Gestion des plaques d'immatriculation

La gestion des plaques d'immatriculation te permet de collecter et de gérer les véhicules que tes collègues amènent au bureau, et d’exiger une plaque d’immatriculation pour les parkings où c’est nécessaire. Au lieu de garder les plaques dans des tableurs, tu peux les appliquer zone par zone, retrouver à qui appartient un véhicule en quelques secondes, et fournir des données précises à ton exploitant de parking, au système de barrière ou à l’équipe de sécurité.

1. Avant de commencer
2. Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking
3. Ce que voient les employés lors de la réservation
4. Gérer les plaques d’immatriculation pour les utilisateurs
5. Savoir à qui appartient une plaque d’immatriculation
6. Voir les plaques d’immatriculation dans la liste des réservations
7. FAQ

1. Avant de commencer

⚠️ Remarque : La gestion des plaques d’immatriculation est actuellement disponible uniquement pour les clients bêta.

Quelques principes qui déterminent la configuration :

• Les plaques d’immatriculation sont enregistrées sur le profil utilisateur, pas sur chaque réservation. Chaque employé peut enregistrer plusieurs véhicules et en définir un par défaut.
• L’exigence se configure par zone de parking. Les employés ne doivent renseigner une plaque que dans les zones où tu actives l’option — toutes les autres zones restent inchangées.
• La plaque par défaut est celle utilisée par les automatisations. La réservation rapide et la Réservation automatisée l’appliquent sans demander, donc les réservations programmées continuent de fonctionner dans les zones où la plaque est obligatoire.

2. Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking

Exige des plaques d’immatriculation uniquement là où ton garage, ton système de barrière ou ton équipe de sécurité en a vraiment besoin.

1. Va dans Admin > Bureaux et sélectionne le bureau concerné.
2. Ouvre la zone de parking que tu veux configurer.
3. Active l’option exiger une plaque d’immatriculation.
4. Enregistre tes modifications.

Désormais, toute personne réservant une place dans cette zone devra confirmer une plaque d’immatriculation, et sa plaque par défaut sera utilisée pour les Réservations automatisées.

💡 Astuce : Répète cette opération pour chaque zone. Un parking souterrain avec une barrière peut exiger des plaques, alors qu’un parking extérieur ouvert ne le fait pas.

3. Ce que voient les employés lors de la réservation

Connaître le parcours des employés t’aide à répondre aux questions après avoir activé l’exigence.

• Les employés enregistrent leurs véhicules sur leur propre profil et en définissent un par défaut. Ils peuvent ajouter, modifier ou supprimer des plaques à tout moment.
• Lorsqu’ils réservent une place dans une zone où la plaque est obligatoire, leur plaque par défaut est présélectionnée. Ils peuvent la confirmer, choisir un autre véhicule enregistré, ou ajouter une nouvelle plaque directement lors de la réservation — les nouvelles plaques sont automatiquement enregistrées sur leur profil.
• La réservation rapide et la Réservation automatisée utilisent la plaque par défaut sans étape supplémentaire, donc les employés ayant des réservations récurrentes ne sont pas interrompus.

💡 Astuce : Lors du déploiement, rappelle aux employés de mettre à jour leur plaque par défaut s’ils utilisent une voiture de location, de pool ou de société. Sinon, leurs Réservations automatisées risquent d’être associées au mauvais véhicule.

4. Gérer les plaques d’immatriculation pour les utilisateurs

Tu peux gérer les plaques d’immatriculation pour tes collègues — pratique pour les véhicules de société partagés, pour ceux qui consultent rarement leur profil, ou si une plaque a été mal saisie.

1. Va dans Admin > Gestion des utilisateurs.
2. Sélectionne l’utilisateur à mettre à jour.
3. Ouvre la section Plaques d’immatriculation de l’utilisateur.
4. Ajoute, modifie ou supprime une plaque, et choisis celle qui sera la plaque par défaut.

Les plaques d’immatriculation sont aussi visibles et modifiables dans la fiche latérale de l’utilisateur, donc tu peux corriger une plaque sans quitter la vue en cours.

5. Savoir à qui appartient une plaque d’immatriculation

Quand une voiture inconnue bloque une place ou qu’un collègue est coincé à la barrière, tu n’as plus besoin de demander à tout le monde.

1. Recherche la plaque d’immatriculation dans deskbird.
2. Le véhicule correspondant t’indique à quel utilisateur il appartient.
3. Tu peux alors voir les réservations de parking de cette personne et la contacter.

C’est la façon la plus rapide de répondre à la question « à qui est cette voiture ? » et de vérifier si un véhicule dans le parking a bien une réservation valide pour la journée.

6. Voir les plaques d’immatriculation dans la liste des réservations

La liste des réservations inclut une colonne Plaque d’immatriculation, pour voir en un coup d’œil quels véhicules sont attendus dans tes parkings.

Utilise-la pour vérifier les réservations de parking d’une journée, repérer les plaques manquantes ou en double, et partager des informations précises sur les véhicules avec ton exploitant de parking ou ton équipe de sécurité.

7. FAQ