un nom d'affichage personnalisé, deskbird le considère comme le libellé préféré de ton organisation et l'affiche à tous les utilisateurs dans toutes les langues sans le traduire.
Non. Les couleurs et icônes sont définies une fois par un administrateur dans Admin > Workforce > Paramètres du Workforce et s'appliquent à toute l'organisation. Les utilisateurs voient le style mais ne peuvent pas le modifier.
Non. Le style se synchronise automatiquement dès que tu cliques sur Enregistrer, et les utilisateurs voient la couleur et l'icône mises à jour la prochaine fois qu'ils ouvrent deskbird sur le web ou sur mobile.
Partout où une option de planification est affichée : dans le fil d’actualité, les préférences hebdomadaires, le planning des collègues, le planning de ton équipe et le fil des collègues, sur le web comme sur mobile.