L'intégration de deskbird avec ton SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) automatise le suivi des absences et améliore la précision des données. Cela permet de réduire les efforts en double et de garantir que le planning de ton lieu de travail reflète la disponibilité en temps réel.
💡 Nous collaborons avec Merge pour fournir et prendre en charge ces intégrations.
- Pourquoi synchroniser les absences
- SIRH pris en charge
- Fonctionnement des absences synchronisées
- Configurer l'intégration
- Configuration SFTP (sur demande)
- Expérience utilisateur
1. Pourquoi synchroniser les absences
Sans l'intégration, les utilisateurs qui utilisent à la fois deskbird et leur outil SIRH doivent saisir leurs périodes d'absence sur les deux plateformes, ce qui entraîne des efforts en double et des risques d'incohérences dans les données. Notre Intégration SIRH résout ce problème en transférant automatiquement les périodes d'absence (par exemple, les jours de maladie et les congés) du SIRH vers la page Planifier de deskbird avec le statut "Absent".
Cette automatisation fait gagner du temps et garantit des données fiables pour les analyses du workforce et du bureau.
2. SIRH pris en charge
Aucune intervention de développeur n'est nécessaire. deskbird prend en charge l'intégration transparente avec les outils SIRH suivants : UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, PeopleHR, HiBob, HRWorks, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday et Sage HR.
3. Fonctionnement des absences synchronisées
💡 Les périodes d'absence approuvées (par exemple, maladie, congés ou toute absence définie dans ton SIRH) sont automatiquement synchronisées dans la page Planifier de deskbird.
Si un utilisateur est marqué comme “Absent”, toutes les réservations existantes ce jour-là seront annulées automatiquement, sauf les réservations de salle de réunion.
Absences en demi-journée : Personio, HiBob, Factorial et HRWorks synchronisent les absences en demi-journée comme des demi-journées. Elles apparaissent dans le planning comme Première moitié (matin) ou Deuxième moitié (après-midi) avec le statut "Absent" par défaut. Dans HRWorks, par exemple, une absence sur plusieurs jours peut commencer l'après-midi du premier jour et se terminer le matin du dernier jour, avec des journées complètes entre les deux.
- Les absences en demi-journée ne sont synchronisées comme telles que si la programmation d'une demi-journée est activée pour ton entreprise (voir Paramètres du Workforce). Si ce n'est pas activé, elles sont synchronisées comme une absence "Absent" sur la journée complète.
- Les autres outils SIRH synchronisent les absences en demi-journée comme une absence "Absent" sur la journée complète. Si ton SIRH envoie une absence d'une journée de moins de 8 heures, deskbird compare les heures de début et de fin avec la mi-journée du bureau et l'affiche comme une absence en première ou deuxième moitié de journée.
💡 Les utilisateurs ne peuvent pas modifier manuellement leur statut d'absence synchronisé. Pour annuler une absence, il faut la mettre à jour dans le SIRH, ce qui sera ensuite reflété dans deskbird.
Pour plus de détails sur les absences synchronisées et leur moment de synchronisation, consulte la FAQ sur l'intégration SIRH.
4. Configurer l'intégration
Avant de commencer : Tu dois avoir le rôle d'Admin global, Workforce et des identifiants API générés dans ton SIRH.
- Va dans Admin > Intégrations.
- Sélectionne ton outil SIRH et saisis les identifiants API (générés dans ton SIRH). Suis les étapes à l'écran.
- Assure-toi que Absences (Marquer automatiquement les utilisateurs comme absents selon les données SIRH) est activé.
- Le système commencera à synchroniser toutes les absences futures et les absences approuvées des 3 derniers mois.
- Tu peux continuer à travailler pendant que la synchronisation s'effectue en arrière-plan.
- Pour plus d'infos, consulte notre FAQ.
💡 Astuce : Pour modifier ce qui est synchronisé plus tard, va dans Admin > Intégrations, sélectionne Gérer sur ton SIRH et mets à jour les paramètres.
5. Configuration SFTP (sur demande)
Dans certains cas où aucune intégration SIRH directe n'est prise en charge (via Merge), deskbird propose une option de synchronisation des absences sécurisée via SFTP (Secure File Transfer Protocol). Cette méthode est disponible uniquement sur demande et doit être activée par notre équipe. Si ton système RH n'est pas listé parmi nos intégrations natives, contacte ton Customer Success Manager pour explorer cette option.
💡 Si besoin, nous pouvons fournir une assistance technique pour cette configuration via notre partenaire d'intégrations tiers de confiance.
⚠️ Cette méthode sert exclusivement à la synchronisation des absences – elle ne prend pas en charge le provisioning des Utilisateurs & Groupes.
Méthodes de dépôt SFTP disponibles
Il existe deux façons de transférer tes fichiers CSV à deskbird via SFTP. L'approche automatisée est à privilégier pour un usage à long terme, mais un dépôt manuel peut être utile pour les tests ou les petites équipes.
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Envoi SFTP programmé (recommandé)
La plupart des entreprises automatisent ce processus à l'aide d'une tâche planifiée qui envoie régulièrement le CSV sur notre serveur SFTP, généralement chaque jour ou chaque semaine.- deskbird fournit :
- Nom d'hôte SFTP
- Nom d'utilisateur
- Clé SSH ou mot de passe
- L'entreprise génère un CSV depuis son SIRH ou outil d'export et le dépose dans le dossier approprié sur le serveur SFTP.
- ⚠️ Le fichier déposé doit respecter exactement le format CSV défini ci-dessous.
- deskbird fournit :
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Dépôt manuel (pour tests ou usage limité)
Les administrateurs RH ou IT peuvent exporter manuellement le fichier CSV et le déposer dans le conteneur SFTP assigné à l'aide d'outils comme FileZilla ou Cyberduck.- C'est particulièrement utile lors de la phase de test ou si la taille du client ne justifie pas l'automatisation.
Format CSV et règles de synchronisation
Les données d'absence sont synchronisées à partir d'un fichier CSV, qui sert de source de référence unique pour les jours d'absence sur une période définie.
💡 Tu peux télécharger un exemple de fichier .csv en bas de cet article.
Structure du CSV :
"email","start_date","start_on","end_date","end_on"
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 jours d'absence
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 jour d'absence (matin)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 jour d'absence (après-midi)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 jours d'absence
- Fenêtre de dates : Seules les absences comprises entre J–6 semaines et J+12 semaines (où J = date de création du fichier) seront traitées.
- Source de référence : Le fichier doit contenir la liste complète et définitive des absences de tous les utilisateurs sur la période concernée.
- Création : Les absences listées dans le CSV mais pas encore dans deskbird seront ajoutées.
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Suppression : Les absences déjà présentes dans deskbird mais absentes du fichier seront supprimées.
Si le fichier le plus récent n'inclut plus une absence passée, elle sera également supprimée de deskbird. - Pas de mises à jour partielles : Toute absence manquante sera considérée comme supprimée.
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Demi-journées : Le SFTP prend en charge les absences en demi-journée.
ams'affiche comme une absence le matin (Première moitié) etpmcomme une absence l'après-midi (Deuxième moitié). Pour les absences en demi-journée issues d'une intégration SIRH directe, voir Fonctionnement des absences synchronisées. - Modification manuelle : Les absences issues du SFTP ne peuvent pas être modifiées manuellement par les utilisateurs (ni les admins).
Tu trouveras un exemple de fichier .csv pour la configuration SFTP en bas de cet article.
6. Expérience utilisateur
- Les utilisateurs voient leur statut synchronisé dans le Fil d’actualité et l’Aperçu collègues, sur le web comme sur mobile.
- Des notifications par email sont envoyées lorsqu'un statut d'absence est mis à jour via le SIRH.
- Les utilisateurs sont également notifiés si une absence synchronisée entraîne l'annulation d'une réservation.
- Les chefs de groupe, managers, admins du bureau et admins global peuvent consulter les statuts d'absence des membres de leur équipe pour mieux organiser la présence et les besoins en espaces de travail.
- La synchro du SIRH s'effectue une fois par jour (pendant la nuit). Pour Personio, elle s'effectue toutes les heures.
⚠️ Remarque : Lorsque les absences sont récupérées via l'intégration, les utilisateurs peuvent relancer manuellement la synchronisation des absences si elles s'affichent incorrectement. Pour cela, il suffit de cliquer sur ses initiales ou sa photo de profil en bas à gauche, puis sur Profil, et de cliquer sur Resynchroniser les absences SIRH dans Vie privée & sécurité de l’onglet Compte.
Cette option n'est pas disponible avec le SFTP.