Gestion des utilisateurs et des données Plus
Les paramètres de Visibilité et confidentialité dans deskbird permettent aux administrateurs de contrôler la façon dont les utilisateurs et les groupes peuvent se voir les uns les autres sur la plateforme, ainsi que la quantité d'activité qu'ils choisissent de partager. Bien configurer ces paramètres permet de trouver le bon équilibre entre la transparence nécessaire à la collaboration et la confidentialité des employés.
- Où trouver Visibilité et confidentialité
- Paramètres de visibilité
- Paramètres de confidentialité
- Impact sur les rôles principaux du système
- Foire aux questions
1. Où trouver Visibilité et confidentialité
Les paramètres de Visibilité et confidentialité nécessitent un accès administrateur pour être configurés. Pour y accéder, allez dans Admin Gestion des utilisateurs Visibilité et confidentialité. Toute modification prend effet immédiatement après avoir cliqué sur Enregistrer. Utilisez Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées et revenir à la dernière configuration sauvegardée.
2. Paramètres de visibilité
Les paramètres de visibilité déterminent quels utilisateurs et groupes sont visibles par les autres dans deskbird. Il existe deux contrôles distincts : un pour les utilisateurs et un pour les groupes.
Visibilité des utilisateurs
Ce paramètre contrôle qui peut trouver et voir les autres utilisateurs dans deskbird — par exemple dans les résultats de recherche ou sur la carte du bureau. Deux options sont disponibles :
- Tous les utilisateurs (Recommandé) — Chaque utilisateur de l’organisation peut trouver et voir tous les autres utilisateurs. Il s’agit du paramètre par défaut et recommandé pour la plupart des organisations, car il favorise la collaboration et facilite la recherche de collègues.
- Uniquement les utilisateurs des groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent — Les utilisateurs ne peuvent découvrir et voir que les membres des mêmes groupes qu’eux. Ce paramètre est utile pour les grandes organisations qui souhaitent limiter la visibilité entre départements pour des raisons de confidentialité ou d’organisation.
Visibilité des groupes
Ce paramètre contrôle quels groupes sont visibles pour les utilisateurs dans deskbird. Deux options sont disponibles :
- Tous les groupes — Tous les groupes existants sont visibles par tous les utilisateurs.
- Uniquement les groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent — Les utilisateurs ne voient que les groupes dont ils sont membres ou qu’ils gèrent.
⚠️ Si la visibilité des utilisateurs est limitée aux groupes, le paramètre de visibilité des groupes est automatiquement verrouillé sur Uniquement les groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent et ne peut pas être modifié en Tous les groupes. Autoriser la visibilité de tous les groupes exposerait indirectement des utilisateurs en dehors du périmètre autorisé, ce qui irait à l’encontre de la restriction de visibilité des utilisateurs.
3. Paramètres de confidentialité
Les paramètres de confidentialité déterminent si les utilisateurs peuvent avoir un profil privé et le type de profil par défaut pour les nouveaux utilisateurs.
Profils privés
Ce paramètre détermine si les utilisateurs peuvent définir leur profil comme privé :
- Non (Recommandé) — Les profils privés sont désactivés. Tous les profils utilisateurs sont toujours publics et leurs activités sont visibles par les autres selon les droits liés à leur rôle. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier le type de leur profil. Ce paramètre est recommandé pour la plupart des équipes, car il favorise la transparence et la collaboration.
- Oui — Les profils privés sont activés. Les utilisateurs peuvent choisir de rendre leur profil privé ou de le laisser public. Si un autre utilisateur souhaite voir les activités d’un utilisateur au profil privé, il doit d’abord envoyer une demande d’abonnement — l’utilisateur au profil privé doit l’accepter avant que ses plannings et réservations ne deviennent visibles pour cette personne.
Type de profil par défaut
Ce paramètre n’est pertinent que si Profils privés est activé (Oui). Il définit le type de profil appliqué par défaut aux nouveaux utilisateurs :
- Public — Les nouveaux utilisateurs commencent avec un profil public. Leurs activités sont visibles par les autres selon les droits liés aux rôles, sans demande d’abonnement nécessaire.
- Privé — Les nouveaux utilisateurs commencent avec un profil privé. Les autres doivent envoyer une demande d’abonnement que l’utilisateur doit accepter avant de pouvoir consulter ses plannings et réservations.
💡 Lorsque les profils privés sont activés, chaque utilisateur peut modifier à tout moment le type de son profil depuis ses paramètres personnels, quel que soit le choix par défaut défini ici.
4. Impact sur les rôles principaux du système
Les politiques de visibilité et de confidentialité configurées ci-dessus influencent directement ce que chaque rôle principal du système peut voir et faire. Le tableau ci-dessous résume les impacts selon le rôle. Trois fonctionnalités principales sont concernées :
- Voir les profils utilisateurs — Possibilité de trouver un utilisateur dans la recherche et de consulter ses informations de base, par exemple sur sa page de profil.
- Voir les activités des utilisateurs — Possibilité de consulter les plannings et réservations d’un utilisateur, par exemple sur sa page de profil.
- Gérer les activités des utilisateurs — Possibilité de modifier les plannings et réservations au nom d’un utilisateur.
Le tableau ci-dessous reflète la configuration la plus restrictive (visibilité des utilisateurs limitée à leurs groupes, profils privés activés avec "Privé" par défaut). En utilisant les paramètres recommandés (tous les utilisateurs visibles, profils privés désactivés), les rôles de niveau supérieur auront un accès plus large.
| Rôle principal | Voir les profils utilisateurs | Voir les activités des utilisateurs | Gérer les activités des utilisateurs |
|---|---|---|---|
| Utilisateur | Utilisateurs des groupes auxquels ils appartiennent |
|
Aucun utilisateur |
| Responsable de groupe |
|
|
Utilisateurs des groupes qu’ils gèrent et de leurs sous-groupes |
| Manager | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs |
| Administrateur de bureau | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs |
| Administrateur global | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs |
⚠️ Les rôles Manager, Administrateur de bureau et Administrateur global conservent toujours une visibilité et un accès complets à la gestion, quels que soient les paramètres de visibilité et de confidentialité définis.