deskbird envoie des notifications par e-mail, push, Microsoft Teams et Slack pour tenir les utilisateurs informés de leurs réservations, plannings et demandes. Cet article liste toutes les notifications que les utilisateurs peuvent recevoir, celles qu'ils peuvent désactiver eux-mêmes dans Profil > Notifications, celles qui sont toujours envoyées, et les paramètres admin qui influencent leur envoi et leur mode de réception.
- Comment fonctionnent les paramètres de notification
- Notifications que les utilisateurs peuvent désactiver
- Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver
- Moment d'envoi du rappel d'enregistrement
- Notifications de modification du planning
- Notification "Aucun desk disponible"
- FAQ
1. Comment fonctionnent les paramètres de notification
Les utilisateurs gèrent leurs propres préférences de notification depuis Profil > Notifications. En tant qu'admin, tu ne peux pas configurer les notifications à la place des utilisateurs. Pour l'explication côté utilisateur de ces paramètres, invite-les à consulter la section Pour les utilisateurs de ce centre d'aide.
- Activées par défaut : Les nouveaux utilisateurs commencent avec toutes les notifications de Profil > Notifications activées.
- Seul un sous-ensemble peut être désactivé : Les boutons dans Profil > Notifications couvrent un ensemble précis de notifications (voir Notifications que les utilisateurs peuvent désactiver). Toutes les autres notifications sont envoyées dès que la fonctionnalité associée est utilisée (voir Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver).
- Les boutons dépendent des fonctionnalités activées : Un bouton n'apparaît que si la fonctionnalité correspondante est active pour l'utilisateur, par exemple le planning, la réservation de desks ou les salles de réunion. Demandes de suivi n'apparaît que pour les utilisateurs avec un profil privé.
- Slack : L'application Slack de deskbird n'a pas de boutons de notification séparés. Ses paramètres de notification renvoient vers la même page Profil > Notifications. La synchronisation du statut Slack (affichage bureau ou télétravail dans le statut Slack) est un paramètre distinct dans les paramètres de l'application Slack.
2. Notifications que les utilisateurs peuvent désactiver
Ces notifications apparaissent dans Profil > Notifications, regroupées comme ci-dessous.
Planification des jours de travail hybride
| Bouton | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Rappels de planning | Rappel hebdomadaire pour planifier les prochains jours de travail hybride. | E-mail, Push |
| Modifications du planning | Quand un manager modifie le planning de l'utilisateur et choisit de le notifier (voir Notifications de modification du planning). |
Desks et parking
| Bouton | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Invitations calendrier | Pour chaque réservation de desk ou de parking effectuée par l'utilisateur. | E-mail, Slack (si l'utilisateur a connecté Slack) |
| Rappel d'enregistrement | Autour du début de la réservation, pour que l'utilisateur s'enregistre avant l'annulation automatique (voir Moment d'envoi du rappel d'enregistrement). | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Mises à jour de réservation | Quand une réservation est modifiée ou annulée. | Microsoft Teams |
| Messages d'annulation | Quand une réservation est annulée. | E-mail, Push, Slack (si l'utilisateur a connecté Slack) |
⚠️ Les annulations dues à un changement de politique du bureau ou à un déplacement de desk peuvent quand même envoyer une notification, même si Messages d'annulation est désactivé.
Salles de réunion
| Bouton | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Rappel d'enregistrement | Autour du début de la réservation de la salle de réunion. | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Mises à jour de réservation | Quand une réservation de salle de réunion est modifiée ou annulée. | Microsoft Teams |
💡 Les boutons pour les salles de réunion couvrent uniquement les rappels d'enregistrement et les mises à jour de réservation sur Microsoft Teams. Les e-mails de confirmation, de modification et d'annulation avec invitation calendrier sont toujours envoyés (voir Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver).
Autres
| Bouton | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Demandes de suivi | Quand quelqu'un demande à suivre l'utilisateur. Disponible uniquement pour les profils privés. |
3. Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver
Les notifications suivantes sont envoyées dès que la fonctionnalité associée est utilisée. Elles n'ont pas de bouton dans Profil > Notifications. Quand l'expéditeur contrôle la notification, c'est précisé ci-dessous.
Validations de politique de travail hybride
- Résumé des validations en attente (pour les managers) : E-mail listant les membres de l'équipe avec des demandes en attente, par exemple des jours ou semaines de télétravail supplémentaires à valider. Envoyé les mardis et vendredis à 12h dans le fuseau horaire du bureau du manager.
- Planning validé ou refusé (pour les employés) : E-mail quand un manager valide ou refuse la semaine de l'employé.
Validation de la réservation pour les salles de réunion
- Pour le demandeur : E-mail lors de la soumission, validation ou refus de la demande.
- Pour les validateurs : E-mail envoyé aux validateurs assignés à cette salle spécifique (pas à tous les validateurs du bureau). Si le demandeur est aussi validateur pour la salle, il ne reçoit pas l'e-mail de validation.
Réservations de salles de réunion
- Confirmations et modifications : E-mail avec invitation calendrier pour le créateur de la réservation et les invités.
- Annulations : Annulation de calendrier pour le propriétaire de la réservation, les participants et les validateurs de la salle.
- Conflits de temps tampon : E-mail à l'organisateur si la réservation entre en conflit avec les temps tampon de la salle.
Événements sur le lieu de travail
- Lors de la création d'un événement, l'organisateur décide d'envoyer ou non un e-mail à tous les utilisateurs avec l'option Notifier tous les utilisateurs par e-mail. Les invités ne peuvent pas se désabonner de ces e-mails dans leur profil.
Visites
- Pour les visiteurs : E-mails lors de la planification, modification ou annulation d'une visite, et un rappel avant la visite. L'hôte ou l'organisateur décide de notifier ou non le visiteur à chaque création, modification ou annulation de visite. Les e-mails de rappel ne sont envoyés que si les rappels de visite sont activés pour le bureau.
- Pour les hôtes et organisateurs : Notification quand leur invité s'enregistre, et rappel de départ. Envoyé par e-mail et Microsoft Teams.
Réservation pour les invités
- L'hôte et l'invité reçoivent un e-mail lors de la création ou de l'annulation d'une réservation de desk pour invité, ainsi qu'un rappel avant la réservation.
Tickets
- Les responsables, assignés, rapporteurs et prestataires reçoivent un e-mail lors de la création, modification ou annulation d'un ticket. La personne ayant effectué l'action ne reçoit pas d'e-mail pour sa propre action.
Réservation automatisée
- E-mail lorsque deskbird ne peut pas réserver une ressource pour un utilisateur ayant activé la réservation automatisée pour ce type de ressource (voir Notification "Aucun desk disponible"). Les utilisateurs gèrent cela via leur préférence de réservation automatisée, pas via Profil > Notifications.
Compte et connexion
- Vérification de l'e-mail lors de l'inscription
- E-mails de réinitialisation du mot de passe
- Invitations à rejoindre deskbird
- E-mails de rappel envoyés lorsqu'un admin notifie les utilisateurs avec le statut
provisioned
💡 Les e-mails pour les demandes de service sont envoyés à l'adresse du prestataire externe définie pour la catégorie de service, pas aux utilisateurs deskbird.
4. Moment d'envoi du rappel d'enregistrement
Les utilisateurs peuvent activer un rappel d'enregistrement pour les réservations de desk/parking et de salle de réunion. Le moment de ce rappel dépend des paramètres de période de grâce que tu configures dans Admin > Paramètres du bureau.
La règle est la suivante :
- Si la réservation commence à ou après l'heure "à partir de", le rappel est envoyé au début de la réservation.
- Si la réservation commence avant l'heure "à partir de" (ex : une réservation à la journée commençant à 07h00 alors que "à partir de" est 09h00), le rappel est envoyé à l'heure "à partir de" moins la durée de la période de grâce.
Utilise le calculateur ci-dessous pour vérifier quand un rappel sera envoyé selon ta configuration de période de grâce :
5. Notifications de modification de planning
Quand tu modifies le planning hybride d'un utilisateur en tant qu'admin ou manager, tu peux choisir de l'informer par email du changement. Si tu le fais, l'utilisateur reçoit l'email sauf s'il a désactivé Modifications de planning dans Profil > Notifications (ce bouton est activé par défaut).
Tu peux aussi t'envoyer une copie de l'email. Ta copie est envoyée peu importe les paramètres de notification de l'utilisateur.
6. Notification "Aucun desk disponible"
Si le système de réservation automatisée ne peut pas réserver un desk ou une place de parking pour un utilisateur (parce que tous les espaces adaptés étaient déjà pris au moment de la tentative de réservation), l'utilisateur reçoit un email avec pour objet "Aucun desk ou place de parking disponible." Il devra alors réserver manuellement un espace pour ce jour-là.
Cet email est uniquement envoyé aux utilisateurs qui ont activé la réservation automatisée pour ce type de ressource.
💡 Cette notification ne peut pas être désactivée dans Profil > Notifications. Les utilisateurs qui désactivent la réservation automatisée ne la reçoivent plus.
7. FAQ
Non. Les admins ne peuvent pas modifier les paramètres de notification à la place des utilisateurs. Chaque utilisateur gère ses propres paramètres dans Profil > Notifications. Les nouveaux utilisateurs commencent avec toutes ces notifications activées.
Les boutons n'apparaissent que pour les fonctionnalités actives pour l'utilisateur. Par exemple, les boutons pour les desks et le parking n'apparaissent que si la réservation de desks est disponible pour lui. Demandes de suivi n'apparaît que pour les utilisateurs avec un profil privé.
Les annulations causées par un changement de politique du bureau ou par le déplacement d'un desk peuvent quand même envoyer une notification, même si Messages d'annulation est désactivé.
Les boutons pour les salles de Réunion couvrent uniquement les rappels d'enregistrement et les mises à jour de réservation Microsoft Teams. Les emails de confirmation, de modification et d'annulation avec invitation calendrier, les emails d'approbation de réservation et les emails de conflit de temps tampon sont toujours envoyés.
Dans Profil > Notifications. L'application Slack deskbird renvoie vers la même page et n'a pas de boutons de notification séparés. La synchronisation du statut Slack est un paramètre distinct dans les paramètres de l'application Slack.
Les emails visiteurs dépendent de l'hôte ou de l'organisateur. Lors de la création, modification ou annulation d'une visite, c'est lui qui décide s'il souhaite prévenir le visiteur. Les emails de rappel ne sont envoyés que si les rappels de visite sont activés pour le bureau.