Paramètres de visibilité et de confidentialité (utilisateurs et groupes)

Gestion des utilisateurs et des données Plus

Les paramètres de Visibilité & confidentialité te permettent de contrôler à quel point les utilisateurs et les groupes peuvent se voir entre eux sur la plateforme, ainsi que la quantité d’activité qu’ils choisissent de partager. Bien configurer ces paramètres permet de trouver le bon équilibre entre la transparence pour la collaboration et la confidentialité pour chaque employé.

1. Où trouver Visibilité & confidentialité
2. Paramètres de visibilité
3. Paramètres de confidentialité
4. Impact sur les rôles principaux du système
5. Questions fréquentes

1. Où trouver Visibilité & confidentialité

Va dans Admin > Gestion des utilisateurs > Visibilité & confidentialité. Toute modification prend effet immédiatement après avoir cliqué sur Enregistrer. Utilise Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées et revenir à la dernière configuration sauvegardée.

2. Paramètres de visibilité

Les paramètres de visibilité déterminent quels utilisateurs et groupes sont visibles par les autres dans deskbird. Il y a deux contrôles distincts : un pour les utilisateurs et un pour les groupes.

Visibilité des utilisateurs

Ce paramètre contrôle qui peut trouver et voir les autres utilisateurs dans deskbird — par exemple dans les résultats de recherche ou sur la carte du bureau. Il y a deux options :

• Tous les utilisateurs (Recommandé) — Chaque utilisateur de l’organisation peut trouver et voir tous les autres utilisateurs. C’est le paramètre par défaut et recommandé pour la plupart des organisations, car il favorise la collaboration et facilite la recherche de collègues.
• Seulement les utilisateurs des groupes dont ils font partie ou qu’ils gèrent — Les utilisateurs ne peuvent découvrir et voir que les autres membres de leurs groupes. C’est utile pour les grandes organisations qui souhaitent limiter la visibilité entre départements pour des raisons de confidentialité ou d’organisation.

Visibilité des groupes

Ce paramètre contrôle quels groupes sont visibles pour les utilisateurs dans deskbird. Il y a deux options :

• Tous les groupes — Tous les groupes existants sont visibles par tous les utilisateurs.
• Seulement les groupes dont ils font partie ou qu’ils gèrent — Les utilisateurs ne voient que les groupes auxquels ils appartiennent ou qu’ils gèrent.

⚠️ Si la visibilité des utilisateurs est limitée aux groupes, le paramètre de visibilité des groupes est automatiquement verrouillé sur Seulement les groupes dont ils font partie ou qu’ils gèrent et ne peut pas être changé en Tous les groupes. Autoriser la visibilité de tous les groupes exposerait indirectement des utilisateurs en dehors du périmètre autorisé, ce qui serait en contradiction avec la restriction de visibilité des utilisateurs.

3. Paramètres de confidentialité

Les paramètres de confidentialité déterminent si les utilisateurs peuvent avoir des profils privés et quel est le type de profil par défaut pour les nouveaux utilisateurs.

Profils privés

Ce paramètre détermine si les utilisateurs peuvent définir leur profil comme privé :

• Non (Recommandé) — Les profils privés sont désactivés. Tous les profils utilisateurs sont toujours publics et leurs activités sont visibles par les autres selon les droits liés à leur rôle. Les utilisateurs ne peuvent pas changer le type de leur profil. C’est le paramètre recommandé pour la plupart des équipes, car il favorise la transparence et la collaboration.
• Oui — Les profils privés sont activés. Les utilisateurs peuvent choisir de rendre leur profil privé ou de le laisser public. Si un autre utilisateur souhaite voir les activités d’un utilisateur avec un profil privé, il doit d’abord envoyer une demande d’abonnement — l’utilisateur au profil privé doit l’accepter avant que ses plannings et réservations ne deviennent visibles pour cette personne.

Type de profil par défaut

Ce paramètre n’est pertinent que si Profils privés est réglé sur Oui. Il définit le type de profil appliqué par défaut aux nouveaux utilisateurs :

• Public — Les nouveaux utilisateurs commencent avec un profil public. Leurs activités sont visibles par les autres selon les droits liés aux rôles, sans demande d’abonnement nécessaire.
• Privé — Les nouveaux utilisateurs commencent avec un profil privé. Les autres doivent envoyer une demande d’abonnement que l’utilisateur doit accepter avant de pouvoir voir ses plannings et réservations.

💡 Quand les profils privés sont activés, chaque utilisateur peut changer le type de son profil à tout moment depuis ses paramètres personnels, peu importe le choix par défaut défini ici.

4. Impact sur les rôles principaux du système

Les politiques de visibilité et de confidentialité configurées ci-dessus affectent directement ce que chaque rôle principal du système peut voir et faire. Le tableau ci-dessous résume les implications selon le rôle. Trois capacités principales sont concernées :

• Voir les profils utilisateurs — La possibilité de trouver un utilisateur dans la recherche et de voir ses informations de base, par exemple sur sa page de profil.
• Voir les activités des utilisateurs — La possibilité de voir les plannings et réservations d’un utilisateur, par exemple sur sa page de profil.
• Gérer les activités des utilisateurs — La possibilité de modifier les plannings et réservations pour le compte d’un utilisateur.

Le tableau ci-dessous reflète la configuration la plus restrictive (visibilité des utilisateurs limitée à leurs groupes, profils privés activés avec "Privé" par défaut). Si tu utilises les paramètres recommandés (tous les utilisateurs visibles, profils privés désactivés), les rôles de niveau supérieur auront un accès plus large.

⚠️ Les rôles Manager, Administrateur de bureau et Administrateur global gardent toujours une visibilité et un accès complet à la gestion, peu importe les paramètres de visibilité et de confidentialité configurés.

5. Questions fréquentes