User & Data Management (UDM) Plus : configuration – deskbird Help Center

UDM Plus

Ce guide t’explique comment configurer l’add-on User & Data Management (UDM) Plus : la connexion unique avec SAML 2.0, ton intégration SIRH, le provisionnement des utilisateurs avec SCIM et les paramètres de visibilité et de confidentialité. Chaque étape détaille l’utilité de la fonctionnalité pour ton équipe et renvoie vers l’article avec les instructions complètes. Une fois terminé, les utilisateurs se connectent via ton fournisseur d’identité, les comptes et absences restent synchronisés automatiquement, et tu contrôles ce que les collègues peuvent voir les uns des autres.

Avant de commencer
Configurer le SSO avec SAML 2.0
Connecter ton SIRH
Provisionner les utilisateurs avec SCIM
Définir la visibilité et la confidentialité
Autres options
FAQ

1. Avant de commencer

Les étapes de ce guide nécessitent l’add-on UDM Plus. Si ton contrat inclut une ancienne offre UDM, les mêmes étapes s’appliquent. La connexion avec Microsoft ou Google est disponible sur tous les forfaits et ne nécessite pas UDM Plus. Pour un aperçu, consulte Disponibilité des fonctionnalités.

Rôle : tu dois avoir le rôle Admin global dans deskbird. Voir Rôles du système et autorisations.
Fournisseur d’identité : accès admin à ton fournisseur d’identité (par exemple Okta, Microsoft Entra ID ou Keycloak), pour créer les applications SAML et SCIM.
SIRH : identifiants API générés dans ton SIRH, avec un accès en lecture aux employés et aux absences.
Une seule source pour les comptes utilisateurs : décide si c’est SCIM (depuis ton fournisseur d’identité) ou ton SIRH qui crée et désactive les utilisateurs, pour éviter une gestion à deux endroits.

Les étapes sont classées selon les questions les plus fréquentes des équipes. Tu peux les configurer dans n’importe quel ordre, mais configure d’abord le SSO et le provisionnement des utilisateurs avant d’inviter les utilisateurs, pour éviter que quelqu’un ne crée un compte email/mot de passe séparé.

2. Configurer le SSO avec SAML 2.0

Avec SAML 2.0, les utilisateurs se connectent à deskbird avec le compte qu’ils utilisent déjà au travail, et tu gères l’accès de façon centralisée dans ton fournisseur d’identité. deskbird fonctionne avec tout fournisseur d’identité SAML 2.0 et prend en charge la connexion initiée par le service (SP-initiated), donc la connexion commence toujours depuis deskbird.

Dans ton fournisseur d’identité, crée une application SAML avec les informations du Email du fournisseur deskbird et associe l’adresse email de l’utilisateur comme NameID. Voir SSO avec SAML 2.0 : Configuration de la fédération SAML 2.0.
Ajoute les attributs utilisateur que tu veux transmettre à deskbird. Seul email est obligatoire ; prénom et nom sont recommandés.
Envoie le fichier de métadonnées (ou l’IdP Entity ID, l’URL SSO et le certificat) au support deskbird. Nous configurons la connexion de notre côté et te confirmons quand c’est prêt.
Teste la connexion avec un utilisateur test depuis l’écran de connexion deskbird.

Guides pas à pas pour certains fournisseurs d’identité : SSO avec Okta et SSO avec Keycloak. Pour comparer toutes les méthodes de connexion, consulte Aperçu des options de connexion.

⚠️ Important : Les certificats SAML expirent, généralement après 1 à 3 ans. Lance le renouvellement 2 à 3 semaines avant la date d’expiration pour éviter une interruption de connexion. Voir Renouvellement du certificat SAML.

3. Connecter ton SIRH

Avec l’intégration SIRH, les absences validées comme les congés ou arrêts maladie apparaissent automatiquement comme "Absent" sur la page Planning. Ton équipe n’a plus à les saisir deux fois, et leurs réservations sur ces jours sont annulées (les réservations de salles de réunion restent). deskbird prend en charge plus d’une douzaine d’outils SIRH, dont Personio, HiBob, BambooHR, Workday et SAP SuccessFactors. Ces intégrations sont fournies avec notre partenaire Merge.

Génère des identifiants API dans ton SIRH.
Va dans Admin > Entreprise : Intégrations, sélectionne ton SIRH et saisis les identifiants. Suis les étapes à l’écran.
Vérifie que Absences est activé. deskbird synchronise alors toutes les absences à venir et les absences validées des 3 derniers mois.
Pour aussi créer des utilisateurs et groupes depuis ton SIRH, active Synchro du SIRH (voir Autres options). Les absences et les utilisateurs peuvent être synchronisés séparément ou ensemble.

Instructions complètes et liste des outils pris en charge : Intégration SIRH : Absences. Quelles absences sont synchronisées et comment fonctionnent les demi-journées : Intégration SIRH - FAQ.

💡 Astuce : La Synchro du SIRH fonctionne selon un planning, pas en temps réel, donc une modification dans ton SIRH apparaît dans deskbird après la prochaine synchronisation. Si quelque chose manque après, consulte Dépannage SIRH.

4. Provisionner les utilisateurs avec SCIM

SCIM crée, met à jour et désactive automatiquement les utilisateurs deskbird depuis ton fournisseur d’identité. Les nouveaux employés obtiennent un accès sans intervention manuelle, les changements de groupe sont pris en compte, et les personnes qui partent perdent l’accès dès que tu les retires de ton fournisseur d’identité.

Va dans Admin > Paramètres de l’entreprise > Clés API et génère une Clé SCIM. Ton entreprise a une seule Clé SCIM, qui s’affiche une seule fois, donc copie-la dans un endroit sûr.
Dans ton fournisseur d’identité, crée une application de provisionnement avec l’URL SCIM de deskbird et ta Clé SCIM. Voir SCIM 2.0 Entra ID : Guide de configuration ou SCIM avec Okta.
Assigne uniquement les utilisateurs et groupes qui ont besoin de deskbird. Tous ceux qui sont assignés sont provisionnés automatiquement.
Lance le provisionnement. La première synchronisation peut prendre 1 à 2 heures.

Comment fonctionne SCIM dans deskbird : Aperçu SCIM.

💡 Astuce : Les utilisateurs créés via SCIM ne reçoivent pas d’email d’invitation. Préviens ton équipe quand deskbird est prêt et partage-leur Comment se connecter à deskbird.

5. Définir la visibilité et la confidentialité

Les paramètres de visibilité et de confidentialité déterminent ce que les utilisateurs et groupes peuvent voir les uns des autres, par exemple si les personnes peuvent trouver des collègues en dehors de leur département, et si les utilisateurs peuvent rendre leur profil privé.

Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Visibilité & confidentialité.
Sous Paramètres de visibilité, choisis qui les utilisateurs peuvent trouver (Visibilité utilisateur) et quels groupes ils peuvent voir (Visibilité du groupe).
Sous Paramètres de confidentialité, choisis si les utilisateurs peuvent avoir des Profils privés, et quel type de profil est attribué par défaut aux nouveaux utilisateurs.
Clique sur Enregistrer. Les changements sont appliqués immédiatement.

Ce que signifie chaque option et son impact selon le rôle : Paramètres de visibilité et de confidentialité (utilisateurs et groupes). Ce que les utilisateurs voient de leur côté : Ta confidentialité dans deskbird.

💡 Astuce : La plupart des entreprises gardent les paramètres par défaut (tous les utilisateurs visibles, pas de profils privés), car cela permet aux collègues de se trouver et de planifier des journées au bureau ensemble. Restreins la visibilité uniquement si ton organisation doit séparer les départements.

6. Autres options

Moins d’entreprises en ont besoin, mais elles font partie d’UDM Plus :

SFTP pour les absences (sur demande) : si ton SIRH n’est pas pris en charge, deskbird peut synchroniser les absences à partir d’un fichier CSV que tu télécharges via SFTP. Cette méthode ne concerne que les absences, pas les utilisateurs ni les groupes. Voir Intégration SIRH : Absences : configuration SFTP.
Utilisateurs et groupes depuis ton SIRH : au lieu de SCIM, ton SIRH peut créer et désactiver les utilisateurs et synchroniser les équipes, départements et lignes hiérarchiques comme groupes. Voir Intégration SIRH : Utilisateurs et groupes.

7. FAQ

Non. La connexion avec Microsoft ou Google fonctionne sur tous les forfaits et ne nécessite aucune gestion de certificat. SAML 2.0 s’adresse aux entreprises qui utilisent un autre fournisseur d’identité, comme Okta, Keycloak ou ADFS, ou qui souhaitent gérer l’accès à deskbird via une application SAML. Voir Quand utiliser SAML vs. OAuth / OIDC.

Choisis l’une des deux options, pour éviter que les utilisateurs ne soient créés ou désactivés à deux endroits :

SCIM convient aux entreprises qui gèrent l’accès aux applications dans leur fournisseur d’identité (par exemple Microsoft Entra ID ou Okta). Ton fournisseur d’identité pousse les changements vers deskbird lors de son cycle de provisionnement.
Synchro du SIRH convient aux entreprises dont le SIRH est la source de référence pour les employés. Elle fonctionne selon un planning.

La synchronisation des absences SIRH et la synchronisation des utilisateurs SIRH sont indépendantes : tu peux synchroniser uniquement les absences, uniquement les utilisateurs, ou les deux. Tu peux donc utiliser SCIM pour les utilisateurs et connecter ton SIRH pour les absences.

Non. Les emails d’invitation sont envoyés uniquement aux utilisateurs que tu invites manuellement. Préviens ton équipe quand elle peut commencer, et partage-leur Comment se connecter à deskbird.

Vérifie que le NameID correspond à l’adresse email de l’utilisateur et qu’elle correspond à celle de son utilisateur deskbird.
Vérifie que les utilisateurs commencent la connexion depuis deskbird. La connexion depuis une tuile du fournisseur d’identité ne fonctionne qu’avec une application de favoris (voir Configuration de la fédération SAML 2.0).
Vérifie que le certificat SAML dans ton fournisseur d’identité est actif et non expiré.
Si cela fonctionne sur le web mais pas dans l’application mobile, consulte Application mobile : échecs de connexion SSO.

Configure le SSO et SCIM (ou la Synchro du SIRH) avant que les utilisateurs ne commencent à se connecter, et assure-toi que l’adresse email dans ton fournisseur d’identité ou SIRH correspond à celle dans deskbird. Une fois tout en place, tu peux désactiver la connexion email/mot de passe dans Admin > Entreprise : Paramètres généraux > Authentification, pour que tout le monde se connecte via ton fournisseur d’identité (voir Paramètres généraux : Authentification). Voir aussi Comptes en double.

Pour les absences, deskbird peut mettre en place une synchronisation SFTP sur demande : tu télécharges un fichier CSV avec tes absences, manuellement ou via une tâche planifiée. Contacte ton Customer Success Manager pour en discuter. Pour les comptes utilisateurs, utilise SCIM depuis ton fournisseur d’identité à la place.

Avec SCIM, un utilisateur retiré du périmètre de provisionnement passe en inactif lors du prochain cycle de provisionnement. Les utilisateurs inactifs ne peuvent plus se connecter ni réserver, et ne comptent plus dans ta licence (voir Dépannage SCIM). Avec la Synchro du SIRH, un employé passé en inactif ou terminé dans ton SIRH est désactivé dans deskbird, ses réservations à venir sont annulées et les postes attribués sont libérés. Pour la différence entre désactiver et supprimer un employé dans ton SIRH, voir Intégration SIRH : Utilisateurs et groupes : FAQ.