Desks Professional et supérieur
La gestion des plaques d’immatriculation te permet de collecter et de gérer les véhicules que tes employés amènent au bureau, et d’exiger une plaque d’immatriculation pour les zones de parking où c’est nécessaire. Au lieu de conserver les plaques dans des tableurs, tu peux les appliquer zone par zone, retrouver à qui appartient un véhicule en quelques secondes, et fournir des données précises à ton exploitant de garage, au système de barrière ou à l’équipe de sécurité.
- Avant de commencer
- Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking
- Ce que voient les employés lors de la réservation
- Gérer les plaques d’immatriculation pour les utilisateurs
- Importer et exporter des plaques d’immatriculation en masse
- Retrouver à qui appartient une plaque d’immatriculation
- Voir les plaques d’immatriculation dans la liste des réservations et à l’export
- FAQ
1. Avant de commencer
Pour qui ?
La gestion des plaques d’immatriculation est disponible avec les abonnements Desks Professional et Enterprise, sur le web et dans l’application mobile. Les Admins la configurent ; les employés enregistrent leurs véhicules et en choisissent un lors de la réservation.
Quelques principes qui guident la configuration :
- Les plaques d’immatriculation sont enregistrées sur le profil utilisateur, et non sur chaque réservation. Chaque employé peut enregistrer plusieurs véhicules (plaque d’immatriculation et nom du véhicule) et en définir un par défaut.
- L’exigence se configure par zone de parking. Les employés ne doivent renseigner une plaque que dans les zones où tu actives cette option. Toutes les autres zones de parking restent inchangées.
- Dans l’application mobile, la section Véhicules du profil employé est accessible à tous. Sur le web, elle n’apparaît que pour les employés qui voient au moins une zone de parking nécessitant une plaque d’immatriculation. Les employés ayant déjà enregistré un véhicule gardent la section sur le web, pour pouvoir le consulter ou le supprimer.
- La plaque par défaut est utilisée par les automatisations. La réservation rapide et la réservation automatisée l’appliquent sans demander, donc les réservations programmées continuent de fonctionner dans les zones où la plaque est requise.
- Une plaque d’immatriculation ne peut être utilisée que sur une seule réservation de parking active à la fois.
2. Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking
Exige des plaques d’immatriculation uniquement là où ton garage, ton système de barrière ou ton équipe de sécurité en a vraiment besoin.
- Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et sélectionne le bureau concerné.
- Ouvre la zone de parking que tu veux configurer.
- Sous Gestion des plaques d’immatriculation des véhicules, active Exiger une plaque d’immatriculation.
- Enregistre tes modifications.
Désormais, toute personne réservant une place dans cette zone devra confirmer une plaque d’immatriculation, et sa plaque par défaut sera utilisée pour les réservations automatisées.
⚠️ Remarque : L’exigence ne concerne que les nouvelles réservations. Les réservations existantes sans plaque d’immatriculation restent inchangées.
💡 Astuce : Répète cette opération pour chaque zone. Un parking souterrain avec barrière peut exiger les plaques, alors qu’un parking extérieur ouvert ne le fait pas.
💡 Astuce : Tu veux que les employés enregistrent leurs véhicules avant d’exiger les plaques ? Active l’exigence sur une zone de parking visible par les employés. Une zone restreinte fonctionne tant qu’elle n’est pas cachée aux utilisateurs sans accès. Ils voient la zone et la section Véhicules sur le web, mais ne peuvent toujours pas la réserver.
3. Ce que voient les employés lors de la réservation
Connaître le parcours employé t’aide à répondre aux questions après avoir activé l’exigence. Le parcours est le même sur le web et dans l’application mobile.
- Les zones de parking qui exigent une plaque d’immatriculation sont signalées sur le plan d’étage et dans le panneau de réservation avancée, pour que les employés voient l’exigence avant la confirmation.
- Les employés enregistrent leurs véhicules dans la section Véhicules de leur propre profil et en définissent un par défaut. Ils peuvent ajouter, modifier ou supprimer des véhicules à tout moment.
- Lorsqu’ils réservent une place dans une zone où la plaque est requise, ils voient le message Cette place de parking nécessite une plaque d’immatriculation de véhicule, et leur véhicule par défaut est présélectionné dans le champ Véhicule. Ils peuvent le confirmer, choisir un autre véhicule enregistré, ou ajouter une nouvelle plaque directement lors de la réservation. Les nouvelles plaques sont automatiquement enregistrées sur leur profil.
- La réservation rapide et la réservation automatisée utilisent la plaque par défaut sans étape supplémentaire, donc les employés ayant des réservations de parking récurrentes ne sont pas interrompus.
- Les managers et chefs de groupe peuvent réserver une place de parking pour les personnes qu’ils gèrent. Si le collègue a enregistré des véhicules, la personne qui réserve en choisit un dans le champ Véhicule. Si le collègue n’en a pas, un message demande à ce que l’employé ou un admin en ajoute un d’abord.
💡 Astuce : Lors du déploiement, rappelle aux employés de mettre à jour leur plaque par défaut s’ils utilisent une voiture de location, de pool ou d’entreprise. Sinon, leurs réservations automatisées risquent d’indiquer le mauvais véhicule.
4. Gérer les plaques d’immatriculation pour les utilisateurs
Tu peux gérer les plaques d’immatriculation pour tes collègues. C’est utile pour les véhicules d’entreprise partagés, pour les personnes qui consultent rarement leur profil, ou si une plaque a été mal saisie.
- Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs.
- Sélectionne l’utilisateur à mettre à jour.
- Ouvre sa section Véhicules.
- Ajoute, modifie ou supprime une plaque, et choisis celle qui sera par défaut.
Les plaques d’immatriculation sont aussi visibles et modifiables dans la fiche latérale utilisateur, donc tu peux corriger une plaque sans quitter la vue en cours.
La liste des utilisateurs propose aussi les filtres Avec plaque d’immatriculation et Sans plaque d’immatriculation, et la barre de recherche trouve aussi bien les plaques que les noms. Utilise-les pour voir qui doit encore ajouter un véhicule avant d’activer l’exigence.
5. Importer et exporter des plaques d’immatriculation en masse
Si tu gères déjà les données des véhicules ailleurs, par exemple dans une liste fournie par ton exploitant de garage, tu n’as pas besoin de saisir chaque plaque à la main. Les plaques d’immatriculation font partie de la liste des utilisateurs, donc tu peux les gérer en masse comme les autres données utilisateurs.
Exporter les plaques d’immatriculation :
- Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs.
- Clique sur Exporter CSV.
- Sélectionne Exporter tous les utilisateurs, ou Exporter les utilisateurs avec les filtres et le tri actuels pour n’exporter que les résultats filtrés.
Le fichier CSV inclut les plaques d’immatriculation enregistrées pour chaque utilisateur. En savoir plus dans Exports.
Importer des plaques d’immatriculation :
Ajoute ou mets à jour les plaques d’immatriculation de plusieurs utilisateurs à la fois en téléchargeant le fichier CSV modifié via l’importation des utilisateurs à partir de fichiers CSV sur la même page. Saisis les plaques dans la colonne Plaques d’immatriculation et sépare plusieurs plaques par un point-virgule, par exemple B ER 007; M UC 123. Pour toutes les étapes, consulte Ajouter, mettre à jour et supprimer des utilisateurs avec l’importation CSV.
💡 Astuce : Exporte d’abord la liste des utilisateurs et utilise-la comme modèle. Ainsi, la structure des colonnes correspond à ce qu’attend l’import.
6. Retrouver à qui appartient une plaque d’immatriculation
Quand une voiture inconnue bloque une place ou qu’un collègue est coincé à la barrière, tu n’as plus besoin de demander à tout le monde.
- Recherche la plaque d’immatriculation dans deskbird.
- Le véhicule correspondant t’indique à quel utilisateur il appartient.
- De là, tu peux voir les réservations de parking de cette personne et la contacter.
C’est la façon la plus rapide de répondre à la question « à qui est cette voiture ? » et de vérifier si un véhicule dans le garage a bien une réservation valide pour la journée.
7. Voir les plaques d’immatriculation dans la liste des réservations et à l’export
La liste des réservations inclut une colonne Plaque d’immatriculation, pour voir en un coup d’œil quels véhicules sont attendus dans tes zones de parking.
Quand tu exportes les réservations via Admin > Réservations > Exporter les réservations en .xlsx, le fichier contient aussi la plaque d’immatriculation et le nom du véhicule pour chaque réservation de parking. Tu peux ainsi fournir une liste complète à ton exploitant de garage ou à l’équipe de sécurité sans travail supplémentaire.
Utilise ces deux outils pour vérifier les réservations de parking d’un jour donné, repérer les plaques manquantes ou en double, et partager des informations précises sur les véhicules.
8. FAQ
La gestion des plaques d’immatriculation est disponible avec les forfaits Desks Professional et Enterprise. Si tu souhaites passer à une version supérieure, contacte success@deskbird.com.
Non. Le paramètre s’applique uniquement à la zone de parking dans laquelle tu le configures. Toutes les autres zones de parking continuent de fonctionner comme avant, donc tu peux exiger une plaque dans un garage avec barrière sans rien changer pour un parking extérieur ouvert.
Rien. L’exigence ne s’applique qu’aux nouvelles réservations. Les réservations existantes sans plaque d’immatriculation restent inchangées.
Dans l’application mobile, la section Véhicules est disponible pour tous les employés. Sur le web, elle n’apparaît que pour les employés qui peuvent voir au moins une zone de parking nécessitant une plaque d’immatriculation, ou qui ont déjà enregistré un véhicule. Si les employés voient la section dans l’appli mais pas sur le web, vérifie les points suivants :
- Au moins une zone de parking a l’option Exiger une plaque d’immatriculation activée.
- Cette zone n’est pas masquée pour les employés sans accès. L’accès restreint seul ne pose pas de problème, mais une zone masquée ne compte que pour les personnes qui y ont accès.
- Cette zone est active. Les zones en brouillon, non publiées ou désactivées ne comptent pas. Une fermeture temporaire ne change rien, donc une zone temporairement fermée compte quand même.
Voir Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking.
Les véhicules enregistrés sur un profil sont visibles par l’employé, les admins et les office admins, ainsi que par les managers et chefs de groupe qui peuvent réserver pour cette personne. La plaque sur une réservation de parking est visible par toute personne pouvant voir qui a réservé la place, de la même façon que le nom de la personne. Si la réservation ou la personne est masquée, la plaque l’est aussi.
Les véhicules enregistrés restent sur les profils des employés. Ils ne sont pas supprimés, donc les données sont toujours là si tu réactives l’exigence plus tard.
Oui. Les deux utilisent automatiquement la plaque d’immatriculation par défaut de l’employé, donc les réservations récurrentes et les réservations automatisées sont toujours créées sans étape manuelle.
Oui. Chaque employé peut enregistrer plusieurs plaques d’immatriculation sur son profil et en définir une comme par défaut. Lorsqu’il réserve dans une zone où la plaque est obligatoire, il choisit le véhicule qu’il utilise ce jour-là.
Non. Les véhicules sont enregistrés dès qu’un employé les ajoute. Il n’y a pas d’étape d’approbation ni de durée de validité.
Oui. Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs, sélectionne l’utilisateur et ouvre sa section Véhicules. Tu peux ajouter, modifier ou supprimer des plaques et changer celle qui est par défaut. Les mêmes options sont disponibles dans la fiche latérale de l’utilisateur. Pour mettre à jour plusieurs plaques en même temps, utilise l’export et l’import CSV sur la page Utilisateurs.
Non. Les plaques d’immatriculation sont enregistrées une seule fois sur le profil utilisateur et sont disponibles dans chaque bureau et zone de parking où une plaque est requise.
L’employé peut définir une autre plaque enregistrée comme par défaut à tout moment, ou tu peux le faire pour lui dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs. Les réservations automatisées créées ensuite utiliseront la nouvelle plaque par défaut.