Les Paramètres de visibilité & confidentialité te permettent de contrôler dans quelle mesure les utilisateurs et les groupes peuvent se voir sur la plateforme, ainsi que la quantité d’activité qu’ils choisissent de partager. Bien configurer ces paramètres permet de trouver le bon équilibre entre la transparence pour la collaboration et la confidentialité pour chaque employé.
Tu configures UDM Plus ? User & Data Management (UDM) Plus : configuration t’explique étape par étape le SSO, ton SIRH, SCIM et les paramètres de visibilité.
- Où trouver Visibilité & confidentialité
- Paramètres de visibilité
- Paramètres de confidentialité
- Impact sur les rôles centraux du système
- Exemple : limiter la visibilité aux départements
- FAQ
1. Où trouver Visibilité & confidentialité
Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Visibilité & confidentialité. Toute modification prend effet immédiatement après avoir cliqué sur Enregistrer. Utilise Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées et revenir à la dernière configuration sauvegardée.
2. Paramètres de visibilité
Les paramètres de visibilité déterminent quels utilisateurs et groupes sont visibles par les autres dans deskbird. Il y a deux contrôles distincts : un pour les utilisateurs et un pour les groupes.
Visibilité utilisateur
Ce paramètre détermine qui peut trouver et voir les autres utilisateurs dans deskbird — par exemple dans les résultats de recherche ou sur la carte du bureau. Deux options sont disponibles :
- Tous les utilisateurs (recommandé) — Chaque utilisateur de l’entreprise peut trouver et voir tous les autres utilisateurs. C’est le paramètre par défaut et recommandé pour la plupart des entreprises, car il favorise la collaboration et l’expérience "rechercher ses collègues".
- Uniquement les utilisateurs des groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent — Les utilisateurs ne peuvent découvrir et voir que les autres membres de leurs groupes. C’est utile pour les grandes entreprises qui souhaitent limiter la visibilité entre départements pour des raisons de confidentialité ou d’organisation.
Visibilité du groupe
Ce paramètre détermine quels groupes sont visibles pour les utilisateurs dans deskbird. Deux options sont possibles :
- Tous les groupes — Tous les groupes existants sont visibles pour tous les utilisateurs.
- Uniquement les groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent — Les utilisateurs ne voient que les groupes dont ils sont membres ou qu’ils gèrent.
⚠️ Si la visibilité utilisateur est limitée aux groupes, le paramètre Visibilité du groupe est automatiquement verrouillé sur Uniquement les groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent et ne peut pas être changé en Tous les groupes. Autoriser la visibilité de tous les groupes exposerait indirectement des utilisateurs en dehors du périmètre autorisé, ce qui serait contraire au paramètre de visibilité utilisateur restreint.
3. Paramètres de confidentialité
Les paramètres de confidentialité déterminent si les utilisateurs peuvent avoir des profils privés et quel est le type de profil par défaut pour les nouveaux utilisateurs.
Profils privés
Ce paramètre détermine si les utilisateurs peuvent définir leur profil comme privé :
- Non (recommandé) — Les profils privés sont désactivés. Tous les profils utilisateurs sont toujours publics et leurs activités sont visibles par les autres selon leurs autorisations. Les utilisateurs ne peuvent pas changer le type de leur profil. C’est le paramètre recommandé pour la plupart des équipes, car il favorise la transparence et la collaboration.
- Oui — Les profils privés sont activés. Les utilisateurs peuvent choisir de rendre leur profil privé ou de le laisser public. Si un autre utilisateur souhaite voir les activités d’un utilisateur avec un profil privé, il doit d’abord envoyer une demande de suivi — l’utilisateur au profil privé doit l’accepter avant que ses plannings et réservations ne deviennent visibles pour cette personne.
Type de profil par défaut
Ce paramètre n’est pertinent que si Profils privés est activé. Il définit le type de profil appliqué par défaut aux nouveaux utilisateurs :
- Public — Les nouveaux utilisateurs commencent avec un profil public. Leurs activités sont visibles par les autres selon les autorisations, sans demande de suivi.
- Privé — Les nouveaux utilisateurs commencent avec un profil privé. Les autres doivent envoyer une demande de suivi que l’utilisateur accepte avant de pouvoir voir leurs plannings et réservations.
💡 Quand les profils privés sont activés, chaque utilisateur peut changer à tout moment le type de son profil depuis ses paramètres personnels de profil, quel que soit le choix par défaut ici.
4. Impact sur les rôles centraux du système
Les politiques de visibilité et de confidentialité configurées ci-dessus affectent directement ce que chaque rôle central du système peut voir et faire. Le tableau ci-dessous résume les implications par rôle. Trois capacités principales sont concernées :
- Voir les profils utilisateurs — La possibilité de trouver un utilisateur dans la recherche et de voir ses informations de base, par exemple sur sa page de profil.
- Voir les activités des utilisateurs — La possibilité de voir les plannings et réservations d’un utilisateur, par exemple sur sa page de profil.
- Gérer les activités des utilisateurs — La possibilité de modifier les plannings et réservations pour le compte d’un utilisateur.
Le tableau ci-dessous reflète la configuration la plus restrictive (visibilité utilisateur limitée à ses groupes, profils privés activés avec "Privé" par défaut). Si tu utilises les paramètres recommandés (tous les utilisateurs visibles, profils privés désactivés), les rôles de niveau supérieur auront un accès plus large.
| Rôle central | Voir les profils utilisateurs | Voir les activités des utilisateurs | Gérer les activités des utilisateurs |
|---|---|---|---|
| Utilisateur | Utilisateurs des groupes auxquels il appartient |
|
Aucun utilisateur |
| Chef de groupe |
|
|
Utilisateurs des groupes qu’il gère et de leurs sous-groupes |
| Manager | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs |
| Admin du bureau | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs |
| Admin global | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs |
⚠️ Les rôles Manager, Admin du bureau et Admin global gardent toujours une visibilité et un accès complets à la gestion, quels que soient les paramètres de visibilité et de confidentialité configurés.
5. Exemple : limiter la visibilité aux départements
Si ton entreprise est organisée en départements, tu peux configurer deskbird pour que les employés ne voient que les collègues de leur propre département. Cela fonctionne aussi si tous les départements partagent un même bureau, car la visibilité dépend des groupes d’utilisateurs, pas des bureaux.
- Crée un groupe par département. Dans Admin > Gestion des utilisateurs : Groupes, crée un groupe d’utilisateurs pour chaque département, par exemple RH, Finance et Ventes. Consulte Utilisateurs et Groupes pour plus de détails.
- Ajoute chaque employé à son groupe département. Assigne les utilisateurs manuellement, ou garde les groupes synchronisés via ton annuaire (par exemple Microsoft Entra ID, SCIM ou une intégration SIRH).
- Restreins la visibilité utilisateur. Dans Visibilité & confidentialité (voir section 1), règle Visibilité utilisateur sur Uniquement les utilisateurs des groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent et clique sur Enregistrer. Visibilité du groupe sera alors verrouillée sur Uniquement les groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent, ainsi les employés ne voient pas non plus les noms des groupes des autres départements.
À partir de là, les utilisateurs réguliers ne trouvent et ne voient que les collègues avec qui ils partagent au moins un groupe, par exemple dans la recherche de collègues, sur les profils, dans le planning de la semaine et sur le plan d’étage. Les chefs de groupe voient aussi les membres des groupes qu’ils gèrent, y compris les sous-groupes. Les Managers, Admins du bureau et Admins globaux voient toujours tous les utilisateurs (voir section 4), et les rôles personnalisés ne peuvent pas supprimer cet accès.
⚠️ Évite les groupes à l’échelle de l’entreprise : Les utilisateurs voient tous ceux avec qui ils partagent au moins un groupe. Un groupe qui contient tous les employés (par exemple "Tous les employés") rend tout le monde visible pour tout le monde à nouveau.
6. FAQ
Oui, mais seulement si Profils privés est activé (Oui) dans Admin > Gestion des utilisateurs : Visibilité & confidentialité. Quand cette option est activée, les utilisateurs peuvent passer d’un profil public à privé (et inversement) à tout moment depuis leurs paramètres de profil — la valeur définie par l’admin ne sert que de configuration de départ. Si les profils privés sont désactivés (Non), tous les profils sont toujours publics et les utilisateurs ne peuvent pas changer cela.
Les paramètres de profil privé influencent la visibilité des activités pour les utilisateurs classiques et les chefs de groupe. Cependant, les rôles avec des droits avancés — Manager, Admin du bureau et Admin global — gardent un accès complet pour voir et gérer toutes les activités des utilisateurs, peu importe si le profil est privé ou non.
Non. Quand la visibilité utilisateur est limitée aux groupes, les utilisateurs ne peuvent trouver et voir que les collègues qui sont membres des mêmes groupes qu’eux (ou des groupes qu’ils gèrent). Les collègues en dehors de ces groupes n’apparaîtront pas dans les résultats de recherche ni dans les autres fonctionnalités de découverte.
Quand la visibilité utilisateur est limitée aux groupes, le paramètre de Visibilité du groupe est automatiquement verrouillé sur Uniquement les groupes dont ils font partie ou qu’ils gèrent — l’option Tous les groupes est désactivée et ne peut pas être sélectionnée. C’est voulu : si tous les groupes étaient visibles, les utilisateurs pourraient indirectement découvrir l’existence d’utilisateurs en dehors de leur périmètre autorisé, ce qui irait à l’encontre de la restriction de visibilité utilisateur.
Oui. Les paramètres de visibilité et de confidentialité s’appliquent partout dans deskbird, y compris sur le Plan d’étage interactif. Si le profil d’un utilisateur est privé ou si sa visibilité est limitée à certains groupes, les autres utilisateurs en dehors de ces groupes ne verront ni son nom ni sa réservation sur le plan d’étage.
Oui. Crée un groupe d’utilisateurs par département, ajoute chaque employé à son groupe de département, puis règle la Visibilité utilisateur sur Uniquement les utilisateurs dans les groupes dont ils font partie ou qu’ils gèrent. Cela fonctionne aussi avec un seul bureau. Les étapes sont détaillées dans Exemple : limiter la visibilité aux départements. Les Managers, Admins du bureau et Admins globaux voient toujours tout le monde.
La visibilité regroupe tous les groupes auxquels un utilisateur appartient :
- Un utilisateur dans deux groupes de département voit les membres des deux départements.
- Un utilisateur qui n’est dans aucun groupe ne voit quasiment aucun collègue. Assure-toi que chaque employé est dans au moins un groupe.
- Les chefs de groupe voient aussi les membres des groupes qu’ils gèrent et de leurs sous-groupes.
Non. Visibilité & confidentialité contrôle ce que les employés peuvent voir les uns des autres. Cela ne limite pas les analyses :
- Les utilisateurs classiques n’ont pas accès aux Analyses du personnel.
- Les chefs de groupe ne voient les Analyses du personnel que pour les groupes qu’ils gèrent et leurs sous-groupes, peu importe ce paramètre.
- Les Managers, Admins du bureau et Admins globaux voient tous les utilisateurs dans les Analyses du personnel, y compris les autres départements.
Pour faire un rapport par département, filtre les Analyses du personnel par groupe d’utilisateurs. Voir Analyses du personnel.